10 Perangkat Lunak Asosiasi Pemilik Rumah (HOA) Terbaik untuk Komunitas Anda

Perangkat lunak HOA cerdas untuk mengelola asosiasi pemilik rumah, komunitas kondominium, dan masyarakat perumahan.

Mengelola komunitas pemilik rumah atau asosiasi perumahan bukanlah tugas kecil. Dalam kebanyakan kasus, manajer HOA, pemilik properti, dan anggota dewan melaporkan bahwa tugas menumpuk, permintaan layanan tetap tertunda, dan akhirnya seluruh komunitas menderita.

Di sinilah perangkat lunak manajemen HOA yang mendigitalkan semua data asosiasi pemilik rumah, tugas, dan permintaan layanan. Operator hanya perlu menjalankan beberapa klik mouse untuk menjalankan seluruh komunitas hanya dari komputer.

Lanjutkan membaca untuk mempelajari tentang perangkat lunak manajemen HOA dan beberapa nama populer yang harus Anda periksa.

Apa itu Perangkat Lunak HOA?

Perangkat lunak manajemen HOA atau alat asosiasi pemilik rumah adalah paket aplikasi yang didedikasikan untuk membantu personel manajemen HOA, manajer properti, atau anggota dewan HOA. Alat HOA memungkinkan Anda untuk mendigitalkan seluruh operasi dan mengelola komunitas kecil hingga besar dari tablet atau komputer laptop.

Sebagian besar aplikasi asosiasi pemilik rumah adalah alat CRM all-in-one. Alat standar mungkin termasuk yang berikut:

• Database Kontrak Online
• Pembuat Situs Web
• Pembuat Tiket Permintaan Layanan
• Manajer Permintaan Layanan
• Email HOA
• Percakapan Langsung Melalui Obrolan
• Gerbang Pembayaran
• Penjadwalan Acara
• Pembiayaan Layanan
• Pemberitahuan dan Pengingat

Perangkat lunak HOA dapat berfokus pada peraturan, operasi, atau administrasi. Namun, alat manajemen HOA all-in-one menangani hampir semua persyaratan. Dengan demikian, alat all-in-one lebih hemat biaya daripada perangkat lunak HOA dengan fungsi individual.

Fitur Utama Perangkat Lunak HOA

Akan luar biasa bagi Anda untuk duduk di depan pencarian Google dan mulai meneliti aplikasi manajemen HOA. Alat sangat bervariasi dengan fitur, fungsi, dan modul layanan. Namun, Anda harus mencari fitur berikut sebelum berinvestasi dalam perangkat lunak HOA:

Sistem pembayaran

Modul pembayaran harus memungkinkan mode pembayaran online, kartu debit, kartu kredit, cek, dan berbasis IVR. Juga, begitu seorang anggota telah membayar iuran mereka, harus ada pelacakan, pencatatan, dan pengakuan pembayaran yang efisien.

Database Kependudukan

Basis data anggota komunitas adalah otak dari setiap aplikasi manajemen HOA. Di sini, Anda akan menyimpan semua informasi tentang anggota, penduduk, pemilik, manajer properti, penyewa, karyawan layanan, penjaga, dll.

Ini juga harus mudah dioperasikan dan tidak seperti Anda memerlukan ahli database MySQL untuk melakukan kueri, mengedit catatan, dll. Harus ada antarmuka pengguna grafis untuk database dengan bidang otomatis di mana Anda cukup memasukkan data. Juga, untuk pengambilan data, harus ada daftar drop-down sederhana untuk dipilih.

Portal Kependudukan

Harus ada portal tempat anggota komunitas dapat masuk ke profil mereka. Dari sana, mereka dapat memperbarui catatan mereka yang relevan dengan aturan dan peraturan HOA.

Anda juga dapat meng-host konten khusus anggota di portal. Selanjutnya, Anda dapat mengizinkan anggota untuk berkomunikasi satu sama lain melalui email, obrolan, dan forum.

Pelacakan dan Pelaporan Keuangan

Melacak arus masuk dan keluar uang sangat penting bagi komunitas HOA mana pun. Alat ini harus memungkinkan Anda membuat bidang terpisah untuk pendapatan dan pengeluaran. Selanjutnya, harus ada dasbor pandangan mata burung dari mana Anda bisa mendapatkan ide real-time tentang saldo perbendaharaan, status inventaris, dll.

Selain itu, Anda juga memerlukan alat pelaporan sekali klik untuk membuat laporan bulanan, triwulanan, dan tahunan dan mempublikasikannya secara online di situs web HOA untuk transparansi. Laporan keuangan semacam itu juga akan membantu Anda mendapatkan status nirlaba saat Anda menggabungkan alat HOA dengan perangkat lunak akuntansi nirlaba apa pun.

Komunikasi dan Percakapan

Modul komunikasi terpisah harus memiliki fitur seperti pemberitahuan push, email, SMS, manajemen kontak, dan berbagi informasi yang aman.

Selain itu, modul komunikasi harus merekam semua percakapan untuk tujuan audit di masa mendatang.

Penjadwalan dan Manajemen Acara

Memiliki fungsi manajemen acara dan penjadwalan di perangkat lunak HOA Anda adalah hal yang baik. Fitur-fitur tersebut membantu Anda mengelola acara seperti pesta, perayaan, dll., dengan cara yang terorganisir.

Manfaat Perangkat Lunak HOA

• Aplikasi manajemen HOA dapat merampingkan semua dokumentasi, pembayaran, permintaan layanan, menindaklanjuti tiket layanan, mengirim pengingat pembayaran, mengelola pembukuan keuangan, dan sebagainya.
• Manajer properti dapat merekrut staf paruh waktu sebagai operator perangkat lunak dan mengurangi tim operasi HOA untuk menghemat uang.
• Anda dapat dengan mudah mendigitalkan semua data dan dokumen di satu tempat. Mereka tersedia untuk audit setiap kali ada persyaratan.
• Alih-alih mengamankan dokumen fisik di bawah kunci dan kunci, simpan data di dalam alat HOA di lokasi atau di cloud dengan enkripsi yang ketat.
• Ini meningkatkan pelaporan keuangan, insidental, dan keamanan untuk setiap operasi HOA.
• Perangkat lunak ini dapat merevolusi cara warga berkomunikasi. Jadi semua orang tetap diperbarui tentang seluruh komunitas.

Sekarang, temukan di bawah ini beberapa perangkat lunak HOA yang populer dan andal untuk mengelola komunitas perumahan Anda dengan mudah:

bangunan

Buildium adalah platform manajemen properti terpadu yang mudah digunakan. Fitur intinya termasuk yang berikut:

• Operasi bisnis
• Sewa
• Akuntansi dan Pembayaran
• Pemasaran
• Performa bisnis

Bergantung pada opsi yang Anda pilih di atas, fitur akan sedikit berbeda. Namun, secara umum, Anda mendapatkan fungsi berikut dengan langganan Esensial yang cocok untuk manajemen HOA:

• Situs web manajemen properti
• Permintaan pemeliharaan
• 1099 e-Filing
• Pusat residen
• Pembayaran online
• Portofolio untuk manajer properti
• Penyaringan penyewa

Perangkat lunak HOA tidak hanya untuk masyarakat perumahan. Anda juga dapat menggunakan alat ini jika Anda mengelola portofolio seperti Perumahan Siswa, Perumahan Terjangkau, Properti Komersial, dan Asosiasi Komunitas.

PayHOA

PayHOA menjamin Anda fungsionalitas all-in-one dan 100% manajemen online HOA dari mana saja. Perangkat lunak ini cocok untuk semua komunitas perumahan seperti HOA kecil, HOA menengah, komunitas perumahan besar, dan banyak komunitas.

Alat manajemen asosiasi residen mencakup modul terpisah untuk keuangan, manajemen keuangan, komunikasi, dokumen, dan permintaan. Itu juga dilengkapi dengan fungsi tambahan berikut:

• Pembuatan situs web khusus dan hosting untuk menjadikan HOA Anda online
• Kotak kunci untuk pemindaian digital cek dan perutean ke pusat pemrosesan
• Buku besar elektronik yang melacak semua cek yang diproses melalui Lockbox

Alat ini tersedia untuk masa percobaan 30 hari tanpa kartu kredit. Jika Anda merasa aplikasinya memuaskan, Anda dapat berlangganan tergantung pada unit yang perlu Anda kelola. Ini memiliki skema berlangganan yang fleksibel untuk 0 hingga 50 unit, 51 – 150 unit, dan hingga 301 – 500 unit.

TAMBAH SEBUAH

ADDA adalah sistem manajemen masyarakat perumahan komprehensif lain yang menawarkan penagihan, akuntansi, komunikasi, helpdesk, dan keamanan. Anda perlu mendapatkan tiga setelan berbeda dari ADDA untuk merancang sistem manajemen HOA all-in-one. Jas ini adalah:

• ADDA ERP
• Penjaga Gerbang ADDA
• Gedung Klub ADDA

ADDA juga menawarkan aplikasi seluler berpemilik, Apartment SuperApp, untuk aksesibilitas HOA yang nyaman bagi manajer properti, penghuni, dan staf layanan.

ERP ADDA terutama untuk helpdesk, komunikasi komunitas, akuntansi, manajemen pengeluaran, pembayaran, penagihan, laporan admin, aset HOA, dan manajemen inventaris.

Di sisi lain, ADDA Gatekeeper adalah untuk manajemen pengunjung, manajemen staf layanan, pindah, pindah, manajemen kendaraan, integrasi keamanan, dan layanan darurat.

ADDA Clubhouse adalah teman terbaik Anda untuk mengelola layanan rekreasi komunitas seperti pemesanan tempat online, manajemen akses acara, dan pembukuan akun clubhouse.

Rentec Langsung

Rentec Direct adalah perangkat lunak manajemen properti dengan fitur tertanam untuk manajemen HOA. Layanan landasannya adalah untuk manajer properti, tuan tanah, dan penyaringan penyewa. Langganan standar untuk aplikasi HOA ini akan memberi Anda layanan berikut:

• Situs web profesional untuk komunitas penduduk atau kebutuhan persewaan
• Sistem akuntansi layanan lengkap termasuk bank, properti, dan penyewa
• Lakukan penyaringan latar belakang penyewa sebelum menandatangani perjanjian
• Portal pembayaran online untuk penyewa
• Manajemen dokumen real estat berbasis cloud

Sistem berlangganannya menawarkan dua produk. Ini adalah Rentec Pro dan Rentec PM.

Rentec Pro cocok untuk mereka yang mengelola properti mereka. Jika Anda adalah anggota dewan HOA, Anda bisa mendapatkan alat ini dan menugaskan operator untuk mengelola semua tugas operasional dan admin.

Sebaliknya, Rentec PM adalah untuk manajer properti yang mengelola banyak pemilik properti dan aset mereka. Ini mencakup semua fungsi dari Rentec Pro dan sebagai tambahan menyediakan Aplikasi Seluler Portal Pemilik dan Layanan Manajemen & Pelaporan Akun Kepercayaan.

web pintar

Smartwebs adalah penyedia aplikasi manajemen HOA lain yang sedang tren yang menawarkan banyak solusi. Jadi, tergantung pada kebutuhan asosiasi penduduk Anda, Anda dapat memilih dari hanya alat pengelolaan, alat akuntansi, atau perangkat lunak lengkap.

SmartBooks adalah perangkat lunak akuntansi HOA berpemilik dari Smartwebs. Ini mengotomatiskan tugas pengumpulan pembayaran yang memakan waktu dengan menawarkan pembayaran berulang online, pemrosesan penagihan, pengingat pembayaran, dll. Ini juga mencakup sistem pembayaran vendor.

Alat Manajemen Smartwebs menawarkan semua fungsi standar untuk operasi non-keuangan untuk HOA dalam berbagai ukuran. Fungsionalitasnya meliputi Pelanggaran, Arsitektur, Perintah Kerja, Komunikasi, dan SmartPortals.

Namun, jika Anda menginginkan aplikasi all-in-one untuk mengelola semuanya, Anda bisa mendapatkan Platform Smartwebs One dengan langganan All-In-One.

Angin Yardi

Breeze adalah alat manajemen HOA sederhana yang menyegarkan dari Yardi Systems. Alatnya memiliki fitur berbeda untuk berbagai jenis aset real estat. Berikut ini adalah kelas aset yang didukung oleh Breeze:

• Komunitas Perumahan
• Ruang Komersial
• Perumahan yang terjangkau
• Fasilitas Penyimpanan Mandiri
• Asosiasi Perumahan
• Perumahan yang Diproduksi
• PHA

Anda dapat menggunakan alat Asosiasi Perumahan untuk semua operasi HOA dan kebutuhan administrasi. Fitur utamanya adalah:

• Manajemen properti
• Pelacakan Komunitas
• Pemeliharaan
• Akuntansi
• Penagihan Biaya
• Akun hutang
• Pengaturan dan Dukungan
• Pengaya

Perangkat lunak Asosiasi Perumahan hanya hadir dengan langganan Breeze Premier. Ini memiliki tingkat pembayaran per unit per bulan dengan komitmen pembayaran bulanan minimum.

Bulanan

Jika Anda mencari aplikasi HOA yang berkembang pesat di industri ini, Monthli harus menjadi pilihan pertama Anda. Pertama, perangkat lunak HOA sepenuhnya gratis. Jika Anda ingin menghemat uang dari biaya operasional dan administrasi masyarakat tempat tinggal Anda, Anda dapat menggunakan alat ini.

Muncul dengan fitur manajemen HOA yang unik, dan ini adalah:

• Modul daftar nama untuk anggota komunitas orientasi
• Komunikasi dengan alat dan preferensi moderasi
• Manajemen dokumen dan sistem pengiriman surat fisik
• Alur kerja tiket untuk permintaan layanan
• Pemberitahuan dan pengingat
• Penjadwalan dan manajemen acara

Meskipun alat ini gratis, alat ini menyediakan layanan berbayar opsional seperti asuransi, vendor perbaikan pihak ketiga, dll., untuk menghasilkan uang.

Kontrol Kondominium

Condo Control adalah perangkat lunak HOA lain yang mudah digunakan yang dapat digunakan oleh anggota dewan, manajer properti, dan penghuni secara mandiri. Dengan demikian, HOA menghemat banyak uang untuk staf administrasi. Selain itu, semuanya bekerja secara digital di Condo Control, dan Anda menghemat pengeluaran untuk dokumen kertas.

Condo Control suit memiliki fitur khusus untuk melayani berbagai entitas real estat seperti Condos & Co-ops, HOA & Komunitas, Perusahaan Manajemen, Manajemen Keamanan, dan Manajemen Fasilitas.

Anda dapat berlangganan paket Condo Control Core untuk HOA profil rendah. Sebaliknya, dapatkan paket Premium untuk profil tinggi dan HOA besar yang membutuhkan keamanan ekstra, pramutamu, penyimpanan catatan, dan komunikasi.

AplikasiFolio

AppFolio Property Management memodernisasi HOA Anda dengan solusi proptech yang tangguh. Ini memungkinkan penghuni untuk mengelola asosiasi mereka tanpa mempekerjakan staf akuntansi atau manajemen properti eksternal. Alat ini juga cocok untuk asosiasi komunitas besar dan agen manajemen properti komersial.

Perangkat lunak AppFolio HOA memiliki semua fungsi sehingga Anda tidak perlu membeli perangkat lunak lain untuk membantu pengelolaan HOA. Alat ini dapat menangani komunikasi, tiket layanan perbaikan perumahan, akuntansi, pelaporan, persewaan, pemasaran, dan manajemen.

Pramutamu Plus

Concierge Plus membuat hidup lebih mudah bagi perusahaan keamanan dan manajer properti. Perangkat lunak HOA yang bebas dari kekacauan ini menawarkan cara baru untuk membuat penghuni dan penghuni kondominium senang sekaligus meningkatkan produktivitas operasi HOA sehari-hari.

Alat ini tersedia untuk berbagai kelas aset real estat seperti Kondominium, Komunitas Berpagar, HOA, Multifamily Residences, dan Perusahaan Manajemen Properti.

Aplikasi manajemen HOA telah dibagi menjadi tiga modul. Ini adalah Kelola, Komunikasikan, dan Integrasikan. Meskipun alat ini menampilkan ratusan fitur, harganya tidak bersifat publik. Anda perlu memesan uji coba atau demo untuk mendapatkan penawaran yang dipersonalisasi.

Kesimpulan

Alasan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak HOA tidak terhitung banyaknya. Alat-alat ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan pemilik rumah, penghuni, tuan tanah, dan manajer properti secara efisien. Sementara perangkat lunak membantu Anda mencapai tujuan manajemen komunitas perumahan Anda, Anda juga menghemat uang.

Namun, sebelum membeli perangkat lunak HOA, Anda mungkin ingin melihat alat di atas. Ini adalah beberapa pilihan teratas di pasar dan memberi Anda fitur standar untuk menjalankan asosiasi pemilik rumah dengan nyaman.

Pekerjaan tanah dan konstruksi adalah dua kepala yang menantang yang harus sering ditangani oleh asosiasi pemilik rumah. Oleh karena itu, Anda mungkin juga ingin memeriksa alat CRM konstruksi dan perangkat lunak estimasi pekerjaan tanah ini untuk proyek renovasi di masa mendatang.