Piagam Tim: Panduan Lengkap dan Template Gratis

Piagam tim adalah salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan kolaborasi dan kerja tim dalam suatu proyek, bisnis, atau perusahaan. Ketika Anda membuat dokumen seperti itu dengan tepat, Anda dapat memotivasi dan mendorong anggota tim Anda untuk bekerja sebagai satu kesatuan.

Mendokumentasikan peran dan tanggung jawab tim proyek dan tinjauan rutin telah menjadi kebutuhan saat ini. Itu karena industri dan bisnis berubah dengan kecepatan yang belum pernah terjadi sebelumnya. Perusahaan telah mulai menerapkan piagam tim dan template mereka untuk mengikuti kebutuhan era digital.

Ingin tahu lebih banyak tentang piagam tim? Lanjutkan membaca artikel ini untuk menemukan diskusi mendalam tentang topik, tujuan, manfaat, penyusunan, dan template gratis untuk memandu Anda dalam situasi kehidupan nyata.

Apa itu Piagam Tim?

Untuk menentukan aset, hambatan, dan tujuan tim proyek, pemilik atau manajer proyek menggunakan dokumen piagam tim. Terkadang, piagam semacam itu juga dapat menguraikan batasan dan arah tim. Singkatnya, ini sangat mirip dengan peta jalan produk atau proyek, kecuali piagam tim hanya untuk tim individu.

Piagam tim proyek harus secara jelas mendefinisikan tanggung jawab dan peran setiap anggota tim. Ini menekankan fokusnya pada kiriman anggota tim dan bagaimana menyusun rencana untuk pengiriman selama beberapa waktu. Selain itu, ini memastikan keterlibatan tim yang lancar dalam jangka panjang dan selama transisi yang signifikan dalam proyek atau bisnis.

Manajemen yang lebih tinggi, bawahan mereka, pimpinan proyek, dan anggota tim proyek harus mencapai konsensus sebelum menyiapkan piagam tim. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi kebingungan tentang peran tim dalam proses bisnis atau proyek.

Tujuan Membuat Piagam Tim

Piagam anggota tim proyek adalah bagian tak terpisahkan dari proses perencanaan sumber daya proyek yang lebih luas. Anda harus membuat draf dokumen dengan mempertimbangkan tujuan berikut:

• Pertama, tentukan hasil proyek di mana tim akan bekerja dalam bentuk hasil. Hasil ini bisa berupa layanan, produk, atau kiriman sederhana.
• Selanjutnya, Anda perlu menetapkan peran untuk anggota tim berdasarkan hasil proyek individu. Misalnya, menugaskan pengembang front-end, pengembang back-end, perancang, penguji, dan pemasar untuk proyek pengembangan aplikasi.
• Elemen ketiga adalah mendefinisikan tanggung jawab berdasarkan peran. Sertakan klausul yang sesuai untuk memastikan amandemen tanggung jawab yang diperlukan ketika proyek menuntutnya.
• Anda juga perlu menyiapkan saluran hubungan yang tepat dari tingkat bawah ke tingkat atas proyek. Ini akan memastikan rantai komando yang sesuai untuk tugas pelaporan, bug, dan kiriman.
• Terakhir, harus ada seperangkat aturan dasar yang sejalan dengan kebijakan perilaku bisnis yang dapat diterima.

Manfaat Menggunakan Piagam Tim

Berikut adalah keuntungan yang dapat Anda harapkan dari piagam anggota tim:

• Jika staf bisnis Anda takut dengan transformasi baru, piagam tim dapat membantu mereka bergabung karena berfungsi sebagai panduan cara.
• Ini juga membantu tim atau pimpinan proyek menetapkan akuntabilitas di seluruh tim untuk memastikan karyawan secara otomatis memilih tugas mereka.
• Piagam tim mencakup tanggung jawab dan peran terperinci dari semua anggota tim. Dengan demikian, sumber daya tidak membuang waktu menebak tugas mereka dalam proyek.
• Pemangku kepentingan bisnis dan pemilik proyek akan mengetahui tujuan tim. Ini akan memungkinkan manajemen yang lebih tinggi untuk mengambil keputusan strategis untuk meningkatkan atau menurunkan kekuatan tim.
• Piagam tim juga membantu manajer proyek menyelesaikan konflik ketika beberapa tim secara aktif mengerjakan satu proyek.

Atribut Penting Piagam Tim

Atribut piagam tim akan berubah dari proyek ke proyek. Tapi, sepuluh fitur berikut agak umum:

• Tujuan dan misi tim
• Latar belakang proyek
• Sebutkan anggaran, pelatihan, dan sumber daya
• Struktur operasional tim
• Peran dan tanggung jawab anggota tim
• Metrik untuk penilaian kinerja tim
• Garis besar ruang lingkup proyek dan partisipasi tim
• Panduan komunikasi untuk menetapkan kebijakan rapat tim
• Daftar tugas dan pencapaian proyek
• Tanda tangan semua anggota tim

Setelah memasukkan atribut di atas, Anda dapat menggunakan imajinasi dan kreativitas Anda untuk meningkatkan piagam tim.

Membuat Piagam Tim: Panduan Langkah-demi-Langkah

Membuat piagam anggota tim menyenangkan dan mudah jika Anda menggunakan template yang bagus. Anda juga sebaiknya memilih penyusunan dokumen secara kolaboratif daripada mengizinkan satu orang untuk mengerjakannya. Inilah cara Anda dapat membuatnya untuk proyek atau bisnis Anda sendiri:

#1. Mulailah dengan konteks piagam seperti mengidentifikasi harapan pemangku kepentingan, kapasitas kontribusi anggota tim, harapan pribadi, dan pemimpin tim.

#2. Berikan pertanyaan kepada semua anggota dan minta mereka menulis jawaban mereka sendiri.

#3. Sekarang, saatnya untuk menyusun pernyataan misi untuk piagam tim. Anda bisa memulainya dengan mengumpulkan info target sukses, tujuan yang ingin dicapai, nilai tambah kerja untuk mendukung tim, dll.

#4. Langkah selanjutnya adalah membuat tonggak, tujuan, dan tenggat waktu yang terkait dengan pernyataan misi proyek. Di sini, Anda dapat menjelaskan peran, tanggung jawab, dan mentor. Selain itu, Anda dapat menyebutkan:

• Siapa yang akan melapor kepada siapa
• Orang yang menilai kinerja individu
• Siapa yang mendapat tugas untuk berkomunikasi dengan otoritas yang lebih tinggi

#5. Kemudian, Anda perlu membuat garis besar rinci untuk penilaian kinerja. Anda perlu menyiapkan metrik, interval penilaian, mode evaluasi, dan format penilaian.

#6. Setelah Anda menyelesaikan konten di atas, lanjutkan dengan mencetak dokumen secara fisik untuk dibagikan. Anda juga dapat mengedarkan draft piagam secara digital. Terlepas dari mode berbagi, Anda perlu mendapatkan pengakuan dari setiap anggota tim.

Berikut adalah beberapa saran template piagam tim gratis terbaik untuk membuat piagam tim berkualitas tinggi untuk kebutuhan profesional:

Lukisan dinding

Mural adalah alat papan tulis populer yang memungkinkan pembuatan piagam tim secara kolaboratif. Jika Anda menggunakan templat piagam tim dari alat kolaborasi ini, Anda dapat dengan mudah menguraikan elemen-elemen penting dari koneksi dan komunikasi tim. Anda juga harus dapat menentukan seperangkat keterampilan dan konsep yang akan memandu tim Anda di masa depan.

Ada dua versi berbeda dari template piagam tim Mural. Salah satunya adalah contoh piagam tim yang telah selesai, dan yang lainnya adalah desain kosong dari dokumen yang sama. Setelah Anda selesai membuat dokumen melalui kolaborasi, ekspor dalam berbagai bentuk seperti PDF, PNG, dan HTML zip dengan data.

miro

Miro adalah papan kolaborasi online lain yang sukses untuk tim jarak jauh dan hibrida. Itu juga dilengkapi dengan beberapa templat gratis untuk piagam tim yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah. Selanjutnya, Anda dapat membagikan tautan templat online dengan seluruh tim Anda untuk kerja kolaboratif pada piagam perusahaan atau tim proyek.

Miro juga menguraikan instruksi lengkap untuk mengedit templat gratisnya seperti piagam tim untuk penjualan atau tim akademik di portal templatnya. Anda dapat mendaftar secara gratis menggunakan akun Google Anda dan mulai mempersonalisasi dokumen contoh sesuai proyek Anda. Jika Anda perlu mengekspor dokumen, Anda dapat menyimpannya sebagai gambar, PDF, atau template Miro.

Buatan

Creately adalah ruang kerja visual yang diakui secara global untuk membuat diagram alur, diagram, infografis, dan piagam tim. Ini memiliki perpustakaan templat yang luas untuk berbagai dokumen bisnis, termasuk piagam untuk tim proyek. Dengan demikian, Anda dapat memilih salah satu yang memenuhi kebutuhan bisnis atau proyek Anda dan mengeditnya.

Namun, Creately menawarkan sejumlah templat piagam tim untuk pengguna gratis. Anda dapat memilih format tiga kali tiga atau dua kali tiga kali dua. Template yang tersedia dari Creatly cocok untuk dokumen piagam tim yang ringan dan terfokus. Berbicara tentang mengekspor, ia menawarkan format PDF, JPEG, CSV, PNG, dan SVG.

Format Dokumen

DocFormats adalah portal berperingkat teratas dan andal untuk templat dokumen bisnis seperti proposal acara, evaluasi karyawan, brosur pemasaran, dll. Anda juga akan menemukan beberapa dokumen contoh piagam tim profesional di situs web ini. Ada lebih dari 10 templat piagam tim di DocFormats.

Perpustakaannya mencakup proyek, perawatan kesehatan, pengembangan tangkas, tipe kolom, dan piagam tim visual. Anda dapat mengunduh file RTF dan Word dari portal. Kemudian, Anda dapat mengedit dokumen sesuai kebutuhan Anda.

Contoh.net

Anda mungkin telah mengunjungi Sample.net untuk mendapatkan konten dokumen bisnis, penjualan, dan pemasaran yang berkualitas tinggi dan tepercaya. Kali ini, kami anjurkan Anda untuk berkunjung lagi agar Anda bisa mendapatkan lebih dari 50 template piagam tim yang siap bisnis.

Ini menawarkan berbagai contoh dokumen untuk piagam tim tentang tugas kelompok, batasan tim, kerja tim, rubrik penilaian, desain grafis, rencana tindakan manajemen, kepemimpinan eksekutif, dan banyak lagi.

Dokumen template berada dalam jenis file yang berbeda. Anda dapat mengklik salah satu template untuk melihat sekilas jenis file yang dapat diunduh. Sebagian besar unduhan tersedia dalam format PDF, jadi Anda memerlukan alat editor PDF untuk menyesuaikan template.

Pikiran Akhir

Artikel ini harus berfungsi sebagai referensi masuk Anda untuk piagam tim dan templatnya kapan pun Anda perlu membuatnya untuk proyek atau bisnis Anda. Anda juga dapat mengikuti panduan langkah demi langkah untuk membuat piagam tim yang disebutkan di atas.

Selain itu, artikel ini juga memperkenalkan Anda ke 5 templat piagam tim populer dan terbaik yang dapat Anda gunakan secara gratis dalam proyek dan operasi bisnis yang relevan.

Hanya membuat piagam tim yang dapat ditindaklanjuti bukanlah akhir dari tanggung jawab Anda. Anda harus membagikannya dengan tepat kepada tim dan pemilik proyek. Selain itu, Anda harus menjaga agar dokumen tetap aman dari pengintaian di dunia maya. Oleh karena itu, Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen apa pun untuk administrasi konten yang mudah.