Le migliori soluzioni aziendali che renderanno la gestione della tua attività un gioco da ragazzi nel 2021

La gestione di un'impresa nel frenetico mondo aziendale di oggi richiede eccellenti capacità comunicative, passione, impegno, positività, fiducia, creatività e tutti quegli attributi tradizionali. È inoltre necessario conoscere le soluzioni moderne e i sistemi digitali per semplificare l'amministrazione aziendale.

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, gestirla senza l'assistenza del software ti mette in una posizione di svantaggio competitivo. Questo articolo discute alcune delle soluzioni software di base su cui ogni imprenditore deve investire per semplificare i propri compiti. Continua a leggere per identificare ciò che non hai e come può esserti utile.

1. Sistema telefonico aziendale

Prima di Internet, nessuna tecnologia di comunicazione era più importante per le aziende del telefono. Poi è arrivato Internet e tutti hanno fatto il passaggio. I proprietari di smart business non hanno effettuato un cambiamento completo poiché c'erano ancora aree in cui il telefono funzionava meglio di Internet. Quello che hanno fatto invece è stato l'aggiornamento ai sistemi telefonici più recenti per una comunicazione continua ed efficace. Se si dispone di un sistema telefonico analogico e si desidera passare alla tecnologia VoIP (Voice of Internet Protocol) più economica, prendere in considerazione la possibilità di consultare esperti per indicazioni su installazione, costi e altri aspetti specifici dell'azienda.

“Man mano che la tua azienda cresce, il VoIP è spesso la scelta più conveniente perché l'aggiunta di nuovi utenti non comporta costi di installazione aggiuntivi. Per metterlo in prospettiva, un'azienda con 30 utenti potrebbe risparmiare fino a $ 1200 al mese con un nuovo sistema VoIP. – come ben elaborato da Blake Bobit, il fondatore di Solution Scout, in uno dei suoi recenti articoli.

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2. Software di gestione dei progetti

La gestione del progetto comporta tutto lo sforzo che dedichi per garantire che il flusso di lavoro del tuo team funzioni in modo fluido ed efficace. L'installazione di una soluzione di gestione dei progetti non solo semplifica la supervisione, ma migliora anche il lavoro di squadra e la produttività nella tua azienda.

Esistono dozzine di sistemi di gestione dei progetti decenti sul mercato. Assicurati che ciò che scegli sia in linea con le tue esigenze specifiche e affronti il ​​maggior numero possibile di aspetti della gestione del progetto. Dovrebbe anche essere facile da usare e avere un'interfaccia semplice e unificata per facilitare la supervisione simultanea di diversi progetti aziendali. I siti di recensioni possono risparmiarti il ​​fastidio della ricerca, ma è fondamentale basare la tua decisione sulle tue esigenze, non su quelle degli altri.

3. Gestione dei rapporti con i clienti

La gestione delle relazioni con i clienti ha dominato il mercato del software per un bel po' di tempo e non è difficile capire perché. Gli odierni strumenti CRM fanno molto di più che offrire funzionalità di gestione dei contatti. Il loro ambito di funzionalità tocca il marketing, le vendite, la contabilità, le transazioni nei punti vendita e altri aspetti operativi.

Dal punto di vista della crescita aziendale, la soluzione CRM ti aiuta a identificare i lead, seguire il loro percorso lungo la pipeline di vendita e migliorare la loro esperienza nelle interazioni successive. Alcuni degli strumenti più popolari sono così sofisticati che puoi usarli quasi da solo per trasformare la tua attività. Assicurati che il software che scegli offra la massima flessibilità e non necessiti di soluzioni aggiuntive per eseguire le funzioni essenziali.

4. Gateway di pagamento

I commercianti utilizzano gateway di pagamento per elaborare carte di debito e di credito e accettare pagamenti elettronici. Il gateway di pagamento che scegli determina diverse cose, tra cui la commissione di transazione, le valute accettate, i tuoi metodi di pagamento e la quantità di tempo necessaria affinché il denaro si rifletta sul tuo conto.

Uno studio mostra che oltre il 23% degli acquirenti online abbandona i carrelli della spesa a causa della complessità del checkout. Questa statistica mostra che la tua scelta di un fornitore di soluzioni di pagamento può creare o distruggere l'aspetto online della tua attività. La conformità PCI, la prevenzione delle frodi e la compatibilità con altri software aziendali sono alcuni dei fattori più essenziali da tenere a mente quando si sceglie un gateway di pagamento per la propria attività online.

5. Software di contabilità

Alcuni decenni fa non esistevano tecniche di contabilità digitale e persino le più grandi aziende dovevano fare affidamento su individui che annotavano manualmente le cifre nei registri cartacei. È persino impossibile immaginare come abbia funzionato con tutto il software di contabilità completo che abbiamo attualmente a nostra disposizione.

I sistemi di contabilità aziendale aiutano in modo significativo le aziende a ridurre i costi del lavoro e ridurre al minimo la possibilità di errori. Inoltre, facilita l'accesso facile e rapido ai dati aziendali critici per approfondimenti e pianificazione essenziali. Quando scegli uno strumento software di contabilità, considera il tuo budget, il know-how tecnico, la compatibilità con altri software, la scalabilità e le funzionalità online o offline.

6. Sistema di bilancio

Excel potrebbe fornire i prodotti nel budget personale, ma molto probabilmente non sarà una soluzione per il budget aziendale. La gestione delle finanze aziendali può essere un mal di testa e la mancanza di un budget adeguato, che mostra i tuoi flussi di cassa in entrata e in uscita in un'unica interfaccia, può portare a errori costosi che possono paralizzare la tua azienda. Prima di prendere qualsiasi decisione in merito al software di budgeting, assicurati di capire cosa vuoi e separa i must-have dai lussi. Esegui confronti affiancati tra le varie soluzioni sul mercato e controlla quali sono state create tenendo conto delle tue esigenze. Prendi in considerazione anche il tuo budget e non dimenticare i problemi di sicurezza e i tuoi piani di espansione.

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7. Software del libro paga

L'elaborazione delle buste paga è spesso associata a numerosi processi e scartoffie. È uno dei processi più complessi e dispendiosi in termini di tempo per i proprietari di piccole imprese e la necessità di una soluzione di gestione per semplificarlo si manifesta sempre presto. Trovare uno strumento utile per le buste paga può toglierti un po' di carico di lavoro, eliminare grattacapi amministrativi e garantire che la tua azienda cresca con una forza lavoro soddisfatta.

Il mercato è inondato di servizi di buste paga, ciascuno su misura per soddisfare una diversa serie di esigenze. Anche il costo per l'acquisizione di ciascuno varia, con le versioni desktop che probabilmente costano meno nel lungo periodo rispetto al software online. Scegli una soluzione software che non solo si adatti al tuo budget, ma offra anche flessibilità nei tipi di pagamento, nei periodi di paga, nel deposito delle tasse, nell'orario e nelle presenze.

8. Software di gestione patrimoniale

La gestione manuale delle risorse può sembrare più semplice ed economica all'inizio, ma molto probabilmente ti costerà una fortuna a lungo termine. Ciò è particolarmente vero se ci sono molte risorse da gestire o aggiungi regolarmente al tuo inventario. Un sistema di gestione degli asset garantisce che tutto sia in perfetta forma e ti aiuta a pianificare il loro utilizzo e quindi a massimizzare la loro efficienza e il ritorno sull'investimento. Se gestisci un'azienda di logistica, ad esempio, avrai bisogno di uno strumento che ti aiuti a monitorare la posizione geografica di ciascuno dei tuoi veicoli in tempo reale e ti aiuti a pianificare e ottimizzare il percorso. Dovrai anche verificare la disponibilità dei conducenti e assegnare i compiti in un modo che dia valore all'azienda per i suoi soldi senza necessariamente sovraccaricare o sottolavorare determinati conducenti.

9. Strumenti di fotoritocco

Questo è spesso trascurato perché molti operatori di marketing e proprietari di piccole imprese non comprendono l'importanza della qualità dell'immagine nell'efficacia dei loro contenuti di marketing. Se pubblichi regolarmente sui social media o crei post di blog utilizzando infografiche e foto, hai bisogno di un modo per garantire la coerenza della qualità dei tuoi contenuti. Ad esempio, sulle tue pagine web e blog, dove le dimensioni e la qualità delle immagini sono fattori SEO critici, potresti avere difficoltà a ridimensionare manualmente le foto ogni volta che le carichi. Un buon strumento software ti fornirà un'ampia potenza di modifica e possibilmente ti consentirà di calibrare le impostazioni per le future esigenze di modifica.

Fortunatamente, ci sono molti di questi strumenti che non richiedono nemmeno abilità di progettazione o modifica professionali per essere utilizzati. Trova ciò che si adatta al tuo livello di abilità e inseriscilo nel tuo arsenale di marketing per il futuro.

10. Elaborazione testi

L'elaborazione di testi è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni. Oggi, la maggior parte dei processi d'ufficio richiede una digitazione e, a causa dell'importanza delle informazioni in alcuni documenti, le aziende devono lottare per trovare una soluzione con problemi di precisione e collaborazione in tempo reale.

Mentre gli strumenti di elaborazione testi desktop predefiniti come Microsoft Word e TextEdit possono eseguire funzioni di base, potresti aver bisogno di applicazioni di modifica dei documenti multipiattaforma per facilitare la collaborazione tra i reparti e i dipendenti che lavorano in remoto. Uno di questi strumenti è Google Docs. Questo è un servizio gratuito di proprietà di Google che funziona proprio come Microsoft Word ma consente a più persone di lavorare contemporaneamente sullo stesso documento senza la necessità di abilitare funzioni speciali. Inoltre, salva automaticamente il lavoro che modifichi, il che significa che i tuoi progressi non andranno persi in caso di interruzione di corrente, guasto del sistema o perdita della connessione Internet. Lo svantaggio principale è che richiede una connessione a Internet e può rivelarsi un inconveniente se devi usarlo fuori dall'ufficio.

11. Software di comunicazione

Sebbene la maggior parte delle app in questo elenco faciliti la comunicazione in un modo o nell'altro, sono relativamente limitate su questo aspetto, almeno rispetto a strumenti dedicati come Zoom, Skype o Slack. Questi sono progettati per consentire la comunicazione diretta scritta, vocale e video tra i membri del team. Puoi persino tenere riunioni di conferenza con centinaia di dipendenti che si trovano in luoghi diversi.

La parte migliore degli strumenti di comunicazione tradizionali è che sono riconosciuti da quasi tutti e possono quindi essere utilizzati come soluzione per la comunicazione tra azienda e clienti. Offrono anche migliori avvisi di chiamata e funzionalità di pianificazione delle conferenze per garantire che nessuno perda le sessioni pre-pianificate. Indipendentemente dalle dimensioni della tua forza lavoro o dal numero di reparti che dipendono direttamente l'uno dall'altro, assicurati che ci sia uno strumento di comunicazione affidabile nel tuo arsenale se desideri promuovere il lavoro di squadra, semplificare le funzioni e ottenere il massimo dalla tua forza lavoro.

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Nota di chiusura

Queste sono alcune delle migliori soluzioni aziendali da considerare di incorporare nei processi aziendali quotidiani. Se stai cercando strumenti specifici, prenditi il ​​tempo per familiarizzare con le tue esigenze aziendali e visita i siti di recensioni per identificare le soluzioni con il punteggio più alto in varie categorie.