Como profissional de marketing de conteúdo, você deve manter um fluxo constante de conteúdo novo e confiável direcionado ao seu público em cada ponto da jornada do comprador.

O maior desafio é manter seu processo de produção de conteúdo o mais organizado possível. É essencial garantir que o conteúdo continue chegando no prazo e dentro do seu orçamento.

Mas como você faz isso? A resposta é simples – usando um calendário de conteúdo.

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Seu calendário de conteúdo fornece uma única fonte de dados que rege todos os aspectos do processo de produção, publicação e promoção de conteúdo.

Se usado de forma consistente, pode ajudá-lo a resolver muitos problemas com seu marketing de conteúdo. Um calendário de conteúdo funcional se torna sua bíblia de conteúdo, da mesma forma que programas de TV de longa duração desenvolvem bíblias de programas para rastrear todos os pontos de dados de cada episódio.

Um calendário de conteúdo viável (às vezes chamado de “calendário editorial”) pode assumir várias formas. Os exemplos variam de listas simples em um documento a bancos de dados ou planilhas complexas.

O processo de criação de um pode ser esmagador. Isso é especialmente verdade se você estiver gerenciando uma equipe de alguns freelancers ou redatores de conteúdo internos.

Quanto maior sua equipe, mais complexo seu calendário pode ficar. Então, como você pode criar um processo viável para acompanhar os esforços de produção de conteúdo de sua equipe sem ficar sobrecarregado?

O que é um calendário de conteúdo?

Um calendário de conteúdo é um documento (virtual ou físico) que detalha as datas de lançamento planejadas e os tópicos para todo o conteúdo que sua equipe cria, incluindo postagens de blog, atualizações de mídia social, infográficos, e-books e muito mais.

Os melhores calendários de conteúdo também incluem informações sobre o formato de cada conteúdo (por exemplo, postagem de blog, vídeo, infográfico), bem como pontos de dados como contagem de palavras, palavras-chave de destino e data de publicação proposta.

Resumindo: um calendário de conteúdo é uma parte essencial da sua estratégia de conteúdo que garante que sua equipe esteja sempre na mesma página sobre o que precisa ser criado quando deve ser lançado e quem é responsável por cada peça.

A criação de um calendário de conteúdo manterá seu processo em andamento e evitará o impasse que geralmente ocorre quando várias pessoas estão envolvidas na criação de conteúdo.

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Tipos de calendários de conteúdo

Nem todos os calendários de conteúdo são criados iguais. O tipo de calendário que você precisa depende de vários fatores, incluindo o tamanho e a estrutura de sua equipe, seu fluxo de trabalho de conteúdo e os tipos de conteúdo que você cria.

Aqui estão alguns dos tipos de calendário de conteúdo mais comuns:

• Calendário editorial: esse tipo de calendário é projetado para equipes editoriais que trabalham em conteúdo de formato longo, como postagens de blog, whitepapers e e-books. Além das datas de publicação planejadas, um calendário editorial rastreia tópicos, contagens de palavras, palavras-chave de destino e outros pontos de dados específicos para cada parte do conteúdo.
• Calendário de mídia social: um calendário de mídia social é semelhante a um calendário editorial, mas se concentra nas atualizações de mídia social, incluindo texto, imagens, links e hashtags para cada postagem.
• Calendário de produção de vídeo: se sua equipe cria muito conteúdo de vídeo, considere usar um calendário de produção de vídeo dedicado. Esse tipo de calendário pode ajudá-lo a rastrear tudo, desde storyboards e roteiros até o processo real de filmagem e pós-produção.
• Calendário de campanha de marketing: um calendário de campanha de marketing é projetado para rastrear todas as partes móveis de uma campanha de marketing, incluindo conteúdo, mídia social, e-mail, publicidade paga e muito mais. Esse tipo de calendário é benéfico para equipes que estão trabalhando em várias iniciativas de marketing ao mesmo tempo.

Claro, você pode combinar diferentes tipos de calendários para criar uma solução personalizada que funcione para suas necessidades específicas.

Por exemplo, você pode criar um calendário editorial para suas postagens de blog e um calendário de mídia social separado para suas atualizações de mídia social. Ou você pode combinar ambos em um único calendário de conteúdo.

Um calendário combinado pode fazer sentido para sua empresa se houver muita sobreposição no conteúdo (postagens de blog publicadas e compartilhadas nas mídias sociais) e os mesmos membros da equipe executarem as duas funções.

Você precisa de um calendário de conteúdo?

Digamos que você se considere uma pessoa organizada. Você tem um aplicativo de tarefas, um sistema de papel e caneta para brainstorming, documentos do Google e e-mail pesquisável - você realmente precisa de um calendário de conteúdo formal?

Bem, talvez não. Se você é uma equipe de um, e a única pessoa que produz uma pequena quantidade de conteúdo (algumas postagens por mês), um calendário de conteúdo completo pode não ser necessário.

No entanto, um formato simplificado pode fornecer exatamente o impulso que você precisa para levar seu marketing de conteúdo para o próximo nível.

Aqui estão apenas alguns motivos para isso:

Incentiva um cronograma de produção mais consistente e ajuda a evitar lacunas no conteúdo.

As práticas recomendadas de marketing de conteúdo predominantes incluem um cronograma de publicação consistente. No entanto, um dos maiores desafios para criadores e editores de conteúdo é manter essa frequência. É muito fácil cair em longos intervalos de silêncio da marca.

Um calendário de conteúdo ajuda a evitar isso, estabelecendo um cronograma realista que mantém sua equipe no caminho certo.

Ele organiza suas ideias e as peças em que você está trabalhando para garantir que o conteúdo seja publicado na frequência certa e na ordem correta.

Além da melhor prática de um cronograma de publicação consistente, está a estratégia de que tipo de conteúdo é publicado e quando.

Você precisa de conteúdo que aborde cada persona do cliente em cada ponto ao longo de seu caminho para uma compra concluída.

Um calendário ajuda a garantir que você publique uma combinação ideal de artigos, postagens de mídia social, episódios de podcast e outros tipos de conteúdo para cada segmento de seu público.

Isso mantém você focado na estratégia e no seu objetivo de converter leitores em clientes pagantes.

Você não está mais apenas empurrando peças bem escritas para o éter, esperando que algo bom aconteça.

Em vez disso, você pode se concentrar em uma estratégia de conversão e garantir que seu conteúdo execute essa estratégia com eficiência. Ele também ajuda você a gerenciar suas estratégias de SEO e SEM com mais eficiência.

Ele ajuda os membros da equipe a colaborar em seus planos de produção de conteúdo.

Uma das melhores partes de trabalhar com uma equipe forte de criativos é esse poder colaborativo, que pode melhorar exponencialmente o desempenho do seu conteúdo.

Manter e compartilhar um calendário de conteúdo de longo prazo permite que cada membro da equipe participe do processo de planejamento, desenvolvimento e produção de maneira direcionada.

Isso libera tempo para o pensamento e a criatividade de nível superior.

A conclusão é que qualquer coisa que você faça para organizar suas diversas tarefas em um processo gerenciável liberará mais tempo para o trabalho mais criativo da sua lista.

Um calendário organizado significa que você pode percorrer as preliminares mais rapidamente e chegar ao trabalho profundo de criar um bom conteúdo.

Então, como você começa a criar um calendário de conteúdo?

Comece com seus objetivos

Como você pode ver, um calendário de conteúdo pode organizar ideias e fluxo de trabalho, facilitar a criação de um corpo de conteúdo completo, mantê-lo focado na estratégia e ajudar todos a colaborar.

Como ele atende a tantas funções, é uma boa ideia ter certeza de que você e sua equipe estão na mesma página em relação aos parâmetros do seu calendário de conteúdo antes de começar a organizar um. Você vai querer começar com:

• Fluxo de trabalho: você espera apenas documentar um fluxo de trabalho existente ou criar um processo mais simplificado?
• Categorias: o calendário precisa rastrear o conteúdo de diferentes clientes, departamentos ou grupos de palavras-chave?
• Período: com quanto tempo de antecedência você precisa planejar?
• Tipos de conteúdo: Que tipos de conteúdo você deseja incluir? Postagens de blog, imagens, infográficos ou vídeos? Quantos de cada você gostaria de criar em cada período?
• Métricas: Qual métrica você usará para medir o sucesso?
• Frequência: com que frequência você deseja publicar novos conteúdos?
• Canais: quais canais este calendário incluirá? (por exemplo, de propriedade, pago, compartilhado, etc.)

Determine os dados que você precisa organizar

Esses parâmetros ajudarão você a determinar quais tipos de dados você precisa incluir em seu calendário de conteúdo.

Suas necessidades específicas informarão como você cria o calendário, portanto, é uma boa ideia listar seus pontos de dados antes de começar.

Os campos ou componentes específicos do seu calendário dependem totalmente da sua estratégia. Geralmente, no entanto, você deve responder às cinco perguntas a seguir:

1. Que tipo de conteúdo você está publicando e onde ele será publicado?
2. Qual é o objetivo deste conteúdo?
3. Quem é o público-alvo desse conteúdo?
4. Quais são os principais prazos, incluindo tudo, desde o rascunho até a publicação?
5. Qual membro da equipe é responsável por cada parte do processo de criação, publicação e promoção?

Dependendo da sua estratégia de conteúdo, você também pode incluir espaço para rastrear outros pontos de dados para cada parte do conteúdo, como:

• Palavras-chave primárias e secundárias
• Manchetes
• Contagem de palavras de destino (ou duração do vídeo)
• Categorias
• Tipo de conteúdo
• Estrutura de links internos
• Imagens
• Meta título e descrição
• Metas e métricas
• URL publicado
• URL do documento para o próprio conteúdo
• Status atual de cada peça

Se você estiver executando campanhas publicitárias pagas que envolvem um conteúdo específico, também convém anotar isso no calendário.

Exemplos de calendários de conteúdo

Agora que você tem uma ideia de suas metas e dos tipos de pontos de dados que deseja acompanhar em seu calendário, pode começar a pensar em como deseja organizar as coisas.

Aqui estão alguns exemplos de como diferentes empresas escolhem organizar seus calendários de conteúdo.

Uma pequena empresa usando um aplicativo de calendário simples

Um restaurante local quer publicar duas postagens de blog semanalmente – uma receita do chef às terças-feiras e uma segunda história na sexta-feira que pode ser um perfil de um fornecedor, membro da equipe ou algo baseado em feriados. O gerente contratou um redator e um editor para criar os posts.

Para organizar esse calendário simples, eles usam o aplicativo de calendário do Google. O gerente criou eventos recorrentes no calendário:

• Às segundas-feiras, há um lembrete recorrente para o editor publicar uma receita. A descrição do evento lista as próximas receitas, e o escritor e o chef escolhem uma a cada semana.
• Às quintas-feiras, há um prazo para o redator entregar os dois posts para a semana seguinte
• Às sextas-feiras, há um lembrete recorrente para o editor publicar o segundo post. Novamente, uma lista de ideias de postagem está contida na descrição do evento para que o redator possa escolher uma a cada semana

Como parte desse calendário, os gerentes de restaurante também serão lembrados de criar imagens de mídia social que promovam cada conteúdo e organize-os em uma newsletter mensalmente.

Um calendário mais complexo em uma planilha

Uma equipe que promove software para pequenas empresas prefere um formato de planilha.

A empresa tem como alvo quatro categorias de clientes – varejo, restaurante, postos de gasolina e empresas domésticas. Eles trabalham com uma equipe de redatores para produzir conteúdo para cada tipo de cliente a cada semana, então estão fazendo malabarismos com quatro postagens por semana com um público-alvo diferente para cada um.

A planilha inclui várias colunas para armazenar dados sobre cada parte do conteúdo que eles estão solicitando - palavras-chave, categoria, público-alvo, contagem de palavras, recursos, data de vencimento do escritor, data de publicação, fonte da imagem, uma chamada para ação (CTA) e um URL final. Há também uma coluna para indicar o escritor atribuído e caixas de seleção para mostrar quando a redação, edição e publicação estiverem concluídas.

Todos na equipe podem acessar o documento inteiro.

Um quadro Kanban de equipe

Outra empresa usa um aplicativo de produtividade organizado como um quadro kanban – um formato popular no desenvolvimento ágil de software.

Essa equipe tem um quadro com três seções: conteúdo em andamento, conteúdo sendo editado e conteúdo pronto para ser publicado.

Cada parte do conteúdo é representada por um cartão que contém todos os pontos de dados relevantes, incluindo palavras-chave, público-alvo, contagem de palavras, data de vencimento, data de publicação e miniatura.

A equipe usa esse quadro para acompanhar o progresso de cada conteúdo, desde a ideia até o post publicado. O estrategista de conteúdo cria um novo cartão, preenche todos os dados e atribui o cartão a um redator.

Quando o escritor move o cartão para a próxima coluna, ele é automaticamente atribuído a um editor. E quando o editor o move para a coluna “pronto para publicar”, o líder da equipe paga o escritor e agenda a postagem.

Confira alguns exemplos visuais online

Uma pesquisa de imagens do Google para calendários de conteúdo pode fornecer inspiração visual

Se você quiser ver o que outras pessoas estão fazendo, uma rápida pesquisa de imagens do Google lhe dará uma visão geral de muitos tipos diferentes de sistemas de calendário. Veja o que ressoa com você.

Por exemplo, algumas pessoas são atraídas por layouts de calendário, algumas preferem um quadro no estilo Kanban e outras preferem trabalhar com formatos no estilo planilha.

Escolher um estilo depois de delinear a estratégia de calendário da sua marca é melhor para evitar ficar sobrecarregado com possibilidades que podem ou não atender às suas necessidades.

Além disso, restrinja o número de exemplos que você escolhe para analisar. Muitas opções complicam demais as coisas e podem levar à “paralisia da análise”, tornando difícil definir os recursos do seu próprio calendário.

Depois de coletar alguns exemplos e modelos que agradam a você, analise cuidadosamente cada um para obter ideias que beneficiarão sua estratégia de conteúdo e fluxos de trabalho de produção.

No entanto, resista à tentação de adotar o modelo de calendário de outra marca por atacado. O valor do calendário está em quão bem ele avança as metas e objetivos específicos da sua marca.

Escolha uma plataforma

Ao analisar exemplos de calendário de outras marcas, preste atenção na plataforma que elas usam.

Nos primeiros dias do marketing de conteúdo, as marcas costumavam usar calendários simples, documentos ou modelos de planilhas. Essa abordagem ainda pode funcionar bem para equipes menores, para as quais a colaboração e o acesso podem ser mais importantes do que o gerenciamento de usuários.

No lado positivo, essa abordagem permite que sua equipe trabalhe com aplicativos familiares e oferece flexibilidade. Muitos desses aplicativos são gratuitos ou já estão disponíveis para sua organização, portanto, não há custo associado ao uso deles.

Do lado negativo, se você está tentando conciliar muitos dados e uma equipe grande, essa abordagem “simples” rapidamente se torna complexa.

Além disso, os membros individuais da equipe são responsáveis ​​por rastrear seu próprio trabalho e prazos, e pode ser difícil ver rapidamente se uma tarefa está falhando.

Mais recentemente, gerentes e editores de marketing escolhem aplicativos de gerenciamento de tarefas e projetos, como Monday, Asana ou Trello, para gerenciar calendários de conteúdo.

Isso é especialmente útil para grupos maiores que precisam atribuir tarefas a vários membros da equipe e rastrear grandes quantidades de dados por um longo período de tempo.

Esses aplicativos são projetados para rastrear o trabalho entre os membros da equipe, para que você possa ver rapidamente quem está trabalhando no que e quando é devido. Eles também permitem que você crie tarefas recorrentes, o que pode ser útil se você estiver tentando estabelecer uma cadência de marketing de conteúdo.

A desvantagem de usar um aplicativo de gerenciamento de projetos para o seu calendário de conteúdo é que eles exigem um pouco de curva de aprendizado. E se você estiver gerenciando uma equipe com vários membros, pode precisar de uma licença corporativa para o aplicativo.

Isso pode aumentar significativamente seus custos, pois os custos de licenciamento e treinamento podem ser consideravelmente mais altos para plataformas mais complexas.

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Crie seu fluxo de trabalho

Como os escritores serão notificados das atribuições? Como os editores saberão que o trabalho foi entregue? Quem verifica links, encontra imagens e verifica novamente o SEO?

Com esta etapa, você passa da conceituação do calendário para a criação. Uma maneira eficaz de abordar essa etapa é levar um conteúdo teórico da concepção à publicação, promoção e análise de métricas. Isso ajuda você a obter clareza sobre três coisas:

• Seu fluxo de trabalho real como existe agora
• As etapas em que você pode melhorar ou agilizar o processo
• As etapas que estão faltando no momento

Considere seu processo de conteúdo como um fluxo de trabalho único, desde a concepção até a revisão final. Isso ajuda você a melhorar esse processo, garantindo que a pessoa certa lide com cada tarefa discreta, por exemplo, ou simplificando o processo de colaboração para economizar tempo.

Também é o momento certo para adicionar etapas que você encobriu ou negligenciou de volta à mistura. Por exemplo, suponha que sua equipe seja sólida em tópicos de brainstorming, mas não seja boa em adicionar e otimizar imagens.

Nesse caso, você pode adicionar tarefas específicas para melhorar e acelerar esse aspecto da criação de conteúdo.

Depois de descrever seu novo processo em detalhes, atribua cada tarefa ao membro certo da equipe. Você também pode adicionar uma visualização de feriados e eventos por ano-calendário para alinhar sua programação de conteúdo de acordo.

Simplifique seu processo de conteúdo

Enquanto você trabalha na mecânica do seu calendário, é um bom momento para pensar em como seu plano de conteúdo funciona e otimizar alguns de seus outros processos.

Categorias

Ter uma lista clara de categorias não apenas ajuda a organizar sua biblioteca de conteúdo, mas também pode ajudá-lo a criar ideias. Basta examinar sua lista de categorias e suas palavras-chave de destino para obter algumas boas ideias de conteúdo.

Sua lista de categorias pode ser baseada em diferentes públicos, produtos ou recursos. Você também pode criar categorias para cada estágio da jornada do comprador.

Crie uma grade de ideação de conteúdo

Este é um exemplo de grade de ideação de conteúdo usando públicos-alvo e categorias de conteúdo

Uma grade de conteúdo leva suas categorias para o próximo nível e facilita muito a criação de ideias.

Por exemplo, suponha que você tenha uma empresa de viagens no Caribe. Você pode ter uma categoria para cada país de destino e três públicos-alvo diferentes: luxo, orçamento e família.

Se você colocar todas essas categorias na parte superior de uma planilha, poderá gerar rapidamente dezenas de títulos a partir de apenas algumas ideias de matérias. Dica profissional: suas palavras-chave de destino geralmente são um ótimo recurso para desenvolver ideias de tópicos.

Crie um modelo para resumos de conteúdo e design

Por fim, seu calendário de conteúdo será preenchido com ideias de histórias – e você precisará de uma maneira de comunicar essas ideias aos seus escritores. Novamente, um modelo pode tornar esse processo mais eficiente.

Seu modelo pode ser exclusivamente seu, mas provavelmente incluirá pelo menos alguns destes itens:

• Título
• Contagem de palavras
• Palavras-chave
• Recursos
• Chamada para ação (CTAs)
• Links internos para incluir
• Link para as diretrizes do escritor
• Sites concorrentes para evitar links para

Dicas para trabalhar com seu novo calendário de conteúdo

Criar seu calendário é o primeiro e provavelmente o mais complexo passo na organização do seu processo de produção de conteúdo.

No entanto, para colher os benefícios de um plano de conteúdo estruturado, é igualmente importante descobrir como você trabalhará e manterá seu calendário. Essas dicas podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo seus resultados:

• Agende sua geração de ideias de conteúdo e atribuições com antecedência suficiente para manter o calendário preenchido e atualizado. Também é útil adicionar alguns tópicos de “buffer”. Dessa forma, se você tiver atrasos imprevistos com uma peça específica, terá alternativas prontas para serem usadas.
• Reserve um tempo no calendário da equipe para fazer um brainstorming colaborativo de futuras ideias de conteúdo. Isso ajudará você a manter tópicos suficientes no pipeline e a evitar lacunas na publicação de conteúdo.
• Revise o calendário diariamente e semanalmente para se manter atualizado. Além disso, agende uma visualização semanal para garantir que você não perca as próximas tarefas.
• Peça e obtenha feedback de outros membros da equipe sobre o calendário e como você o está implementando. Lembre-se, é um documento vivo. Faça alterações livremente para melhorar o funcionamento da sua equipe.

Experimente refinar seu calendário

Talvez você precise experimentar seu modelo e processo de calendário de conteúdo antes de encontrar o ajuste perfeito.

E tudo bem. Como qualquer outra ferramenta, aprender a usá-la de forma mais eficaz levará tempo. Felizmente, uma vez que você tenha um sistema de som instalado, você economizará tempo a longo prazo.

Se você estiver sem recursos ou simplesmente precisar de ajuda, entre em contato com a ClearVoice, e nossos especialistas em conteúdo podem trabalhar com você para criar um plano de conteúdo eficaz para que você possa segmentar o público certo.

O ClearVoice ajuda você a produzir exatamente o que precisa, para que você se concentre no que importa e não pague pelo conteúdo que não precisa ou não usará.

Esteja você expandindo sua marca, educando sobre novos produtos ou promovendo a retenção de clientes, nossa equipe sabe como criar um plano de conteúdo que converte. Preencha o formulário abaixo e um especialista em conteúdo da ClearVoice entrará em contato com você para as próximas etapas.

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