25 outils de productivité gratuits ou peu coûteux pour augmenter l'efficacité du travail à domicile

Lorsque vous travaillez à partir d'un espace de bureau, votre environnement est conçu pour vous aider à vous concentrer et à être productif au travail. Il y a très peu de distraction et tout ce dont vous avez besoin pour votre travail est facilement accessible. Vous ne pouvez pas vous attendre à la même chose lorsque vous travaillez à domicile. Travailler à distance signifie gérer la communication à distance avec votre équipe, rester concentré (d'autant plus si vous ne vivez pas seul), suivre le calendrier, prendre plus de notes, gérer les e-mails et plusieurs autres problèmes.

Mais vous pouvez relever ces défis d'un environnement de travail à distance à domicile avec une gamme d'applications et d'outils gratuits ou peu coûteux en ligne. Voici 25 outils de productivité gratuits ou peu coûteux que vous devriez essayer et recommander à votre équipe :

1. Freedcamp – Gestion de projet et d'équipe
2. Espace de travail Narrato - Gestion du contenu et du flux de travail
3. Krisp – Couper le bruit de fond
4. Boomerang – Gestion des e-mails
5. Cold Turkey - Bloqueur d'applications et de sites
6. iDoneThis - Suivi de l'activité de l'équipe
7. Toggl – Suivi du temps
8. Mindmeister – Cartographie mentale
9. Harvest - Suivi du temps et des dépenses
10. Lucidchart – Visualisation des données
11. Zapier – Automatisation des tâches
12. TickTick – Organisation et établissement d'objectifs
13. CamScanner – Numérisation de documents
<14. Snagit – Capture d'écran et enregistrement
15. Loutre – Transcription
16. Habitica – Création d'habitudes et gestion des tâches
17. Skitch - Édition et partage de captures d'écran
18. Slack – Communication et messagerie
19. Google Hangouts & Zoom – Communication vidéo
10. Google Keep – Prise de notes
21. Google Drive et Docs – Stockage et collaboration dans le cloud
22. EmailAnalytics - Visualisation de l'activité des e-mails
23. Content Snare - Extrayez le contenu de vos clients
24. Vidyard - Outil d'enregistrement d'écran facile
25. ProofHub – Gestion de projet en ligne

1. Freedcamp – Gestion de projet et d'équipe

Freedcamp est une plate-forme multi-utilitaires qui peut vous aider avec toutes les fonctions que vous devez exécuter au travail. De la planification de projets au suivi des tâches et aux discussions avec votre équipe, tout peut être géré à partir d'un seul endroit. Il propose un calendrier pour suivre les événements et les échéances. Il dispose d'un outil nommé Wiki qui est un espace de stockage central pour tous vos documents. Il dispose également d'un suivi des problèmes et d'un suivi du temps pour tous vos besoins de facturation et de suivi de la journée de travail.

Freedcamp a un plan gratuit avec toutes les fonctionnalités essentielles incluses. Les plans payants avec des fonctionnalités supplémentaires - Minimalist, Business et Enterprise - sont également extrêmement abordables, avec le plan Minimalist à partir de seulement 1,49 $/utilisateur/mois facturé annuellement.

2. Narrato WorkSpace - Gestion du contenu et du flux de travail

Narrato Workspace est une plate-forme de gestion de contenu et de flux de travail que les équipes de contenu, les sociétés de rédaction de contenu, les entreprises et les agences de marketing peuvent utiliser pour rationaliser leurs opérations de contenu et leurs équipes sur une seule plate-forme.

Vous pouvez utiliser Narrato Workspace pour :

• Gérer une petite ou une grande équipe d'écrivains et de rédacteurs
• Gérez votre travail dans des projets et des dossiers (avec des tonnes d'options de filtrage rapide et d'action groupée pouvant être utilisées sur plusieurs éléments)
• Planifiez la production de contenu pendant des mois/semaine à l'aide du calendrier de contenu et suivez la progression du contenu
• Gérer le flux de travail de contenu en attribuant aux membres de l'équipe, en fixant des délais et en marquant les statuts du flux de travail
• Livrez du travail à vos clients et recueillez des commentaires au sein de la plateforme
• Maintenir le référentiel d'actifs de marque et les directives de contenu (l'onglet Directives sous Projets le permet)

L'éditeur de contenu emprunte de nombreux concepts à Google docs - permettant les commentaires, le partage et la mise en forme en ligne. Mais le point culminant de leur éditeur de contenu est la grammaire, la lisibilité et les suggestions de structuration du contenu de l'éditeur. Ils ont également un vérificateur de plagiat intégré et quelques intégrations intéressantes pour la recherche d'images/graphiques (comme Canva, Pixabay, Pexels et Unsplash).

L'onglet "Mes tâches" de type Asana permet aux rédacteurs de voir leurs tâches d'écriture dans une liste de priorités. L'application est actuellement gratuite pendant 6 mois et nécessite des crédits pour les contrôles de plagiat.

3. Krisp – Couper le bruit de fond

Le bruit est une préoccupation majeure lorsque vous travaillez à domicile. Les bruits de fond peuvent être très gênants lorsque vous avez un appel important ou assistez à une réunion en ligne. Krisp est une application unique qui supprime toutes sortes de bruits de fond lorsque vous êtes en communication professionnelle ou que vous écoutez un webinaire ou une présentation. Il supprime les bruits de fond allant de vous aux autres participants et vice versa. Et cela peut être fait très facilement. Vous pouvez couper le bruit de votre haut-parleur ou de votre microphone en un seul clic.

Le plan de base est gratuit, ce qui est en fait suffisant pour les personnes qui travaillent occasionnellement à distance. Le plan Pro est au prix de 3,33 $/mois.

4. Boomerang – Gestion des e-mails

Boomerang est un outil de gestion des e-mails qui fonctionne avec vos e-mails Gmail et G Suite. Avec Boomerang, vous pouvez rédiger un e-mail et programmer son envoi automatique au bon moment. Il vous aide également à trier votre boîte de réception en vous permettant d'archiver les messages et de les ramener dans la boîte de réception en tant que messages non lus lorsque vous en avez besoin. L'outil vous permet également de savoir si vos messages importants ont reçu une réponse en envoyant des rappels afin que vous n'oubliez pas de faire un suivi.

Boomerang a un plan gratuit avec les fonctionnalités de base que vous pouvez utiliser aussi longtemps que vous le souhaitez. Il existe également des forfaits payants avec des fonctionnalités supplémentaires à partir de 4,99 $/mois.

5. Cold Turkey - Bloqueur d'applications et de sites

Travailler sur votre ordinateur personnel ou simplement ne pas être surveillé peut vous inciter à vous promener sur d'autres sites tels que les réseaux sociaux ou les sites de commerce électronique. Cold Turkey vous aide à bloquer tous ces sites qui vous distraient pendant le travail. Et pas seulement les sites de médias sociaux, Cold Turkey vous permet de bloquer des applications, tout Internet et même tout votre ordinateur. Vous pouvez utiliser la liste de distraction par défaut ou créer vos propres listes de blocage personnalisées, qui peuvent être lancées par une minuterie ou des blocs programmés.

Le plan de base est gratuit mais le plan Pro vous coûtera un paiement unique de 20,92 USD.

6. iDoneThis - Suivi de l'activité de l'équipe

iDoneThis est une application de suivi qui suit les progrès des membres de votre équipe, suit leurs enregistrements quotidiens et l'état des tâches qui leur sont assignées. L'application dispose d'un essai gratuit de 3 jours sur tous les plans. Les enregistrements quotidiens faciles exigent que tous les membres de l'équipe s'enregistrent soit dans leur navigateur, soit par e-mail.

Le plan le plus populaire sur la plate-forme est le plan Standard qui coûte 9 $/utilisateur/mois par an. Vous pouvez cependant bénéficier d'un essai gratuit avant d'acheter un plan.

7. Toggl – Suivi du temps

Toggl est une application de suivi du temps extrêmement facile à utiliser. Si vous oubliez de commencer le suivi un jour, l'application dispose de rappels de suivi intégrés et d'une détection d'inactivité pour vous rappeler de recommencer. L'application peut également vous aider à répartir vos heures par projets, clients et tâches pour voir ce qui vous rapporte de l'argent et ce qui vous manque. Outre le suivi du temps, Toggl possède également d'autres fonctionnalités telles que la saisie manuelle des heures dans votre calendrier, le suivi des données, les tableaux de bord de projet et l'attribution de tarifs facturables à vos tâches.

Toggl a un plan gratuit avec la plupart des fonctionnalités de base. Les plans payants commencent par Starter, coûtant 9 $/utilisateur/mois facturés annuellement.

8. Mindmeister – Cartographie mentale

Mindmeister est un outil de cartographie mentale qui vous permet de capturer, développer et partager visuellement des idées. Il est idéal pour les séances de brainstorming, la prise de notes et la planification de projet ou toute autre tâche créative d'ailleurs. L'application est entièrement basée sur le Web, vous n'avez donc pas besoin de télécharger ou d'installer quoi que ce soit. C'est un excellent outil pour les collaborations et les présentations.

Le plan de base est gratuit, ce qui vous donne jusqu'à 3 cartes mentales. Les plans payants sont également extrêmement peu coûteux à partir de 2,49 $/mois.

9. Harvest - Suivi du temps et des dépenses

Harvest est un autre excellent logiciel de suivi du temps. Harvest vous permet de suivre le temps et les dépenses pour obtenir des informations précieuses sur la productivité de vos processus. Harvest peut également suivre le temps de votre équipe et rassembler ces données brutes de feuille de temps dans un résumé visuel de l'évolution du temps de votre équipe.

Le forfait gratuit autorise 1 utilisateur et 2 projets. Le forfait payant au prix de 12 $/utilisateur/mois donne accès à un nombre illimité d'utilisateurs et de projets.

10. Lucidchart – Visualisation des données

Lucidchart est un outil de collaboration pour les équipes travaillant à distance, qui offre de puissants diagrammes, tableaux blancs et visualisation de données. L'outil vous donne un aperçu de votre architecture informatique et des données sur les employés pour vous aider à gérer des équipes interfonctionnelles. Vous pouvez également visualiser vos processus sous forme d'organigrammes dans les états actuels et futurs pour identifier les goulots d'étranglement, les domaines d'amélioration et la mise en œuvre des processus.

Lucichart a un plan gratuit qui vous permet de créer 3 documents avec 60 objets par document. Les forfaits payants commencent à 7,95 $ pour les particuliers et à 6,67 $ par utilisateur pour les équipes de 3 membres minimum, par mois.

11. Zapier – Automatisation des tâches

Zapier est un outil d'automatisation qui partage automatiquement des informations entre vos applications Web intégrées. Vous pouvez choisir les déclencheurs qui déclenchent le flux de travail et recevoir des alertes sur votre application de messagerie liée lorsque la tâche est terminée. Il peut être intégré à plus de 2000 autres applications, telles que Gmail, Google Sheets, Google Calendar et Slack.

Les fonctionnalités de base sont disponibles dans le plan gratuit qui autorise 100 tâches par mois. Les plans payants commencent à 19,99 $/mois facturés annuellement.

12. TickTick – Organisation et établissement d'objectifs

TickTick est un outil d'organisation et de définition d'objectifs qui vous aide à créer des listes de tâches, à définir des rappels, à personnaliser l'affichage de votre calendrier et à partager des listes et des tâches avec votre équipe. Il dispose de plus de 30 fonctionnalités qui fonctionnent de manière transparente sur plus de 10 plates-formes. Vous pouvez également ajouter des notes vocales et transformer des e-mails en tâches avec TickTick.

L'application est gratuite, mais si vous souhaitez des fonctionnalités avancées, vous pouvez obtenir la version Premium qui ne coûte que 27,99 $ par an, soit moins de 2,4 $/mois.

13. CamScanner – Numérisation de documents

CamScanner est une application de numérisation très populaire qui vous aide à numériser des documents et à les enregistrer dans différents formats. Il propose des numérisations haute résolution ainsi qu'un éditeur d'images. CamScanner permet également l'annotation écrite et la génération de filigrane personnalisable. Vous pouvez partager vos documents numérisés à partir de l'application directement à tout moment.

L'application est disponible gratuitement avec des fonctionnalités générales, mais pour les fonctionnalités supplémentaires premium, vous pouvez opter pour les forfaits payants à partir de 4,99 $/mois facturés annuellement.

14. Snagit – Capture d'écran et enregistrement

Snagit est un logiciel de capture d'écran et d'enregistrement qui vous permet de capturer rapidement un processus, d'ajouter votre explication et de créer des instructions visuelles. Il est parfait pour créer des guides pratiques visuels, créer des réponses simples et rapides aux requêtes et fournir de meilleurs commentaires. Vous pouvez capturer votre écran et marquer vos captures d'écran, ou parler d'un processus et répondre aux questions avec une vidéo rapide.

Vous pouvez avoir un essai gratuit de l'application et si vous l'aimez, vous pouvez acheter la licence moyennant des frais uniques d'environ 57,93 $.

15. Loutre – Transcription

Otter est un outil de transcription de la parole en texte très utile pour prendre des notes lors de réunions, d'entretiens, de conférences et d'autres conversations vocales importantes. Vous pouvez enregistrer des conversations sur votre téléphone ou votre navigateur ou même importer ou synchroniser vos enregistrements à partir d'autres applications. Otter vous offre des transcriptions en streaming en temps réel et des notes riches et consultables avec du texte, de l'audio, des images, l'identification du locuteur et des phrases clés, en quelques minutes.

Otter a un plan gratuit qui donne 600 minutes de transcription par mois avec les fonctionnalités de base. Les plans payants commencent à 8,33 $/utilisateur/mois facturés annuellement.

16. Habitica – Création d'habitudes et gestion des tâches

Habitica est probablement l'un des outils les plus intéressants de cette liste. Il s'agit d'une application de gestion des tâches qui fonctionne comme un jeu de rôle. Il s'agit essentiellement d'une application de création d'habitudes qui améliore votre productivité en traitant les tâches comme des jeux réels. Il offre des récompenses et des punitions dans le jeu pour vous motiver et fournit un réseau social solide pour maintenir la motivation. Habitica est un bon moyen d'aider votre équipe à atteindre ses objectifs tout en appréciant les tâches.

Habitica est gratuit pour les particuliers, mais si vous avez besoin d'un plan de groupe, cela vous coûtera 9 $/mois plus 3 $/membre par mois.

17. Skitch - Édition et partage de captures d'écran

Skitch d'Evernote est une application d'édition et de partage de captures d'écran. Il vous permet d'ajouter des formes et du texte aux images et aux captures d'écran et de les partager instantanément. Les images peuvent être exportées vers différents formats. Cependant, Skitch n'est actuellement disponible que pour Mac, iPad et iPhone.

Skitch est téléchargeable gratuitement sur le Mac App Store.

18. Slack – Communication et messagerie

Slack est une autre excellente plateforme de communication où vous pouvez vous connecter avec votre équipe lorsque vous travaillez à distance. Au lieu d'avoir une boîte de réception commune pour toutes vos communications, vous pouvez créer des canaux sur Slack où vous ne pouvez ajouter que les personnes qui doivent y être. Il est également plus facile de suivre les conversations ou de trouver des informations importantes dans une archive facilement consultable. De plus, il s'intègre à de nombreuses autres applications de gestion d'entreprise et de projet telles que G-Suite, ClickUp, Zapier, Fyle, Freshdesk, etc., afin que vous puissiez gérer toutes les tâches en un seul endroit.

Pour les petites équipes, le plan gratuit est suffisant. Les plans payants commencent à 2,67 $/mois, payés annuellement.

19. Google Hangouts & Zoom – Communication vidéo

Google Hangouts et Zoom sont deux outils de communication vidéo très populaires pour le travail à distance. Hangouts propose des messages, des appels vocaux et vidéo et permet également des conversations de groupe. Zoom prend également en charge les visioconférences, les webinaires, les conférences, les appels vocaux et les chats.

L'utilisation de Google Hangouts est gratuite tant que vous disposez d'un compte Google. Zoom propose également un forfait gratuit pouvant accueillir jusqu'à 100 participants et des forfaits payants à partir de 14,99 $/hôte/mois.

20. Google Keep – Prise de notes

Google Keep est une application de prise de notes. Keep propose une variété d'outils pour la prise de notes, notamment du texte, des listes, des images et de l'audio. Il vous permet également de définir des rappels. La reconnaissance optique de caractères peut extraire du texte d'images et des enregistrements vocaux peuvent également être transcrits.

Google Keep est également gratuit pour toute personne possédant un compte Google.

21. Google Drive et Docs – Stockage et collaboration dans le cloud

Google Drive et Google Docs sont déjà très populaires en tant qu'outils de collaboration. Drive est une application de stockage et de synchronisation dans le cloud. Il vous permet de stocker, de partager et de collaborer sur des fichiers et des dossiers à partir de n'importe quel appareil mobile, tablette ou ordinateur.

Google Docs, d'autre part, vous permet d'écrire et de modifier des documents, et même d'ajouter des polices personnalisées. Vous pouvez collaborer avec votre équipe en leur donnant accès pour afficher ou modifier des documents selon les besoins. Toutes les modifications sont enregistrées automatiquement, il existe de nombreux modèles de documents parmi lesquels choisir et une variété d'outils d'édition et de style intelligents.

Google Docs est gratuit. Sur Google Drive, vous obtenez 15 Go d'espace gratuit, mais si vous avez besoin de plus d'espace et de fonctionnalités supplémentaires, le forfait le plus bas commence à environ 1,72 $/mois.

22. EmailAnalytics - Visualisation de l'activité des e-mails

EmailAnalytics est un outil qui s'intègre à Gmail et G Suite et visualise votre activité de messagerie (ou celle de vos employés). Vous découvrirez les KPI concernant votre activité de messagerie, tels que les e-mails envoyés, les e-mails reçus et même le temps de réponse moyen aux e-mails. C'est un moyen fantastique de comprendre votre charge de travail de messagerie afin de pouvoir rééquilibrer les charges de travail et d'identifier les domaines d'amélioration de la productivité. Ce qui est mesuré s'améliore !

EmailAnalytics propose un essai gratuit de 14 jours avec toutes les fonctionnalités incluses. Pour continuer à utiliser l'application après la fin de l'essai gratuit, vous devez passer à leur plan PRO, qui est de 15 $/utilisateur/mois.

23. Content Snare - Extrayez le contenu de vos clients

L'intégration de nouveaux clients peut être très pénible. Avant de pouvoir commencer avec eux, vous avez besoin de toutes sortes d'informations. Il peut s'agir d'informations client, de documents ou de fichiers. La collecte de ces informations par e-mail devient un gâchis total et fait perdre un temps précieux.

Content Snare rationalise l'intégration de vos clients dans un système unique. Il permet à vos clients de saisir très facilement tout ce dont vous avez besoin et leur rappelle automatiquement s'ils oublient de le faire.

24. Vidyard - Outil d'enregistrement d'écran facile

Vidyard est votre outil d'enregistrement, de partage et d'hébergement vidéo incontournable. Vous pouvez stocker et partager des vidéos directement depuis votre bibliothèque vers votre site Web, vos réseaux sociaux ou vos e-mails. Cet outil propose également des analyses vidéo pour suivre les performances de votre vidéo.

Vidyard est un outil gratuit pour les particuliers. Vous pouvez enregistrer et télécharger des vidéos illimitées dans votre bibliothèque. Pour les équipes, les plans commencent à partir de 300 $/mois et peuvent aller jusqu'à 1 250 $/mois.

25. ProofHub – Gestion de projet en ligne

ProofHub est un puissant logiciel de gestion de projet en ligne conçu pour aider à organiser des projets, collaborer avec des équipes, rationaliser le flux de travail et partager des fichiers en un seul endroit. 10 fois plus de productivité en utilisant cette solution de gestion de projet basée sur le cloud qui vous aide à gérer des projets comme un pro.

C'est un endroit parfait pour chaque responsable des ressources humaines, propriétaire d'entreprise, chef de projet, clients et membres d'équipe pour travailler ensemble sur des projets dans un flux de travail unique.

ProofHub propose des plans tarifaires forfaitaires, ce qui en fait une option appropriée pour les équipes et les entreprises avec un budget limité. Lorsqu'il est facturé annuellement, le plan de contrôle ultime vous coûtera environ 89 $ par mois, lorsqu'il est facturé annuellement.

Résumé

Le travail à domicile peut être un défi pour la plupart des gens, surtout si vous avez toujours travaillé dans un espace de bureau dédié. Mais ne laissez pas les circonstances prendre le dessus sur vous. Choisissez les bons outils dont vous avez besoin et vous êtes sûr de maintenir votre productivité même lorsque vous travaillez à distance.