什麼是小型企業的庫存管理系統？ 完整的 2022 年指南

如果您是一個不斷將產品數據輸入電子表格或試圖在紙上跟踪您的銷售的小企業主，庫存管理系統可以節省時間。

繼續閱讀以了解什麼是庫存管理系統，庫存管理系統是否適合您的小型企業以及任何優秀庫存管理軟件的必備功能。

什麼是庫存管理系統？

庫存管理系統將幫助您監督從首次收購到出售的所有業務貨物（原材料、成品等）。 管理系統適用於您的產品生命週期。 庫存管理系統可以跨地點跟踪貨物，並為您提供所需的有關該產品的任何詳細信息，以有效地開展業務。

庫存管理系統對小型企業的好處

在產品/銷售損失方面，小企業沒有大企業那樣的緩衝。 當企業以微薄的利潤運營時，擁有跟踪庫存的系統可以顯著提高利潤。

庫存管理系統將允許小企業主：

• 始終保持產品庫存，因此您不會錯過任何銷售
• 投資正確的產品數量
• 提供準確的送貨信息
• 給出準確的價格
• 儘早識別產品損壞、損失和盜竊
• 跟踪哪些物品被退回以及原因
• 預測旺季並相應調整您的購買習慣
• 當需要挑选和包裝大訂單時，僱用更多員工或僱用臨時員工
• 必要時輪換庫存
• 確定哪些產品正在銷售，哪些產品應該停產

庫存管理系統的類型

有幾種庫存管理系統會因您計算庫存的頻率和用於衡量庫存水平的方法而異。

讓我們看看兩種最常見的庫存管理系統類型：定期和永久。

定期庫存管理

定期庫存管理是一個系統，您可以在其中物理計算每個期間（月、季度、年等）的庫存水平，並將數量與銷售數據進行比較。 隨著時間的推移，公司可以驗證是否有物品丟失或手頭有太多物品。

這種類型的庫存管理系統適用於庫存水平和產品變化有限的小型企業。 定期庫存管理所需要的只是有人對物品進行物理清點並跟踪電子表格中的信息。

較大的企業或提供多種產品的企業可能難以定期盤點，因為在任何給定時間都有大量不同的訂單進出。

定期庫存管理示例

假設您擁有一家銷售西裝外套的公司。 公司的客戶服務代表接受訂單，將它們輸入系統，公司倉庫中的員工挑選、包裝和運送這些訂單。 由於您的公司是從批發商那裡購買的，因此您還記錄了應該進入的庫存量。

每個月末，揀貨員都會清點倉庫中西裝外套的數量。 您將該數字與您記錄在案的庫存水平進行比較。

如果西裝外套的數量少於您記錄的數量，那麼可能有人發送了替換西裝外套但沒有記錄，或者挑選者可能無意中意外打包了一件額外的西裝外套，或者批發商沒有發送足夠的庫存.

其中幾種情況可能已經發生，但如果沒有關於每個訂單的詳細信息，很難準確判斷是哪一種情況。 這就是為什麼定期庫存管理不適用於所有類型的業務。

永續庫存管理

永續盤存管理是一個以交易為基礎更新庫存水平的系統。 每個項目都有一個標識符（UPC、SKU 等）並且可以被跟踪。 您可以在訂單生命週期的任何階段（從採購到銷售再到退貨）準確查看商品的位置。

永續庫存管理系統為企業主提供有關採購訂單、銷售訂單、貨架庫存、損壞物品和退回物品的最新信息。 這種類型的系統可以讓您最清楚地了解您的業務所處的位置。

但是，如果您選擇了錯誤的永續庫存管理系統，則使用起來可能既昂貴又耗時。

永續庫存管理示例

假設您決定在您的西裝外套公司實施永久庫存管理系統。 每件西裝外套都被分配了一個條形碼標籤。 在批發訂單交付時掃描每個標籤，並在揀選、包裝和運輸時掃描每個標籤。

客戶服務代表使用與每件西裝外套相關的條形碼編號來跟踪哪些西裝外套包含在哪些訂單中。

使用此系統，您將知道您的採購訂單是否缺少商品、特定西裝外套是否作為退貨退回、客戶延遲交貨的位置等。您還可以將西裝外套的相關跟踪 ID 發送給客戶，所以他們可以實時查看包裹的位置。

庫存管理系統所需的 10 個功能

根據您經營的業務類型，您可能不需要庫存管理系統中的所有這些功能。 但是，如果您運送任何東西、在多個地點銷售或處理任何類型的周轉庫存，您將需要以下大部分內容：

1. 條碼打印和掃描

條形碼是跟踪和銷售任何形式的實物庫存的關鍵。 無論您是在實際位置銷售物品，還是在不同倉庫中存放數千件物品，每件物品都應該有一個與之關聯的條形碼。

優秀的庫存管理系統提供商將允許您通過將公司的軟件與您自己的硬件集成來打印和掃描條形碼。 許多庫存管理公司還提供自己的條形碼標籤打印機和掃描儀供企業主使用。

2. 實時庫存更新

一旦訂單被挑選、包裝並發送出去，並且每當有物品進來，您的庫存水平就會自動更新以反映這一點。 每次購買時都應保留物品。

即使物品作為較大銷售訂單的一部分捆綁在一起，您的庫存也應該顯示單個庫存水平的變化。

3.支持多渠道銷售

如果您在亞馬遜或沃爾瑪等市場上銷售商品，決定讓您的 Instagram 帖子可購物，開始使用 TikTok 業務資料在 TikTok 上銷售，或者在線和親自銷售，您的庫存管理系統必須支持多渠道銷售。

當你在不同的渠道上銷售時，你必須確保每個地方的每件商品都被計算在內，否則你最終可能會出售你甚至沒有的庫存。 多渠道銷售報告還可以讓您深入了解您的商品在哪些方面表現良好，並專注於改善這些平台上的銷售。

4. 跨倉庫的庫存管理

如果您的物品存放在不同的倉庫中，那麼應該很容易跨位置查看、轉移和捆綁產品。 您還可以利用有關買家位置的報告來確定哪些產品應存放在哪個位置。

5.綜合會計

您的庫存水平與您的銷售數字密切相關。 將兩者結合在一個軟件中將使您更容易（並且更便宜）查看與材料成本、一段時間內的銷售數量、退貨、產品損失等相關的財務信息。

6. 採購訂單

許多企業依靠從批發商或原材料供應商等其他供應商處購買來銷售自己的產品。 一個好的庫存管理系統可以輕鬆管理不同的供應商，使用可定制的模板構建採購訂單，甚至在庫存不足時自動發送採購訂單。

7. 庫存跟踪

您和您的客戶希望獲得有關產品在哪里以及他們可以等待交貨多長時間的最新信息。 一個好的庫存管理系統將允許您生成庫存跟踪代碼，您可以將其與客戶的收據一起發送，這樣他們就可以自己跟踪他們的包裹。

對於餐廳和咖啡館老闆來說，食品庫存跟踪是餐廳庫存管理的關鍵部分。 通過適當的易腐庫存管理，您可以降低成本並減少浪費。

8. 庫存警報和預測

許多庫存管理系統會向您發送每日庫存警報和自動低庫存警報，並且可以在商品低於某個庫存閾值時自動生成新的採購訂單。 一些系統會自動更新在線產品目錄，以列出庫存不足或不可用的商品。

隨著時間的推移，您的庫存管理系統應該能夠分析您的銷售活動，告訴您何時預計會有大量訂單湧入，以及您的業務是否有“淡季”。 有了這些信息，您可以保持正確的庫存水平並避免全年出現任何現金流問題。

9. POS 能力

如果您在商店中銷售商品，您將需要一個銷售點 (POS) 系統來結賬客戶。 借助一體化庫存管理和 POS 解決方案，每當您在店內或活動中銷售商品時，您的庫存（以及您的電子商務網站，如果有的話）都會更新。 您還可以允許您的客戶購買您手頭沒有的物品，並選擇取貨和送貨。

理想情況下，您的 POS 系統適合移動設備，因此您可以在快閃店、貿易展覽、特殊活動、市場等進行銷售。閱讀我們關於適用於各種業務類型的最佳移動 POS 系統的文章，以便在旅途中發展.

10. 第三方集成

成功的企業很少不使用幾種不同的工具來管理在線和離線存在、支付員工、盤點和提供客戶服務等事情。

一個好的庫存管理系統將與電子商務平台、會計軟件、工資系統、支付處理器、運輸管理工具以及有效運營業務所需的任何其他東西很好地集成。

選擇庫存管理軟件如果...

並非每個企業都需要特定的庫存管理軟件。 小型企業可能會使用舊的紙筆方法或簡單的電子表格。

但是，如果出現以下情況，您應該獲得庫存管理軟件：

• 您的企業銷售多種產品或銷售具有多種變體的產品。
• 退貨在您的行業中更為常見（服裝、健康和美容等）
• 您擁有一家餐廳或咖啡館，經營一家餐飲公司或膳食訂閱業務，或者以任何身份處理易腐爛的食品。
• 不少人挑選、打包和運送物品。
• 您從多個地點發貨。
• 您在多個銷售渠道上銷售，例如您自己的網站、在線市場、社交媒體和/或實體店面。
• 您有多個實體店或在貿易展覽、市場和快閃店等場外活動中進行銷售。
• 您當前的庫存數量不匹配。
• 自己維護庫存記錄對您來說太困難或太耗時（有時為了方便而付出的代價真的很值得。）

尋找合適的庫存管理系統的後續步驟

大多數庫存管理系統都是針對特定行業和企業規模量身定制的。

如果您擁有餐廳、咖啡館、食品卡車、酒吧或以任何身份銷售食物，請閱讀我們最好的餐廳庫存管理軟件。 您開始密切監控庫存的速度越快，最終食品變質和收入損失的可能性就越小。

如果您從事零售業、在線和離線銷售，或者只需要靈活的庫存管理系統，請閱讀我們關於頂級庫存管理系統的帖子，以找到滿足您所有需求的軟件。

如果您真的時間緊迫，請查看我們的庫存管理軟件比較表，以從高級別的角度了解您的選擇。