Comment optimiser l'efficacité avec un logiciel d'automatisation du flux de travail

L'automatisation des flux de travail accélère la communication et les processus d'entreprise.

La plupart des entreprises souhaitent réduire leurs coûts opérationnels tout en améliorant leur retour sur investissement (ROI). Les logiciels d'automatisation des flux de travail ont ouvert de nombreuses possibilités aux entreprises de toutes tailles pour automatiser les tâches critiques et faire gagner du temps aux employés sur les tâches répétitives.

Selon les tâches que vous automatisez, les outils d'automatisation des flux de travail peuvent avoir un impact significatif sur de nombreux aspects vitaux de vos processus quotidiens.

Ce blog approfondit les logiciels d'automatisation des flux de travail, ses avantages et la manière de les mettre en œuvre dans votre entreprise. Commençons par les bases de l'automatisation des workflows.

La plupart des plates-formes d'automatisation des flux de travail sont livrées avec une interface utilisateur (UI) intuitive qui permet aux utilisateurs non techniques de gérer et de mettre en œuvre facilement les flux de travail dans leurs systèmes. Ces plates-formes prennent également en charge une large gamme d'applications tierces, vous pouvez donc intégrer les applications de votre choix et gérer tout votre travail à partir d'un seul endroit.

Pourquoi l'automatisation du flux de travail est-elle importante ?

Les flux de travail manuels prennent du temps qui pourrait être mieux consacré à des tâches critiques. L'intervention humaine continue rend les processus plus lents et plus sujets aux erreurs.

Voici quelques raisons pour lesquelles vous devriez abandonner les workflows manuels et les automatiser à la place.

1. Plus d'erreurs

Les tâches manuelles sont sujettes aux erreurs. Même une inexactitude mineure peut avoir de graves conséquences. Les pertes financières, les stratégies imprécises et les coûts supplémentaires dus aux erreurs peuvent avoir un impact négatif sur votre entreprise. L'automatisation effectue les mêmes tâches avec peu ou pas de risque d'erreur.

2. Augmentation des coûts de main-d'œuvre

La gestion de tâches manuelles complexes nécessite une main-d'œuvre qualifiée dont l'acquisition et la maintenance sont coûteuses. Pensez au temps et aux ressources consacrés à embaucher les bonnes compétences et à les faire travailler sur les mêmes tâches répétitives plutôt que sur des aspects commerciaux importants. Le travail manuel peut entraîner une augmentation des coûts de main-d'œuvre et ne laisse aucune place à l'innovation et à la croissance.

Alors, comment l'automatisation aide-t-elle ?

L'automatisation réduit les coûts de main-d'œuvre en éliminant les processus manuels qui emploient plus de personnes, ce qui vous permet de travailler facilement avec une équipe compacte et qualifiée.

3. Diminution de la satisfaction des employés

Presque personne n'aime faire le même travail tous les jours. Trop de tâches manuelles répétitives ennuient vos employés et réduisent leur motivation, entraînant une baisse de productivité et d'efficacité. Une croissance professionnelle limitée peut les obliger à rechercher d'autres opportunités.

L'automatisation de vos flux de travail est le meilleur moyen de libérer votre équipe pour qu'elle se concentre sur des tâches plus importantes et d'augmenter le moral et la satisfaction des employés.

4. Processus plus lents

L'un des plus gros inconvénients à s'appuyer davantage sur des processus manuels est le temps qu'il faut pour avancer. Les approbations deviennent douloureusement lentes et nécessitent des allers-retours constants entre les services. Cela s'explique en partie par le fait que le déplacement de documents papier demande du temps, de l'énergie et des efforts. Les rappels hors ligne ne fonctionnent pas non plus, ce qui entraîne des retards supplémentaires.

Des processus plus lents pourraient gravement entraver la croissance et l'expansion de l'entreprise, car répondre à la demande par l'approvisionnement ou simplement atteindre les objectifs devient un problème. Le passage aux approbations en ligne pourrait atténuer bon nombre de ces problèmes.

5. Satisfaction client réduite

La fidélisation de la clientèle découle d'une expérience client exceptionnelle. Si votre service client n'est pas à la hauteur, vos clients risquent de ne pas être satisfaits. Les processus manuels retardés entraînent des temps d'attente plus longs et des clients mécontents qui n'ont pas peur d'exprimer leurs plaintes et leurs préoccupations en ligne.

L'automatisation de vos flux de travail accélère les processus et améliore la réactivité. Cela augmente la satisfaction client, crée des clients plus heureux et améliore votre réputation.

Avantages d'un logiciel d'automatisation des flux de travail

Avec le logiciel d'automatisation du flux de travail, vous n'avez pas à vous concentrer sur les petits détails ou à parcourir des montagnes de paperasse. Vous avez plus de temps pour planifier l'avenir et obtenir une meilleure croissance de votre entreprise. Quels autres avantages offre-t-il ? Nous allons jeter un coup d'oeil.

Amélioration de l'efficacité des tâches

Vous pouvez intégrer plusieurs applications avec un logiciel d'automatisation des flux de travail pour faciliter le partage automatisé des données. Cela vous évite de saisir manuellement des données chaque fois que vous créez une tâche ; configurez un flux de travail automatisé avec des déclencheurs et des actions pour automatiser vos tâches et gagner du temps et des efforts.

Gestion efficace

Passer à un système d'approbation en ligne automatisé peut vous aider à gérer efficacement les approbations. Les fichiers et documents numériques sont plus faciles à transférer que leurs homologues papier. Les fichiers peuvent être partagés par e-mail ou par des liens en fonction de l'application utilisée, avec des rappels en ligne instantanés garantissant le respect des délais.

La mise en ligne de l'ensemble du processus profite également à la haute direction, leur permettant de surveiller les opérations de plus près grâce au suivi des performances à l'échelle de l'entreprise.

Réduction des coûts

Le passage à l'automatisation logicielle s'accompagne d'un coût initial. Cependant, cela peut être compensé à long terme. Le logiciel d'automatisation des flux de travail aide les entreprises à en faire plus en moins de temps et réduit le besoin de travaux de saisie de données. Le coût de mise en place d'un logiciel d'automatisation est bien inférieur au salaire et aux avantages sociaux d'un employé à temps plein.

Utilisez un logiciel de comptabilité, de gestion des stocks ou même d'intégration des employés pour gagner du temps autrement consacré à une formation approfondie pour ces processus. L'automatisation réduit considérablement le nombre d'erreurs, ce qui réduit également les coûts de gestion des erreurs.

De meilleures relations clients

Dans un monde en évolution rapide, l'automatisation du service client est la voie à suivre efficace. Le comportement et les attentes des clients ont radicalement changé ces dernières années. Ils s'attendent à une assistance et une résolution meilleures, plus rapides et plus efficaces. Pour répondre à la demande croissante, vous avez besoin d'une automatisation des flux de travail pour utiliser pleinement les capacités du service client numérique.

Par exemple, intégrez toutes vos plateformes de communication dans une interface unifiée pour mieux gérer les interactions clients. Vous pouvez également synchroniser les plateformes de billetterie et les systèmes de gestion de la relation client (CRM) pour attribuer automatiquement les tickets, gérer les requêtes des clients et suivre chaque aspect critique sans trop d'intervention.

Cette efficacité retrouvée vous permettrait d'explorer des stratégies d'engagement client pour renforcer les relations et générer des ventes et des revenus plus élevés.

Une meilleure collaboration interne

Le logiciel d'automatisation des flux de travail réduit la microgestion et rend la délégation des tâches plus pratique. Vous obtenez plus de contrôle sur vos données et pouvez mieux gérer le partage d'informations entre les équipes ou les postes.

Les outils d'automatisation des flux de travail s'intègrent à diverses applications métier, facilitant l'échange de données et la collaboration. Par exemple, avec un logiciel de création de rapports, vous pouvez créer automatiquement des rapports détaillés avec des informations clés et les partager entre les équipes pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Si vous utilisez des outils de collaboration comme Microsoft Teams ou Slack pour le travail à distance, vous pouvez facilement les synchroniser avec votre logiciel de gestion des tâches. Cela vous permet de créer automatiquement des tâches en fonction des messages que vous recevez et de planifier des réunions. Facile, non ?

Plus de place pour l'évolutivité et l'expansion

Parce que l'automatisation du flux de travail gère la plupart de vos tâches quotidiennes, elle rationalise et organise mieux votre travail, encourageant les employés à explorer leurs compétences et à produire des résultats de qualité.

Une meilleure organisation devient une partie intégrante de votre culture de travail, afin que vous puissiez atteindre vos objectifs commerciaux plus rapidement et vous préparer à davantage d'opportunités de croissance. À mesure que les charges de travail augmentent, vous disposerez d'une main-d'œuvre qualifiée prête à faire le travail efficacement. Étant donné que l'automatisation réduit le besoin d'embaucher des ressources, vous pouvez faire évoluer votre entreprise en douceur avec un minimum de ressources.

Types de logiciels d'automatisation des flux de travail

Vous pouvez automatiser différents aspects de votre entreprise en fonction d'objectifs spécifiques. Voici quelques outils d'automatisation pour vous aider à démarrer.

Automatisation du marketing

Les outils d'automatisation du marketing rationalisent et automatisent diverses activités de vente et de marketing, notamment la génération de prospects, le développement et la conversion.

Par exemple, vous pouvez configurer un flux de travail automatisé pour obtenir plus de prospects via un contenu fermé. Les utilisateurs seraient plus disposés à partager leurs coordonnées et leurs coordonnées pour en savoir plus sur les informations que vous proposez. Un flux de travail bien conçu peut vous aider à tirer parti des avantages de la génération automatisée de leads.

Une autre façon d'utiliser l'automatisation du marketing consiste à créer une page de destination qui s'intègre à votre CRM ou à votre base de données. Lorsqu'une personne remplit un formulaire pour accéder à votre contenu, par exemple un ebook, elle est automatiquement ajoutée à une liste de diffusion, ce qui déclenche d'autres flux de travail que vous avez peut-être configurés.

Votre outil CRM peut segmenter davantage ces contacts et lancer des campagnes ciblées pour qualifier les prospects. Une fois qualifiée, votre équipe commerciale peut prendre le relais et convertir ces leads en clients.

Automatisation des processus RH

La gestion des ressources humaines est fastidieuse, prend du temps et est sujette à des inefficacités et à une baisse de productivité. À l'aide d'un logiciel d'automatisation des processus, vous pouvez automatiser de nombreux aspects des RH, notamment les offres d'emploi, les sélections de CV, les suivis, etc.

Par exemple, vous pouvez facilement configurer un flux de travail automatisé pour envoyer un e-mail de bienvenue ou un autre e-mail personnalisé avec des documents d'intégration lors de l'intégration de nouvelles recrues. Cela vous donne un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur vos tâches. L'automatisation peut également faciliter la gestion des congés et de la paie.

Automatisation du commerce électronique

Gérer une entreprise de commerce électronique signifie revêtir plusieurs chapeaux à la fois et gérer plusieurs tâches, grandes et petites. L'automatisation du commerce électronique sauve la mise ici. Il vous aide à automatiser les tâches les plus banales et à accomplir un travail de grande valeur.

La gestion automatisée des stocks est l'un des meilleurs cas d'utilisation de l'automatisation du commerce électronique. Lorsque les stocks d'un produit populaire s'épuisent, vous pouvez configurer des notifications automatiques invitant les acheteurs à passer des commandes avant que le stock ne soit épuisé. Vous pouvez supprimer automatiquement les articles en rupture de stock de votre site et déclencher leur retour une fois le nouveau stock arrivé.

En ajoutant un logiciel d'automatisation à l'infrastructure existante, vous pouvez accélérer l'expédition et la logistique et exécuter les commandes plus rapidement et plus efficacement.

Automatisation du support client

Si vous interagissez et communiquez avec des clients sur plusieurs plates-formes, utilisez un logiciel de service client pour regrouper toutes les interactions sur une plate-forme unifiée et introduire les données pertinentes directement dans vos CRM.

Vous pouvez également partager des messages automatisés, des notifications, des e-mails et d'autres mises à jour importantes. Reliez simplement les médias sociaux et les plateformes de messagerie à votre CRM et informez instantanément les clients.

À l'aide d'un logiciel de service client, vous pouvez également configurer un chatbot sur votre site Web ou votre application mobile qui dirige les utilisateurs vers des ressources d'auto-assistance telles que des bases de connaissances, des FAQ, des didacticiels vidéo, etc., en fonction des mots-clés déclencheurs que vous avez configurés.

Vous pouvez également synchroniser toutes les applications du service client pour améliorer le partage et la gestion des données. Une meilleure visualisation des données grâce à l'automatisation vous permet de prendre des décisions basées sur les données et de développer de meilleures stratégies.

Pourquoi l'automatisation des flux de travail est la voie à suivre

L'augmentation de la productivité, l'efficacité du temps et la réduction des coûts ont un impact positif sur votre entreprise. Une meilleure productivité signifie que les employés fournissent de meilleurs résultats de meilleure qualité.

L'efficacité du temps vous aide à atteindre vos objectifs commerciaux plus rapidement et à en faire plus en moins de temps. Avec des coûts réduits et des performances améliorées, vous pouvez augmenter vos marges bénéficiaires et générer plus de revenus pour votre entreprise.

L'automatisation des flux de travail a le pouvoir d'aider le monde à relever les défis en constante évolution et les besoins des consommateurs. Il donne aux entreprises un avantage sur leurs concurrents, avec de meilleurs résultats et des services plus rapides. La numérisation ouvre également la porte à de nouvelles opportunités, encourage l'innovation et vous aide à élargir votre clientèle. Les avantages sont infinis !

Vous souhaitez créer des processus efficients et efficaces qui augmentent votre rendement et vous aident à atteindre vos objectifs ? Voici comment vous pouvez le faire avec la gestion du flux de travail.