Как решить, когда передавать определенные рабочие роли на аутсорсинг

Управлять цифровым агентством непросто. Хотя веб-дизайн приносит прибыль, конкуренция изобилует, а размер прибыли иногда ничтожно мал. Вот почему разница между успешным диджитал-агентством и неудачником часто не имеет ничего общего с талантом. Скорее, все дело в эффективности. Это отличная гонка, чтобы увидеть, какое агентство может работать с наименьшими затратами без ущерба для качества своей работы. Без сомнения, аутсорсинг является одним из самых эффективных инструментов, которыми цифровые агентства располагают в своем распоряжении для повышения эффективности и сокращения расходов. Некоторые рабочие места и роли не оправдывают найма сотрудников на полный рабочий день. Иногда это связано с накладными расходами. В других случаях это происходит потому, что сами рабочие роли выходят за рамки основных компетенций агентства. Независимо от причины, знание того, какие роли отдать на аутсорсинг, может означать разницу между агентством, работающим на полную катушку, и тем, которое просто хромает.

Хорошая новость заключается в том, что существует довольно простой процесс, которому может следовать цифровое агентство или любой другой бизнес, чтобы принимать разумные решения об аутсорсинге. Эта статья объяснит этот процесс простым языком. По его заключению, у вас будут инструменты и знания, чтобы решить, какие рабочие роли отдать на аутсорсинг, а какие оставить собственными силами. Давайте начнем.

Назначьте оценку каждой роли работы

Первым шагом в процессе принятия решений об аутсорсинге является создание списка всех должностей в компании. Затем вы должны присвоить баллы каждой перечисленной роли. По сути, вы должны дать каждой должности один балл на основе утвердительных ответов на следующие вопросы:

• Связана ли должностная роль с повседневным функционированием бизнеса?
• Выходит ли эта должность за рамки основных компетенций компании?
• Требует ли должность специальных знаний?
• Отнимает ли функция должностной роли много времени?
• Можно ли выполнить эту работу без обширных знаний о бизнесе?

По сути, чем выше балл, присвоенный должности, тем выше вероятность того, что она станет хорошей целью для аутсорсинга. Имея на руках баллы, можно исключить многие, если не большинство, текущих должностей в бизнесе. Исключенные роли либо слишком важны для бизнес-операций, либо предполагают работу, которую лучше всего выполнять в тесном сотрудничестве с остальной рабочей силой бизнеса.

Рассчитайте накладные расходы высокооплачиваемых должностей

Поскольку одним из основных преимуществ аутсорсинга является то, что он помогает сдерживать расходы, следующим шагом является расчет накладных расходов, связанных с каждой высокоприоритетной ролью, определенной на первом этапе. Это обеспечит прочную основу для сравнения с котировками аутсорсинговой фирмы или фрилансера. Чтобы определить накладные расходы, связанные с отдельной должностной ролью, необходимо учитывать несколько моментов.

Во-первых, необходимо рассчитать общие ежемесячные накладные расходы компании. Это включает в себя расходы на офис, расходные материалы, технологии и все остальное, что бизнес предоставляет каждому сотруднику. Затем разделите общую сумму этих затрат на общее количество людей, нанятых компанией. Это обеспечит разумную оценку необработанных накладных расходов компании на одного сотрудника.

Следующим шагом является расчет прямых накладных расходов, связанных с сотрудником, выполняющим в настоящее время каждую должность. Это включает в себя заработную плату, льготы, налоги с фонда заработной платы и другие сопутствующие расходы. Затем добавьте результат к накладным расходам на одного сотрудника, и вы получите общую ежемесячную стоимость каждой рабочей роли. Для лучшего сравнения позже вы можете разделить эти результаты на общее количество часов, отработанных каждым сотрудником (или сколько часов они потратили на выполнение данной роли). Это скажет вам, сколько стоит каждая рабочая роль в час.

Рассчитайте затраты на увольнение сотрудника

Следующее, что нужно учитывать, это то, сколько будет стоить увольнение сотрудников, если этого потребует возможная договоренность об аутсорсинге. Хотя это, как правило, единовременные расходы, бизнес должен понимать их, прежде чем переходить к плану аутсорсинга. Там, где это применимо, в первую очередь следует учитывать выходное пособие и расширенные льготы.

Также необходимо подумать о затратах, связанных с увольнением сотрудников. Например, сколько будет стоить восстановление собственности компании и отключение доступа к ИТ-инфраструктуре и данным компании? Эти расходы могут значительно различаться в зависимости от типа сотрудника и продолжительности службы. Также хорошей идеей будет по возможности сохранять увольняющегося сотрудника в платежной ведомости при переходе на аутсорсинг. Поскольку это может временно увеличить расходы, бизнес должен быть готов взять на себя дополнительное бремя.

Определите допустимую погрешность

Если бы договоренность об аутсорсинге была настоящим сравнением «яблоки к яблокам» с тем, чтобы ваши сотрудники выполняли определенную должностную роль, результаты предыдущего шага всегда определяли бы, какие рабочие роли передать на аутсорсинг. Однако работа на стороне не эквивалентна работе, выполняемой штатными работниками. Всегда будет определенная погрешность, связанная с материально-техническим и физическим расстоянием между бизнесом и работниками, которые сейчас выполняют каждую работу. Поэтому важно учитывать это.

Идея состоит в том, чтобы выяснить для каждой должности, которую вы рассматриваете для аутсорсинга, сколько ошибок или задержек в выполнении этой работы может допустить бизнес. Например, если бизнес передает служебную функцию аутсорсинговой фирме или фрилансеру и совершает ошибку, как долго бизнес может позволить себе ждать исправления, прежде чем это будет стоить больше денег и репутационного ущерба, чем стоимость работы?

Дело в том, что нет правильного или неправильного ответа на вопрос. Это то, что каждый бизнес должен решать самостоятельно, основываясь на своих отношениях с клиентами и стандартах качества, которые он предпочитает поддерживать. На данном этапе вполне возможно, что некоторые должности — независимо от того, сколько бизнес может сэкономить за счет аутсорсинга — не будут стоить потенциального риска.

Запрос цен на аутсорсинг

Следующим и последним шагом в процессе принятия решения об аутсорсинге является запрос расценок на необходимую работу. Это должно начаться с некоторой должной осмотрительности в отношении потенциальных партнеров по аутсорсингу. Очень важно найти кандидатов с солидным послужным списком для достижения успеха и подтвержденным опытом выполнения работы, необходимой для бизнеса. Затем вы можете подготовить запрос котировок для кандидатов, прошедших проверку. Здесь пригодится вся информация, собранная на предыдущих шагах. Вы можете использовать его, чтобы сообщить о нескольких вещах потенциальным партнерам по аутсорсингу, в том числе:

• Специфика и объем необходимых работ
• Приемлемая погрешность
• Максимум, который бизнес мог бы посчитать затратами на работу
• Когда необходимо приступить к заключению соглашения об аутсорсинге

На этом этапе решение сводится к тому, какие партнеры по аутсорсингу согласятся выполнить требования компании по самой низкой цене. Для тех, кто это сделает, должно последовать продвижение вперед с соответствующей договоренностью.

Итог — когда обращаться к аутсорсингу

Следуя описанной выше процедуре, цифровое агентство или любой другой тип бизнеса должен иметь возможность принимать разумные решения об аутсорсинге. Если следовать этой процедуре, риск должен быть сведен к минимуму, а вероятность того, что полученные в результате договоренности об аутсорсинге будут удовлетворять потребности бизнеса при снижении затрат, возрастет. Конечно, также возможно, что аутсорсинг не будет иметь смысла для многих цифровых агентств. В этом точно нет ничего плохого. Тем не менее всегда стоит использовать аутсорсинг в качестве опции, поскольку условия бизнеса и работы могут меняться и часто меняются.