Belirli İş Rollerinin Ne Zaman Dış Kaynak Kullanılacağına Nasıl Karar Verilir?

Bir dijital ajansı yönetmek kolay değil. Web tasarımı kazançlı olsa da, rekabet fazladır ve kar marjları bazen çok incedir. Bu nedenle başarılı bir dijital ajans ile başarısız bir ajans arasındaki farkın genellikle yetenekle hiçbir ilgisi yoktur. Aksine, her şey verimlilikle ilgilidir. Hangi ajansın iş kalitesinden ödün vermeden en yalın şekilde çalışabileceğini görmek için harika bir yarış. Dijital ajansların verimliliği artırmak ve maliyetleri sınırlamak için ellerinde bulunan en etkili araçlardan biri şüphesiz dış kaynak kullanımıdır. Bazı işler ve roller, tam zamanlı personel çalıştırmayı haklı çıkarmaz. Bazen, bu, ilgili ek yük nedeniyle olur. Diğer zamanlarda bunun nedeni, iş rollerinin kendilerinin ajansın temel yetkinliklerinin dışında kalmasıdır. Nedeni ne olursa olsun, hangi rollerin dışarıdan temin edileceğini bilmek, tüm silindirlere ateş eden bir ajans ile sadece topallayan bir ajans arasındaki fark anlamına gelebilir.

İyi haber şu ki, bir dijital ajansın veya başka herhangi bir işletmenin akıllı dış kaynak kullanımı kararları almak için izleyebileceği oldukça basit bir süreç var. Bu makale, bu süreci sade bir dille açıklayacaktır. Sonuç olarak, hangi iş rollerini dışarıdan temin edeceğinize ve hangilerini şirket içinde tutacağınıza karar verecek araçlara ve bilgiye sahip olacaksınız. Başlayalım.

Her İş Rolüne Bir Puan Atayın

Dış kaynak kullanımı karar verme sürecindeki ilk adım, şirket içindeki her iş rolünün bir listesini oluşturmaktır. Ardından, listelenen her role bir puan atamalısınız. Temel olarak, aşağıdaki sorulara verilen olumlu yanıtlara göre her iş rolüne tek bir puan vermelisiniz:

• İş rolü, işletmenin günlük işleyişiyle ilgisiz mi?
• İş rolü, işletmenin temel yetkinliklerinin dışında mı?
• İş rolü özel uzmanlık gerektiriyor mu?
• İş rolünün işlevi zaman alıyor mu?
• İş, işle ilgili kapsamlı bilgi olmadan yapılabilir mi?

Esasen, iş rolüne atanan puan ne kadar yüksekse, dış kaynak kullanımı için iyi bir hedef olma olasılığı o kadar yüksektir. Eldeki puanlarla, işletme içindeki mevcut iş rollerinin çoğunu olmasa da birçoğunu ortadan kaldırmak mümkün olmalıdır. Ortadan kaldırılan roller ya işletmenin operasyonları için çok merkezidir ya da işletmenin iş gücünün geri kalanıyla yakın işbirliği içinde en iyi şekilde gerçekleştirilen işleri içerir.

Yüksek Puanlı İş Rollerinin Ek Yükünü Hesaplayın

Dış kaynak kullanımının en önemli avantajlarından biri maliyetlerin kontrol altına alınmasına yardımcı olması olduğundan, bir sonraki adım, ilk adımda tanımlanan her bir yüksek puanlı iş rolüyle ilişkili ek yükü hesaplamaktır. Bu, bir dış kaynak firmasından veya bir serbest çalışandan gelen teklifler için sağlam bir karşılaştırma temeli sağlayacaktır. Tek bir iş rolüne bağlı ek yükü belirlemek için birkaç şeyi göz önünde bulundurmak gerekir.

İlk olarak, şirketin toplam aylık genel giderini hesaplamak gerekir. Buna ofis maliyetleri, sarf malzemeleri, teknoloji ve işletmenin her çalışana sağladığı diğer her şey dahildir. Ardından, bu maliyetlerin toplamını şirket tarafından istihdam edilen toplam insan sayısına bölün. Bu, şirketin çalışan başına ham genel giderinin makul bir tahminini sağlayacaktır.

Bir sonraki adım, şu anda her iş rolünde hizmet veren çalışanla ilişkili doğrudan ek yükü hesaplamaktır. Buna maaşlar, sosyal haklar, bordro vergileri ve diğer ilgili maliyetler dahildir. Ardından, sonucu çalışan başına genel gider rakamına ekleyin ve her bir iş rolünün toplam aylık maliyetini elde edeceksiniz. Daha sonra daha iyi karşılaştırmalar için, bu sonuçları her bir çalışanın çalıştığı toplam saat sayısına (veya belirli bir rolü yerine getirmek için kaç saat harcadıkları) bölebilirsiniz. Bu size her iş rolünün saat başına ne kadara mal olduğunu söyleyecektir.

Çalışan İşten Çıkarma Maliyetlerini Hesaplayın

Dikkate alınması gereken bir sonraki şey, nihai dış kaynak kullanımı düzenlemesi gerektiriyorsa, çalışanları işten çıkarmanın ne kadara mal olacağıdır. Bunlar genellikle tek seferlik maliyetler olsa da, işletmenin bir dış kaynak kullanım planına geçmeden önce bunları anlaması gerekir. Geçerli olduğunda, dikkate alınması gereken başlıca şeyler, kıdem tazminatı paketleri ve uzatılmış yardımlardır.

Ayrıca, çalışanların işten çıkarılmasıyla ilgili maliyetleri de düşünmek gerekir. Örneğin, şirket mülkünü geri almak ve BT altyapısına ve şirket verilerine erişimi devre dışı bırakmak ne kadara mal olacak? Bu maliyetler, çalışan tipine ve hizmet süresine bağlı olarak önemli ölçüde değişebilir. Ayrıca, bir dış kaynak düzenlemesine geçiş sırasında, mümkün olduğunda, ayrılan bir çalışanı bordroda tutmak da iyi bir fikirdir. Bu, maliyetleri geçici olarak artırabileceğinden, işletmenin ek yükü omuzlamaya hazır olması gerekir.

Kabul Edilebilir Bir Hata Marjı Belirleyin

Bir dış kaynak sağlama düzenlemesi, çalışanlarınızın belirli bir iş rolünü yerine getirmesini sağlamakla gerçek bir elma-elma karşılaştırması olsaydı, önceki adımın sonuçları her zaman hangi iş rollerinin dış kaynak kullanılacağına karar verirdi. Ancak, dış kaynaklı işler şirket içi çalışanlar tarafından yapılanlara eşdeğer değildir. İşletme ile şu anda her iş rolünü üstlenen çalışanlar arasındaki lojistik ve fiziksel mesafe nedeniyle her zaman belirli bir hata payı olacaktır. Dolayısıyla bunun hesabını vermek önemlidir.

Buradaki fikir, dış kaynak kullanmayı düşündüğünüz her iş rolü için, işletmenin o işin performansında kaç tane hataya veya gecikmeye tahammül edebileceğini bulmaktır. Örneğin, işletme bir işi bir dış kaynak firmasına veya serbest çalışana devreder ve bir hata yaparsa—işin değerinden daha fazla paraya ve itibar zedelenmesine mal olmadan önce bir düzeltme için ne kadar beklemeyi göze alabilir?

Mesele şu ki, sorunun doğru ya da yanlış cevabı yok. Bu, müşterilerle olan ilişkilerine ve korumayı seçtiği kalite standartlarına bağlı olarak her işletmenin kendi başına karar vermesi gereken bir şeydir. Bu aşamada, bazı iş rolleri -işletme dış kaynak kullanımı yoluyla ne kadar tasarruf ederse etsin- içerdiği potansiyel riske değmeyebilir.

Dış Kaynak Tekliflerini İsteyin

Dış kaynak kullanımına karar verme sürecindeki bir sonraki ve son adım, gerekli iş için teklif istemektir. Bu, potansiyel dış kaynak kullanımı ortaklarıyla ilgili bazı durum tespiti ile başlamalıdır. Başarı için sağlam sicile ve işin gerektirdiği işi yaparken doğrulanabilir deneyime sahip adaylar bulmak çok önemlidir. Ardından seçmeli sınavı geçen adaylar için teklif talebi hazırlayabilirsiniz. Önceki adımlarda toplanan tüm bilgilerin işe yaradığı yer burasıdır. Aşağıdakiler de dahil olmak üzere potansiyel dış kaynak ortaklarına çeşitli şeyleri iletmek için kullanabilirsiniz:

• Gerekli işin özel doğası ve kapsamı
• Hata için kabul edilebilir marj
• İşletmenin iş için harcamayı düşüneceği maksimum tutar
• Dış kaynak kullanımı düzenlemesinin başlaması gerektiğinde

Bu noktada, hangi dış kaynak ortaklarının şirketin gereksinimlerini en düşük fiyat noktasında karşılamayı kabul edeceğine karar verilir. Bunu yapanlar için, uygun düzenleme ile ilerlemek bunu takip etmelidir.

Sonuç olarak - Ne Zaman Dış Kaynak Kullanılmalı?

Yukarıdaki prosedürü izleyerek, bir dijital ajans veya başka herhangi bir işletme, akıllı dış kaynak kullanımı kararları verebilmelidir. Prosedür izlendiğinde riski en aza indirmeli ve ortaya çıkan dış kaynak düzenlemelerinin maliyetleri düşürürken işletmenin ihtiyaçlarını karşılama olasılığını artırmalıdır. Tabii ki, dış kaynak kullanımının birçok dijital ajans için bir anlam ifade etmemesi de mümkündür. Bunda kesinlikle yanlış bir şey yok. Bununla birlikte, iş ve çalışma koşulları sıklıkla değişebileceği ve değişebileceği için, dış kaynak kullanımını bir seçenek olarak her zaman kullanılabilir durumda tutmaya değer.