Краткое руководство, как помочь вашему офису стать безбумажным [7 инструментов]

В последние годы произошел сдвиг в деловой и рабочей культуре. Работодатели все чаще продвигают безбумажные офисные программы, чтобы обеспечить быстрый, удобный и легкий доступ к информации.

В офисе такого типа сотрудники могут работать в соответствии со своим графиком, а информация легче распределяется по организации.

В связи с растущими экологическими проблемами предприятия все больше зависят от безбумажных офисов. Каждый год средний офисный работник производит более 2000 фунтов отходов, согласно исследованию, проведенному Национальной ассоциацией поставщиков офисных товаров (NAOP).

Предприятия должны либо увеличить свои усилия по переработке, либо уменьшить количество отходов, которые они производят.

Вы можете рассмотреть модель безбумажного офиса, если ваша компания ищет устойчивый подход к сокращению отходов. Это устраняет необходимость в традиционных документах, таких как письма, отчеты и счета, с использованием безбумажного офисного программного обеспечения.

Можно отказаться от ксерокопирования и сортировки стопок бумаги, что экономит время административного персонала. Кроме того, предприятия могут сэкономить деньги на печати с помощью безбумажного офиса.

Безбумажная работа в офисе может показаться сложной задачей, но это не так сложно, как вы думаете. В этом руководстве мы объясним основы безбумажной работы и дадим советы по началу работы.

Следующие шаги помогут вам организовать свой офис и сделать его более эффективным, облегчив вашу работу.

Воздействие на окружающую среду из-за офисов, ориентированных на бумагу

Бумага – универсальный материал, который использовался на протяжении веков. Его можно использовать для различных целей, от письма и печати до упаковки и изоляции. С ростом популярности использования бумаги важно знать о влиянии отходов на окружающую среду.

Он оказывает значительное воздействие на окружающую среду из-за высокого уровня производства и потребления. Фактически, согласно Программе Организации Объединенных Наций по окружающей среде (ЮНЕП), бумажная промышленность входит в тройку самых вредных для окружающей среды отраслей в мире.

Офисы, ориентированные на бумагу, наносят ущерб окружающей среде, когда цифровые платформы становятся новой нормой.

Что такое безбумажный офис?

Безбумажные офисы — популярная тенденция в бизнесе, где сотрудники не обязаны носить с собой какие-либо документы. С безбумажным офисом все документы, которые раньше выполнялись в офисах, теперь можно делать в электронном виде.

Это сокращает использование бумаги и позволяет сотрудникам работать из любой точки мира. Безбумажный офис важен по нескольким причинам, и, вероятно, в ближайшие годы он станет еще более популярным.

Преимущества безбумажного офиса

Не секрет, что технологии постоянно развиваются. Прошли те времена, когда нам приходилось тасовать бумаги в офисе, чтобы оставаться организованным.

Современное безбумажное офисное программное обеспечение может легко находить запросы в самых больших документах за считанные секунды. Вот почему офисы переходят к безбумажному офису с современным передовым безбумажным офисным программным обеспечением, включая цифровые файлы и электронные записи.

Вот несколько преимуществ того, почему вам следует подумать о переходе на безбумажный офис:

Улучшает общение

В отличие от прежних дней, когда сотрудникам приходилось часами ждать доставки документов в свои почтовые ящики, теперь они могут мгновенно получать доступ к информации, когда она им нужна, через цифровые системы. Это означает более быстрое реагирование на запросы клиентов и улучшение связи между сотрудниками и руководством.

Снижает затраты на энергию

Для производства и доставки бумаги требуется много энергии, которая со временем накапливается. Переходя на безбумажную документацию, вы можете снизить энергопотребление вашего офиса, используя электронные документы вместо физических. Это может сократить ваш счет за электроэнергию вдвое или более.

Экономьте время

Когда все в цифровом виде, нет необходимости копировать и вставлять информацию из одного документа в другой.

Вы можете легко получить доступ к любой необходимой информации прямо со своего рабочего стола, не тратя дополнительное время на ее поиск. Это экономит время, снижает ненужный стресс и давление и помогает гарантировать, что вы никогда не пропустите этот критический срок.

Сокращает отходы

Большая часть сокращения отходов заключается в ограничении того, что попадает в мусорное ведро. Отказавшись от бумаги, вы можете избежать печати бесчисленных листов бумаги, которые выбрасываются в корзину.

Вместо этого храните всю информацию в цифровом виде на своем компьютере или в цифровых файлах. Это означает меньше отходов и меньше поездок в центр утилизации.

Как реализовать идею безбумажного офиса на рабочем месте?

Управлять всей бумагой, которую вы накапливаете в современном цифровом мире, может быть сложно. Но когда вы внедряете безбумажную среду, это не только делает ваш бизнес более эффективным, но и помогает решать такие вопросы, как утилизация и хранение. Вот несколько способов, как перейти на безбумажный бизнес:

№1. Используйте платформы облачного хранения

Переход на безбумажный офис становится все более популярным, но не без проблем. Одна из самых больших проблем заключается в том, что многие сотрудники по-прежнему полагаются на бумажные документы для выполнения своей работы.

Это означает, что им нужен доступ к этим документам, где бы они ни находились, что может быть проблемой, если они находятся вдали от своего рабочего места или их компьютер выходит из строя.

Одним из способов решения этой проблемы является использование облачных хранилищ. Эти платформы позволяют сотрудникам хранить свои документы в электронном виде и получать к ним доступ с любого устройства. Это избавляет их от необходимости носить с собой множество бумажных документов и упрощает отслеживание всего, что им нужно.

Еще одно преимущество использования этих платформ заключается в том, что они могут помочь вам сэкономить деньги. Если вы храните свои документы в электронном виде, вам не придется платить за их место на жестком диске. Это особенно важно, если у вас есть много документов для хранения.

В целом, использование облачных платформ хранения — отличный способ повысить эффективность вашего безбумажного офиса. Они предоставляют сотрудникам простой способ доступа к своим документам, что сводит к минимуму их время на их поиск.

№ 2. Внедрение электронных средств связи

Не секрет, что электронные средства связи становятся все более распространенными на современном рабочем месте. Офисные работники всех уровней используют такие инструменты, как электронная почта, Microsoft Office 365 или Slack, для повышения эффективности и сокращения бумажных отходов.

Одним из наиболее значительных преимуществ использования этих инструментов является то, что они могут помочь устранить ненужную бумажную работу. Это экономит время и энергию и снижает риск человеческой ошибки.

Кроме того, электронные средства связи также могут помочь повысить эффективность и производительность в офисе. Позволяя сотрудникам обмениваться файлами и совместно работать над проектами в режиме реального времени, эти инструменты могут повысить эффективность до 50%.

Компании, которые успешно внедрили эти инструменты, значительно повысили производительность и удовлетворенность сотрудников.

№3. Обучайте сотрудников работе с электронным программным обеспечением

По мере того, как предприятия переходят на безбумажное рабочее место, сотрудники должны быть должным образом обучены, чтобы избежать потенциальных несчастных случаев. Обучив сотрудников тому, как работать без документов, вы можете быть уверены, что они справятся с любыми файлами или документами, которые необходимо хранить в электронном виде.

Это не только сэкономит время и деньги вашего бизнеса, но и поможет вашей команде оставаться продуктивной и безопасной при работе в безбумажной среде.

№ 4. Создайте электронное рабочее пространство

Безбумажные офисы становятся все более популярными не только потому, что они более экологичны, но и потому, что они лучше влияют на производительность ваших сотрудников.

Создание электронного рабочего пространства, адаптированного к вашим потребностям, гарантирует, что все в вашем офисе будут продуктивны и смогут сосредоточиться на своей работе.

Программное обеспечение для безбумажного офиса упрощает работу без бумаги

Ручное выполнение каждого шага, связанного с созданием безбумажного рабочего пространства, может привести в бешенство.

Более того, управление такой сложной сетью различных приложений — непростая задача. Вот несколько безбумажных офисных программ, специально разработанных для того, чтобы позволить офисам легко перейти на цифровой способ без особого обучения или выделения ресурсов.

Подписать сейчас

Многие люди знакомы с традиционным бумажным способом подписания документов. Однако иногда этот процесс может занимать много времени, и нет гарантии, что все подписи будут точными.

К счастью, новый онлайн-инструмент Sign Now упрощает безбумажный процесс подписания документов в Интернете.

Sign Now позволяет пользователям создавать цифровые подписи с помощью своего компьютера или мобильного устройства. После того, как вы завершите свою подпись, вы можете сохранить ее в файл или поделиться ею с другими. Кроме того, Sign Now предоставляет полезные советы и инструкции, чтобы ваши подписи были точными и разборчивыми.

Услуга бесплатна и доступна с любого компьютера с доступом в Интернет. Документы можно подписывать из любой точки мира, и нет необходимости распечатывать или отправлять по факсу документ.

Введите сведения о документе, выберите тип подписи и отправьте форму. Сервис автоматически создаст цифровую копию документа и отправит ее на ваш адрес электронной почты.

Кроме того, этот инструмент можно использовать для различных целей, таких как подписание документов в Интернете, создание соглашений и ведение переговоров по контрактам. Короче говоря, если вы ищете простой способ подписать юридические документы, стоит попробовать «Подписать сейчас».

PDF-заполнитель

Вам понравится PDF-заполнитель, если вы занятый профессионал, которому нужно управлять большим количеством документов. Этот онлайн-инструмент позволяет быстро и легко редактировать, создавать и управлять документами.

Заполните поля, нажмите «Отправить», и ваши изменения будут автоматически сохранены. Кроме того, если вам нужно распечатать копию или поделиться ею с кем-то еще, заполнитель PDF может помочь вам в этом.

Это универсальный инструмент, который можно использовать для преобразования вашего статического PDF-файла в интерактивный интерфейс для отправителя и получателя.

PDF Filler имеет различные функции, которые делают его идеальным выбором для людей, которым необходимо быстро обновлять или управлять своими файлами. Кроме того, он также отлично подходит для людей, которым необходимо автоматизировать создание и заполнение PDF-документов в Интернете.

Ознакомьтесь с лучшими инструментами для сжатия PDF [онлайн + программное обеспечение].

Рабочий стол

Управлять своим рабочим и личным временем сложно, но если вы ищете приложение, которое поможет вам в этом, то DeskTime — идеальный инструмент.

С помощью этого приложения вы можете легко отслеживать все, что требует вашего внимания, с помощью автоматического счетчика времени. Будь то часы, потраченные на работу, или то, как долго вы спали прошлой ночью, в этом приложении есть все навороты, которые облегчают вам управление своим расписанием.

DeskTime — идеальное приложение для успешного управления своим расписанием и онлайн-бизнесом. Приложение предлагает множество функций, которые делают его идеальным инструментом для управления временем и организации.

Приложение можно загрузить бесплатно, встроенных покупок нет. Его также можно использовать для отслеживания своего времени и времени других людей.

Вы также можете использовать это приложение для управления своей бизнес-деятельностью в Интернете, включая отслеживание показателей продаж и обновлений в социальных сетях. Этот совершенный трекер времени является идеальным инструментом для всех, кто хочет повысить свою эффективность и производительность.

Скачать – Интернет | Андроид | IOS

Джуро

Сложности юридических контрактов довольно пугают, но цифровое решение, такое как Juro, идеально подходит для таких случаев. Это инструмент автоматизации юридических контрактов, который может помочь вашей команде упростить создание, подписание и отслеживание юридических контрактов.

Автоматизируя повседневные задачи по контрактам, вы можете сэкономить время и обеспечить точность при создании контрактов. Он также предоставляет пользовательский интерфейс, который упрощает использование всеми членами вашей команды.

Это делает процесс более плавным и доступным для всех участников. Кроме того, Juro интегрируется с несколькими популярными юридическими программами, поэтому вы можете легко управлять своими контрактами и отслеживать их из одного места.

Преимущества использования Juro включают автоматизацию процесса создания контрактов, мониторинг и отслеживание соблюдения, а также автоматизацию переговоров и выполнения контрактов.

Он также предлагает ряд функций, помогающих предприятиям повысить эффективность и результативность своих юридических контрактов. Итак, если вы ищете способ автоматизировать процесс создания контрактов, обратите внимание на Juro.

Файлцентр

С ростом числа имеющихся у вас цифровых файлов легко переполниться объемом данных, которыми вам приходится управлять. Но один из способов справиться с этим — использовать такой инструмент, как Filecenter.

С помощью этого инструмента вы можете быстро организовать свои документы и управлять всеми своими цифровыми файлами, чтобы их было легко найти.

Filecenter — это облачная система управления файлами, которая упрощает доступ к файлам, их совместное использование и совместную работу с любого устройства и из любого места. Вы можете получить доступ к этому инструменту с любого компьютера, подключенного к Интернету.

Для использования FileCenter не требуется никакого специального программного или аппаратного обеспечения. Просто откройте сайт и начните поиск нужных файлов. Вы также можете использовать этот инструмент для обмена папками или хранения больших файлов в облаке.

Если вы ищете простой способ оптимизировать рабочий процесс и помочь вам оставаться организованным, то Filecenter — идеальное решение.

М-файлы

Если вы похожи на большинство работников умственного труда, вы всегда ищете способы повысить свою продуктивность. Но из-за постоянного притока новой информации и проектов за ними может быть сложно угнаться. Вот где M-Files входит.

Эта платформа управления документами на основе метаданных предназначена для того, чтобы помочь работникам раскрыть свой потенциал производительности. Платформа M-Files позволяет вам легко получать доступ к файлам и совместно работать над ними с любого устройства или компьютера, предоставляя централизованное место для всех ваших документов.

Кроме того, платформа M-Files предлагает мощные возможности поиска, которые позволяют быстро и легко найти именно то, что вы ищете.

Одна из лучших особенностей M-Files заключается в том, что они могут помочь предприятиям увеличить свою прибыль. Просмотр и создание M-файла гарантирует, что все ваши важные бизнес-данные будут организованы и легко доступны.

Это облегчает отслеживание вашего прогресса и контроль над вашими финансами. Еще одним большим преимуществом M-файлов является то, что они являются частными. Ваши бизнес-данные не являются общедоступными для просмотра другими. Это может защитить вашу деловую репутацию и ценную коммерческую тайну.

Клаудли

Мощные решения Cloudli для виртуализации факса по IP позволяют виртуализировать ваши операции, сохраняя при этом важные данные в безопасности.

Их решения позволяют быстро и легко создавать, управлять и развертывать виртуальные машины в облаке, не беспокоясь об инфраструктуре, необходимой для их поддержки.

С решениями Cloudli для факсов и IP-адресов вы можете безопасно отправлять и получать факсы по всему миру, не нуждаясь в выделенной факсимильной линии или аппарате.

Cloudli предлагает несколько преимуществ для предприятий, которым необходимо виртуализировать свою деятельность. Во-первых, это помогает консолидировать вашу инфраструктуру и повысить эффективность, позволяя запускать несколько приложений на одном сервере.

Это экономит ваше время и деньги, так как вам больше не нужно покупать отдельные серверы для каждого приложения. Он также защищает ваши данные, позволяя виртуализировать ваши серверы.

Если один сервер выйдет из строя, остальные продолжат работу. Наконец, Cloudli может помочь сократить расходы за счет автоматизации связи между вашими серверами и клиентами.

Вывод

Безбумажные офисы становятся все более и более популярными не только из-за экологических преимуществ, но и потому, что они могут сэкономить вам много денег.

В этом руководстве мы обсудили, как вы можете помочь своему офису отказаться от бумаги. Мы также упомянули о лучшем безбумажном программном обеспечении, которое поможет вашему офису легко перейти на безбумажную работу.

Теперь вы можете ознакомиться с лучшими решениями для виртуальных рабочих столов для частных лиц и предприятий.