كيف تقرر وقت الاستعانة بمصادر خارجية لأدوار وظيفية محددة

إدارة وكالة رقمية ليس بالأمر السهل. على الرغم من أن تصميم الويب مربح ، إلا أن المنافسة كثيرة ، كما أن هوامش الربح في بعض الأحيان ضئيلة للغاية. لهذا السبب لا علاقة للفرق بين وكالة رقمية ناجحة ووكالة فاشلة بالموهبة. بدلا من ذلك ، الأمر كله يتعلق بالكفاءة. إنه سباق رائع لمعرفة أي وكالة يمكنها أن تدير أكثر رشاقة دون المساومة على جودة عملها. بدون شك ، تعد الاستعانة بمصادر خارجية واحدة من أكثر الأدوات فعالية التي تمتلكها الوكالات الرقمية لتحسين الكفاءة واحتواء التكاليف. بعض الوظائف والأدوار لا تبرر تعيين موظفين بدوام كامل. في بعض الأحيان ، هذا بسبب النفقات العامة. في أحيان أخرى ، يكون ذلك بسبب أن الأدوار الوظيفية نفسها تقع خارج الكفاءات الأساسية للوكالة. بغض النظر عن السبب ، فإن معرفة الأدوار التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية يمكن أن تعني الفرق بين وكالة تعمل على جميع الأسطوانات وأخرى تتعثر.

والخبر السار هو أن هناك عملية بسيطة إلى حد ما يمكن لوكالة رقمية - أو أي شركة أخرى - اتباعها لاتخاذ قرارات الاستعانة بمصادر خارجية ذكية. ستشرح هذه المقالة هذه العملية بلغة واضحة. من خلال الختام ، سيكون لديك الأدوات والمعرفة لتحديد الأدوار الوظيفية التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية والتي يجب الاحتفاظ بها داخل الشركة. هيا بنا نبدأ.

قم بتعيين درجة لكل دور وظيفي

تتمثل الخطوة الأولى في عملية اتخاذ القرار بالاستعانة بمصادر خارجية في إنشاء قائمة بكل دور وظيفي داخل الشركة. بعد ذلك ، يجب عليك تعيين درجة لكل دور مدرج. بشكل أساسي ، يجب أن تعطي كل دور وظيفي نقطة واحدة بناءً على الإجابات بالإيجاب على الأسئلة التالية:

• هل الدور الوظيفي غير مرتبط بالأداء اليومي للأعمال؟
• هل الدور الوظيفي خارج الكفاءات الأساسية للشركة؟
• هل يتطلب الدور الوظيفي خبرة محددة؟
• هل وظيفة الدور الوظيفي تستغرق وقتًا طويلاً؟
• هل يمكن إنجاز المهمة دون معرفة واسعة بالنشاط التجاري؟

بشكل أساسي ، كلما ارتفعت الدرجة المخصصة للدور الوظيفي ، زادت احتمالية أن يكون هدفًا جيدًا للاستعانة بمصادر خارجية. مع وجود الدرجات في متناول اليد ، يجب أن يكون من الممكن القضاء على العديد - إن لم يكن معظم - من الأدوار الوظيفية الحالية داخل الشركة. تعتبر الأدوار التي تم إلغاؤها مركزية للغاية لعمليات الشركة أو تتضمن العمل الذي يتم تنفيذه بشكل أفضل بالتعاون الوثيق مع بقية القوى العاملة في الشركة.

حساب النفقات العامة لأدوار العمل عالية الدرجات

نظرًا لأن إحدى المزايا الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية هي أنها تساعد في احتواء التكاليف ، فإن الخطوة التالية هي حساب النفقات العامة المرتبطة بكل دور وظيفي عالي الدرجات تم تحديده في الخطوة الأولى. سيوفر ذلك قاعدة مقارنة قوية لعروض الأسعار من شركة الاستعانة بمصادر خارجية أو المستقل. لتحديد النفقات العامة المرتبطة بدور وظيفي فردي ، من الضروري مراعاة بعض الأشياء.

أولاً ، من الضروري حساب إجمالي النفقات الشهرية للشركة. يتضمن ذلك تكاليف المكتب والإمدادات والتكنولوجيا وأي شيء آخر توفره الشركة لكل موظف. بعد ذلك ، قسّم إجمالي هذه التكاليف على إجمالي عدد الأشخاص العاملين في الشركة. سيوفر ذلك تقديرًا معقولًا للنفقات العامة الخام لكل موظف للشركة.

الخطوة التالية هي حساب النفقات العامة المباشرة المرتبطة بالموظف الذي يعمل حاليًا في كل دور وظيفي. يتضمن ذلك الرواتب والمزايا وضرائب الرواتب والتكاليف الأخرى المرتبطة بها. بعد ذلك ، أضف النتيجة إلى رقم النفقات العامة لكل موظف ، وسوف ينتهي بك الأمر مع التكلفة الشهرية الإجمالية لكل دور وظيفي. لإجراء مقارنات أفضل لاحقًا ، يمكنك تقسيم هذه النتائج على إجمالي عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف (أو عدد الساعات التي قضاها في أداء دور معين). سيخبرك هذا كم يتكلف كل دور وظيفي في الساعة.

احسب تكاليف إقالة الموظف

الشيء التالي الذي يجب مراعاته هو كم سيكلف الاستغناء عن الموظفين إذا تطلب ترتيب الاستعانة بمصادر خارجية في نهاية المطاف ذلك. على الرغم من أن هذه التكاليف عادة ما تكون لمرة واحدة ، إلا أن العمل يحتاج إلى فهمها قبل المضي قدمًا في خطة الاستعانة بمصادر خارجية. حيثما ينطبق ذلك ، فإن الأشياء الأساسية التي يجب مراعاتها هي حزم إنهاء الخدمة والمزايا الممتدة.

من الضروري أيضًا التفكير في التكاليف المرتبطة بإبعاد الموظفين عن العمل. على سبيل المثال ، ما مقدار استرداد ممتلكات الشركة وتعطيل الوصول إلى البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات وتكلفة بيانات الشركة؟ قد تختلف هذه التكاليف بشكل كبير حسب نوع الموظف وطول الخدمة. من الجيد أيضًا إبقاء الموظف المغادر على كشوف المرتبات ، كلما أمكن ذلك ، أثناء الانتقال إلى ترتيب الاستعانة بمصادر خارجية. نظرًا لأن ذلك قد يؤدي إلى زيادة التكاليف مؤقتًا ، يجب أن تكون الشركة مستعدة لتحمل العبء الإضافي.

حدد هامش الخطأ المقبول

إذا كان ترتيب الاستعانة بمصادر خارجية يمثل مقارنة حقيقية بين التفاح والتفاح مع قيام موظفيك بدور وظيفي معين ، فإن نتائج الخطوة السابقة ستحدد دائمًا الأدوار الوظيفية التي يجب الاستعانة بمصادر خارجية لها. ومع ذلك ، فإن وظائف الاستعانة بمصادر خارجية لا تعادل تلك التي يقوم بها العمال الداخليون. سيكون هناك دائمًا هامش خطأ معين بسبب المسافة اللوجيستية والمادية بين الشركة والعاملين الذين يتعاملون الآن مع كل دور وظيفي. لذلك ، من المهم حساب ذلك.

الفكرة هي أن تعرف ، لكل دور وظيفي تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية ، كم عدد الأخطاء أو التأخير في أداء هذا العمل الذي يمكن أن تتحمله الشركة. على سبيل المثال ، إذا حولت الشركة وظيفة وظيفية إلى شركة تعهيد أو عامل مستقل وأخطأت - إلى متى يمكن للشركة أن تنتظر تصحيحًا قبل أن تكلف المزيد من المال والضرر بالسمعة أكثر من قيمة الوظيفة؟

الشيء هو أنه لا توجد إجابة صحيحة أو خاطئة على السؤال. إنه أمر يجب على كل شركة أن تقرره بمفردها ، بناءً على علاقاتها مع العملاء ومعايير الجودة التي تختار التمسك بها. في هذه المرحلة ، من الممكن ألا تستحق بعض الأدوار الوظيفية - بغض النظر عن مقدار توفير العمل من خلال الاستعانة بمصادر خارجية - المخاطر المحتملة التي ينطوي عليها الأمر.

طلب اقتباسات الاستعانة بمصادر خارجية

تتمثل الخطوة التالية والأخيرة في عملية اتخاذ القرار بالاستعانة بمصادر خارجية في طلب عروض الأسعار للعمل المطلوب. يجب أن يبدأ ذلك ببعض العناية الواجبة فيما يتعلق بالشركاء الخارجيين المحتملين. من الضروري العثور على مرشحين يتمتعون بسجلات إنجازات قوية للنجاح والخبرة التي يمكن التحقق منها للقيام بالعمل الذي يتطلبه العمل. بعد ذلك ، يمكنك إعداد طلب عرض أسعار للمرشحين الذين يجتازون التجمع. هذا هو المكان الذي تكون فيه جميع المعلومات التي تم جمعها في الخطوات السابقة مفيدة. يمكنك استخدامه لتوصيل العديد من الأشياء إلى شركاء التعهيد المحتملين ، بما في ذلك:

• الطبيعة المحددة ونطاق العمل المطلوب
• الهامش المقبول للخطأ
• الحد الأقصى الذي قد تفكر فيه الشركة في الإنفاق على العمل
• عندما يحتاج ترتيب الاستعانة بمصادر خارجية للبدء

في هذه المرحلة ، يأتي القرار بشأن اختيار شركاء الاستعانة بمصادر خارجية يوافقون على تلبية متطلبات الشركة بأقل سعر ممكن. بالنسبة لأولئك الذين يفعلون ذلك ، يجب أن يتبع ذلك المضي قدمًا في الترتيب المناسب.

الخط السفلي - متى يتم الاستعانة بمصادر خارجية

باتباع الإجراء أعلاه ، يجب أن تكون الوكالة الرقمية أو أي نوع آخر من الأعمال قادرة على اتخاذ قرارات الاستعانة بمصادر خارجية ذكية. عند اتباعه ، يجب أن يقلل الإجراء من المخاطر ويحسن احتمالات أن تلبي ترتيبات الاستعانة بمصادر خارجية احتياجات العمل مع خفض التكاليف. بالطبع ، من الممكن أيضًا ألا تكون الاستعانة بمصادر خارجية منطقية بالنسبة للعديد من الوكالات الرقمية الموجودة هناك. بالتأكيد لا يوجد شيء خاطئ في ذلك. ومع ذلك ، من الجدير دائمًا إبقاء الاستعانة بمصادر خارجية متاحة كخيار ، حيث يمكن أن تتغير ظروف العمل والتشغيل في كثير من الأحيان.