Cómo decidir cuándo subcontratar roles de trabajo específicos

Dirigir una agencia digital no es fácil. Aunque el diseño web es lucrativo, abunda la competencia y, en ocasiones, los márgenes de beneficio son mínimos. Es por eso que la diferencia entre una agencia digital exitosa y una fracasada muchas veces no tiene nada que ver con el talento. Más bien, se trata de eficiencia. Es una gran carrera para ver qué agencia puede funcionar de manera más eficiente sin comprometer la calidad de su trabajo. Sin duda, una de las herramientas más eficaces que tienen las agencias digitales para mejorar la eficiencia y contener costes es la externalización. Algunos trabajos y funciones no justifican la contratación de personal a tiempo completo. A veces, eso se debe a los gastos generales involucrados. Otras veces, es porque los roles de trabajo en sí mismos quedan fuera de las competencias básicas de la agencia. Independientemente de la razón, saber qué funciones subcontratar puede significar la diferencia entre una agencia que trabaja a toda máquina y una que simplemente avanza cojeando.

La buena noticia es que existe un proceso bastante simple que una agencia digital, o cualquier otra empresa, puede seguir para tomar decisiones inteligentes de subcontratación. Este artículo explicará ese proceso en un lenguaje sencillo. Al finalizar, tendrá las herramientas y el conocimiento para decidir qué roles de trabajo subcontratar y cuáles mantener internamente. Empecemos.

Asigne una puntuación a cada puesto de trabajo

El primer paso en el proceso de toma de decisiones de subcontratación es crear una lista de cada puesto de trabajo dentro de la empresa. Luego, debe asignar una puntuación a cada función de la lista. Esencialmente, debe otorgar a cada puesto de trabajo un único punto en función de las respuestas afirmativas a las siguientes preguntas:

• ¿El puesto de trabajo no está relacionado con el funcionamiento diario de la empresa?
• ¿Está el puesto de trabajo fuera de las competencias básicas de la empresa?
• ¿El puesto de trabajo requiere experiencia específica?
• ¿La función del puesto de trabajo requiere mucho tiempo?
• ¿Se podría realizar el trabajo sin un amplio conocimiento del negocio?

Esencialmente, cuanto mayor sea el puntaje asignado al puesto de trabajo, mayor será la probabilidad de que sea un buen objetivo para la subcontratación. Con los puntajes en la mano, debería ser posible eliminar muchos, si no la mayoría, de los roles de trabajo actuales dentro del negocio. Los roles eliminados son demasiado centrales para las operaciones de la empresa o implican un trabajo que se realiza mejor en estrecha colaboración con el resto de la fuerza laboral de la empresa.

Calcule los gastos generales de los roles de trabajo de alta puntuación

Dado que una de las principales ventajas de la subcontratación es que ayuda a contener los costos, el siguiente paso es calcular los gastos generales asociados con cada puesto de trabajo de alta puntuación identificado en el primer paso. Eso proporcionará una base de comparación sólida con las cotizaciones de una empresa de subcontratación o un profesional independiente. Para determinar los gastos generales relacionados con un rol de trabajo individual, es necesario considerar algunas cosas.

Primero, es necesario calcular los gastos generales mensuales totales de la empresa. Esto incluye costos de oficina, suministros, tecnología y cualquier otra cosa que la empresa proporcione a cada empleado. Luego, divida el total de esos costos por el número total de personas empleadas por la empresa. Eso proporcionará una estimación razonable de los gastos generales brutos por empleado de la empresa.

El siguiente paso es calcular los gastos generales directos asociados con el empleado que actualmente se desempeña en cada puesto de trabajo. Esto incluye salarios, beneficios, impuestos sobre la nómina y otros costos asociados. Luego, agregue el resultado a la cifra de gastos generales por empleado y obtendrá el costo mensual total de cada puesto de trabajo. Para obtener mejores comparaciones más adelante, puede dividir esos resultados por la cantidad total de horas que trabajó cada empleado (o cuántas horas dedicaron a desempeñar un rol determinado). Eso le dirá cuánto cuesta cada puesto de trabajo por hora.

Calcular los costos de despido de empleados

Lo siguiente a considerar es cuánto costará despedir empleados si el eventual acuerdo de subcontratación lo requiere. Si bien estos suelen ser costos únicos, la empresa debe comprenderlos antes de seguir adelante con un plan de subcontratación. Cuando corresponda, las cosas principales a considerar son los paquetes de indemnización y los beneficios extendidos.

También es necesario pensar en los costos asociados con la desvinculación de empleados. Por ejemplo, ¿cuánto costará recuperar la propiedad de la empresa y deshabilitar el acceso a la infraestructura de TI y los datos de la empresa? Esos costos pueden variar considerablemente según el tipo de empleado y la duración del servicio. También es una buena idea mantener a un empleado que se va en la nómina, siempre que sea posible, durante la transición a un acuerdo de subcontratación. Dado que eso podría aumentar temporalmente los costos, la empresa debe estar preparada para asumir la carga adicional.

Determinar un margen de error aceptable

Si un arreglo de subcontratación fuera una verdadera comparación de manzanas con manzanas con tener a sus empleados desempeñando un puesto de trabajo determinado, los resultados del paso anterior siempre decidirían qué puestos de trabajo subcontratar. Sin embargo, los trabajos subcontratados no son equivalentes a los realizados por trabajadores internos. Siempre habrá un cierto margen de error involucrado debido a la distancia logística y física entre la empresa y los trabajadores que ahora manejan cada puesto de trabajo. Por lo tanto, es importante tener en cuenta eso.

La idea es averiguar, para cada puesto de trabajo que esté considerando subcontratar, cuántos errores o demoras en el desempeño de ese trabajo puede tolerar la empresa. Por ejemplo, si la empresa entrega una función laboral a una empresa de subcontratación oa un trabajador independiente y comete un error, ¿cuánto tiempo puede permitirse esperar la corrección antes de que cueste más dinero y daño a la reputación que el valor del trabajo?

La cuestión es que no hay una respuesta correcta o incorrecta a la pregunta. Es algo que cada negocio debe decidir por sí mismo, en función de sus relaciones con los clientes y los estándares de calidad que decida mantener. En esta etapa, es posible que algunos roles de trabajo, sin importar cuánto pueda ahorrar la empresa a través de la subcontratación, no valgan la pena el riesgo potencial involucrado.

Solicitar cotizaciones de subcontratación

El siguiente y último paso en el proceso de toma de decisiones de subcontratación es solicitar cotizaciones para el trabajo necesario. Eso debería comenzar con cierta diligencia debida con respecto a los posibles socios de subcontratación. Es fundamental encontrar candidatos con sólidos antecedentes de éxito y experiencia comprobable en el trabajo que requiere el negocio. Luego, puede preparar una solicitud de cotización para los candidatos que aprueben el examen. Aquí es donde toda la información recopilada en los pasos anteriores es útil. Puede usarlo para comunicar varias cosas a posibles socios de subcontratación, que incluyen:

• La naturaleza específica y el alcance del trabajo requerido.
• El margen de error aceptable
• El máximo que la empresa consideraría gastar por el trabajo
• Cuándo debe comenzar el acuerdo de subcontratación

En este punto, la decisión se reduce a qué socios de subcontratación aceptarán cumplir con los requisitos de la empresa al precio más bajo. Para aquellos que lo hacen, debe seguir adelante con el arreglo apropiado.

El resultado final: cuándo subcontratar

Siguiendo el procedimiento anterior, una agencia digital o cualquier otro tipo de negocio debería poder tomar decisiones inteligentes de subcontratación. Cuando se sigue, el procedimiento debe minimizar el riesgo y mejorar las probabilidades de que los arreglos de subcontratación resultantes satisfagan las necesidades del negocio y reduzcan los costos. Por supuesto, también es posible que la subcontratación no tenga sentido para muchas de las agencias digitales que existen. Ciertamente no hay nada de malo en eso. Sin embargo, siempre vale la pena mantener la subcontratación disponible como una opción, ya que las condiciones comerciales y operativas pueden cambiar y cambian con frecuencia.