إدارة مهام عملك بشكل فعال مع Monday.com

تتضمن إدارة الأعمال العمل على قائمة الأولويات اليومية لتحقيق النتيجة النهائية المرجوة.

إدارة المهام هي طريقة للتأكد من أنك تعمل دائمًا على مهام ذات أولوية عالية وأن تكون فعالاً قدر الإمكان.

قد يبدو الأمر سهلاً ، ومن الصعب تتبع المشاريع الكبيرة بل وأكثر صعوبة في تطبيقها على المشاريع الصغيرة.

إذا كنت تعمل مع الكثير من أعضاء الفريق ، فأنت بحاجة إلى وجود برنامج لإدارة المهام.

ستنظر هذه المدونة في الجوانب المختلفة لإدارة المهام وتحدد كيفية التغلب على مشاكل برنامج إدارة المهام.

ما هي إدارة المهام؟

تعد إدارة المهام جزءًا مهمًا من أي مشروع ناجح. بدون إدارة المهام المناسبة ، فإن ضمان إكمال جميع المهام في الوقت المحدد وبقاء المشروع على المسار الصحيح يمثل تحديًا.

الطريقة الصحيحة لإدارة المشاريع هي التركيز على إكمال المهام ذات الأولوية وإنشاء خط أنابيب للمهام القادمة.

تتضمن إدارة المهام تخطيط المهام وتنظيمها وتحديد أولوياتها لتحقيق المعالم. يتضمن ذلك إنشاء قائمة مهام ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، وتحديد المواعيد النهائية. من المهم أيضًا مراقبة التقدم وإجراء تغييرات على الخطة حسب الحاجة.

على الرغم من أنه قد يبدو من السهل إدارة المشاريع وقيادة الفرق ، إلا أن هناك العديد من التحديات التي قد تواجهها في طريقك.

لنلقِ نظرة على بعض تحديات إدارة المهام هذه بالتفصيل.

التحديات في إدارة المهام

تأتي إدارة أي مشروع مع الكثير من التحديات.

تحتاج إلى إنشاء العديد من المهام ومواءمتها بترتيب منتظم. بينما تحتاج أيضًا إلى الاهتمام بتعيينات المهام ، والتواصل مع أعضاء الفريق ، والوفاء بالمواعيد النهائية للمشروع.

دعنا ندرس بعض التحديات الشائعة في إدارة المهام.

• نقص تعاون الفريق: بدون نظام إدارة مناسب ، يصعب على أعضاء الفريق التعاون في المهام الجارية والمقبلة.

• تبادل المعلومات غير المناسب: يشكل الاتصال الصحيح والدقيق أساس إكمال المشروع بنجاح. من خلال القيام بذلك ، يمكن لأعضاء الفريق العمل معًا ، ويمكن لأصحاب المصلحة التجاريين البقاء على اطلاع دائم بالمشاريع الجارية.

• تنظيم مهام غير لائق: من الصعب تتبع المهام المعينة في أوراق Excel والتحقق من المهام المكتملة في حالة التأخير في المواعيد النهائية.

• تعارضات الفريق: تتطلب إدارة المشروع الناجحة مزامنة بين القادة وفناني الأداء. ومع ذلك ، قد يؤدي الافتقار إلى التوجيه وسوء الفهم وسوء الفهم إلى حدوث صراعات بين الفريق. يصبح عقبة كبيرة على المدى الطويل ، ويتحول التركيز من العمل إلى الأفكار الأخرى غير المنتجة.

• الغموض في توزيع المهام: يؤدي عدم وجود نظام إدارة مشروع إلى وجود غموض في توزيع المهام. قد ينتج عن ذلك إسناد مهام لأعضاء لا تتطابق مع المهارات المطلوبة وتؤدي إلى فشل المشروع.

استخدام Monday.com لإدارة المهام

للتغلب على تحديات إدارة المهام ، يمكنك اختيار نظام أساسي مثل Monday.com

إنها أداة عمل قائمة على السحابة حيث يمكن للفرق إنشاء مهام سير عمل وهيكل تدفق المشاريع.

موقع Monday.com خالٍ من الأكواد بنسبة 100٪ ، لذلك يمكن لأي شخص مشارك في المشروع إجراء التغييرات بسهولة ، مثل إنشاء المهام وتحديد المواعيد النهائية وتحديد الأولويات وإضافة التعليقات.

ميزات Monday.com

حان الوقت لاستكشاف بعض ميزات Monday.com التي تساعدك على تنظيم المشاريع بطريقة أفضل.

لوحات المعلومات المرئية

تتيح لك لوحات معلومات Kanban يوم الإثنين أنت وفريقك تصور موقف الأشياء في أي لحظة.

يمكنك استخدام مخطط زمني وتقويم ومخططات وطرق عرض أخرى لتتبع التقدم من الأعلى إلى كل التفاصيل الأخيرة.

تتيح لك أدوات بيانات يوم الاثنين تحديد أولويات المهام ومشاركة الملفات والتحقق من حالة عمل أعضاء فريقك بشكل مرئي. بهذه الطريقة ، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل حول كيفية المضي قدمًا في مشاريعك.

من خلال واجهته سهلة الاستخدام ، يمكنك إنشاء لوحات معلومات مخصصة وتعيين الميزانيات بسرعة في لمحة.

أتمتة

يقدم موقع Monday.com أتمتة كافية خالية من الأكواد لتوفير الوقت في الاجتماعات غير الضرورية والحصول على تحديثات يدوية عبر البريد الإلكتروني. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء مهام سير عمل لفرق مختلفة ومزامنة تواريخ المهام المستحقة مع تقويم Google.

يمكنك أيضًا دمج يوم الاثنين مع تطبيقات التشغيل الآلي الشهيرة التابعة لجهات خارجية مثل Zapier لإنشاء مشغلات مخصصة. في كل مرة يتم فيها تشغيل حدث ، فإنه ينشئ عنصرًا جديدًا تلقائيًا في لوحة معلومات يوم الإثنين.

هذا يعني عدم إنشاء مهمة يدوية. سهل جدا!

تكاملات

يتفهم يوم الاثنين الألم الذي يمر به مديرو المشاريع من أجل الجمع بين خيوط الاتصال المنفصلة.

للتغلب على هذه الصدمة ذهاباً وإياباً ، يقدم يوم الإثنين تكاملاً سلسًا مع أدوات الاتصال المفضلة لديك مثل Slack وفرق Microsoft و Outlook وغيرها الكثير لتعزيز قدرات سير العمل.

على سبيل المثال ، يتيح لك تكامل Gmail الخاص بهم تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى عناصر عمل وإبقاء الفريق على اطلاع دائم بالمحادثات.

سير عمل كانبان وجانت

كانبان طريقة مرئية لتبسيط سير عمل فريقك.

يساعدك على عرض البيانات بتنسيق عمود سهل الفهم ويساعدك على اتخاذ القرارات بشكل أسرع. بالإضافة إلى ذلك ، من السهل على أعضاء الفريق استخدام التغييرات ومزامنتها في الوقت الفعلي.

إلى جانب ذلك ، تعد لوحات معلومات Kanban طريقة رائعة لتتبع التكرارات والتراكم حتى تتمكن من مراقبة المراحل الرئيسية.

وباستخدام مخططات جانت ، يمكنك تحويل جداول البيانات إلى لوحات مرئية ذكية تساعدك على تتبع التواريخ الهامة والمعالم الرئيسية والتبعيات. لذلك يمكنك التأكد من أن كل شيء يتم في الوقت المحدد وبمعاييرك العالية.

حالات استخدام Monday.com

الآن بعد أن أصبحت على دراية بميزات يوم الاثنين ، دعنا نرى كيف يمكنك استخدام Monday.com للتعامل مع المشاريع.

تطوير البرمجيات

تعد إدارة دورات Sprint واتباع منهجية رشيقة أمرًا بالغ الأهمية لصناعة تطوير البرمجيات.

هناك مواعيد نهائية للمهام الجارية وتبسيط المهام القادمة. لكي تكون فعالاً ، يجب عليك تعديل المهام وتحديد أولوياتها في الوقت الفعلي.

يساعدك يوم الاثنين في التخطيط للسباقات وتحديد أولوياتها وإدارتها وإنشاء خرائط طريق ومشاركة رؤية المنتج مع أصحاب المصلحة. يمكنك أيضًا أتمتة تعيينات المهام والموافقات على تصميم المنتج ودمجها مع أدوات مثل GitHub.

التسويق وتخطيط المحتوى

تقضي الشركات الكثير من الوقت في إنشاء حملات تسويقية.

تتضمن العملية عادةً موافقات على الأفكار والضمانات الإبداعية وعقد اجتماعات متكررة مع مؤلفي النصوص والمصممين لإجراء تغييرات.

باستخدام Monday.com ، يمكنك مراقبة جميع حملاتك التسويقية في لوحة تحكم واحدة. تساعدك اللوحات المرئية الخاصة بهم على اتخاذ القرارات بشكل أسرع وإبقاء الجميع في حالة تزامن حول تغييرات الحملة والجداول الزمنية.

بدلاً من كتابة رسائل البريد الإلكتروني للتغييرات ، يمكنك الكتابة مباشرة على الملفات لتجنب تحديثات الحالة ذهابًا وإيابًا. ليس هذا فقط ، يمكنك الاتصال يوم الاثنين بتطبيقاتك المفضلة مثل Adobe Photoshop و Acrobat والمزيد.

الموارد البشرية والعمليات

مع نظام إدارة الموظفين يوم الاثنين ، يمكن لفرق الموارد البشرية تتبع خط أنابيب التوظيف وتسهيل عملية الإعداد.

بدون نظام إدارة مناسب للموظفين ، سيحتاج قسم الموارد البشرية إلى مساعد لإجراء الاجتماعات اليومية وجدولة المقابلات وتتبع الأداء اليومي للموظفين.

لإضافة المزيد ، يوفر Monday قوالب الموارد البشرية الجاهزة لتتبع الحضور والإجازات والحفاظ على معلومات الموظف. يمكنك حتى دمج منصات مثل Slack و LinkedIn و Gmail لاستيراد بيانات الموظفين تلقائيًا.

منصة مبيعات CRM

يعمل موقع Monday.com كنظام مركزي للتواصل مع عملائك. يمكنك استخدام برنامج CRM من خلال الدمج مع بريدك الإلكتروني وإنشاء قوالب بريد إلكتروني وإرسال ردود البريد الإلكتروني من لوحة معلومات واحدة.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أتمتة مهام المبيعات المتكررة مثل المكالمات والاجتماعات ، وتعيين التذكيرات ، وتتبع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة لتوليد عملاء متوقعين جدد.

Monday.com إيجابيات وسلبيات

مثل كل أداة Saas الأخرى المتوفرة في السوق ، فإن موقع Monday.com يأتي أيضًا بالعديد من الفوائد وبعض العيوب. على الرغم من أن الفوائد تفوق العيوب ، إلا أن معالجتها أمر ضروري قبل اختيار أي أداة.

دعونا نلقي نظرة على إيجابيات Monday.com أولاً.

الايجابيات

• يحتوي موقع Monday.com على واجهة سهلة الفهم وسهلة الاستخدام ويمكن توسيع نطاقها بسهولة مع نمو شركتك دون أي مشاكل.

• يقوم الإعداد بنقرة واحدة بالتبديل بين طرق عرض المرئيات المختلفة مثل Gantt و Kanban والتقويم والمخطط الزمني.

• يوفر يوم الإثنين قوالب جاهزة لتخطيط الحملة ، وإعداد العملاء ، وإدارة جهات الاتصال ، وإدارة المهام ، وتتبع الحضور ، وغير ذلك الكثير.

• منصة موثوقة لتنظيم معلومات المشروع ، والتعاون مع الفرق ، وإضافة المهام وتعيينها ، وجعل المشاريع في متناول الجميع في المؤسسة.

• تكامل مدمج مع أدوات الاتصال الشائعة مثل Slack و Zoom و Shopify و Gmail وتقويم Google و Dropbox وغير ذلك الكثير.

سلبيات

• غالبًا لا تتم مزامنة تطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم مع تطبيق الويب في الوقت الفعلي ، لذلك تحتاج إلى التحديث عدة مرات للحصول على العرض المحدث.

• الأتمتة المحدودة مع ميزة تتبع البريد الإلكتروني والبريد الإلكتروني غير متوفرة من خلال Pulse.

• على الرغم من توفر العديد من عمليات الدمج ، إلا أنها تفتقر إلى تكامل كامل للميزات مع Salesforce وغيرها من الأنظمة الأساسية الشائعة التابعة لجهات خارجية في خططها المعقولة التكلفة.

• تفتقر خطط مستوى الدخول إلى ميزات مهمة مثل اللوحات الخاصة والأتمتة والعديد من عمليات الدمج الأساسية. تقدم بعض برامج إدارة المهام الأخرى هذه الميزات في نسختها المجانية.

خطط التسعير Monday.com

Monday.com متاح في خمس خطط تسعير يمكنك الاختيار من بينها:

خطة فردية

إذا كنت تبدأ عملك التجاري ولديك عضوان فقط في الفريق ، فيمكنك استخدام الإصدار المجاني من Monday.com.

ضمن الخطة الفردية ، يمكنك الوصول إلى ما يصل إلى 3 لوحات ، وأكثر من 200 قالب ، و 20 نوعًا من الأعمدة ، ومستندات كاملة.

الخطة الأساسية

الخطة الأساسية هي الخيار الأفضل إذا كنت مجموعة من عدد قليل من الأعضاء. إنها ميسورة التكلفة وبسعر 8 دولارات فقط لكل مقعد / شهر لإدارة لوحات نشاط الفريق.

تتضمن الخطة الأساسية دعم العملاء ذي الأولوية ، والمشاهدين المجانيين غير المحدودين ، والوصول إلى ميزات الخطة الفردية.

الخطة القياسية

الخطة القياسية هي الأكثر شيوعًا للتعاون مع فريقك وزيادة الإنتاجية الإجمالية.

تمنحك خطة التسعير هذه إمكانية الوصول إلى طرق عرض المخطط الزمني وجانت وطرق عرض التقويم وأتمتة عملية الإعداد وتكامل النظام الأساسي.

خطة احترافية

مع خطة الإثنين الاحترافية ، يمكنك تبسيط العملية المعقدة والوصول إلى جميع ميزات Monday.com.

تبلغ تكلفة هذه الخطة 16 دولارًا / شهرًا وتتيح لك إنشاء لوحة تحكم يمكنها الجمع بين ما يصل إلى 10 لوحات فيها.

خطة المؤسسة

يمكن أن تساعد خطط المؤسسة في توسيع نطاق عمليات الأتمتة والتكامل. يمكنك إنشاء لوحة عدادات تضم ما يصل إلى 50 لوحة بداخلها.

بدائل Monday.com

على الرغم من أن موقع Monday.com يتصدر قائمة برامج إدارة المشاريع ، إلا أن هناك برنامج Saas آخر مشابه يمكنك تجربته.

فيما يلي قائمة بأهم ثلاثة بدائل لموقع Monday.com.

انقر فوق

ClickUp هو برنامج رائع آخر لإدارة المشاريع مصمم خصيصًا لفرق العمل عن بُعد. إنها منصة سهلة الاستخدام توفر تقريبًا كل ميزة متاحة على Monday.com.

يساعد ClickUp فريقك على الحفاظ على الإنتاجية والتنظيم والتعاون دون عناء على السبورات البيضاء المرئية. يمكن لأعضاء الفريق إنشاء سباقات السرعة والدردشة وتعيين المهام وإضافة التعليقات والمستندات وتخصيص الموارد وتحديد المواعيد النهائية والحصول على إشعارات لكل شيء في مكان واحد.

وريك

Wrike هو حل لمديري المشاريع الذين يحتاجون إلى المساعدة في جمع وتنظيم متطلبات المشروع ، وإنشاء خطط المشروع ، وتصور الجداول على مخطط جانت.

باستخدام Wrike ، من السهل إجراء تغييرات على خطط المشروع مع تقدم العمل ، وستتلقى جميع الفرق المشاركة إشعارات حول أي تغييرات.

ورقة ذكية

يعد Smartsheet خيارًا ممتازًا إذا كنت تبحث عن تطبيق سحابي جاهز للمؤسسات يمكنه المساعدة في إدارة العمل والتعاون. مع وجود ملايين المستخدمين حول العالم ، تثق العديد من الشركات في Smartsheet.

يشبه تطبيق Smartsheet جدول البيانات ، مما يجعله سهل الاستخدام ومألوفًا للعديد من الأشخاص. إنه مناسب لتتبع المهام وخطوط أنابيب المبيعات وجدولة المهام وتبسيط العمليات التجارية.

يمكنك استخدام Smartsheet لأتمتة سير العمل والتعاون في المحتوى وإدارة المشروع وتسجيل النشاط والجدولة وتتبع البيانات في الوقت الفعلي والمزيد.

ملخص

لقد حاولنا تقديم نظرة عامة موجزة عن موقع Monday.com وكيف يمكن أن يساعدك على تبسيط مهام عملك بفعالية.

نأمل أن تكون قد وجدت مقالتنا مفيدة وأن تكون مستعدًا لتنظيم مشاريعك بسهولة على Monday.com. إنه سهل الاستخدام ويمكن الوصول إليه وموثوق به من قبل مئات الشركات في جميع أنحاء العالم.

فما تنتظرون؟ تحقق الاثنين الآن.

يمكنك أيضًا استكشاف أفضل طريقة لإدارة أعمال المبيعات الخاصة بك مع مبيعات يوم الاثنين لإدارة علاقات العملاء.