19 astuces et astuces de productivité qui changent la vie

Conseils de productivité pour accomplir plus de travail

Presque tout ce qui nous entoure est conçu pour attirer notre attention, que ce soit nos smartphones, nos e-mails, nos réseaux sociaux et à peu près tout sur Internet.

Même lorsque nous fermons les yeux pour méditer (ou pour faire une sieste), notre esprit restitue toujours des images de ces choses mêmes que nous fuyons. La seule façon d'être productif à l'ère numérique est de développer un mécanisme de défense « anti-distraction » robuste. Le temps est notre atout le plus précieux et nous devons l'utiliser à bon escient. Cet article passera en revue 19 hacks de productivité pour vous aider à tirer le meilleur parti de vos journées.

Connexe : Comment entrer dans un état de flux : 11 techniques puissantes

19 astuces et astuces de productivité

1. La règle des 3 secondes

La règle des 3 secondes est un excellent moyen de vous pousser à travailler sur une tâche que vous redoutez. Cela semble assez idiot en principe, mais fonctionne comme par magie.

Chaque fois que vous remettez quelque chose à plus tard, commencez simplement à compter à partir de 3, et dès que vous arrivez à 1, mettez tout le reste de côté et commencez immédiatement la tâche sans réfléchir à deux fois.

Par exemple, si vous avez un devoir à rendre dans quelques heures, mais que vous ne pouvez tout simplement pas quitter YouTube, dites « 3…2…1…Allons-y ! et fermez immédiatement votre navigateur et ouvrez le devoir.

2. Mesurez combien de temps vous pouvez vous concentrer

La mesure est un excellent conseil de productivité pour suivre les progrès. Mesurez combien de temps vous pouvez travailler sur une tâche avant de dériver mentalement . Une fois que vous connaissez votre temps moyen, essayez de l'augmenter d'environ 20 %. Si vous travaillez depuis 2 heures et que vous vous sentez épuisé, prévoyez 20 minutes de plus avant de faire une pause. Annonces

Vous pouvez également garder une trace de combien de temps vous avez travaillé sur une tâche sans aucune distraction. Si vous avez terminé le projet rapidement, ne vous distrayez pas trop longtemps avec autre chose ou il vous faudra encore plus de temps pour recommencer.

La technique Pomodoro est un autre excellent moyen d'améliorer votre concentration. C'est à peu près juste des intervalles chronométrés avec de petites pauses entre les deux. L'idée est que vous travaillez pendant 25 minutes, puis faites une pause de cinq minutes. Après quatre "pomodoros" (qui peuvent durer de 25 minutes à une heure), faites une pause de 15 à 30 minutes.

Vous pouvez régler une minuterie pour suivre votre cycle de travail, mais n'oubliez pas de prendre vos pauses. Si vous avez travaillé pendant trois pomodoros sans prendre de pause, vous ne pourrez probablement pas vous concentrer sur ce que vous devez faire ensuite. Et si vous voulez obtenir les meilleurs résultats de cette technique, essayez de garder vos séances de travail cohérentes (travailler pendant 25 minutes sans distractions).

3. Automatisez les tâches répétitives

L'automatisation des tâches répétitives peut vous aider à libérer quelques heures supplémentaires dans votre journée pour les consacrer à des tâches plus importantes . Les tâches qui n'ont pas besoin d'une « touche humaine » sont de bons exemples de choses qui peuvent être automatisées. Pourquoi continuer à faire des tâches banales encore et encore alors que votre ordinateur peut le faire pour vous ? Vous seriez surpris de voir combien de temps libre vous pouvez gagner simplement en automatisant certaines de ces choses.

Vous pouvez utiliser des outils tels que Hootsuite pour automatiser vos publications sur les réseaux sociaux, Mailchimp pour vos campagnes par e-mail, HubSpot pour vos activités de vente et de marketing, Lemlist pour vos contacts à froid sur LinkedIn.

Vous pouvez même installer un bot sur votre site Web et vos pages de médias sociaux pour vous aider à rationaliser votre support client et répondre automatiquement aux questions. Toute tâche répétitive que vous ne pouvez pas automatiser pour une raison quelconque, sous-traitez-la plutôt à un pigiste. Annonces

4. Apprenez à dire non

C'est l'un des meilleurs hacks de productivité. Dire oui trop souvent vous oblige à passer votre journée à faire partie des projets des autres et à ne pas avoir de temps pour vous. Apprenez à dire non fermement, mais poliment. Et ne vous sentez jamais coupable pour cela.

Dire non ouvre votre temps pour faire les choses que vous voulez réellement faire (et cela laisse de la place aux autres pour profiter de leur journée sans vous).

Annonces Bien sûr, ce n'est pas si facile de dire non parfois – nous savons ce que c'est. Il peut être difficile de refuser des plans quand vous savez qu'ils ont été faits avec de bonnes intentions, surtout s'il s'agit de quelque chose de petit. Mais il existe des moyens de dire non aux plans et aux demandes des autres sur votre temps, sans laisser un mauvais goût dans leur bouche.

Il y a deux façons de refuser les gens : franchement ou aimablement. Simple, c'est quand vous leur dites pourquoi ils ne peuvent pas avoir votre temps. C'est quand vous dites : « je ne peux pas sortir mardi parce que je suis occupé » ou « je ne veux pas sortir ce soir ». Cela ne va pas rendre la personne heureuse, mais au moins elle sait pourquoi vous dites non.

Et puis il y a être gentil. Vous pouvez dire : « Je dois travailler », ce qui est vrai. Mais vous pouvez aussi dire : « Je ne me sens pas d'humeur à sortir ce soir, mais dis-moi si tu veux faire quelque chose la semaine prochaine.

Être gentil est ouvert à l'interprétation, ce qui pourrait forcer la personne à être créative avec son plan B. Alors planifiez judicieusement votre approche lorsqu'il s'agit de dire «non». Annonces

5. Faites des pauses régulières

Lorsque vous travaillez trop d'heures sans faire de pause, votre niveau de productivité commence inévitablement à baisser. Faire des pauses régulières aide à recharger vos batteries et à revenir l'esprit plus vif .

La bonne nouvelle est que vous n'avez pas besoin de réserver des heures à la fois pour récolter les fruits des pauses régulières. Vous pouvez voir des améliorations mesurables en prenant même de brèves pauses mentales, selon une étude menée par l'Université de l'Illinois.

L'étude a révélé que les participants qui ont pris une pause de 10 minutes après une demi-heure de test de leur mémoire ont pu faire beaucoup moins d'erreurs lors de la reprise du test par rapport à ceux qui n'ont pas pris de pause.

Les résultats de cette petite étude suggèrent également que si une pause plus longue après une heure de travail peut vous éclaircir la tête et réduire la fatigue, une courte pause après seulement une demi-heure peut avoir un impact beaucoup plus important sur vos performances cognitives.

Vos pauses peuvent prendre la forme d'une courte promenade, de s'étirer, de faire du café ou même simplement de sortir pour prendre l'air. Faites juste attention à ne pas vous laisser entraîner dans une distraction dont il sera difficile de se débarrasser, comme aller sur les réseaux sociaux. Vous pouvez toujours le faire à la fin de votre journée.

6. Éliminez toutes les distractions non essentielles

Les distractions entravent notre capacité à nous concentrer. Selon cette recherche, le travailleur moyen ne peut pas passer plus de 6 minutes sans consulter ses e-mails ou sa messagerie instantanée. Éliminez toutes les distractions non essentielles pendant vos heures de travail.

Si vous ne pouvez pas vous empêcher de vérifier votre téléphone toutes les quelques minutes, éteignez-le et éloignez-le de votre proximité. Ne vous inquiétez pas de manquer des appels ou des SMS "importants", vous pouvez toujours les renvoyer plus tard.

Les distractions encouragent le multitâche, un acte de jonglage mental qui dégrade la performance des deux tâches. Moins vous avez de distractions, plus vous pouvez accomplir de travail.

7. Définissez une heure précise pour consulter vos e-mails

La raison pour laquelle nous ne pouvons pas résister à vérifier notre courrier électronique toutes les quelques minutes est due à l'effet FOMO. La plupart des e-mails que nous recevons ne nécessitent pas réellement notre réponse urgente. Vous pouvez définir des heures spécifiques au cours de la journée pour consulter votre boîte de réception et répondre aux messages par lots.

Vous pouvez le vérifier à midi - après avoir terminé vos tâches matinales les plus importantes, puis à nouveau en fin d'après-midi, juste avant de quitter le travail. Sortez de l'habitude de le vérifier impulsivement toutes les quelques minutes.

8. Protégez votre « flux »

Le Flow est un état d'esprit dans lequel vous êtes tellement immergé dans une activité que vous devenez inconscient de votre environnement . Lorsque vous êtes dans un tel état, le travail ne se sent plus le travail. Si vous lisez un livre, les pages se tournent d'elles-mêmes. Si vous écrivez, les mots sortent de vous sans effort.

Chaque fois que vous vous trouvez dans un tel état, protégez-le comme si votre vie en dépendait. C'est alors que votre créativité est à son apogée. Coupez le son de votre téléphone, désactivez vos notifications par e-mail, éloignez-vous des réseaux sociaux et de tout ce qui pourrait vous faire perdre la concentration. Ne parlez même pas aux gens. Rien d'autre ne devrait avoir d'importance à part la tâche sur laquelle vous vous concentrez. Lorsque votre flux est perturbé, le récupérer peut prendre des heures ou parfois même ne pas se produire pendant la journée.

9. Notez tout

C'est l'un des meilleurs conseils de productivité pour faire avancer les choses. Nous avons tendance à surestimer notre capacité à nous souvenir des choses. Prenez l'habitude de tout écrire, de vos plans quotidiens aux noms des nouvelles personnes que vous rencontrez. Cela ne prend pas beaucoup de temps ou d'efforts. Vous pouvez utiliser votre smartphone ou transporter un petit carnet de poche et un stylo.

Vous serez surpris de voir à quel point ce hack de productivité vous aide. Tout est écrit et vous pouvez rayer les éléments au fur et à mesure qu'ils sont terminés, ce qui vous donne un sentiment de satisfaction et de progrès. Vous vous sentirez ainsi plus en contrôle de votre journée.

Lorsque nous écrivons des choses, nous sommes obligés d'organiser nos tâches . Nous réfléchissons aux étapes nécessaires pour atteindre un objectif et planifions comment nous pouvons décomposer un objectif en morceaux de travail gérables. Tout est là sur papier, hors de nos têtes où il peut être oublié.

Rien n'est plus frustrant que lorsque vous ne vous souvenez plus de ce que vous vouliez faire ou de ce que vous vouliez acheter. C'est encore plus frustrant quand on se rend compte que c'est l'une des nombreuses choses dont on ne se souvient pas. Développer l'habitude de tout écrire résout ce problème une fois pour toutes.

10. Planifiez votre journée à l'avance

Il n'y a pas beaucoup de hacks de productivité plus importants que cela. Avoir écrit des listes de choses à faire augmente vos chances de suivre jusqu'à 91 %. Fixez-vous quelques priorités pour votre journée – de préférence la veille, puis abordez-les dès le matin pendant que votre esprit est encore frais.

Si vous ne planifiez pas vos activités à l'avance, vous vous surprendrez à réagir aux choses qui se présentent. Cela signifie que l'exécution de petites tâches peut prendre toute votre journée.

La raison pour laquelle la planification est si importante est qu'elle vous prépare au succès à long terme. Vous gagnerez du temps en n'ayant pas à déterminer ce que vous devez faire ensuite. Choisissez simplement une tâche dans votre liste de tâches et lancez-vous.

En ne planifiant pas votre liste de choses à faire à l'avance, vous pouvez avoir une journée très chargée mais faire encore très peu de progrès, puisque vous n'auriez pas travaillé sur les choses qui comptent le plus.

11. Commencez votre journée en vous attaquant aux tâches les plus importantes

Vous êtes plus susceptible de céder aux distractions plus tard dans la journée lorsque vous êtes épuisé et que votre volonté est épuisée. De plus, au fur et à mesure que la journée avance, la qualité de votre production devient de moins en moins bonne.

Les gens ont tendance à céder aux distractions lorsqu'ils remarquent que leur volonté s'épuise. Si vous commencez votre journée en vous concentrant uniquement sur les tâches les plus importantes, vous serez moins tenté de céder aux distractions plus tard.

Vous constaterez également que votre sortie est de meilleure qualité. Planifier votre journée à l'avance aide à réduire l'encombrement et les distractions en vous rappelant les choses qui nécessitent toute votre attention dès que vous vous réveillez . Réservez les heures du matin pour ces tâches.

12. Attachez des récompenses à vos réalisations

Attacher des récompenses aux réalisations peut vous donner un coup de pouce supplémentaire lorsque vous vous sentez fatigué et épuisé mentalement. Les récompenses peuvent être tout ce que vous aimez.

Par exemple, vous pouvez prendre une collation après avoir terminé une tâche. Vous pouvez sortir boire un verre avec vos amis après avoir atteint votre quota de vente. Vous pouvez planifier de prendre des vacances après avoir terminé un projet long et épouvantable. Plus la réalisation est grande, plus la récompense devrait être grande.

13. Le secret de productivité « Jerry Seinfeld »

C'est l'un de mes hacks de productivité préférés. Procurez-vous un grand calendrier mural qui contient tous les jours et tous les mois sur une seule page, puis accrochez-le à côté de votre poste de travail (ou sur un mur bien en vue de votre maison). Pour chaque jour où vous accomplissez toutes vos tâches, mettez un grand X avec un marqueur rouge.

Après quelques jours, une chaîne commencera à s'accumuler et votre objectif sera de ne pas la briser. Lorsque vous avez une chaîne qui dure plusieurs semaines, vous ferez tout ce qu'il faut pour éviter de la casser afin de ne pas avoir à tout recommencer.

14. Décomposez les grandes tâches en petits morceaux plus faciles à gérer

Lorsqu'une tâche est trop importante ou difficile, notre première réaction est de la redouter, ce qui conduit alors à la procrastination. Le simple fait d'y penser peut même nous donner des nuits blanches. Chaque fois que vous êtes confronté à une telle tâche, décomposez-la en plus petits morceaux qui sont moins accablants à penser.

Par exemple, si vous devez rédiger un rapport de 10 000 mots, décomposez-le en fonction des sujets que vous comptez aborder, puis concentrez votre énergie sur un sujet avant de passer au suivant, puis au suivant. Ne le regardez pas dans son ensemble sinon vous ne trouverez jamais la motivation pour vous lancer.

15. Regroupez les tâches similaires

Faire des tâches sans rapport à la suite peut être éprouvant mentalement et vous empêcher d'entrer dans un état de flux . Le regroupement de tâches similaires permet de conserver le même état d'esprit tout en travaillant.

Vous pouvez regrouper des activités sociales telles que des e-mails, des appels téléphoniques et des réunions ; des activités physiques comme la cuisine, le nettoyage et l'épicerie ; des activités récréatives comme regarder la télévision, lire et utiliser les médias sociaux. Les faire de manière interchangeable va certainement gâcher votre flux.

16. Arrêtez le multitâche

Le multitâche n'est pas aussi efficace que beaucoup de gens le croient. La recherche montre qu'il peut réduire votre productivité jusqu'à 40 % puisque vous n'accordez pas toute votre attention à une seule chose.

Cela peut également réduire votre efficacité, vous ralentir et même vous stresser. Plutôt que d'essayer d'en faire plus à la fois, essayez de vous concentrer davantage sur une seule tâche à la fois .

Une étude de l'Université de Londres montre que le multitâche ne permet pas à votre cerveau de traiter l'information aussi profondément que lorsque vous vous concentrez sur une tâche à la fois. Lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois, vous réduisez en fait votre capacité à récupérer des souvenirs et à traiter des informations.

Par conséquent, la prochaine fois que vous devrez faire plusieurs choses à la fois, choisissez-en une à la place. Vous pourrez accomplir vos tâches beaucoup plus rapidement, gagner du temps et rester au courant de tout pour le reste de la journée.

17. Créer des modèles pour les activités de routine

C'est l'un des meilleurs hacks de productivité pour en faire plus en moins de temps. Si votre travail consiste à effectuer les mêmes tâches encore et encore, créez des modèles pour ne pas toujours avoir à recommencer à zéro . Vous pouvez créer des modèles pour vos e-mails, rapports, propositions, etc., puis les personnaliser uniquement pour le destinataire.

Si vous traitez beaucoup avec des clients, écrivez une liste de questions fréquemment posées et les réponses pertinentes. Chaque fois que vous recevez un e-mail concernant l'une des questions de votre liste, vous pouvez simplement copier/coller la réponse (et bien sûr, la personnaliser avant de l'envoyer).

18. Abandonnez le perfectionnisme

Lorsque vous passez trop de temps à essayer de faire quelque chose de parfait alors que c'est déjà assez bon, vous êtes simplement contre-productif.

Rien de ce que vous ferez ne sera jamais parfait. Les êtres humains sont des créatures imparfaites et c'est dans notre nature de faire des erreurs. Nous ne sommes pas des machines. Apprenez à abandonner les attentes irréalistes de vous-même et des personnes avec lesquelles vous travaillez.

Bien que le perfectionnisme soit exigeant, être réaliste est plus susceptible de vous permettre de faire votre travail (sans vous stresser). Vous pouvez toujours améliorer la qualité de votre production, mais savoir quand lâcher prise vous évitera de perdre du temps sur quelque chose qui est déjà assez bon. C'est normal d'avoir des attentes élevées, mais sachez quand lâcher prise. Vous n'obtiendrez jamais le succès en étant trop dur avec vous-même.

19. Buvez beaucoup d'eau

Enfin, buvez beaucoup d'eau ! Emportez une bouteille partout où vous allez. Parfois, vous n'avez peut-être pas soif, mais votre corps a désespérément besoin d'eau pour atteindre son niveau optimal . La déshydratation peut vous rendre paresseux, irritable et vous empêcher de vous concentrer même sur les plus petites tâches.

Cela peut également affecter votre apparence physique. Si vous êtes déshydraté, votre peau peut devenir sèche et vos yeux peuvent sembler enfoncés.

Si vous voulez vraiment rester hydraté, vous devez savoir ce que la couleur de votre pipi vous dit. S'il est jaune foncé, cela signifie généralement que vous ne buvez pas assez d'eau. Si c'est une couleur claire, alors félicitations! Vous buvez probablement assez d'eau.

Cela peut sembler dégoûtant, mais le meilleur moment pour vérifier votre urine est le matin au réveil. C'est le temps qu'il faut à votre eau de la nuit dernière pour sortir complètement de votre système. Au moment où vous vérifiez votre urine le matin, toute cette eau aura quitté votre vessie. S'il est jaune, essayez de boire plus d'eau au cours de la journée.

Si vous devez uriner fréquemment, cela peut signifier que vous buvez beaucoup trop d'eau et que vous devriez ralentir. Mais si vous urinez moins que d'habitude, cela peut signifier que votre corps a du mal à se débarrasser de l'eau parce qu'il n'en reçoit pas assez. Essayez de boire un verre d'eau toutes les heures jusqu'à ce que votre pipi ait une couleur normale.