Como comercializador de contenido, debe mantener un flujo constante de contenido nuevo y confiable dirigido a su audiencia en cada punto del viaje del comprador.

El mayor desafío es mantener su proceso de producción de contenido lo más organizado posible. Es esencial asegurarse de que el contenido siga llegando a tiempo y dentro de su presupuesto.

Pero, ¿cómo haces eso? La respuesta es simple: mediante el uso de un calendario de contenido.

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Su calendario de contenido proporciona una única fuente de datos que rige todos los aspectos del proceso de producción, publicación y promoción de contenido.

Si se usa de manera consistente, puede ayudarlo a abordar muchos problemas con su marketing de contenido. Un calendario de contenido en funcionamiento se convierte en su biblia de contenido, de la misma manera que los programas de televisión de larga duración desarrollan biblias de programas para rastrear todos los puntos de datos de cada episodio.

Un calendario de contenido factible (a veces llamado "calendario editorial") puede tomar cualquiera de varias formas. Los ejemplos van desde simples listas en un documento hasta complejas bases de datos u hojas de cálculo.

El proceso de creación de uno puede ser abrumador. Eso es especialmente cierto si está administrando un equipo de algunos trabajadores independientes o escritores de contenido internos.

Cuanto más grande sea tu equipo, más complejo puede volverse tu calendario. Entonces, ¿cómo puede crear un proceso viable para realizar un seguimiento de los esfuerzos de producción de contenido de su equipo sin sentirse abrumado?

¿Qué es un calendario de contenido?

Un calendario de contenido es un documento (virtual o físico) que detalla las fechas de lanzamiento y los temas planificados para todo el contenido que crea su equipo, incluidas publicaciones de blog, actualizaciones de redes sociales, infografías, libros electrónicos y más.

Los mejores calendarios de contenido también incluyen información sobre el formato de cada contenido (p. ej., publicación de blog, video, infografía), así como puntos de datos como el número de palabras, las palabras clave de destino y la fecha de publicación propuesta.

En resumen: un calendario de contenido es una parte esencial de su estrategia de contenido que garantiza que su equipo esté siempre en la misma página sobre lo que debe crearse, cuándo debe publicarse y quién es responsable de cada pieza.

La creación de un calendario de contenido hará que su proceso avance y evitará el estancamiento que a menudo ocurre cuando varias personas están involucradas en la creación de contenido.

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Tipos de calendarios de contenido

No todos los calendarios de contenido son iguales. El tipo de calendario que necesita depende de varios factores, incluido el tamaño y la estructura de su equipo, su flujo de trabajo de contenido y los tipos de contenido que crea.

Estos son algunos de los tipos de calendario de contenido más comunes:

• Calendario editorial: este tipo de calendario está diseñado para equipos editoriales que trabajan en contenido de formato largo, como publicaciones de blog, documentos técnicos y libros electrónicos. Además de las fechas de publicación planificadas, un calendario editorial realiza un seguimiento de los temas, el recuento de palabras, las palabras clave de destino y otros puntos de datos específicos de cada contenido.
• Calendario de redes sociales: un calendario de redes sociales es similar a un calendario editorial, pero se enfoca en las actualizaciones de las redes sociales, incluido el texto, las imágenes, los enlaces y los hashtags para cada publicación.
• Calendario de producción de video: si su equipo crea mucho contenido de video, puede considerar usar un calendario de producción de video dedicado. Este tipo de calendario puede ayudarlo a realizar un seguimiento de todo, desde guiones gráficos y guiones hasta el proceso real de filmación y posproducción.
• Calendario de campaña de marketing: un calendario de campaña de marketing está diseñado para realizar un seguimiento de todas las partes móviles de una campaña de marketing, incluido el contenido, las redes sociales, el correo electrónico, la publicidad paga y más. Este tipo de calendario es beneficioso para los equipos que trabajan en múltiples iniciativas de marketing al mismo tiempo.

Por supuesto, puede combinar diferentes tipos de calendarios para crear una solución personalizada que funcione para sus necesidades específicas.

Por ejemplo, podría crear un calendario editorial para las publicaciones de su blog y un calendario de redes sociales separado para sus actualizaciones de redes sociales. O puede combinar ambos en un solo calendario de contenido.

Un calendario combinado podría tener sentido para su empresa si hay mucha superposición en el contenido (las publicaciones del blog se publican y luego se comparten en las redes sociales) y los mismos miembros del equipo realizan ambas funciones.

¿Necesitas un calendario de contenidos?

Digamos que te consideras una persona organizada. Tiene una aplicación de tareas, un sistema de papel y bolígrafo para lluvia de ideas, documentos de Google y correo electrónico que permite realizar búsquedas. ¿Realmente necesita un calendario de contenido formal?

Bueno, tal vez no. Si eres un equipo de uno y la única persona que produce una pequeña cantidad de contenido (algunas publicaciones al mes), es posible que no sea necesario un calendario de contenido completo.

Sin embargo, un formato simplificado podría brindarle el impulso que necesita para llevar su marketing de contenido al siguiente nivel.

Aquí hay algunas razones por las cuales:

Fomenta un cronograma de producción más consistente y ayuda a prevenir brechas en el contenido.

Las mejores prácticas predominantes de marketing de contenido incluyen un programa de publicación constante. Sin embargo, uno de los mayores desafíos para los creadores y editores de contenido es mantener esa frecuencia. Es muy fácil caer en largos períodos de silencio de marca.

Un calendario de contenido lo ayuda a evitar eso al establecer un cronograma realista que mantiene a su equipo al día.

Organiza sus ideas y las piezas en las que está trabajando para garantizar que el contenido se publique con la frecuencia adecuada y en el orden correcto.

Además de la mejor práctica de un programa de publicación constante, está la estrategia de qué tipo de contenido se publica y cuándo.

Necesita contenido que se dirija a cada persona del cliente en cada punto a lo largo de su camino hacia una compra completa.

Un calendario ayuda a garantizar que esté publicando una combinación óptima de artículos, publicaciones en redes sociales, episodios de podcasts y otros tipos de contenido para cada segmento de su audiencia.

Lo mantiene enfocado en la estrategia y en su objetivo de convertir a los lectores en clientes que pagan.

Ya no estás simplemente lanzando piezas bien escritas al éter, con la esperanza de que suceda algo bueno.

En cambio, puede concentrarse en una estrategia de conversión y asegurarse de que su contenido ejecute esa estrategia de manera efectiva. También te ayuda a administrar tus estrategias de SEO y SEM de manera más eficiente.

Ayuda a los miembros del equipo a colaborar en sus planes de producción de contenido.

Una de las mejores partes de trabajar con un sólido equipo de creativos es el poder de colaboración, que puede mejorar exponencialmente el rendimiento de su contenido.

Mantener y compartir un calendario de contenido a largo plazo permite que cada miembro del equipo participe en el proceso de planificación, desarrollo y producción de manera específica.

Libera tiempo para el pensamiento y la creatividad de alto nivel.

La conclusión es que cualquier cosa que haga para organizar sus diversas tareas en un proceso manejable liberará más tiempo para el trabajo más creativo de su lista.

Un calendario organizado significa que puede pasar por los preliminares más rápidamente y llegar al trabajo profundo de crear un buen contenido.

Entonces, ¿cómo comienzas a crear un calendario de contenido?

Comienza con tus metas

Como puede ver, un calendario de contenido puede organizar ideas y flujos de trabajo, facilitar la creación de un cuerpo completo de contenido, mantenerlo enfocado en la estrategia y ayudar a todos a colaborar.

Dado que cumple tantas funciones, es una buena idea asegurarse de que usted y su equipo estén en la misma página con respecto a los parámetros de su calendario de contenido antes de comenzar a organizar uno. Querrás comenzar con:

• Flujo de trabajo: ¿Espera simplemente documentar un flujo de trabajo existente o crear un proceso más optimizado?
• Categorías: ¿El calendario necesita realizar un seguimiento del contenido de diferentes clientes, departamentos o grupos de palabras clave?
• Rango de fechas: ¿Con cuánta anticipación necesita planificar?
• Tipos de contenido: ¿Qué tipos de contenido quieres incluir? ¿Publicaciones de blog, imágenes, infografías o videos? ¿Cuántos de cada uno le gustaría crear cada período?
• Métricas: ¿Qué métrica utilizará para medir el éxito?
• Frecuencia: ¿Con qué frecuencia quieres publicar contenido nuevo?
• Canales: ¿Qué canales incluirá este calendario? (por ejemplo, propiedad, pagado, compartido, etc.)

Determine los datos que necesita para organizar

Estos parámetros lo ayudarán a determinar qué tipos de datos necesita incluir en su calendario de contenido.

Sus necesidades específicas informarán cómo crea el calendario, por lo que es una buena idea enumerar sus puntos de datos antes de comenzar.

Los campos o componentes específicos de su calendario dependen completamente de su estrategia. En general, sin embargo, querrá abordar las siguientes cinco preguntas:

1. ¿Qué tipo de contenido está publicando y dónde se publicará?
2. ¿Cuál es el objetivo de este contenido?
3. ¿Quién es el público objetivo de este contenido?
4. ¿Cuáles son los plazos clave, que incluyen todo, desde el borrador hasta la publicación?
5. ¿Qué miembro del equipo es responsable de cada parte del proceso de creación, publicación y promoción?

Dependiendo de su estrategia de contenido, es posible que también desee incluir espacio para rastrear otros puntos de datos para cada contenido, como:

• Palabras clave primarias y secundarias
• Titulares
• Recuento de palabras objetivo (o duración del video)
• Categorías
• Tipo de contenido
• Estructura de enlace interno
• Imágenes
• Metatítulo y descripción
• Metas y métricas
• URL publicada
• URL del documento para el contenido en sí
• Estado actual de cada pieza

Si está ejecutando campañas publicitarias pagas que involucran un contenido específico, es posible que también desee anotarlo en el calendario.

Ejemplos de calendarios de contenido

Ahora que tiene una idea de sus objetivos y los tipos de puntos de datos que desea rastrear en su calendario, puede comenzar a pensar en cómo desea organizar las cosas.

Estos son algunos ejemplos de cómo las diferentes empresas eligen organizar sus calendarios de contenido.

Una pequeña empresa que usa una aplicación de calendario simple

Un restaurante local quiere publicar dos publicaciones de blog semanalmente: una receta del chef los martes y una segunda historia los viernes que podría ser el perfil de un proveedor, un miembro del personal o algo relacionado con las vacaciones. El gerente ha contratado a un escritor y un editor para crear las publicaciones.

Para organizar este sencillo calendario, utilizan la aplicación de calendario de Google. El gerente ha creado eventos recurrentes en el calendario:

• Los lunes, hay un recordatorio recurrente para que el editor publique una receta. La descripción del evento enumera las próximas recetas, y el escritor y el chef eligen una cada semana.
• Los jueves, hay una fecha límite para que el escritor entregue ambas publicaciones para la semana siguiente.
• Los viernes, hay un recordatorio recurrente para que el editor publique la segunda publicación. Una vez más, en la descripción del evento se incluye una lista de ideas para publicaciones para que el escritor pueda elegir una cada semana.

Como parte de este calendario, también se les recordará a los gerentes de restaurantes que creen imágenes para las redes sociales que promuevan cada contenido y que las organicen todas en un boletín mensual.

Un calendario más complejo en una hoja de cálculo

Un equipo que promueve software para pequeñas empresas prefiere un formato de hoja de cálculo.

La empresa se dirige a cuatro categorías de clientes: minoristas, restaurantes, gasolineras y negocios desde el hogar. Trabajan con un equipo de redactores para producir contenido para cada tipo de cliente cada semana, por lo que hacen malabarismos con cuatro publicaciones por semana con un público objetivo diferente para cada una.

Su hoja de cálculo incluye varias columnas para almacenar datos sobre cada pieza de contenido que están solicitando: palabras clave, categoría, público objetivo, número de palabras, recursos, fecha de vencimiento del escritor, fecha de publicación, fuente de la imagen, una llamada a la acción (CTA) y un URL final. También hay una columna para indicar el escritor asignado y casillas de verificación para mostrar cuándo se completan la escritura, la edición y la publicación.

Todos los miembros del equipo pueden acceder al documento completo.

Un tablero kanban de equipo

Otra empresa utiliza una aplicación de productividad organizada como un tablero kanban, un formato popular en el desarrollo ágil de software.

Este equipo tiene un tablero con tres secciones: contenido en progreso, contenido que se está editando y contenido que está listo para publicarse.

Cada pieza de contenido está representada por una tarjeta que contiene todos los puntos de datos relevantes, incluidas las palabras clave, el público objetivo, el recuento de palabras, la fecha de vencimiento, la fecha de publicación y la miniatura.

El equipo utiliza este tablero para realizar un seguimiento del progreso de cada contenido, desde la idea hasta la publicación. El estratega de contenido crea una nueva tarjeta, completa todos los datos y luego asigna la tarjeta a un escritor.

Cuando el escritor mueve la tarjeta a la siguiente columna, se asigna automáticamente a un editor. Y cuando el editor lo mueve a la columna "listo para publicar", el líder del equipo le paga al escritor y programa la publicación.

Vea algunos ejemplos visuales en línea

Una búsqueda de imágenes de Google para calendarios de contenido puede brindarle inspiración visual

Si desea ver lo que hacen otras personas, una búsqueda rápida de imágenes en Google le brindará una descripción visual de muchos tipos diferentes de sistemas de calendario. Vea lo que resuena con usted.

Por ejemplo, algunas personas se sienten atraídas por los diseños de calendario, algunas prefieren un tablero de estilo Kanban y otras prefieren trabajar con formatos de estilo de hoja de cálculo.

Elegir un estilo después de haber esbozado la estrategia de calendario de su marca es lo mejor para evitar sentirse abrumado con posibilidades que pueden o no satisfacer sus necesidades.

Además, restrinja la cantidad de ejemplos que elija analizar. Demasiadas opciones complicarán demasiado las cosas y pueden conducir potencialmente a una "parálisis de análisis", lo que dificulta determinar las características de su propio calendario.

Una vez que haya recopilado un puñado de ejemplos y plantillas que le atraigan, revise cuidadosamente cada una de ellas en busca de ideas que beneficiarán su estrategia de contenido y flujos de trabajo de producción.

Sin embargo, resista la tentación de adoptar la plantilla de calendario de otra marca al por mayor. El valor del calendario radica en qué tan bien promueve las metas y objetivos específicos de su marca.

Elige una plataforma

Mientras analiza ejemplos de calendarios de otras marcas, preste atención a la plataforma que utilizan.

En los primeros días del marketing de contenidos, las marcas a menudo usaban calendarios, documentos o plantillas de hojas de cálculo simples. Este enfoque aún puede funcionar bien para equipos más pequeños, para los cuales la colaboración y el acceso pueden ser más importantes que la administración de usuarios.

En el lado positivo, este enfoque le permite a su equipo trabajar con aplicaciones familiares y ofrece flexibilidad. Muchas de estas aplicaciones son gratuitas o ya están disponibles para su organización, por lo que no hay ningún costo asociado con su uso.

En el lado negativo, si está tratando de hacer malabarismos con una gran cantidad de datos y un gran equipo, este enfoque "simple" se vuelve rápidamente complejo.

Además, los miembros individuales del equipo son responsables de realizar un seguimiento de su propio trabajo y las fechas de entrega, y puede ser difícil ver de un vistazo si una tarea se está quedando sin trabajo.

Más recientemente, los directores y editores de marketing eligen aplicaciones de gestión de proyectos y tareas como Monday, Asana o Trello para gestionar los calendarios de contenido.

Esto es especialmente útil para grupos más grandes que necesitan poder asignar tareas a varios miembros del equipo y realizar un seguimiento de grandes cantidades de datos durante un largo período de tiempo.

Estas aplicaciones están diseñadas para realizar un seguimiento del trabajo entre los miembros del equipo, de modo que pueda ver de un vistazo quién está trabajando en qué y cuándo debe hacerlo. También le permiten crear tareas recurrentes, lo que puede ser útil si está tratando de establecer una cadencia de marketing de contenido.

La desventaja de usar una aplicación de gestión de proyectos para su calendario de contenido es que requieren un poco de curva de aprendizaje. Y si está administrando un equipo con varios miembros, es posible que necesite una licencia empresarial para la aplicación.

Eso puede aumentar significativamente sus costos, ya que tanto los costos de licencia como los de capacitación pueden ser considerablemente más altos para plataformas más complejas.

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Crea tu flujo de trabajo

¿Cómo se notificará a los escritores sobre las asignaciones? ¿Cómo sabrán los editores que el trabajo ha sido entregado? ¿Quién verifica los enlaces, encuentra imágenes y verifica dos veces el SEO?

Con este paso, pasa de la conceptualización del calendario a la creación. Una forma efectiva de abordar este paso es tomar una pieza teórica de contenido desde la concepción hasta la publicación, promoción y análisis de métricas. Esto le ayuda a obtener claridad sobre tres cosas:

• Su flujo de trabajo real tal como existe ahora
• Los pasos en los que puede mejorar o agilizar el proceso
• Los pasos que te estás perdiendo actualmente

Considere su proceso de contenido como un solo flujo de trabajo desde la ideación hasta la revisión final. Esto lo ayuda a mejorar ese proceso al garantizar que la persona adecuada maneje cada tarea discreta, por ejemplo, o al optimizar el proceso de colaboración para ahorrar tiempo.

También es el momento adecuado para agregar pasos que hayas pasado por alto o que hayas descuidado de nuevo en la mezcla. Por ejemplo, suponga que su equipo ha sido sólido en temas de lluvia de ideas, pero no muy bueno para agregar y optimizar imágenes.

En ese caso, puede agregar tareas específicas para mejorar y acelerar ese aspecto de la creación de contenido.

Una vez que haya delineado su nuevo proceso en detalle, asigne cada tarea al miembro correcto del equipo. También es posible que desee agregar una vista previa del año calendario de días festivos y eventos para alinear su programación de contenido en consecuencia.

Agilice su proceso de contenido

Mientras trabaja en la mecánica de su calendario, es un buen momento para pensar en cómo funciona su plan de contenido y optimizar algunos de sus otros procesos.

Categorías

Tener una lista clara de categorías no solo lo ayuda a organizar su biblioteca de contenido, sino que también puede ayudarlo a idear. Solo mirar su lista de categorías y sus palabras clave de destino puede darle algunas buenas ideas para el contenido.

Su lista de categorías puede estar basada en diferentes audiencias, productos o características. También puede crear categorías para cada etapa del viaje del comprador.

Cree una cuadrícula de ideación de contenido

Este es un ejemplo de una cuadrícula de ideación de contenido que utiliza audiencias objetivo y categorías de contenido.

Una cuadrícula de contenido lleva sus categorías al siguiente nivel y hace que la creación de ideas sea mucho más fácil.

Por ejemplo, suponga que tiene una empresa de viajes al Caribe. Puede tener una categoría para cada país de destino y tres audiencias objetivo diferentes: lujo, presupuesto y familia.

Si coloca todas esas categorías en la parte superior de una hoja de cálculo, puede generar rápidamente docenas de titulares a partir de unas pocas ideas para historias. Consejo profesional: las palabras clave objetivo suelen ser un gran recurso para desarrollar ideas de temas.

Crear una plantilla para resúmenes de contenido y diseño

En última instancia, su calendario de contenido se llenará de ideas para historias, y necesitará una forma de comunicar esas ideas a sus escritores. Nuevamente, una plantilla puede hacer que ese proceso sea más eficiente.

Su plantilla puede ser exclusivamente suya, pero probablemente incluirá al menos algunos de estos elementos:

• Título
• El recuento de palabras
• Palabras clave
• Recursos
• Llamada a la acción (CTA)
• Enlaces internos a incluir
• Enlace a las pautas del escritor
• Sitios de la competencia para evitar enlaces a

Sugerencias para trabajar con su nuevo calendario de contenido

Crear su calendario es el primer paso y probablemente el más complejo en la organización de su proceso de producción de contenido.

Sin embargo, para obtener los beneficios de un plan de contenido estructurado, es igualmente importante averiguar cómo trabajará con su calendario y cómo lo mantendrá. Estos consejos pueden ayudarlo a aprovechar al máximo sus resultados:

• Programe la generación de ideas de contenido y las asignaciones con suficiente anticipación para mantener el calendario completo y actualizado. También es útil agregar algunos temas de "búfer". De esa manera, si experimenta demoras imprevistas con una pieza específica, tendrá alternativas listas para usar.
• Reserve tiempo en el calendario del equipo para intercambiar ideas de forma colaborativa sobre contenido futuro. Esto lo ayudará a mantener suficientes temas en proceso y lo ayudará a evitar brechas en la publicación de contenido.
• Revise el calendario diariamente y semanalmente para mantenerse actualizado. Además, programa una vista previa semanal para asegurarte de no perderte las próximas tareas.
• Solicite y obtenga comentarios de otros miembros del equipo sobre el calendario y cómo lo está implementando. Recuerde, es un documento vivo. Realice cambios libremente para mejorar la forma en que funciona para su equipo.

Experimenta para refinar tu calendario

Es posible que deba experimentar con la plantilla y el proceso de su calendario de contenido antes de encontrar el ajuste perfecto.

Y eso está bien. Como cualquier otra herramienta, aprender a usarla de manera más efectiva llevará tiempo. Afortunadamente, una vez que tenga un sistema de sonido, le ahorrará tiempo a largo plazo.

Si se encuentra sin recursos o simplemente necesita ayuda, comuníquese con ClearVoice y nuestros especialistas en contenido pueden trabajar con usted para crear un plan de contenido efectivo para que pueda dirigirse a las audiencias adecuadas.

ClearVoice lo ayuda a producir exactamente lo que necesita, para que se concentre en lo que importa y no pague por contenido que no necesita o no usará.

Ya sea que esté expandiendo su marca, educando sobre nuevos productos o fomentando la retención de clientes, nuestro equipo sabe cómo crear un plan de contenido que convierta. Rellene el siguiente formulario y un especialista en contenido de ClearVoice se conectará con usted para seguir los siguientes pasos.

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