Les meilleures solutions d'entreprise qui feront de la gestion de votre entreprise un jeu d'enfant en 2021

Gérer une entreprise dans le monde de l'entreprise trépidant d'aujourd'hui nécessite d'excellentes compétences en communication, de la passion, de l'engagement, de la positivité, de la confiance, de la créativité et tous ces attributs traditionnels. Vous devez également vous familiariser avec les solutions modernes et les systèmes numériques pour simplifier l'administration des affaires.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'exploiter sans assistance logicielle vous place dans une situation de désavantage concurrentiel. Cet article traite de certaines des solutions logicielles de base dans lesquelles chaque propriétaire d'entreprise doit investir pour rationaliser ses tâches. Lisez la suite pour identifier ce que vous n'avez pas et comment cela peut vous être utile.

1. Système téléphonique d'entreprise

Avant Internet, aucune technologie de communication n'était plus importante pour les entreprises que le téléphone. Puis Internet est arrivé et tout le monde a fait le changement. Les propriétaires d'entreprise intelligents n'ont pas effectué un changement complet car il y avait encore des domaines où le téléphone fonctionnait mieux qu'Internet. Ce qu'ils ont fait à la place a été mis à niveau vers les derniers systèmes téléphoniques pour une communication transparente et efficace. Si vous disposez d'un système téléphonique analogique et que vous souhaitez passer à la technologie voix moins chère du protocole Internet (VoIP), envisagez de consulter des experts pour obtenir des conseils sur l'installation, les coûts et d'autres aspects spécifiques à l'entreprise.

« Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la VoIP est souvent le choix le plus rentable, car l'ajout de nouveaux utilisateurs n'entraîne pas de frais d'installation supplémentaires. Pour mettre les choses en perspective, une entreprise de 30 utilisateurs pourrait réaliser des économies allant jusqu'à 1 200 $ par mois avec un nouveau système VoIP. – comme l'a joliment élaboré Blake Bobit, le fondateur de Solution Scout, dans l'un de ses récents articles.

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2. Logiciel de gestion de projet

La gestion de projet implique tous les efforts que vous déployez pour garantir le bon déroulement et l'efficacité du flux de travail de votre équipe. L'installation d'une solution de gestion de projet simplifie non seulement la supervision, mais améliore également le travail d'équipe et la productivité de votre entreprise.

Il existe des dizaines de systèmes de gestion de projet décents sur le marché. Assurez-vous que ce que vous choisissez correspond à vos besoins uniques et aborde autant de facettes de la gestion de projet que possible. Il doit également être facile à utiliser et disposer d'une interface simple et unifiée pour faciliter la supervision simultanée de plusieurs projets de l'entreprise. Les sites d'évaluation peuvent vous éviter les tracas de la recherche, mais il est essentiel de fonder votre décision sur vos besoins, et non sur les besoins des autres.

3. Gestion de la relation client

La gestion de la relation client domine le marché des logiciels depuis un certain temps maintenant, et il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Les outils CRM d'aujourd'hui font plus qu'offrir des capacités de gestion des contacts. Leur portée de fonctionnalités touche le marketing, les ventes, la comptabilité, les transactions au point de vente et d'autres aspects opérationnels.

Du point de vue de la croissance de l'entreprise, la solution CRM vous aide à identifier les prospects, à suivre leur parcours dans le pipeline des ventes et à améliorer leur expérience lors des interactions ultérieures. Certains des outils les plus populaires sont si sophistiqués que vous pouvez les utiliser presque seuls pour transformer votre entreprise. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez offre une flexibilité maximale et n'aura pas besoin de solutions supplémentaires pour exécuter les fonctions essentielles.

4. Passerelle de paiement

Les commerçants utilisent des passerelles de paiement pour traiter les cartes de débit et de crédit et accepter les paiements électroniques. La passerelle de paiement que vous choisissez détermine plusieurs choses, y compris les frais de transaction, les devises acceptables, vos méthodes de paiement et le temps nécessaire pour que l'argent soit reflété sur votre compte.

Une étude montre que plus de 23 % des acheteurs en ligne abandonnent les paniers d'achat en raison de la complexité du paiement. Cette statistique montre que votre choix d'un fournisseur de solution de paiement peut faire ou défaire l'aspect en ligne de votre entreprise. La conformité PCI, la prévention de la fraude et la compatibilité avec d'autres logiciels d'entreprise sont quelques-uns des facteurs les plus essentiels à garder à l'esprit lors du choix d'une passerelle de paiement pour votre activité en ligne.

5. Logiciel comptable

Il y a quelques décennies, il n'existait pas de techniques de comptabilité numérique, et même les plus grandes entreprises devaient compter sur des individus notant manuellement des chiffres dans des registres papier. Il est même impossible d'imaginer comment cela a fonctionné avec tous les logiciels de comptabilité complets dont nous disposons actuellement.

Les systèmes de comptabilité d'entreprise aident considérablement les entreprises à réduire les coûts de main-d'œuvre et à minimiser les risques d'erreurs. Il facilite également un accès facile et rapide aux données critiques de l'entreprise pour des informations et une planification essentielles. Lorsque vous choisissez un outil logiciel de comptabilité, tenez compte de votre budget, de votre savoir-faire technologique, de la compatibilité avec d'autres logiciels, de l'évolutivité et des capacités en ligne ou hors ligne.

6. Système de budgétisation

Excel peut livrer la marchandise en matière de budgétisation personnelle, mais ce ne sera probablement pas une solution pour la budgétisation des entreprises. La gestion financière des entreprises peut être un casse-tête, et l'absence d'un budget approprié - afficher vos entrées et sorties de trésorerie dans une seule interface - peut entraîner des erreurs coûteuses qui peuvent paralyser votre entreprise. Avant de prendre toute décision concernant un logiciel de budgétisation, assurez-vous de bien comprendre ce que vous voulez et séparez les indispensables du luxe. Effectuez des comparaisons côte à côte des différentes solutions sur le marché et vérifiez celles qui sont conçues en fonction de vos besoins. Tenez également compte de votre budget et n'oubliez pas les problèmes de sécurité et vos plans d'expansion.

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7. Logiciel de paie

Le traitement de la paie est souvent associé à de nombreux processus et documents. C'est l'un des processus les plus complexes et les plus chronophages pour les propriétaires de petites entreprises et le besoin d'une solution de gestion pour le rationaliser s'installe toujours tôt. Trouver un outil de paie utile peut vous soulager d'une certaine charge de travail, éliminer les maux de tête administratifs et garantir que votre entreprise évolue avec une main-d'œuvre satisfaite.

Le marché regorge de services de paie, chacun conçu pour répondre à un ensemble différent de besoins. Le coût d'acquisition de chacun varie également, les versions de bureau coûtant probablement moins cher à long terme que les logiciels en ligne. Choisissez une solution logicielle qui non seulement correspond à votre budget, mais offre également une flexibilité dans les types de paiement, les périodes de paie, le dépôt des impôts et le temps et les présences.

8. Logiciel de gestion d'actifs

La gestion manuelle des actifs peut sembler plus facile et plus rentable au début, mais elle vous coûtera très probablement une fortune à long terme. Cela est particulièrement vrai s'il y a de nombreux actifs à gérer ou si vous ajoutez régulièrement à votre inventaire. Un système de gestion des actifs garantit que tout est en parfait état et vous aide à planifier leur utilisation et donc à maximiser leur efficacité et leur retour sur investissement. Si vous dirigez une entreprise de logistique, par exemple, vous aurez besoin d'un outil qui vous aide à surveiller l'emplacement géographique de chacun de vos véhicules en temps réel et vous aide à planifier et à optimiser les itinéraires. Vous devrez également vérifier la disponibilité des chauffeurs et attribuer les tâches de manière à ce que l'entreprise en ait pour son argent sans nécessairement surmener ou sous-travailler certains chauffeurs.

9. Outils de retouche photo

Ceci est souvent négligé car de nombreux spécialistes du marketing et propriétaires de petites entreprises ne comprennent pas l'importance de la qualité de l'image dans l'efficacité de leur contenu marketing. Si vous publiez régulièrement sur les réseaux sociaux ou créez des articles de blog à l'aide d'infographies et de photos, vous avez besoin d'un moyen d'assurer la cohérence de la qualité de votre contenu. Par exemple, sur vos pages Web et votre blog, où la taille et la qualité des images sont des facteurs SEO critiques, vous pourriez avoir du mal à redimensionner les photos manuellement chaque fois que vous les téléchargez. Un bon outil logiciel vous fournira une puissance d'édition étendue et vous permettra éventuellement de calibrer les paramètres pour les besoins d'édition futurs.

Heureusement, il existe de nombreux outils de ce type qui ne nécessitent même pas de compétences professionnelles en matière de conception ou d'édition. Trouvez ce qui convient à votre niveau de compétence et intégrez-le à votre arsenal marketing pour l'avenir.

10. Traitement de texte

Le traitement de texte est crucial pour les entreprises de toutes tailles. Aujourd'hui, la plupart des processus de bureau nécessitent une certaine dactylographie et, en raison de l'importance des informations contenues dans certains documents, les entreprises ont du mal à trouver une solution avec des problèmes de précision et de collaboration en temps réel.

Alors que les outils de traitement de texte de bureau par défaut tels que Microsoft Word et TextEdit peuvent exécuter des fonctions de base, vous aurez peut-être besoin d'applications d'édition de documents multiplateformes pour faciliter la collaboration entre les services et les employés travaillant à distance. L'un de ces outils est Google Docs. Il s'agit d'un service gratuit appartenant à Google qui fonctionne comme Microsoft Word, mais permet à différentes personnes de travailler simultanément sur le même document sans avoir besoin d'activer des fonctionnalités spéciales. Il enregistre également automatiquement le travail que vous modifiez, ce qui signifie que votre progression ne sera pas perdue en cas de panne de courant, de panne du système ou de perte de connexion Internet. Le principal inconvénient est qu'il nécessite une connexion Internet et peut s'avérer gênant si vous devez l'utiliser en dehors du bureau.

11. Logiciel de communication

Bien que la plupart des applications de cette liste facilitent la communication d'une manière ou d'une autre, elles sont relativement limitées sur cet aspect, du moins par rapport aux outils dédiés tels que Zoom, Skype ou Slack. Ceux-ci sont conçus pour permettre une communication écrite, vocale et vidéo directe entre les membres de l'équipe. Vous pouvez même organiser des réunions de conférence avec des centaines d'employés situés dans différents endroits.

La meilleure partie des outils de communication grand public est qu'ils sont reconnus par presque tout le monde et peuvent donc être utilisés comme solution de communication entre l'entreprise et les clients. Ils offrent également de meilleures alertes d'appel et des fonctionnalités de planification de conférence pour s'assurer que personne ne manque les sessions pré-planifiées. Quelle que soit la taille de votre effectif ou le nombre de départements qui dépendent directement les uns des autres, assurez-vous qu'il existe un outil de communication fiable dans votre arsenal si vous souhaitez promouvoir le travail d'équipe, rationaliser les fonctions et tirer le meilleur parti de votre effectif.

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Note de fin

Voici quelques-unes des meilleures solutions d'entreprise à envisager d'intégrer dans vos processus d'affaires quotidiens. Si vous recherchez des outils spécifiques, prenez le temps de vous familiariser avec les besoins de votre entreprise et visitez les sites d'évaluation pour identifier les solutions les mieux notées dans différentes catégories.