如何決定何時外包特定工作角色

經營一家數字代理機構並不容易。 儘管網頁設計利潤豐厚，但競爭無處不在，利潤率有時微乎其微。 這就是為什麼成功的數字代理機構和不成功的數字代理機構之間的區別往往與人才無關。 相反，一切都與效率有關。 這是一場偉大的競賽，看看哪個機構可以在不影響其工作質量的情況下以最精簡的方式運作。 毫無疑問，數字機構擁有的提高效率和控製成本的最有效工具之一就是外包。 有些工作和角色並不能證明僱用全職員工是合理的。 有時，這是因為涉及的開銷。 其他時候，這是因為工作角色本身不屬於該機構的核心競爭力。 不管是什麼原因，知道哪些角色需要外包可能意味著一個機構全力以赴和一個僅僅蹣跚前行的機構之間的區別。

好消息是，數字代理機構或任何其他企業可以遵循一個相當簡單的流程來做出明智的外包決策。 本文將以通俗易懂的語言解釋該過程。 結論是，您將擁有工具和知識來決定哪些工作角色要外包，哪些要保留在內部。 讓我們開始吧。

為每個工作角色分配一個分數

外包決策過程的第一步是創建公司內每個工作角色的列表。 然後，您應該為每個列出的角色分配一個分數。 從本質上講，您應該根據對以下問題的肯定回答為每個工作角色打分：

• 工作角色是否與企業的日常運作無關？
• 該工作角色是否超出了企業的核心競爭力？
• 工作角色是否需要特定的專業知識？
• 工作角色的功能是否耗時？
• 如果沒有廣泛的業務知識，能否完成這項工作？

從本質上講，分配給工作角色的分數越高，它成為外包的好目標的可能性就越大。 有了分數，應該有可能消除企業中的許多（如果不是大部分的話）當前工作角色。 被淘汰的角色要么對企業的運營過於核心，要么涉及與企業其他員工密切合作才能最好地完成的工作。

計算高分工作角色的開銷

由於外包的主要優勢之一是它有助於控製成本，下一步是計算與第一步中確定的每個高分工作角色相關的間接費用。 這將為外包公司或自由職業者的報價提供堅實的比較基礎。 要確定與個人工作角色相關的間接費用，有必要考慮幾件事。

首先，有必要計算公司每月的總管理費用。 這包括辦公成本、用品、技術以及企業為每位員工提供的任何其他東西。 然後，將這些成本的總和除以公司僱用的總人數。 這將提供對公司原始人均間接費用的合理估計。

下一步是計算與當前擔任每個工作角色的員工相關的直接間接費用。 這包括工資、福利、工資稅和其他相關成本。 然後，將結果添加到每位員工的管理費用數字中，您最終會得到每個工作角色的每月總成本。 為了以後更好地進行比較，您可以將這些結果除以每位員工的總工作小時數（或他們執行給定角色所花費的小時數）。 這將告訴您每個工作角色每小時的成本是多少。

計算解僱員工的成本

接下來要考慮的是，如果最終的外包安排需要裁員，裁員的成本是多少。 雖然這些通常是一次性成本，但企業在推進外包計劃之前需要了解它們。 在適用的情況下，首先要考慮的是遣散費和額外福利。

還需要考慮與員工離職相關的成本。 例如，收回公司財產和禁止訪問 IT 基礎設施和公司數據的成本是多少？ 這些成本可能會因員工類型和服務年限的不同而有很大差異。 在向外包安排過渡期間，盡可能讓離職員工留在工資單上也是一個好主意。 由於這可能會暫時增加成本，因此企業必須準備好承擔額外的負擔。

確定可接受的誤差範圍

如果外包安排與讓您的員工執行給定的工作角色是真正的同類比較，那麼上一步的結果將始終決定外包哪些工作角色。 但是，外包工作並不等同於內部員工完成的工作。 由於企業與現在處理每個工作角色的工人之間的後勤和物理距離，總會有一定的誤差範圍。 所以，考慮到這一點很重要。

這個想法是要弄清楚，對於您正在考慮外包的每個工作角色，企業可以容忍多少錯誤或延誤。 例如，如果企業將一項工作職能移交給外包公司或自由職業者並犯了一個錯誤——企業可以承受多長時間來等待更正，以免造成比工作價值更多的金錢和聲譽損失？

問題是，這個問題沒有正確或錯誤的答案。 這是每個企業都必鬚根據與客戶的關係以及選擇堅持的質量標準自行決定的事情。 在這個階段，有些工作角色可能不值得承擔潛在風險，無論企業通過外包可以節省多少成本。

徵求外包報價

外包決策過程的下一步也是最後一步是徵求所需工作的報價。 這應該從對潛在外包合作夥伴的一些盡職調查開始。 找到具有良好成功記錄和可驗證的業務所需工作經驗的候選人至關重要。 然後，您可以為通過審核的候選人準備報價請求。 這是前面步驟中收集的所有信息派上用場的地方。 您可以使用它與潛在的外包合作夥伴溝通幾件事，包括：

• 所需工作的具體性質和範圍
• 可接受的誤差幅度
• 企業會考慮為這項工作花費的最高金額
• 外包安排何時需要開始

在這一點上，決定歸結為哪些外包合作夥伴將同意以最低的價格滿足公司的要求。 對於那些這樣做的人，應遵循適當的安排向前推進。

底線——何時外包

通過遵循上述程序，數字代理或任何其他類型的企業應該能夠做出明智的外包決策。 遵循該程序後，該程序應該可以最大限度地降低風險並提高由此產生的外包安排滿足業務需求的可能性，同時降低成本。 當然，也有可能外包對許多數字機構來說沒有意義。 這當然沒有錯。 然而，將外包作為一種選擇始終是值得的，因為業務和運營條件可能而且確實經常發生變化。