Le meilleur traitement des cartes de crédit pour les cabinets dentaires

Publié: 2022-05-19

Le traitement des cartes de crédit dentaires est une partie très importante du "côté commercial" de la gestion d'un cabinet dentaire. Grâce aux services de traitement des cartes de crédit et au matériel d'un fournisseur de services réputé, les dentistes gagneront du temps à retrouver les factures en souffrance et auront plus de temps à consacrer à l'aide aux patients.

Ici, nous passons brièvement en revue les meilleurs fournisseurs de services marchands pour les cabinets dentaires et vous donnons quelques conseils importants sur le choix du meilleur compte marchand pour votre cabinet. Nous vous expliquerons également ce qu'il faut savoir lors de la configuration de votre système de traitement, y compris la sécurité du compte, la confidentialité des patients (conformité HIPAA) et l'intégration de votre compte avec le logiciel de gestion de cabinet dentaire existant.

En savoir plus sur nos meilleurs choix

Compagnie Points forts Prochaines étapes Faits saillants
Services marchands du Dharma

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  • Tarification interchange-plus
  • Pas de contrats à long terme
  • Idéal pour les cabinets traitant plus de 10 000 $/mois
  • Tarification interchange-plus
  • Pas de contrats à long terme
  • Idéal pour les cabinets traitant plus de 10 000 $/mois

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Stax par Fattmerchant

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  • Tarification d'adhésion économique
  • Offre une plate-forme intégrée de traitement des paiements
  • Idéal pour les pratiques à volume élevé
  • Tarification d'adhésion économique
  • Offre une plate-forme intégrée de traitement des paiements
  • Idéal pour les pratiques à volume élevé

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Traitement national

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  • Interchange-plus et prix d'adhésion
  • Facturation mensuelle disponible
  • Idéal pour les pratiques soucieuses de leur budget
  • Interchange-plus et prix d'adhésion
  • Facturation mensuelle disponible
  • Idéal pour les pratiques soucieuses de leur budget

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Paiement Cloud

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  • Pas de frais d'ouverture de compte
  • Excellent support client
  • Idéal pour les pratiques à haut risque
  • Pas de frais d'ouverture de compte
  • Excellent support client
  • Idéal pour les pratiques à haut risque

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Dépôt de paiement

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  • Tarifs d'adhésion transparents
  • Pas de contrats à long terme
  • Idéal pour les pratiques établies
  • Tarifs d'adhésion transparents
  • Pas de contrats à long terme
  • Idéal pour les pratiques établies

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Autres options en vedette :

  • Helcim :
    • Tarification exclusive d'échange plus
    • Pas de contrats à long terme ni de frais de résiliation anticipée
    • Idéal pour les pratiques nouvellement établies

Lisez plus ci-dessous pour savoir pourquoi nous avons choisi ces options.

Table des matières

  • Pourquoi votre cabinet dentaire a besoin d'un traitement par carte de crédit
  • Le meilleur traitement des cartes de crédit pour les cabinets dentaires
  • Pourquoi nous ne recommandons pas ces services marchands pour les cabinets dentaires
  • 6 caractéristiques à rechercher dans un bon processeur de carte de crédit dentaire
  • Conformité HIPAA, sécurité des paiements et traitement des cartes de crédit pour les dentistes
  • Quel processeur de carte de crédit convient à votre cabinet dentaire ?
  • En résumé : le meilleur traitement des cartes de crédit pour les cabinets dentaires

Pourquoi votre cabinet dentaire a besoin d'un traitement par carte de crédit

Comme toute autre entreprise, un cabinet dentaire doit être en mesure d'accepter des paiements. Bien que la majeure partie des services dentaires soit facturée à l'assurance du patient, il y aura encore de nombreuses fois où le patient n'a pas d'assurance ou que son assurance existante ne couvre pas 100 % de la facture.

Lorsque cela se produit, vous voudrez qu'il soit facile et pratique pour vos patients de vous payer directement. Aujourd'hui, de moins en moins de personnes transportent de l'argent liquide ou écrivent des chèques papier, ce qui fait de la capacité d'accepter les cartes de crédit et de débit un élément essentiel de votre stratégie globale d'acceptation des paiements.

Avantages

  • Pratique pour les patients
  • Moins de temps passé à courir après les factures ou factures impayées
  • Offre des données analytiques
  • Peut s'intégrer automatiquement à votre logiciel de gestion de cabinet
  • Offre des fonctionnalités de sécurité non disponibles avec les espèces ou les chèques papier

Le meilleur traitement de carte de crédit pour les cabinets dentaires

À quelques exceptions près, le traitement des cartes de crédit des dentistes comporte la plupart des mêmes caractéristiques que le traitement de toute autre entreprise de vente au détail ou de service. Vous voudrez sélectionner un fournisseur qui offre des prix équitables, des taux de traitement faibles, du matériel et des logiciels compatibles, des conditions contractuelles flexibles et un excellent support client.

Les fournisseurs suivants offrent toutes ces fonctionnalités et plus encore, ce qui en fait nos meilleurs choix pour votre cabinet dentaire :

  • Services marchands du Dharma
  • Stax par Fattmerchant
  • Traitement national
  • PaiementCloud
  • Dépôt de paiement par Stax
  • Helcim

1. Services marchands du Dharma

Services marchands du Dharma



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Avantages

  • Offre des prix interchange-plus exclusivement
  • Facturation mensuelle sans contrat à long terme
  • Transparence exceptionnelle des ventes et pratiques commerciales hautement éthiques

Les inconvénients

  • Uniquement disponible aux États-Unis
  • Non recommandé pour les cabinets traitant moins de 10 000 $ par mois

Tarification des services marchands du Dharma

  • Frais de compte : 25 $/mois
  • Interchange + 0,15 % + 0,08 $/transaction (100 000 $/mois ou moins)
  • Interchange + 0,10 $ % + 0,08 $/transaction (plus de 100 000 $/mois)
  • Rétrofacturation : 25 $/occurrence
  • Frais de fermeture de compte : 49 $

Caractéristiques des services marchands du Dharma

L'un des fournisseurs les meilleurs et les plus éthiques que nous ayons trouvés, Dharma Merchant Services propose une gamme complète de produits et de services pour les cabinets dentaires.

Voici les faits saillants :

  • Terminal virtuel gratuit pour les transactions saisies (ou trempé avec lecteur de carte USB en option)
  • Passerelle de paiement MX Merchant incluse avec votre compte
  • Prend en charge les paiements de factures via votre site Web
  • Les terminaux de bureau sont disponibles à l'achat, à partir de 229 $
  • Programme de surcharge de carte de crédit disponible

Là où les services marchands du Dharma brillent vraiment

Dharma Merchant Services se démarque de ses concurrents en offrant des informations claires sur les prix, des conditions contractuelles flexibles et un excellent support client. La société fournit plusieurs services spécialisés aux prestataires de soins de santé, notamment une solution de traitement entièrement conforme à la loi HIPAA, une prise en charge des paiements à partir des comptes HSA et FSA et une assistance technique pour l'intégration d'un logiciel de gestion de cabinet dentaire dans votre système de paiement.

Dharma jouit également d'une excellente réputation auprès des utilisateurs et est l'un de nos fournisseurs de services marchands les mieux notés.

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2. Stax par Fattmerchant

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Avantages

  • Tarifs d'adhésion transparents
  • Facturation mensuelle sans contrat à long terme
  • Offre la plate-forme de traitement intégrée Stax Pay
  • Solution de traitement conforme HIPAA

Les inconvénients

  • Pas rentable pour les pratiques à faible volume
  • Uniquement disponible aux États-Unis

Prix ​​Stax par Fattmerchant

  • Frais d'abonnement mensuels de 99 $ à 199 $ (selon le forfait sélectionné)
  • Interchange + 0,08 $/transaction (présentation de la carte)
  • Interchange + 0,15 $/transaction (saisie)
  • 1 % par transfert ACH (10 $ maximum)
  • Frais supplémentaires pour les options facultatives (financement le jour même, protection du terminal, etc.)

Caractéristiques de Stax par Fattmerchant

Tous les comptes marchands Stax incluent les fonctionnalités standard suivantes dans le prix de votre abonnement mensuel :

  • Plateforme de paiement intégrée Stax Pay
  • Borne gratuite ou lecteur de carte mobile
  • Borne virtuelle
  • Application de traitement mobile Stax Pay
  • API Stax pour les développeurs
  • Facturation
  • Traitement des paiements ACH
  • Base de données d'informations sur les clients
  • Fonctionnalités d'analyse et de création de rapports de base

Stax propose également des fonctionnalités complémentaires optionnelles, dont la plupart nécessitent des frais mensuels supplémentaires.

Où Stax par Fattmerchant brille vraiment

L'un des pionniers de la tarification des abonnements, Stax propose une solution tout-en-un qui élimine la plupart des frais supplémentaires ennuyeux que la plupart des fournisseurs ajoutent à votre facture mensuelle. La société est spécialisée dans le travail avec la communauté des soins de santé, et la plateforme de paiement intégrée Stax Pay est entièrement conforme à la HIPAA dès la sortie de l'emballage. Les cabinets dentaires ont rarement besoin de matériel de traitement sophistiqué, de sorte que le terminal gratuit inclus avec votre compte peut être tout ce dont vous avez besoin pour accepter les paiements par carte de crédit et de débit. Stax prend également en charge d'autres méthodes de paiement, y compris ACH et les factures qui peuvent être envoyées par SMS ou par e-mail.

Avec une véritable facturation mensuelle et aucun contrat à long terme, Stax vous permet de changer de fournisseur si les choses ne fonctionnent pas. Bien que les frais d'abonnement mensuels de Stax puissent sembler relativement élevés, n'oubliez pas que cela inclut divers services supplémentaires que vous devrez généralement payer séparément. De plus, sans majoration basée sur un pourcentage sur vos transactions, vous économiserez généralement de l'argent par rapport à la tarification interchange-plus traditionnelle. Sachez toutefois que les tarifs de Stax peuvent ne pas être idéaux pour les cabinets dentaires qui traitent un faible volume de transactions par carte de crédit et de débit sur une base mensuelle.

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3. Traitement national

Traitement national



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Avantages

  • La facturation mensuelle sans contrat à long terme est disponible
  • Offres interchange-plus et prix d'adhésion exclusivement
  • Borne gratuite disponible (comprend un contrat à long terme)

Les inconvénients

  • La borne gratuite nécessite un contrat à long terme
  • Le contrat à long terme (le cas échéant) comprend des frais de résiliation anticipée

Tarification nationale du traitement

  • Frais de compte de 9,95 $/mois (plans d'échange plus)
  • Frais d'abonnement de 59,00 $ à 199,00 $/mois (plans d'adhésion)
  • Frais de conformité PCI de 7,95 $/mois
  • 39,95 $/mois pour le programme d'escompte de caisse (facultatif)
  • 15,00 $/mois + 0,48 $/transaction pour le traitement ACH et echeck (facultatif)
  • Interchange + 0,18 % + 0,10 $/transaction (plans d'échange plus)
  • Échange + 0,09 $/transaction (plan d'abonnement)
  • Échange + 0,05 $/transaction (abonnement plus plan)

Fonctionnalités de traitement nationales

National Processing sert l'industrie de la santé mais ne s'adresse pas spécifiquement aux cabinets dentaires. Néanmoins, ses caractéristiques de base et sa structure de prix simple en font un excellent choix.

Voici ce que vous obtenez :

  • Terminal de carte de crédit "gratuit" disponible
  • Offre le traitement ACH et echeck en tant que module complémentaire
  • Offre un traitement mobile avec un lecteur de carte Clover Go
  • Offre le choix entre des plans de tarification interchange-plus ou d'adhésion
  • Pas de contrat à long terme si le matériel de traitement est acheté directement

Là où le traitement national brille vraiment

National Processing est depuis longtemps un excellent choix pour les petites entreprises ou les nouvelles entreprises, y compris les cabinets dentaires. Bien qu'il n'offre pas beaucoup de cloches et de sifflets, la plupart des cabinets dentaires n'en auront de toute façon pas besoin. Les plans tarifaires compétitifs de l'entreprise sont entièrement divulgués sur son site Web, ce qui vous permet de sélectionner facilement le plus rentable pour votre entreprise. Bien que vous puissiez inclure un terminal de carte de crédit gratuit avec votre compte, nous vous recommandons de l'acheter directement. Cette offre de terminal "gratuit" nécessite généralement un contrat de trois ans avec des frais de résiliation anticipée.

La société se distingue également par son excellent support client après la création d'un compte. Nous avons constaté que cette fonctionnalité distingue les meilleurs fournisseurs de services marchands de ceux qui sont simplement adéquats.

Premiers pas avec le traitement national

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4. Cloud de paiement

Paiement Cloud



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Avantages

  • Spécialiste à haut risque
  • Tarifs et frais raisonnables
  • Terminal de carte de crédit gratuit disponible

Les inconvénients

  • Aucun prix divulgué publiquement
  • Les taux de traitement à faible risque peuvent être supérieurs à la moyenne

Tarification de PaymentCloud

  • Pas de frais d'ouverture de compte
  • Pas de minimum mensuel (comptes à faible risque)
  • Interchange + 0,05 % - 0,30 % + 0,08 $ - 0,10 $ par transaction (comptes à faible risque)
  • Les taux de traitement varient selon la banque acquéreuse/le processeur principal (comptes à haut risque)
  • Frais de compte de 15 $/mois (comptes à faible risque)
  • Les frais de compte varient selon la banque acquéreuse/le processeur principal (comptes à haut risque)

Fonctionnalités de PaymentCloud

PaymentCloud est avant tout un spécialiste à haut risque, mais il propose également une gamme complète de services aux entreprises à faible risque.

Les faits saillants comprennent ce qui suit :

  • Terminal de carte de crédit "gratuit" disponible avec chaque compte
  • Solution de traitement mobile disponible
  • Terminal virtuel inclus
  • Des passerelles de paiement Authorize.Net ou USAePay sont disponibles
  • Le traitement ACH et echeck est disponible
  • Service de paiement par code QR Paysley disponible

Là où PaymentCloud brille vraiment

PaymentCloud est un spécialiste à haut risque de premier plan qui propose également un ensemble de fonctionnalités très compétitif pour les entreprises à faible risque. La plupart des cabinets dentaires seront classés comme à faible risque, à l'exception rare de ceux qui se retrouvent dans la catégorie à haut risque en raison d'un mauvais crédit personnel de la part du propriétaire. La tarification de PaymentCloud n'inclut pas les frais d'ouverture de compte ni les minimums mensuels pour les entreprises à faible risque, ce qui en fait un choix abordable pour une entreprise nouvellement créée.

La société propose également un terminal de carte de crédit gratuit avec chaque compte, qui sera probablement le seul dont la plupart des cabinets dentaires auront besoin. Un terminal virtuel - associé à un lecteur de carte compatible - peut transformer votre ordinateur de bureau en un terminal de carte de crédit capable d'accepter les transactions saisies ou en présence de la carte. Sachez cependant que la tarification à haut risque de l'entreprise est très variable en raison du nombre de banques acquéreuses et de processeurs principaux avec lesquels elle travaille pour vous faire approuver un compte. D'autre part, la tarification à faible risque est à la fois transparente et compétitive par rapport à ce que d'autres fournisseurs peuvent vous proposer.

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5. Dépôt de paiement par Stax

Dépôt de paiement



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Avantages

  • Tarifs d'adhésion transparents
  • Facturation mensuelle sans contrat à long terme
  • Passerelle de paiement gratuite incluse avec un compte
  • Bon support client

Les inconvénients

  • Uniquement disponible aux États-Unis
  • Cela peut être coûteux pour les cabinets à faible volume

Dépôt de paiement par Stax Tarification

  • Frais d'abonnement de 59 $ à 99 $/mois
  • Interchange + 0,07 $ à 0,15 $/transaction (selon le forfait sélectionné)
  • Pas de frais de dossier ou d'installation
  • Pas de frais de conformité PCI
  • Pas de frais de résiliation anticipée

Caractéristiques du dépôt de paiement par Stax

Payment Depot (maintenant Payment Depot by Stax) s'adresse au secteur de la santé et propose une gamme complète de produits et de services pour votre cabinet.

Voici les principales fonctionnalités :

  • Terminaux de carte de crédit d'Ingenico, Dejavoo, PAX et SwipeSimple
  • Solution de traitement mobile (utilise le lecteur de carte SwipeSimple)
  • Terminal virtuel gratuit avec chaque compte
  • Passerelle de paiement (Authorize.Net ou autres passerelles compatibles) disponible
  • Le traitement ACH et echeck est disponible

Là où Payment Depot By Stax brille vraiment

Payment Depot propose des plans tarifaires d'adhésion qui peuvent faire économiser beaucoup d'argent aux entreprises à volume élevé sur le traitement des cartes de crédit. Ses frais d'abonnement mensuels sont nettement inférieurs à ceux proposés par sa société mère, Stax. Le compromis est que vous n'obtiendrez pas autant de cloches et de sifflets, comme une plate-forme de paiement intégrée. Cependant, la plupart des cabinets dentaires n'auront de toute façon pas besoin de ce niveau de sophistication.

Payment Depot offre tous les produits et services de base dont vous aurez besoin pour accepter les cartes de crédit, les cartes de débit et les paiements ACH. L'absence d'une majoration basée sur un pourcentage sur vos transactions peut vous faire économiser beaucoup d'argent sur vos coûts de traitement globaux, et l'utilisation par l'entreprise de la facturation mensuelle signifie que vous ne serez pas coincé dans un contrat à long terme. .

Payment Depot by Stax est également spécialisé dans le service au secteur de la santé, mais ne fournit pas beaucoup d'informations sur les services spécifiquement conçus pour les cabinets dentaires. C'est un excellent choix pour une pratique établie qui cherche à réduire le coût d'acceptation des cartes de crédit.

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6. Helcim

Helcim



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Avantages

  • Offre des prix interchange-plus exclusivement
  • Pas de contrats à long terme
  • Pas de frais de compte mensuels
  • Lecteur de carte Helcim abordable disponible

Les inconvénients

  • N'accepte pas les entreprises à haut risque

Tarification Helcim

  • Interchange + 0,30 % + 0,08 $/transaction carte-présente (rabais sur volume disponibles)
  • Interchange + 0,50 % + 0,25 $/transaction sans carte (rabais sur volume disponibles)
  • Lecteur de carte Helcim — 109 $/unité
  • Pas de frais de compte mensuels ou annuels
  • Pas de frais de conformité PCI
  • Pas de minimum mensuel

Fonctionnalités Helcim

Helcim dessert des entreprises aux États-Unis et au Canada et propose une gamme complète de produits et de services pour toutes les entreprises, y compris les cabinets dentaires.

Voici les principales fonctionnalités :

  • Lecteur de carte Helcim propriétaire pour les paiements en personne
  • Application Helcim Payments pour le traitement mobile
  • Terminal virtuel inclus avec chaque compte
  • Logiciel Helcim POS (nécessite une tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau)
  • Accès à l'API Helcim pour des paiements par carte de crédit API personnalisés

Là où Helcim brille vraiment

Helcim, basée au Canada, offre l'un des services de traitement de carte de crédit les plus abordables que nous ayons trouvés. La société ne facture pas de frais de dossier, de frais d'ouverture de compte ou même de frais mensuels de tenue de compte. Il n'y a pas non plus de minimum mensuel, ce qui en fait un excellent choix pour les pratiques à très faible volume.

Le lecteur de cartes Helcim et le logiciel Helcim POS très abordables d'Helcim sont tout ce dont vous avez besoin pour accepter les cartes de crédit, les cartes de débit ou les paiements ACH en ligne ou en personne. Tous les utilisateurs bénéficient d'un plan tarifaire transparent interchange-plus, avec des tarifs plus bas disponibles à mesure que votre volume de traitement mensuel augmente.

Bien que ses fonctionnalités ne soient pas aussi avancées que celles proposées par certains autres fournisseurs, Helcim offre tout ce dont un cabinet dentaire aurait besoin pour accepter les paiements des patients.

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Pourquoi nous ne recommandons pas ces services marchands pour les cabinets dentaires

Dans l'industrie du traitement des paiements, la reconnaissance d'une marque n'est jamais une garantie de qualité ou de prix abordable. Bien que généralement de bons choix en soi, certains fournisseurs peuvent ne pas être les meilleures options pour un cabinet dentaire. Vous souhaiterez probablement approcher les fournisseurs de services marchands bien connus suivants avec prudence :

Carré

À présent, tout le monde a entendu parler de Square, et c'est un excellent choix pour de nombreuses petites entreprises. Avec une facturation à l'utilisation et une suite de produits matériels très abordables, il peut être un excellent fournisseur pour un cabinet qui n'a qu'à accepter le paiement occasionnel par carte de crédit.

Cependant, la structure de tarification forfaitaire de Square est en fait plus chère dans l'ensemble à des volumes de traitement plus élevés. De plus, vous n'obtiendrez pas votre propre compte marchand avec un numéro d'identification de marchand unique, ce qui vous rendra plus vulnérable aux blocages, gels et résiliations soudains de compte. Ce problème est plus aigu si vous acceptez beaucoup de ventes à prix élevé, ce qui peut arriver si beaucoup de vos patients n'ont pas d'assurance dentaire. Nous recommandons que tous les cabinets dentaires, sauf les plus petits, s'inscrivent auprès d'un fournisseur qui offre un véritable compte marchand à service complet.

Solutions de paiement Chase

Chase Payment Solutions est recommandé par l'American Dental Association (ADA), et de nombreux cabinets dentaires s'inscrivent auprès de l'entreprise pour cette raison sans faire d'autres recherches sur les options concurrentes.

Malheureusement, Chase utilise des plans de tarification de compte marchand à plusieurs niveaux coûteux pour les comptes marchands qu'il met en place pour les cabinets dentaires référés par l'ADA. Malgré sa taille et son orientation générale vers les grandes entreprises, Chase est un fournisseur étonnamment bon. Cependant, à moins que vous ne soyez prêt à négocier de manière agressive pour un plan de tarification interchange-plus plus abordable, il ne sera pas aussi rentable que les choix que nous avons examinés ci-dessus.

6 caractéristiques à rechercher dans un bon processeur de carte de crédit dentaire

De faibles coûts globaux sont un facteur important dans le choix d'un fournisseur pour le traitement des cartes de crédit, mais ils ne doivent jamais être votre seule considération. De nombreux autres facteurs entrent dans la sélection du meilleur fournisseur pour votre pratique, notamment les suivants :

Matériel de traitement

La vérité est que la plupart des cabinets dentaires n'ont besoin de rien d'extraordinaire lorsqu'il s'agit de matériel de traitement. Obtenir un système de point de vente coûteux avec de nombreuses fonctions supplémentaires est généralement exagéré, car vous utiliserez un programme de gestion de cabinet dentaire distinct pour gérer votre cabinet et gérer vos rendez-vous.

Tout ce dont vous avez vraiment besoin, c'est d'un moyen d'accepter les cartes de crédit et de débit en personne. Il peut s'agir d'un simple terminal de comptoir, d'un système de traitement mobile ou d'un terminal virtuel sur votre ordinateur connecté à un lecteur de carte. Pour assurer la pérennité de votre configuration, nous vous recommandons un appareil qui accepte les modes de paiement EMV et NFC (comme Apple Pay et Google Pay). Vous voudrez peut-être aussi un terminal "intelligent" qui comprend un écran orienté client, surtout si vous vivez dans un état qui en a maintenant besoin.

Paiements échelonnés et facturation récurrente

Si vous souhaitez que vos clients puissent payer des procédures coûteuses au fil du temps, assurez-vous d'inclure une fonctionnalité de facturation récurrente dans votre configuration. Cela nécessitera généralement une passerelle de paiement, mais comme l'industrie du traitement des paiements se déplace de plus en plus vers le cloud, vous utiliserez probablement une passerelle de toute façon.

Sachez que certains fournisseurs facturent des frais mensuels supplémentaires pour la facturation récurrente, tandis que d'autres l'incluent sans frais supplémentaires.

Méthodes de paiement alternatives

L'intérêt pour les modes de paiement alternatifs a augmenté ces dernières années en raison du coût élevé de l'acceptation des cartes de crédit et de débit. La pandémie de COVID-19 a également accru l'intérêt pour les méthodes de paiement sans contact, qui sont particulièrement importantes dans un contexte de soins de santé. Le processeur que vous sélectionnez doit prendre en charge autant de ces méthodes que possible, y compris le traitement ACH et echeck, les paiements de factures et les paiements par code QR.

Acceptation HSA et FSA

Une exigence unique pour les cabinets dentaires et autres professionnels de la santé est la nécessité de prendre en charge les paiements effectués à partir du compte d'épargne santé (HSA) ou du compte de dépenses flexible (FSA) d'un patient. Ces comptes sont livrés avec des cartes qui fonctionnent de la même manière que les cartes de débit, mais sont liées au compte HSA ou FSA du patient plutôt qu'à un compte bancaire traditionnel. Votre fournisseur devrait être en mesure de reprogrammer votre terminal pour accepter ces types de paiements.

Une autre exigence est que votre compte marchand doit se voir attribuer un ou plusieurs des codes de catégorie de marchand (MCC) suivants :

  • 8011 : Médecins et médecins (non classés ailleurs)
  • 8021 : Dentistes et orthodontistes
  • 8062 : Hôpitaux
  • 8071 : Laboratoires dentaires et médicaux
  • 8099 : Praticiens de la santé, service médical (non classés ailleurs)

Gestion des informations client

Si vous souhaitez que vos patients puissent payer leurs factures en ligne via votre site Web, vous devez vous assurer que votre passerelle de paiement ou votre plateforme de paiement intégrée inclut une fonctionnalité de gestion des informations client (CIM). Un CIM stocke en toute sécurité les informations de paiement de votre patient (numéros de carte de crédit, etc.) sur le serveur de votre processeur, en gardant les données hors de votre site Web et en simplifiant votre portée de conformité PCI. En outre, les exigences de la HIPAA stipulent que les informations de paiement de vos patients doivent être conservées séparément des informations de leur dossier dentaire.

Presque toutes les passerelles de paiement modernes incluent une fonction de gestion des informations client, mais certains fournisseurs facilitent l'exportation de ces données si vous passez à un autre fournisseur de passerelle.

Intégration du logiciel de gestion de cabinet dentaire

La plupart des cabinets dentaires utilisent aujourd'hui un logiciel de gestion de cabinet dentaire spécialisé. Bien qu'il soit extrêmement pratique d'utiliser le même logiciel de gestion de cabinet pour suivre les paiements, il existe certaines raisons pour lesquelles ce n'est pas toujours une bonne idée dans la pratique réelle.

Voici un bref aperçu des principaux programmes de gestion de cabinet dentaire et de leur intégration au traitement des paiements :

Dentaire

Dentrix est le programme de gestion de cabinet dentaire le plus populaire, et il offre un traitement de paiement entièrement intégré par l'intermédiaire d'un fournisseur tiers. En utilisant la fonction Dentrix Pay, vous pouvez créer un compte marchand, et vos informations de paiement et les dossiers des patients seront entièrement intégrés. Le seul inconvénient est que vous devrez copier manuellement les informations de paiement dans Dentrix après avoir accepté le paiement d'un patient.

Malheureusement, Dentrix Pay est proposé via FIS Worldpay, un énorme processeur direct réputé pour ses prix élevés et son support client médiocre. Dentrix Pay utilise le modèle de tarification échelonnée surévalué, et vous n'aurez que peu ou pas de possibilité de négocier une meilleure offre avant de vous inscrire. Peu importe à quel point vous êtes satisfait de Dentrix lui-même, nous vous recommandons d'ignorer Dentrix Pay et de vous inscrire auprès d'un meilleur fournisseur. Vous économiserez beaucoup d'argent et de frustration à long terme.

Dentaire ouvert

Autre suite logicielle de gestion de cabinet dentaire populaire, Open Dental propose un traitement intégré des cartes de crédit via X-Charge, une filiale d'Open Edge.

Notez qu'Open Edge lui-même appartient à Global Payments, un autre grand processeur direct. Comme FIS Worldpay, Global Payments est connu pour surcharger les petites entreprises pour ses services et fournir un support client médiocre. Vous serez invariablement configuré avec un plan de tarification échelonné coûteux, et vous n'aurez probablement pas la possibilité de négocier les termes de votre contrat pendant le processus de configuration du compte.

Carestream Dentaire

Carestream Dental est un autre programme de gestion de cabinet dentaire populaire, et il offre un traitement de paiement intégré via TSYS Merchant Solutions. Bien que TSYS soit un autre grand processeur direct, il a joui d'une meilleure réputation au fil des ans que de nombreux autres poids lourds de l'industrie de la transformation.

Malheureusement, TSYS a été racheté par Global Payments il y a quelques années. Au moment d'écrire ces lignes, la société continue de fonctionner sous le nom de "TSYS Payment Solutions - A Global Payments Company". Cependant, il sera probablement entièrement absorbé par la marque Global Payments dans les années à venir. Si vous utilisez déjà Carestream Dental et envisagez d'ajouter des paiements via TSYS, nous vous encourageons fortement à obtenir un devis détaillé et à le comparer à ce que d'autres fournisseurs non intégrés peuvent vous proposer avant de vous inscrire.

Conformité HIPAA, sécurité des paiements et traitement des cartes de crédit pour les dentistes

Le traitement des cartes de crédit pour soins de santé a les mêmes exigences que celles qui s'appliquent à toute autre entreprise en matière de sécurité et de confidentialité. De plus, les cabinets dentaires - comme tous les autres prestataires de soins de santé - doivent garantir la conformité à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act).

Voici un très bref aperçu de ces exigences et de leur lien avec le traitement des cartes de crédit pour les dentistes :

Exigences de conformité HIPAA

Selon le ministère de la Santé et des Services sociaux (DHS), le traitement de base des cartes de crédit ne relève pas des exigences de la HIPAA. En tant que tel, votre processeur de carte de crédit n'est pas considéré comme un "associé commercial" et vous n'aurez pas besoin d'avoir un accord HIPAA avec lui. La raison principale en est que votre processeur de carte de crédit n'aura généralement pas accès aux informations de santé protégées (PHI). Cependant, la plupart des processeurs offrent aujourd'hui de nombreux services au-delà du simple traitement des cartes de crédit, et certains de ces services impliquent nécessairement l'accès aux RPS. La facturation, la facturation, la gestion des patients et la comptabilité sont des exemples de services où les PHI pourraient être transmises à votre processeur, les ramenant ainsi aux exigences de conformité HIPAA.

Une façon de vous protéger est de limiter strictement l'interaction entre votre bureau et votre processeur de paiement aux seules informations de paiement. En faisant cela, votre processeur restera en dehors du champ d'application des exigences HIPAA, et vous n'aurez pas besoin d'un accord d'associé commercial avec lui. Cela peut être très peu pratique, car vous devrez établir des procédures strictes pour vous assurer que les PHI ne sont jamais transmises par inadvertance à votre processeur. Les factures, les explications des prestations (EOB) et même les notes des patients dans les formulaires de paiement en ligne devraient toutes être tenues à l'écart de votre processeur. Cette approche peut fonctionner pour certaines très petites pratiques qui n'utiliseront que des services de traitement de carte de crédit de base et non la facturation intégrée ou d'autres fonctionnalités.

Cependant, pour la plupart des pratiques, nous vous recommandons d'inclure votre sous-traitant en tant qu'associé commercial et d'obtenir un accord pour sécuriser correctement les informations protégées par HIPAA à tout moment. Avec de nombreux fournisseurs proposant une solution prête à l'emploi conforme à la loi HIPAA, il n'y a aucune raison de ne pas profiter de cette fonctionnalité. La mise en place de ces accords peut également vous protéger en cas de violation de données, où le paiement et les informations du patient pourraient être compromis.

Exigences de conformité PCI

Étant donné que les cabinets dentaires ont les mêmes exigences de conformité PCI que toute autre entreprise, il est bon de les connaître et de s'assurer que votre cabinet prend toutes les mesures appropriées pour maintenir la conformité. Alors que certains fournisseurs facturent des frais de conformité PCI discrets pour des services tels que les analyses de sécurité, d'autres incluent ce coût dans le cadre de vos frais de compte mensuels ou de votre abonnement. De plus, la plupart des fournisseurs vous factureront des frais mensuels de non-conformité PCI si votre compte est jugé non conforme. Vous pouvez généralement éviter ces frais en vous assurant que votre questionnaire d'auto-évaluation (SAQ) est tenu à jour.

Si vous utilisez une base de données de gestion des informations client pour stocker des informations de carte sur fichier, il est également judicieux d'activer les fonctionnalités de tokenisation et de cryptage pour vous assurer que vous disposez du plus haut niveau de sécurité disponible.

Sécurité des paiements

Vos exigences en matière de sécurité des paiements seront assez minimes si vous prévoyez simplement d'utiliser un terminal de carte de crédit dans votre cabinet dentaire pour les paiements en personne. Cependant, les paiements en ligne via votre site Web doivent être protégés en utilisant toutes les mesures de sécurité disponibles. Actuellement, cela signifie principalement utiliser la tokenisation et le cryptage, que pratiquement tous les processeurs de cartes de crédit proposent désormais. Vous pouvez également envisager d'utiliser les programmes anti-fraude disponibles pour vous protéger contre le risque d'accepter par inadvertance une carte de crédit volée.

Quel processeur de carte de crédit convient à votre cabinet dentaire ?

Que vous souhaitiez simplement une configuration simple pour accepter le paiement occasionnel par carte de crédit ou que vous souhaitiez intégrer les cartes de crédit et d'autres méthodes de paiement dans la gestion globale de votre cabinet dentaire, un bon processeur de paiement peut vous offrir les outils dont vous avez besoin.

Comme pour toute autre entreprise, la sélection du meilleur fournisseur se résume à trois facteurs critiques :

  • Produits et services compatibles qui répondent à vos besoins
  • Une tarification juste et transparente
  • Conditions contractuelles flexibles

Les fournisseurs que nous avons décrits ci-dessus offrent toutes ces fonctionnalités, bien que certaines d'entre elles conviendront mieux à votre pratique particulière pour une raison ou une autre.

Nous vous recommandons également fortement d'envisager un fournisseur offrant une solution de traitement conforme à la HIPAA avec des fonctionnalités de sécurité et de protection de la vie privée adéquates incluses. La fraude en ligne est en plein essor ces jours-ci, et même les cabinets dentaires ne sont pas à l'abri de devenir la cible de cybercriminels.

Malheureusement, nous ne pouvons recommander aucun des processeurs de paiement qui s'intègrent directement aux principales suites logicielles de gestion de cabinet dentaire pour le moment en raison des coûts élevés et d'une mauvaise réputation en matière d'assistance à la clientèle. La saisie manuelle des informations de paiement dans votre logiciel de gestion de cabinet ne demandera pas beaucoup de travail pour la plupart des cabinets dentaires et pourrait vous faire économiser beaucoup d'argent en frais de traitement si vous vous inscrivez auprès d'un fournisseur réputé. Bonne chance!

En résumé : le meilleur traitement des cartes de crédit pour les cabinets dentaires

  1. Services marchands du Dharma :
    • Tarification interchange-plus
    • Pas de contrats à long terme
    • Idéal pour les cabinets traitant plus de 10 000 $/mois
  2. Stax par Fattmerchant :
    • Tarification d'adhésion économique
    • Offre une plate-forme intégrée de traitement des paiements
    • Idéal pour les pratiques à volume élevé
  3. Traitement national :
    • Interchange-plus et prix d'adhésion
    • Facturation mensuelle disponible
    • Idéal pour les pratiques soucieuses de leur budget
  4. Cloud de paiement :
    • Pas de frais d'ouverture de compte
    • Excellent support client
    • Idéal pour les pratiques à haut risque
  5. Dépôt de paiement :
    • Tarifs d'adhésion transparents
    • Pas de contrats à long terme
    • Idéal pour les pratiques établies
  6. Helcim :
    • Tarification exclusive d'échange plus
    • Pas de contrats à long terme ni de frais de résiliation anticipée
    • Idéal pour les pratiques nouvellement établies