19 trucos y consejos de productividad que cambian la vida

Consejos de productividad para hacer más trabajo

Casi todo lo que nos rodea está diseñado para captar nuestra atención, ya sean nuestros teléfonos inteligentes, correo electrónico, redes sociales y casi todo en Internet.

Incluso cuando cerramos los ojos para meditar (o para tomar una siesta), nuestra mente todavía reproduce imágenes de esas mismas cosas de las que estamos huyendo. La única forma de ser productivo en esta era digital es desarrollar un sólido mecanismo de defensa "anti-distracción". El tiempo es nuestro activo más valioso y debemos usarlo sabiamente. Este artículo repasará 19 trucos de productividad para ayudarte a aprovechar al máximo tus días.

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19 trucos y consejos de productividad

1. La regla de los 3 segundos

La regla de los 3 segundos es una excelente manera de esforzarte para trabajar en una tarea que temes. Suena bastante tonto en principio, pero funciona como magia.

Cada vez que estés postergando algo, solo comienza a contar desde 3, y tan pronto como llegues a 1, deja todo lo demás a un lado e inmediatamente ponte a trabajar sin pensarlo dos veces.

Por ejemplo, si tiene una tarea que debe entregar en unas pocas horas, pero no puede salir de YouTube, diga "3... 2... 1... ¡Vamos!". e inmediatamente cierre su navegador y abra la tarea.

2. Mide cuánto tiempo puedes concentrarte

La medición es un gran consejo de productividad para seguir el progreso. Mida cuánto tiempo puede trabajar en una tarea antes de quedarse dormido mentalmente . Una vez que sepa cuál es su tiempo promedio, intente aumentarlo en aproximadamente un 20%. Si has estado trabajando durante 2 horas y te sientes agotado, haz 20 minutos adicionales antes de tomar un descanso. anuncios

También puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo trabajó en una tarea sin distracciones. Si terminaste el proyecto rápidamente, no te distraigas con otra cosa por mucho tiempo o te llevará aún más tiempo comenzar de nuevo.

La técnica Pomodoro es otra gran manera de mejorar tu concentración. Son prácticamente solo intervalos cronometrados con pequeños descansos en el medio. La idea es que trabajes durante 25 minutos y luego tomes un descanso de cinco minutos. Después de cuatro “pomodoros” (que pueden ser desde 25 minutos hasta una hora), toma un descanso de 15 a 30 minutos.

Puede configurar un temporizador para realizar un seguimiento de su ciclo de trabajo, pero no olvide tomar sus descansos. Si trabajó durante tres pomodoros sin tomar ningún descanso, probablemente no podrá concentrarse mucho en lo que debe hacer a continuación. Y si desea obtener los mejores resultados de esta técnica, intente mantener sus sesiones de trabajo constantes (trabajando durante 25 minutos sin distracciones).

3. Automatice las tareas repetitivas

La automatización de tareas repetitivas puede ayudarlo a liberar algunas horas adicionales en su día para usarlas en cosas más importantes . Las tareas que no necesitan el "toque humano" son buenos ejemplos de cosas que se pueden automatizar. ¿Por qué seguir haciendo tareas mundanas una y otra vez cuando su computadora puede hacerlo por usted? Se sorprendería de la cantidad de tiempo libre que puede recuperar simplemente automatizando algunas de estas cosas.

Puede usar herramientas como Hootsuite para automatizar sus publicaciones en las redes sociales, Mailchimp para sus campañas de correo electrónico, HubSpot para sus actividades de ventas y marketing, Lemlist para sus alcances en frío de LinkedIn.

Incluso puede instalar un bot en su sitio web y páginas de redes sociales para ayudar a optimizar su atención al cliente y responder automáticamente a las preguntas. Cualquier tarea repetitiva que no puedas automatizar por algún motivo, subcontrata a un profesional independiente. anuncios

4. Aprende a decir no

Este es uno de los mejores trucos de productividad. Decir que sí con demasiada frecuencia te obliga a pasar el día siendo parte de los planes de otras personas y sin tener tiempo para los tuyos. Aprende a decir no con firmeza, pero con cortesía. Y nunca te sientas culpable por ello.

Decir no abre tu tiempo para hacer las cosas que realmente quieres hacer (y deja espacio para que otros disfruten su día sin ti).

anuncios Por supuesto, a veces no es tan fácil decir que no, sabemos cómo es. Puede ser difícil rechazar planes cuando sabes que se hicieron con buenas intenciones, especialmente si se trata de algo pequeño. Pero hay maneras de decir no a los planes y demandas de tiempo de otras personas, sin dejar un mal sabor de boca.

Hay dos formas de rechazar a las personas: directo o amable. Directo es cuando les dices por qué no pueden tener tu tiempo. Es cuando dices: "No puedo salir el martes porque estoy ocupado" o "No quiero salir esta noche". No va a hacer feliz a la persona, pero al menos sabrá por qué dices que no.

Y luego está ser amable. Puedes decir: “Tengo que trabajar”, ​​lo cual es cierto. Pero también puedes decir: “No tengo ganas de salir esta noche, pero avísame si quieres hacer algo la semana que viene”.

Ser amable está abierto a la interpretación, lo que podría obligar a la persona a ser creativa con su plan B. Así que planifique sabiamente su enfoque cuando se trata de decir "no". anuncios

5. Toma descansos regulares

Cuando trabaja demasiadas horas sin tomar un descanso, sus niveles de productividad inevitablemente comienzan a disminuir. Tomar descansos regulares ayuda a recargar las baterías para que pueda volver con una mente más aguda .

La buena noticia es que no es necesario reservar horas a la vez para cosechar los beneficios de tomar descansos regulares. Puede ver mejoras medibles al tomar incluso breves descansos mentales, según una investigación realizada por la Universidad de Illinois.

El estudio encontró que los participantes que tomaron un descanso de 10 minutos después de media hora de probar su memoria pudieron cometer significativamente menos errores al reanudar la prueba en comparación con aquellos que no tomaron un descanso.

Los resultados de este pequeño estudio también sugieren que si bien tomar un descanso más largo después de trabajar durante una hora puede despejar la cabeza y reducir la fatiga, tomar un descanso breve después de solo media hora puede tener un impacto mucho mayor en su rendimiento cognitivo.

Sus descansos pueden tomar la forma de dar un paseo corto, estirarse, hacer café o simplemente salir a tomar aire fresco. Solo tenga cuidado de no quedar atrapado en una distracción de la que será difícil salir, como las redes sociales. Siempre puedes hacer eso al final de tu día.

6. Elimina todas las distracciones no esenciales

Las distracciones dificultan nuestra capacidad de concentración. Según esta investigación, el trabajador promedio no puede pasar más de 6 minutos sin revisar su correo electrónico o mensajería instantánea. Elimine todas las distracciones no esenciales durante sus horas de trabajo.

Si no puede resistirse a revisar su teléfono cada pocos minutos, apáguelo y manténgalo alejado de su proximidad. No se preocupe por perder llamadas o mensajes de texto "importantes", siempre puede devolverlos más tarde.

Las distracciones fomentan la multitarea, un acto de malabarismo mental que degrada el desempeño de ambas tareas. Cuantas menos distracciones tenga, más trabajo podrá hacer.

7. Establece un horario específico para revisar tu correo electrónico

La razón por la que no podemos resistirnos a revisar nuestro correo electrónico cada pocos minutos se debe al efecto FOMO. La mayoría de los correos electrónicos que recibimos en realidad no requieren nuestra respuesta urgente. Puede establecer horas específicas durante el día para revisar su bandeja de entrada y responder a los mensajes en lotes.

Puede verificarlo al mediodía, después de completar sus tareas matutinas más importantes, y luego una vez más al final de la tarde, justo antes de salir del trabajo. Rompe el hábito de revisarlo impulsivamente cada pocos minutos.

8. Protege tu “flujo”

El flujo es un estado mental en el que estás tan inmerso en una actividad que te olvidas de tu entorno . Cuando estás en tal estado, el trabajo ya no se siente como trabajo. Si estás leyendo un libro, las páginas se giran solas. Si estás escribiendo, las palabras fluyen sin esfuerzo.

Cada vez que entres en tal estado, protégelo como si tu vida dependiera de ello. Ahí es cuando tu creatividad está en su apogeo. Silencie su teléfono, apague sus notificaciones de correo electrónico, manténgase alejado de las redes sociales y cualquier otra cosa que lo haga perder el enfoque. Ni siquiera hables con la gente. Nada más debería importar excepto la tarea en la que estás enfocado. Cuando se interrumpe su flujo, recuperarlo puede llevar horas o, a veces, ni siquiera ocurrir durante el día.

9. Escribe todo

Este es uno de los mejores consejos de productividad para hacer las cosas. Tendemos a sobrestimar nuestra capacidad para recordar cosas. Desarrolle el hábito de escribir todo, desde sus planes diarios hasta los nombres de las personas nuevas que conoce. No se necesita tanto tiempo ni esfuerzo. Puede usar su teléfono inteligente o llevar una libreta pequeña de bolsillo y un bolígrafo.

Te sorprenderá cuánto te ayuda este truco de productividad. Todo está escrito y puede tachar elementos a medida que se completan, lo que le da una sensación de satisfacción y progreso. Esto te hará sentir más en control de tu día.

Cuando escribimos cosas, nos vemos obligados a organizar nuestras tareas . Pensamos en los pasos necesarios para lograr un objetivo y planificamos cómo podemos dividir una meta en partes de trabajo manejables. Está todo ahí en papel, fuera de nuestras cabezas donde puede ser olvidado.

Nada es más frustrante que cuando no puede recordar lo que quería hacer o lo que quería comprar. Es aún más frustrante cuando te das cuenta de que es una de las muchas cosas que no puedes recordar. Desarrollar el hábito de escribir todo resuelve este problema de una vez por todas.

10. Planifica tu día con anticipación

No hay muchos trucos de productividad más importantes que este. Haber escrito listas de cosas por hacer aumenta sus posibilidades de seguimiento hasta un 91%. Establezca un puñado de prioridades para su día, preferiblemente el día anterior, y luego acéptelos a primera hora de la mañana mientras su mente aún está fresca.

Si no planifica sus actividades con anticipación, se encontrará reaccionando a las cosas que surjan. Eso significa que completar pequeñas tareas puede ocupar todo el día.

La razón por la que la planificación es tan importante es porque te prepara para el éxito a largo plazo. Ahorrará tiempo al no tener que averiguar qué debe hacer a continuación. Simplemente elija una tarea de su lista de tareas pendientes y comience.

Si no planifica su lista de tareas con anticipación, puede tener un día muy ocupado pero aún así progresar muy poco, ya que no habría trabajado en las cosas que más importan.

11. Comienza tu día abordando las tareas más importantes

Es más probable que cedas a las distracciones más tarde en el día cuando estés exhausto y tu fuerza de voluntad esté agotada. Además, a medida que avanza el día, la calidad de su producción es cada vez menor.

Las personas tienden a ceder a las distracciones cuando notan que su fuerza de voluntad se está agotando. Si comienza su día concentrándose solo en las tareas más importantes, estará menos tentado a ceder a las distracciones más tarde.

También encontrará que su salida es de una calidad superior. Planificar su día con anticipación ayuda a eliminar el desorden y las distracciones al recordarle las cosas que necesitan su atención total tan pronto como se despierte . Reserve las horas de la mañana para esas tareas.

12. Adjunte recompensas a sus logros

Adjuntar recompensas a los logros puede darle ese impulso adicional cuando se sienta cansado y mentalmente agotado. Las recompensas pueden ser cualquier cosa que disfrutes.

Por ejemplo, puede tomar un refrigerio después de completar una tarea. Puedes salir a tomar una copa con tus amigos después de alcanzar tu cuota de ventas. Puede planear tomarse unas vacaciones después de completar un proyecto largo y terrible. Cuanto mayor sea el logro, mayor debe ser la recompensa.

13. El secreto de productividad de “Jerry Seinfeld”

Este es uno de mis trucos de productividad favoritos. Obtenga un calendario de pared grande que tenga todos los días y meses en una página y luego cuélguelo junto a su estación de trabajo (o en una pared prominente de su hogar). Por cada día que cumpla con todas sus tareas, coloque una X grande con un marcador rojo.

Después de unos días, comenzará a formarse una cadena y su objetivo será no romperla. Cuando tienes una cadena de varias semanas, harás lo que sea para evitar romperla y no tener que empezar de nuevo.

14. Divide las tareas grandes en partes pequeñas y más manejables

Cuando una tarea es demasiado grande o difícil, nuestra primera reacción es temerla, lo que luego conduce a la procrastinación. La idea de ello puede incluso darnos noches de insomnio. Cada vez que se enfrente a una tarea de este tipo, divídala en partes más pequeñas en las que sea menos abrumador pensar en ellas.

Por ejemplo, si tiene que escribir un informe de 10,000 palabras, divídalo por los temas que pretende cubrir, luego concentre su energía en un tema antes de pasar al siguiente y luego al siguiente. No lo mires como un todo, de lo contrario nunca encontrarás la motivación para empezar.

15. Tareas similares por lotes

Hacer tareas no relacionadas una tras otra puede ser mentalmente agotador y evitar que entre en un estado de flujo . La agrupación de tareas similares ayuda a mantener el mismo estado de ánimo mientras se trabaja.

Puede agrupar actividades sociales como correos electrónicos, llamadas telefónicas y reuniones; actividades físicas como cocinar, limpiar y hacer las compras; actividades recreativas como ver televisión, leer y las redes sociales. Hacerlos indistintamente seguramente arruinará su flujo.

16. Deja de hacer múltiples tareas

La multitarea no es tan eficiente como mucha gente cree. La investigación muestra que puede disminuir su productividad hasta en un 40%, ya que no está prestando toda su atención a nada.

También puede reducir su eficiencia, ralentizarlo e incluso dejarlo estresado. En lugar de tratar de hacer más a la vez, intente concentrarse más en una sola tarea a la vez .

Un estudio de la Universidad de Londres muestra que la multitarea no permite que tu cerebro procese la información tan profundamente como cuando te enfocas en una tarea a la vez. Cuando realiza varias tareas a la vez, en realidad está reduciendo su capacidad para recuperar recuerdos y procesar información.

Por lo tanto, la próxima vez que se enfrente a tener que hacer varias cosas a la vez, elija una en su lugar. Podrá realizar sus tareas mucho más rápido, ahorrar tiempo y estar al tanto de todo durante el resto del día.

17. Crea plantillas para actividades rutinarias

Este es uno de los mejores trucos de productividad para hacer más en menos tiempo. Si su trabajo implica hacer las mismas tareas una y otra vez, cree plantillas para no tener que empezar siempre desde cero . Puede crear plantillas para sus correos electrónicos, informes, propuestas, etc., y luego personalizarlas solo para el destinatario.

Si trata mucho con los clientes, escriba una lista de preguntas frecuentes y las respuestas relevantes. Cada vez que reciba un correo electrónico con respecto a cualquiera de las preguntas de su lista, puede simplemente copiar y pegar la respuesta (y, por supuesto, personalizarla antes de enviarla).

18. Deja de lado el perfeccionismo

Cuando pasa demasiado tiempo tratando de hacer algo impecable cuando ya es lo suficientemente bueno, simplemente está siendo contraproducente.

Nada de lo que hagas será perfecto. Los seres humanos somos criaturas defectuosas y está en nuestra naturaleza cometer errores. No somos máquinas. Aprenda a dejar de lado las expectativas poco realistas de usted mismo y de las personas con las que trabaja.

Si bien el perfeccionismo es exigente, es más probable que ser realista resulte en hacer su trabajo (sin estresarse). Siempre puede mejorar la calidad de su producción, pero saber cuándo dejarlo le evitará perder el tiempo en algo que ya es lo suficientemente bueno. Está bien tener altas expectativas, pero sepa cuándo dejarlas ir. Nunca lograrás el éxito siendo demasiado duro contigo mismo.

19. Bebe mucha agua

Por último, pero no menos importante, ¡bebe mucha agua! Lleva contigo una botella donde quiera que vayas. A veces puede que no sientas sed, pero tu cuerpo necesita agua desesperadamente para alcanzar su nivel óptimo . La deshidratación puede hacerte sentir perezoso, irritable y dificultar que te concentres incluso en las tareas más pequeñas.

También puede afectar su apariencia física. Si está deshidratado, su piel puede secarse y sus ojos pueden verse hundidos.

Si realmente quieres mantenerte hidratado, debes saber qué te dice el color de tu orina. Si es de color amarillo oscuro, eso generalmente significa que no está bebiendo suficiente agua. Si es un color claro, ¡felicidades! Probablemente estés bebiendo suficiente agua.

Puede parecer asqueroso, pero el mejor momento para controlar su orina es por la mañana cuando se despierta. Este es el tiempo que tarda el agua de anoche en salir completamente de su sistema. Para cuando revise su orina por la mañana, toda esa agua habrá salido de su vejiga. Si es amarillo, intente beber más agua a lo largo del día.

Si tiene que orinar con frecuencia, eso puede significar que está bebiendo demasiada agua y debe reducir la velocidad. Pero si está orinando menos de lo normal, puede significar que su cuerpo está luchando para deshacerse del agua porque no está obteniendo suficiente. Trate de beber un vaso de agua cada hora hasta que su orina tenga un color normal.