In qualità di marketer di contenuti, devi mantenere un flusso costante di contenuti freschi e affidabili mirati al tuo pubblico in ogni punto del percorso dell'acquirente.

La sfida più grande è mantenere il processo di produzione dei contenuti il ​​più organizzato possibile. È essenziale garantire che i contenuti continuino ad arrivare in tempo e nel rispetto del budget.

Ma come si fa? La risposta è semplice: utilizzando un calendario dei contenuti.

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Il calendario dei contenuti fornisce un'unica fonte di dati che regola ogni aspetto del processo di produzione, pubblicazione e promozione dei contenuti.

Se utilizzato in modo coerente, può aiutarti a risolvere molti problemi con il tuo marketing dei contenuti. Un calendario dei contenuti funzionante diventa la tua bibbia dei contenuti, allo stesso modo in cui i programmi TV di lunga data sviluppano bibbie dei programmi per tenere traccia di tutti i punti dati per ogni episodio.

Un calendario di contenuti praticabile (a volte chiamato "calendario editoriale") può assumere uno qualsiasi di un numero di forme. Gli esempi vanno da semplici elenchi in un documento a database o fogli di calcolo complessi.

Il processo di creazione di uno può essere travolgente. Ciò è particolarmente vero se gestisci un team di pochi liberi professionisti o scrittori di contenuti interni.

Più grande è il tuo team, più complesso può diventare il tuo calendario. Quindi, come puoi creare un processo praticabile per tenere traccia degli sforzi di produzione dei contenuti del tuo team senza essere sopraffatto?

Che cos'è un calendario dei contenuti?

Un calendario dei contenuti è un documento (virtuale o fisico) che descrive in dettaglio le date di rilascio e gli argomenti pianificati per tutti i contenuti creati dal tuo team, inclusi post di blog, aggiornamenti sui social media, infografiche, ebook e altro ancora.

I migliori calendari dei contenuti includono anche informazioni sul formato di ciascun contenuto (ad es. post del blog, video, infografica) nonché punti dati come conteggio delle parole, parole chiave target e data di pubblicazione proposta.

In breve: un calendario dei contenuti è una parte essenziale della tua strategia dei contenuti che garantisce che il tuo team sia sempre sulla stessa pagina su ciò che deve essere creato quando dovrebbe essere pubblicato e chi è responsabile di ogni pezzo.

La creazione di un calendario dei contenuti farà andare avanti il ​​tuo processo ed eviterà il blocco che spesso si verifica quando più persone sono coinvolte nella creazione di contenuti.

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Tipi di calendari di contenuto

Non tutti i calendari dei contenuti sono creati uguali. Il tipo di calendario di cui hai bisogno dipende da diversi fattori, tra cui le dimensioni e la struttura del tuo team, il flusso di lavoro dei tuoi contenuti e i tipi di contenuti che crei.

Di seguito sono riportati alcuni dei tipi di calendario dei contenuti più comuni:

• Calendario editoriale: questo tipo di calendario è progettato per i team editoriali che lavorano su contenuti di lunga durata come post di blog, white paper ed ebook. Oltre alle date di pubblicazione pianificate, un calendario editoriale tiene traccia di argomenti, conteggi di parole, parole chiave target e altri punti dati specifici per ciascun contenuto.
• Calendario dei social media: un calendario dei social media è simile a un calendario editoriale ma si concentra sugli aggiornamenti dei social media, inclusi testo, immagini, collegamenti e hashtag per ogni post.
• Calendario di produzione video: se il tuo team crea molti contenuti video, potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un calendario di produzione video dedicato. Questo tipo di calendario può aiutarti a tenere traccia di tutto, dagli storyboard e sceneggiature alle riprese e al processo di post-produzione.
• Calendario delle campagne di marketing: un calendario delle campagne di marketing è progettato per tenere traccia di tutte le parti mobili di una campagna di marketing, inclusi contenuti, social media, e-mail, pubblicità a pagamento e altro ancora. Questo tipo di calendario è vantaggioso per i team che stanno lavorando a più iniziative di marketing contemporaneamente.

Naturalmente, puoi combinare diversi tipi di calendari per creare una soluzione personalizzata che funzioni per le tue esigenze specifiche.

Ad esempio, potresti creare un calendario editoriale per i post del tuo blog e un calendario separato per i social media per gli aggiornamenti sui social media. Oppure puoi combinare entrambi in un unico calendario di contenuti.

Un calendario combinato potrebbe avere senso per la tua azienda se c'è molta sovrapposizione nel contenuto (post del blog pubblicati, quindi condivisi sui social media) e gli stessi membri del team svolgono entrambe le funzioni.

Hai bisogno di un calendario dei contenuti?

Diciamo che ti consideri un tipo organizzato di persona. Hai un'app per le attività, un sistema di carta e penna per il brainstorming, documenti Google ed e-mail ricercabili: hai davvero bisogno di un calendario dei contenuti formale?

Beh, forse no. Se sei un team composto da uno e l'unica persona che produce una piccola quantità di contenuti (pochi post al mese), potrebbe non essere necessario un calendario dei contenuti completo.

Tuttavia, un formato semplificato potrebbe fornire solo la spinta di cui hai bisogno per portare il tuo content marketing al livello successivo.

Ecco solo alcuni motivi per cui:

Incoraggia un programma di produzione più coerente e aiuta a prevenire le lacune nei contenuti.

Le migliori pratiche di marketing dei contenuti prevalenti includono un programma di pubblicazione coerente. Tuttavia, una delle maggiori sfide per i creatori di contenuti e gli editori è mantenere quella frequenza. È fin troppo facile cadere in lunghe lacune di silenzio del marchio.

Un calendario dei contenuti ti aiuta a evitarlo stabilendo un programma realistico che mantenga il tuo team in carreggiata.

Organizza le tue idee e i pezzi su cui stai lavorando per garantire che i contenuti vengano pubblicati con la giusta frequenza e nell'ordine corretto.

Oltre alla migliore pratica di un programma di pubblicazione coerente è la strategia del tipo di contenuto da pubblicare e quando.

Hai bisogno di contenuti che rispondano a ciascun cliente in ogni momento lungo il percorso verso un acquisto completato.

Un calendario ti aiuta a pubblicare un mix ottimale di articoli, post sui social media, episodi di podcast e altri tipi di contenuti per ogni segmento del tuo pubblico.

Ti mantiene concentrato sulla strategia e sul tuo obiettivo di convertire i lettori in clienti paganti.

Non stai più solo spingendo nell'etere pezzi ben scritti, sperando che accada qualcosa di buono.

Invece, puoi concentrarti su una strategia di conversione e assicurarti che i tuoi contenuti eseguano efficacemente quella strategia. Ti aiuta anche a gestire le tue strategie SEO e SEM in modo più efficiente.

Aiuta i membri del team a collaborare ai tuoi piani di produzione di contenuti.

Una delle parti migliori del lavorare con un forte team di creativi è il potere collaborativo, che può migliorare esponenzialmente le prestazioni dei tuoi contenuti.

Il mantenimento e la condivisione di un calendario di contenuti a lungo termine consente a ogni membro del team di partecipare al processo di pianificazione, sviluppo e produzione in modo mirato.

Libera tempo per il pensiero e la creatività di livello superiore.

La linea di fondo è che qualsiasi cosa tu faccia per trasformare le tue diverse attività in un processo gestibile libererà più tempo per il lavoro più creativo nella tua lista.

Un calendario organizzato significa che puoi muoverti più rapidamente attraverso i preliminari e arrivare al profondo lavoro di creazione di buoni contenuti.

Quindi, come si inizia a creare un calendario di contenuti?

Inizia con i tuoi obiettivi

Come puoi vedere, un calendario dei contenuti può organizzare idee e flusso di lavoro, semplificare la creazione di un corpo completo di contenuti, mantenerti concentrato sulla strategia e aiutare tutti a collaborare.

Dal momento che ha così tante funzioni, è una buona idea assicurarsi che tu e il tuo team siate sulla stessa pagina per quanto riguarda i parametri del calendario dei contenuti prima di iniziare a organizzarne uno. Ti consigliamo di iniziare con:

• Flusso di lavoro: speri semplicemente di documentare un flusso di lavoro esistente o di creare un processo più snello?
• Categorie: il calendario deve tenere traccia dei contenuti per diversi clienti, reparti o gruppi di parole chiave?
• Intervallo di date: quanto tempo prima è necessario pianificare?
• Tipi di contenuto: quali tipi di contenuto vuoi includere? Post di blog, immagini, infografiche o video? Quanti di ciascuno vorresti creare per ogni periodo?
• Metriche: quale metrica utilizzerai per misurare il successo?
• Frequenza: con quale frequenza vuoi pubblicare nuovi contenuti?
• Canali: quali canali includerà questo calendario? (es. di proprietà, a pagamento, condivisi, ecc.)

Determina i dati che devi organizzare

Questi parametri ti aiuteranno a determinare quali tipi di dati devi includere nel tuo calendario dei contenuti.

Le tue esigenze specifiche indicheranno il modo in cui crei il calendario, quindi è una buona idea elencare i tuoi punti dati prima di iniziare.

I campi o i componenti specifici del tuo calendario dipendono interamente dalla tua strategia. In generale, tuttavia, ti consigliamo di rispondere alle seguenti cinque domande:

1. Che tipo di contenuto stai pubblicando e dove verrà pubblicato?
2. Qual è l'obiettivo di questo contenuto?
3. Chi è il pubblico di destinazione per questo contenuto?
4. Quali sono le scadenze chiave, compreso tutto, dalla bozza alla pubblicazione?
5. Quale membro del team è responsabile di ciascuna parte del processo di creazione, pubblicazione e promozione?

A seconda della tua strategia per i contenuti, potresti anche voler includere spazio per tenere traccia di altri punti dati per ciascun contenuto, ad esempio:

• Parole chiave primarie e secondarie
• Titoli
• Conteggio parole target (o lunghezza video)
• Categorie
• Tipo di contenuto
• Struttura di collegamento interna
• immagini
• Meta titolo e descrizione
• Obiettivi e metriche
• URL pubblicato
• URL del documento per il contenuto stesso
• Stato attuale di ogni pezzo

Se stai pubblicando campagne pubblicitarie a pagamento che coinvolgono un contenuto specifico, potresti anche volerlo notare nel calendario.

Esempi di calendari di contenuti

Ora che hai un'idea dei tuoi obiettivi e dei tipi di punti dati che desideri monitorare nel tuo calendario, puoi iniziare a pensare a come vuoi organizzare le cose.

Ecco alcuni esempi di come diverse aziende scelgono di organizzare i propri calendari dei contenuti.

Una piccola impresa che utilizza una semplice app di calendario

Un ristorante locale vuole pubblicare due post sul blog settimanalmente: una ricetta dello chef il martedì e una seconda storia il venerdì che potrebbe essere il profilo di un venditore, un membro dello staff o qualcosa basato sulle vacanze. Il manager ha assunto uno scrittore e un editore per creare i post.

Per organizzare questo semplice calendario, usano l'app del calendario di Google. Il gestore ha creato eventi ricorrenti nel calendario:

• Il lunedì, c'è un promemoria ricorrente per l'editore per pubblicare una ricetta. La descrizione dell'evento elenca le ricette in arrivo e lo scrittore e lo chef ne scelgono una ogni settimana.
• Il giovedì, c'è una scadenza per lo scrittore per consegnare entrambi i post per la settimana successiva
• Il venerdì, c'è un promemoria ricorrente per l'editore di pubblicare il secondo post. Anche in questo caso, nella descrizione dell'evento è contenuto un elenco di idee per i post in modo che lo scrittore possa sceglierne una ogni settimana

Come parte di questo calendario, ai gestori del ristorante verrà anche ricordato di creare immagini sui social media che promuovano ogni contenuto e di organizzarli tutti in una newsletter su base mensile.

Un calendario più complesso in un foglio di calcolo

Un team che promuove software per le piccole imprese preferisce un formato di foglio di calcolo.

L'azienda si rivolge a quattro categorie di clienti: vendita al dettaglio, ristoranti, distributori di benzina e attività domestiche. Lavorano con un team di scrittori per produrre contenuti per ogni tipo di cliente ogni settimana, quindi si destreggiano tra quattro post a settimana con un pubblico di destinazione diverso per ognuno.

Il loro foglio di calcolo include diverse colonne per memorizzare i dati su ogni contenuto che stanno ordinando: parole chiave, categoria, pubblico di destinazione, conteggio delle parole, risorse, data di scadenza dello scrittore, data di pubblicazione, origine dell'immagine, un invito all'azione (CTA) e un URL finale. C'è anche una colonna per indicare lo scrittore assegnato e caselle di controllo per mostrare quando la scrittura, la modifica e la pubblicazione sono state completate.

Tutti i membri del team possono accedere all'intero documento.

Una scheda kanban di squadra

Un'altra azienda utilizza un'app per la produttività organizzata come una scheda kanban, un formato popolare nello sviluppo di software agile.

Questo team ha una bacheca con tre sezioni: contenuto in corso, contenuto in fase di modifica e contenuto pronto per essere pubblicato.

Ogni contenuto è rappresentato da una scheda che contiene tutti i punti dati rilevanti, comprese le parole chiave, il pubblico di destinazione, il conteggio delle parole, la data di scadenza, la data di pubblicazione e la miniatura.

Il team utilizza questa bacheca per monitorare l'avanzamento di ogni contenuto dall'idea al post pubblicato. Il content strategist crea una nuova scheda, inserisce tutti i dati e quindi assegna la scheda a uno scrittore.

Quando lo scrittore sposta la carta nella colonna successiva, viene automaticamente assegnata a un editore. E quando l'editor lo sposta nella colonna "pronto per la pubblicazione", il team leader paga lo scrittore e pianifica il post.

Dai un'occhiata ad alcuni esempi visivi online

Una ricerca di immagini su Google per i calendari dei contenuti può darti ispirazione visiva

Se vuoi vedere cosa stanno facendo le altre persone, una rapida ricerca di immagini su Google ti darà una panoramica visiva di molti diversi tipi di sistemi di calendario. Guarda cosa risuona con te.

Ad esempio, alcune persone sono attratte dai layout del calendario, alcuni preferiscono una lavagna in stile Kanban e altri preferiscono lavorare con formati in stile foglio di calcolo.

Scegliere uno stile dopo aver delineato la strategia del calendario del tuo marchio è la cosa migliore per evitare di essere sopraffatto da possibilità che potrebbero o meno soddisfare le tue esigenze.

Inoltre, limita il numero di esempi che scegli di analizzare. Troppe opzioni complicheranno eccessivamente le cose e possono potenzialmente portare a una "paralisi dell'analisi", rendendo difficile definire le funzionalità del tuo calendario.

Dopo aver raccolto una manciata di esempi e modelli che ti attirano, esaminali attentamente per trovare idee che andranno a beneficio della tua strategia di contenuto e dei flussi di lavoro di produzione.

Tuttavia, resisti alla tentazione di adottare all'ingrosso il modello di calendario di un altro marchio. Il valore del calendario sta nel modo in cui fa avanzare gli obiettivi e gli obiettivi specifici del tuo marchio.

Scegli una piattaforma

Mentre stai analizzando esempi di calendario di altri marchi, presta attenzione alla piattaforma che utilizzano.

Agli albori del content marketing, i marchi utilizzavano spesso semplici calendari, documenti o modelli di fogli di calcolo. Questo approccio può comunque funzionare bene per i team più piccoli, per i quali la collaborazione e l'accesso possono essere più importanti della gestione degli utenti.

Il lato positivo è che questo approccio consente al tuo team di lavorare con app familiari e offre flessibilità. Molte di queste app sono gratuite o già disponibili per la tua organizzazione, quindi non ci sono costi associati al loro utilizzo.

Sul lato negativo, se stai cercando di destreggiarti tra molti dati e un grande team, questo approccio "semplice" diventa rapidamente complesso.

Inoltre, i singoli membri del team sono responsabili del monitoraggio del proprio lavoro e delle scadenze e può essere difficile vedere a colpo d'occhio se un'attività sta fallendo.

Più recentemente, i responsabili del marketing e gli editori scelgono app di gestione delle attività e dei progetti come Monday, Asana o Trello per gestire i calendari dei contenuti.

Ciò è particolarmente utile per i gruppi più grandi che devono essere in grado di assegnare attività a vari membri del team e tenere traccia di grandi quantità di dati per un lungo periodo di tempo.

Queste app sono progettate per tenere traccia del lavoro tra i membri del team, così puoi vedere a colpo d'occhio chi sta lavorando su cosa e quando è dovuto. Ti consentono anche di creare attività ricorrenti, che possono essere utili se stai cercando di stabilire una cadenza di marketing dei contenuti.

Lo svantaggio dell'utilizzo di un'app di gestione dei progetti per il calendario dei contenuti è che richiedono un po' di una curva di apprendimento. E se gestisci un team con più membri, potresti aver bisogno di una licenza aziendale per l'app.

Ciò può aumentare notevolmente i costi, poiché sia ​​i costi di licenza che di formazione possono essere notevolmente più elevati per le piattaforme più complesse.

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Crea il tuo flusso di lavoro

Come verranno informati gli autori degli incarichi? Come faranno gli editori a sapere che il lavoro è stato consegnato? Chi controlla i link, trova le immagini e ricontrolla la SEO?

Con questo passaggio, si passa dalla concettualizzazione del calendario alla creazione. Un modo efficace per affrontare questo passaggio è prendere un contenuto teorico dall'ideazione alla pubblicazione, promozione e analisi delle metriche. Questo ti aiuta a fare chiarezza su tre cose:

• Il tuo attuale flusso di lavoro così com'è ora
• I passaggi in cui è possibile migliorare o semplificare il processo
• I passaggi che attualmente ti mancano

Considera il tuo processo di contenuto come un unico flusso di lavoro dall'ideazione alla revisione finale. Questo ti aiuta a migliorare quel processo assicurandoti che la persona giusta gestisca ogni attività discreta, ad esempio, o semplificando il processo di collaborazione per risparmiare tempo.

È anche il momento giusto per aggiungere i passaggi che hai sorvolato o trascurato nel mix. Ad esempio, supponiamo che il tuo team sia stato solido nel brainstorming su argomenti ma non sia stato bravo nell'aggiungere e ottimizzare le immagini.

In tal caso, puoi aggiungere attività specifiche per migliorare e accelerare quell'aspetto della creazione di contenuti.

Dopo aver delineato in dettaglio il tuo nuovo processo, assegna ogni attività al membro del team giusto. Potresti anche voler aggiungere un'anteprima dell'anno solare di festività ed eventi per allineare di conseguenza la pianificazione dei contenuti.

Semplifica il processo di contenuto

Mentre stai lavorando alla meccanica del tuo calendario, è un buon momento per pensare a come funziona il tuo piano di contenuti e semplificare alcuni degli altri tuoi processi.

Categorie

Avere un elenco chiaro di categorie non solo ti aiuta a organizzare la tua libreria di contenuti, ma può anche aiutarti a ideare. Basta guardare il tuo elenco di categorie e le tue parole chiave target può darti alcune buone idee per i contenuti.

Il tuo elenco di categorie potrebbe essere basato su segmenti di pubblico, prodotti o funzionalità diversi. Potresti anche creare categorie per ogni fase del percorso dell'acquirente.

Costruisci una griglia di ideazione del contenuto

Questo è un esempio di griglia di ideazione del contenuto che utilizza sia il pubblico di destinazione che le categorie di contenuto

Una griglia di contenuti porta le tue categorie al livello successivo e rende l'ideazione molto più semplice.

Ad esempio, supponiamo di avere un'agenzia di viaggi caraibica. Potresti avere una categoria per ogni paese di destinazione e tre diversi destinatari: lusso, budget e famiglia.

Se metti tutte queste categorie nella parte superiore di un foglio di calcolo, puoi generare rapidamente dozzine di titoli da solo alcune idee per la storia. Suggerimento per professionisti: le tue parole chiave target sono spesso un'ottima risorsa per lo sviluppo di idee per argomenti.

Creare un modello per i riassunti di contenuto e design

Alla fine, il tuo calendario dei contenuti sarà pieno di idee per le storie e avrai bisogno di un modo per comunicare queste idee ai tuoi scrittori. Ancora una volta, un modello può rendere quel processo più efficiente.

Il tuo modello potrebbe essere unicamente tuo, ma probabilmente includerà almeno alcuni di questi elementi:

• Titolo
• Conteggio parole
• Parole chiave
• Risorse
• Invito all'azione (CTA)
• Collegamenti interni da includere
• Link alle linee guida dello scrittore
• Siti concorrenti a cui evitare il collegamento

Suggerimenti per lavorare con il nuovo calendario dei contenuti

La creazione del tuo calendario è il primo e probabilmente il più complesso passaggio nell'organizzazione del processo di produzione dei contenuti.

Tuttavia, per sfruttare i vantaggi di un piano di contenuti strutturato, è altrettanto importante capire come lavorerai e manterrai il tuo calendario. Questi suggerimenti possono aiutarti a ottenere il massimo dai tuoi risultati:

• Pianifica la generazione dell'idea di contenuto e le assegnazioni con sufficiente anticipo per mantenere il calendario popolato e aggiornato. È anche utile aggiungere alcuni argomenti "buffer". In questo modo, se riscontri ritardi imprevisti con un pezzo specifico, avrai alternative pronte per l'uso.
• Ritaglia del tempo nel calendario del team per raccogliere idee in modo collaborativo sui contenuti futuri. Ciò ti aiuterà a mantenere un numero sufficiente di argomenti nella pipeline e ti aiuterà a evitare lacune nella pubblicazione dei contenuti.
• Rivedi il calendario giornalmente e settimanalmente per rimanere aggiornato. Inoltre, pianifica un'anteprima settimanale per assicurarti di non perdere le attività imminenti.
• Chiedi e ricevi feedback da altri membri del team sul calendario e su come lo stai implementando. Ricorda, è un documento vivente. Apporta modifiche liberamente per migliorare il funzionamento del tuo team.

Sperimenta per perfezionare il tuo calendario

Potrebbe essere necessario sperimentare con il modello e l'elaborazione del calendario dei contenuti prima di trovare la soluzione perfetta.

E va bene. Come qualsiasi altro strumento, imparare a usarlo nel modo più efficace richiederà tempo. Fortunatamente, una volta installato un sistema audio, a lungo termine ti farà risparmiare tempo.

Se ti ritrovi a corto di risorse o semplicemente hai bisogno di aiuto, contatta ClearVoice e i nostri specialisti dei contenuti possono collaborare con te per creare un piano di contenuti efficace in modo da poter indirizzare il pubblico giusto.

ClearVoice ti aiuta a produrre esattamente ciò di cui hai bisogno, quindi ti concentri su ciò che conta e non paghi per i contenuti che non ti servono o che non utilizzerai.

Che tu stia espandendo il tuo marchio, formando nuovi prodotti o promuovendo la fidelizzazione dei clienti, il nostro team sa come creare un piano di contenuti che converte. Compila il modulo sottostante e uno specialista dei contenuti ClearVoice si collegherà con te per i passaggi successivi.

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