كيفية تعظيم الكفاءة باستخدام برنامج أتمتة سير العمل

تعمل أتمتة سير العمل على تسريع الاتصالات والعمليات التجارية.

ترغب معظم الشركات في خفض التكاليف التشغيلية مع تحسين عائد الاستثمار (ROI). لقد أتاح برنامج أتمتة سير العمل العديد من الاحتمالات للمؤسسات من جميع الأحجام لأتمتة المهام الحرجة للأعمال وتوفير وقت الموظفين في العمل المتكرر.

اعتمادًا على المهام التي تقوم بأتمتها تلقائيًا ، يمكن لأدوات أتمتة سير العمل أن تؤثر بشكل كبير على العديد من الجوانب الحيوية لعملياتك اليومية.

تتعمق هذه المدونة في برنامج أتمتة سير العمل وفوائده وكيفية تنفيذه في عملك. لنبدأ بأساسيات أتمتة سير العمل.

تأتي معظم منصات أتمتة سير العمل مع واجهة مستخدم سهلة الاستخدام (UI) تسهل على المستخدمين غير التقنيين إدارة وتنفيذ مهام سير العمل في أنظمتهم. تدعم هذه الأنظمة الأساسية أيضًا مجموعة واسعة من تطبيقات الجهات الخارجية ، بحيث يمكنك دمج التطبيقات التي تختارها وإدارة جميع أعمالك من مكان واحد.

لماذا تعتبر أتمتة سير العمل مهمة؟

تستغرق تدفقات العمل اليدوية وقتًا يمكن إنفاقه بشكل أفضل في المهام الحرجة. يجعل التدخل البشري المستمر العمليات أبطأ وأكثر عرضة للخطأ.

فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تتخلى عن مهام سير العمل اليدوي وأتمتتها بدلاً من ذلك.

1. المزيد من الأخطاء

المهام اليدوية عرضة للأخطاء. حتى عدم الدقة البسيط يمكن أن يكون له عواقب وخيمة. يمكن أن تؤثر الخسائر المالية والاستراتيجيات غير الدقيقة والتكاليف الإضافية الناتجة عن الأخطاء سلبًا على عملك. تنفذ الأتمتة نفس المهام مع وجود فرصة ضئيلة أو معدومة للخطأ.

2. زيادة تكاليف القوى العاملة

تتطلب إدارة المهام اليدوية المعقدة قوة عاملة ماهرة مكلفة للحصول عليها وصيانتها. فكر في الوقت والموارد التي تم إنفاقها في توظيف المهارات المناسبة وجعلهم يعملون في نفس المهام المتكررة بدلاً من جوانب العمل المهمة. يمكن أن يؤدي العمل اليدوي إلى زيادة تكاليف القوى العاملة ولا يترك مجالًا للابتكار والنمو.

فكيف تساعد الأتمتة؟

تعمل الأتمتة على خفض تكاليف القوى العاملة من خلال التخلص من العمليات اليدوية التي توظف المزيد من الأشخاص ، بحيث يمكنك العمل بسهولة مع فريق صغير ماهر.

3. قلة رضا الموظفين

بالكاد يحب أي شخص القيام بنفس العمل كل يوم. لقد حملت المهام اليدوية المتكررة أكثر من اللازم موظفيك وتقلل من الحافز ، مما أدى إلى انخفاض الإنتاجية والكفاءة. قد يجبرهم النمو المهني المحدود على البحث عن فرص أخرى.

إن أتمتة تدفقات العمل الخاصة بك هي أفضل طريقة لتحرير فريقك للتركيز على المهام الأكثر أهمية وزيادة معنويات الموظفين ورضاهم.

4. أبطأ العمليات

أحد أكبر سلبيات الاعتماد بشكل أكبر على العمليات اليدوية هو الوقت المستغرق للمضي قدمًا. تصبح الموافقات بطيئة بشكل مؤلم وتتطلب ذهابًا وإيابًا مستمرًا بين الأقسام. هذا جزئيًا لأن نقل المستندات الورقية يستغرق وقتًا وطاقة وجهدًا. لا تعمل التذكيرات في وضع عدم الاتصال أيضًا ، مما يتسبب في مزيد من التأخير.

يمكن أن تؤدي العمليات البطيئة إلى إعاقة نمو الأعمال وتوسعها بشدة حيث تصبح تلبية الطلب من خلال الإمدادات أو مجرد تلبية الأهداف مشكلة. يمكن للانتقال إلى الموافقات عبر الإنترنت أن يخفف الكثير من هذه المشاكل.

5. انخفاض رضا العملاء

ولاء العملاء ينبع من تجربة العملاء الاستثنائية. إذا لم يكن دعم العملاء لديك على قدم المساواة ، فقد يترك عملاؤك غير راضين. تؤدي العمليات اليدوية المتأخرة إلى أوقات انتظار أطول والعملاء الساخطين الذين لا يخشون التعبير عن شكاواهم ومخاوفهم عبر الإنترنت.

تعمل أتمتة سير العمل على تسريع العمليات وتحسين الاستجابة. هذا يزيد من رضا العملاء ، ويخلق عملاء أكثر سعادة ، ويحسن سمعتك.

فوائد برنامج أتمتة سير العمل

باستخدام برنامج أتمتة سير العمل ، لن تضطر إلى التركيز على التفاصيل الصغيرة أو المرور عبر جبال من الأعمال الورقية. لديك المزيد من الوقت للتخطيط للمستقبل وتحقيق نمو أعمال أفضل. ما هي المزايا الأخرى التي يقدمها؟ لنلقي نظرة.

تحسين فعالية المهام

يمكنك دمج تطبيقات متعددة مع برنامج أتمتة سير العمل لتسهيل مشاركة البيانات تلقائيًا. هذا يوفر عليك من إدخال البيانات يدويًا في كل مرة تقوم فيها بإنشاء مهمة ؛ قم بإعداد سير عمل آلي مع المشغلات والإجراءات لأتمتة مهامك وتوفير الوقت والجهد.

إدارة فعالة

يمكن أن يساعدك التبديل إلى نظام الموافقة الآلي عبر الإنترنت في إدارة الموافقات بكفاءة. الملفات والوثائق الرقمية أسهل في النقل من نظيراتها الورقية. يمكن مشاركة الملفات عبر البريد الإلكتروني أو الروابط اعتمادًا على التطبيق المستخدم ، مع تذكيرات فورية عبر الإنترنت تضمن الالتزام بالمواعيد النهائية.

إن توصيل العملية بالكامل عبر الإنترنت يفيد الإدارة العليا أيضًا ، مما يسمح لهم بمراقبة العمليات عن كثب من خلال تتبع الأداء على مستوى المؤسسة.

انخفاض التكاليف

يأتي التحول إلى أتمتة البرامج بتكلفة مسبقة. ومع ذلك ، يمكن تعويض ذلك على المدى الطويل. يساعد برنامج أتمتة سير العمل الشركات على إنجاز المزيد في وقت أقل ويقلل من الحاجة إلى وظائف إدخال البيانات. تكلفة إعداد برنامج للأتمتة أقل بكثير من راتب الموظف بدوام كامل ومزاياها.

استخدم برامج المحاسبة أو إدارة المخزون أو حتى إعداد الموظفين لتوفير الوقت الذي يتم قضاؤه في التدريب المكثف لهذه العمليات. تؤدي الأتمتة إلى عدد أقل من الأخطاء بشكل ملحوظ ، مما يقلل أيضًا من تكاليف إدارة الأخطاء.

علاقات أفضل مع العملاء

في عالم سريع الخطى ، تعتبر أتمتة خدمة العملاء هي الطريقة الفعالة للمضي قدمًا. تغير سلوك العملاء وتوقعاتهم بشكل جذري في السنوات الأخيرة. إنهم يتوقعون دعمًا وقرارًا أفضل وأسرع وأكثر كفاءة. لتلبية الطلب المتزايد ، تحتاج إلى أتمتة سير العمل للاستفادة من إمكانات خدمة العملاء الرقمية بشكل كامل.

على سبيل المثال ، قم بدمج جميع منصات الاتصال الخاصة بك في واجهة موحدة لإدارة تفاعلات العملاء بشكل أفضل. يمكنك أيضًا مزامنة منصات إصدار التذاكر وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs) لتعيين التذاكر تلقائيًا وإدارة استفسارات العملاء وتتبع كل جانب مهم دون تدخل كبير.

ستتيح لك هذه الكفاءة المكتشفة حديثًا استكشاف استراتيجيات إشراك العملاء لتقوية العلاقات وزيادة المبيعات والإيرادات.

تعاون داخلي أفضل

يقلل برنامج أتمتة سير العمل من الإدارة الدقيقة ويجعل تفويض المهام أكثر ملاءمة. يمكنك الحصول على مزيد من التحكم في بياناتك ويمكنك إدارة مشاركة المعلومات بشكل أفضل بين الفرق أو الأدوار الوظيفية.

تتكامل أدوات أتمتة سير العمل مع تطبيقات الأعمال المختلفة ، مما يسهل تبادل البيانات والتعاون. على سبيل المثال ، باستخدام برنامج إعداد التقارير ، يمكنك إنشاء تقارير مفصلة تحتوي على رؤى أساسية تلقائيًا ومشاركتها عبر الفرق لضمان وجود الجميع في نفس الصفحة.

إذا كنت تستخدم أدوات تعاون مثل Microsoft Teams أو Slack للعمل عن بُعد ، فيمكنك مزامنتها بسهولة مع برنامج إدارة المهام. يمكّنك هذا من إنشاء المهام تلقائيًا بناءً على الرسائل التي تتلقاها وجدولة الاجتماعات. الحق سهلة؟

مساحة أكبر لقابلية التوسع والتوسع

نظرًا لأن أتمتة سير العمل تتعامل مع معظم مهامك اليومية ، فإنها تبسط عملك وتنظمه بشكل أفضل ، وتشجع الموظفين على استكشاف مهاراتهم وتحقيق نتائج جيدة.

يصبح التنظيم الأفضل جزءًا لا يتجزأ من ثقافة عملك ، حتى تتمكن من تحقيق أهداف عملك بشكل أسرع والاستعداد لمزيد من فرص النمو. مع زيادة أعباء العمل ، سيكون لديك قوة عاملة ماهرة جاهزة للقيام بالمهمة بكفاءة. نظرًا لأن الأتمتة تقلل من الحاجة إلى توظيف الموارد ، يمكنك توسيع نطاق عملك بسلاسة بأقل قدر من الموارد.

أنواع برامج أتمتة سير العمل

يمكنك أتمتة جوانب مختلفة من عملك بناءً على أهداف محددة. إليك بعض أدوات الأتمتة لتبدأ.

أتمتة التسويق

تعمل أدوات أتمتة التسويق على تبسيط وأتمتة مختلف أنشطة المبيعات والتسويق ، بما في ذلك إنشاء قوائم العملاء المحتملين والرعاية والتحويل.

على سبيل المثال ، يمكنك إعداد سير عمل آلي للحصول على المزيد من العملاء المحتملين من خلال محتوى مغلق. سيكون المستخدمون أكثر استعدادًا لمشاركة تفاصيلهم ومعلومات الاتصال الخاصة بهم لمعرفة المزيد حول الأفكار التي تقدمها. يمكن أن يساعدك سير العمل المصمم بشكل صحيح على جني فوائد إنشاء قوائم العملاء المحتملين تلقائيًا.

هناك طريقة أخرى يمكنك من خلالها استخدام أتمتة التسويق وهي إنشاء صفحة مقصودة تتكامل مع CRM أو قاعدة البيانات الخاصة بك. عندما يملأ شخص ما نموذجًا للوصول إلى المحتوى الخاص بك ، على سبيل المثال كتابًا إلكترونيًا ، تتم إضافته تلقائيًا إلى قائمة البريد الإلكتروني ، مما يؤدي إلى تشغيل مهام سير عمل أخرى قد تكون أعددتها.

يمكن لأداة CRM الخاصة بك تقسيم جهات الاتصال هذه بشكل أكبر وتشغيل حملات مستهدفة لتأهيل العملاء المتوقعين. بمجرد التأهل ، يمكن لفريق المبيعات الخاص بك تولي المسؤولية وتحويل هؤلاء العملاء المتوقعين إلى عملاء.

أتمتة عمليات الموارد البشرية

إدارة الموارد البشرية مملة وتستغرق وقتا طويلا وعرضة لعدم الكفاءة وانخفاض الإنتاجية. باستخدام برنامج أتمتة العمليات ، يمكنك أتمتة العديد من جوانب الموارد البشرية ، بما في ذلك إعلانات الوظائف وعروض السيرة الذاتية والمتابعات والمزيد.

على سبيل المثال ، يمكنك بسهولة إعداد سير عمل آلي لإرسال ترحيب أو بريد إلكتروني مخصص آخر مع مواد الإعداد عند تعيين موظفين جدد. يمنحك هذا تحكمًا ورؤية أفضل لمهامك. يمكن للأتمتة أيضًا أن تجعل إدارة الإجازات وكشوف المرتبات أسهل بكثير.

أتمتة التجارة الإلكترونية

إن إدارة أعمال التجارة الإلكترونية تعني ارتداء العديد من القبعات في وقت واحد وإدارة العديد من المهام الكبيرة والصغيرة. أتمتة التجارة الإلكترونية توفر اليوم هنا. يساعدك على أتمتة أكثر المهام العادية وإنجاز أعمال ذات قيمة عالية.

تعد إدارة المخزون الآلي واحدة من أفضل حالات استخدام أتمتة التجارة الإلكترونية. عندما تنخفض مخزونات منتج شهير ، يمكنك إعداد إشعارات تلقائية تطالب المشترين بوضع أوامر قبل نفاد المخزون. يمكنك إزالة العناصر غير المتوفرة في المخزون تلقائيًا من موقعك والبدء في إعادتها بمجرد وصول المخزون الجديد.

من خلال إضافة برنامج التشغيل الآلي إلى البنية التحتية الحالية ، يمكنك تسريع الشحن والخدمات اللوجستية وتنفيذ الطلبات بشكل أسرع وأكثر كفاءة.

أتمتة دعم العملاء

إذا كنت تتفاعل وتتواصل مع العملاء عبر أنظمة أساسية متعددة ، فاستخدم برنامج خدمة العملاء لجلب جميع التفاعلات إلى نظام أساسي موحد وإدخال البيانات ذات الصلة مباشرةً في CRMs الخاصة بك.

يمكنك أيضًا مشاركة الرسائل الآلية والإشعارات ورسائل البريد الإلكتروني والتحديثات المهمة الأخرى. ما عليك سوى ربط الوسائط الاجتماعية ومنصات البريد الإلكتروني بـ CRM وإخطار العملاء على الفور.

باستخدام برنامج خدمة العملاء ، يمكنك أيضًا إعداد chatbot على موقع الويب الخاص بك أو تطبيق الهاتف المحمول الذي يوجه المستخدمين إلى موارد المساعدة الذاتية مثل قواعد المعرفة والأسئلة الشائعة ومقاطع الفيديو التعليمية والمزيد بناءً على الكلمات الرئيسية المشغلة التي قمت بإعدادها.

يمكنك أيضًا مزامنة جميع تطبيقات خدمة العملاء لتحسين مشاركة البيانات وإدارتها. يمكّنك التصور الأفضل للبيانات من خلال التشغيل الآلي من اتخاذ قرارات تعتمد على البيانات وتطوير استراتيجيات أفضل.

لماذا أتمتة سير العمل هي الطريق إلى الأمام

تؤثر الإنتاجية المتزايدة وكفاءة الوقت والتكاليف المنخفضة بشكل إيجابي على عملك. تعني الإنتاجية الأفضل أن يقدم الموظفون نتائج أفضل وذات جودة أعلى.

تساعدك كفاءة الوقت على تحقيق أهداف عملك بشكل أسرع وإنجاز المزيد في وقت أقل. مع انخفاض التكاليف وتحسين الأداء ، يمكنك توسيع هوامش الربح وتحقيق المزيد من الإيرادات لعملك.

تتمتع أتمتة سير العمل بالقدرة على مساعدة العالم على مواجهة التحديات المتطورة باستمرار واحتياجات المستهلكين. يمنح الشركات ميزة على منافسيها ، مع نتائج أفضل وخدمات أسرع. تفتح الرقمنة أيضًا الأبواب لفرص جديدة ، وتشجع على الابتكار ، وتساعدك على توسيع قاعدة عملائك. الفوائد لا حصر لها!

هل تريد إنشاء عمليات فعالة وفعالة تعزز مخرجاتك وتساعدك في الوصول إلى أهدافك؟ إليك كيف يمكنك القيام بذلك باستخدام إدارة سير العمل.