Che cos'è un sistema di gestione dell'inventario per le piccole imprese? Guida completa 2022

Un sistema di gestione dell'inventario può far risparmiare tempo se sei un piccolo imprenditore che inserisce costantemente i dati dei prodotti in un foglio di calcolo o cerca di tenere traccia delle tue vendite su carta.

Continua a leggere per scoprire cos'è un sistema di gestione dell'inventario, se un sistema di gestione dell'inventario è adatto alla tua piccola impresa e le funzionalità indispensabili di qualsiasi buon software di gestione dell'inventario.

Che cos'è un sistema di gestione dell'inventario?

Un sistema di gestione dell'inventario ti assisterà nel processo di supervisione di tutti i beni della tua attività (materie prime, articoli finiti, ecc.) da quando vengono acquistati per la prima volta fino a quando vengono venduti. Il sistema di gestione è qui per il ciclo di vita dei tuoi prodotti. I sistemi di gestione dell'inventario possono tenere traccia delle merci in tutte le sedi e fornirti tutti i dettagli necessari su quel prodotto per gestire efficacemente la tua attività.

Vantaggi di un sistema di gestione dell'inventario per le piccole imprese

Le piccole imprese non hanno lo stesso ammortizzatore delle grandi imprese quando si tratta di perdite di prodotti/vendite. Quando un'azienda opera con margini ridotti, disporre di un sistema per tenere traccia delle scorte può fare una differenza significativa in termini di profitti.

Un sistema di gestione dell'inventario consentirà ai proprietari di piccole imprese di:

• Tieni sempre i prodotti in stock, così non perderai mai una vendita
• Investi nella giusta quantità di prodotto
• Fornire informazioni di consegna accurate
• Fornisci prezzi accurati
• Identificare tempestivamente i danni, le perdite e il furto del prodotto
• Tieni traccia di quali articoli vengono restituiti e perché
• Anticipa le stagioni più impegnative e adatta di conseguenza le tue abitudini di acquisto
• Assumi più personale o assumi personale temporaneo, quando è necessario prelevare e imballare ordini di grandi dimensioni
• Ruotare il brodo quando necessario
• Identifica quali prodotti sono in vendita e quali dovrebbero essere sospesi

Tipi di sistemi di gestione dell'inventario

Esistono diversi sistemi di gestione dell'inventario che variano in base alla frequenza con cui si contano le scorte e al metodo utilizzato per misurare i livelli delle scorte.

Diamo un'occhiata ai due tipi più comuni di sistemi di gestione dell'inventario: periodico e perpetuo.

Gestione periodica dell'inventario

La gestione periodica dell'inventario è un sistema in cui si contano fisicamente i livelli delle scorte una volta per periodo (mese, trimestre, anno, ecc.) e si confrontano il numero con i dati di vendita. In questo modo nel tempo, le aziende verificano se ci sono articoli mancanti o troppi articoli a portata di mano.

Questo tipo di sistema di gestione dell'inventario funziona bene per le piccole imprese con livelli di scorte limitati e variazioni di prodotto. Tutto ciò di cui hai bisogno per la gestione periodica dell'inventario è qualcuno che conti fisicamente gli articoli e tenga traccia delle informazioni in un foglio di calcolo.

Le aziende più grandi, o le aziende con diversi tipi di offerte di prodotti, potrebbero avere difficoltà a fare l'inventario periodicamente, poiché ci sono così tanti ordini diversi in entrata e in uscita in un dato momento.

Esempio di gestione periodica dell'inventario

Diciamo che possiedi un'azienda che vende blazer. I rappresentanti del servizio clienti dell'azienda prendono gli ordini, li inseriscono in un sistema e i dipendenti nel magazzino dell'azienda prelevano, imballano e spediscono quegli ordini. Poiché la tua azienda acquista da un grossista, hai anche registrazioni di quanto inventario dovrebbe arrivare.

Alla fine di ogni mese, i raccoglitori contano fisicamente il numero di giacche in magazzino. Confronta quel numero con i livelli delle scorte che hai registrato.

Se ci sono meno blazer di quelli che hai registrato, allora qualcuno potrebbe aver inviato un blazer sostitutivo ma non l'ha registrato, oppure un raccoglitore potrebbe aver accidentalmente imballato un blazer in più senza volerlo, o il grossista non ha inviato abbastanza stock .

Potrebbero essersi verificati molti di questi scenari, ma è difficile dire esattamente quale senza informazioni dettagliate su ogni ordine. Ecco perché la gestione periodica dell'inventario non funziona per ogni tipo di attività.

Gestione dell'inventario perpetuo

La gestione perpetua dell'inventario è un sistema in cui i livelli delle scorte vengono aggiornati su base transazionale. Ogni articolo ha un identificatore (UPC, SKU, ecc.) e può essere tracciato. Puoi vedere esattamente dove si trovano gli articoli in qualsiasi fase del ciclo di vita dell'ordine, dall'acquisto alle vendite ai resi.

I sistemi di gestione dell'inventario perpetuo forniscono agli imprenditori le informazioni più aggiornate su ordini di acquisto, ordini di vendita, scorte sugli scaffali, articoli danneggiati e articoli restituiti. Questo tipo di sistema ti dà il quadro più chiaro possibile di dove si trova la tua attività.

Tuttavia, i sistemi perpetui di gestione dell'inventario possono essere costosi e richiedere molto tempo da utilizzare, se si sceglie quello sbagliato.

Esempio di gestione dell'inventario perpetuo

Supponiamo che tu decida di implementare un sistema di gestione dell'inventario perpetuo presso la tua azienda di blazer. Ad ogni blazer viene assegnata un'etichetta con codice a barre. Ogni etichetta viene scansionata al momento della consegna di un ordine all'ingrosso e ogni etichetta viene scansionata al momento del prelievo, dell'imballaggio e della spedizione.

I rappresentanti del servizio clienti tengono traccia di quali blazer sono inclusi con quali ordini utilizzando i numeri di codice a barre associati a ciascun blazer.

Con questo sistema, saprai se nel tuo ordine di acquisto mancano degli articoli, se un blazer specifico sta tornando come reso, dove è trattenuta la consegna in ritardo di un cliente, ecc. Puoi anche inviare ai clienti un ID di tracciabilità associato a un blazer, quindi possono vedere dove si trova il loro pacco in tempo reale.

10 funzionalità necessarie in un sistema di gestione dell'inventario

A seconda del tipo di attività che gestisci, potresti non aver bisogno di tutte queste funzionalità nel tuo sistema di gestione dell'inventario. Tuttavia, se spedisci qualcosa, vendi in più località o gestisci qualsiasi tipo di stock rotante, avrai bisogno della maggior parte dei seguenti elementi:

1. Stampa e scansione di codici a barre

I codici a barre sono la chiave per tracciare e vendere qualsiasi forma di inventario fisico. Che tu stia vendendo articoli in un luogo fisico o ospitando migliaia di articoli in diversi magazzini, ogni singolo articolo dovrebbe avere un codice a barre associato.

I fornitori di buoni sistemi di gestione dell'inventario ti permetteranno di stampare e scansionare codici a barre integrando il software dell'azienda con il tuo hardware. Molte società di gestione dell'inventario offrono anche stampanti e scanner per etichette con codici a barre per l'utilizzo da parte degli imprenditori.

2. Aggiornamenti dell'inventario in tempo reale

Non appena un ordine viene prelevato, imballato e inviato per la consegna e ogni volta che gli articoli arrivano, i livelli delle scorte dovrebbero aggiornarsi automaticamente per riflettere ciò. Gli articoli devono essere riservati ogni volta che viene effettuato un acquisto.

Il tuo inventario dovrebbe anche mostrare le singole modifiche al livello delle scorte anche se gli articoli sono raggruppati insieme come parte di un ordine cliente più grande.

3. Supporto per la vendita multicanale

Se vendi articoli su mercati come Amazon o Walmart, decidi di rendere acquistabili i tuoi post su Instagram, iniziare a vendere su TikTok con un profilo aziendale TikTok o vendere online e di persona, il tuo sistema di gestione dell'inventario deve supportare la vendita multicanale.

Quando vendi su canali diversi, devi assicurarti che ogni articolo da ogni luogo sia contabilizzato, altrimenti potresti finire per vendere azioni che non hai nemmeno. I rapporti sulle vendite multicanale possono anche fornirti informazioni dettagliate sul rendimento dei tuoi articoli e concentrarsi sul miglioramento delle vendite su tali piattaforme.

4. Gestione dell'inventario nei magazzini

Se i tuoi articoli sono conservati in magazzini diversi, dovrebbe essere facile visualizzare, trasferire e raggruppare i prodotti in più sedi. Puoi anche sfruttare i rapporti sulle posizioni degli acquirenti per determinare quali prodotti devono essere conservati in quale posizione.

5. Contabilità Integrata

I tuoi livelli di inventario sono intimamente legati ai tuoi numeri di vendita. Avere entrambi in un unico software renderà più facile (e meno costoso) visualizzare le informazioni finanziarie relative a costi dei materiali, numeri di vendita nel tempo, resi, perdite di prodotti e altro ancora.

6. Ordinazione di acquisto

Molte aziende si affidano agli acquisti di altri fornitori come grossisti o fornitori di materie prime per vendere i propri prodotti. Un buon sistema di gestione dell'inventario semplifica la gestione di diversi fornitori, la creazione di ordini di acquisto utilizzando modelli personalizzabili e persino l'invio automatico degli ordini di acquisto quando le scorte sono in esaurimento.

7. Monitoraggio dell'inventario

Tu e i tuoi clienti desiderate le informazioni più aggiornate su dove si trovano i prodotti e quanto tempo possono aspettarsi per la consegna. Un buon sistema di gestione dell'inventario ti consentirà di generare codici di tracciabilità dell'inventario, che puoi inviare con le ricevute dei clienti in modo che possano tracciare i loro pacchi da soli.

Per i proprietari di ristoranti e bar, il monitoraggio dell'inventario degli alimenti è una parte fondamentale della gestione dell'inventario dei ristoranti. Con una corretta gestione delle scorte deperibili, puoi tagliare i costi e ridurre gli sprechi.

8. Avvisi di inventario e previsioni

Molti sistemi di gestione dell'inventario ti inviano avvisi giornalieri di scorte e avvisi automatici di scorte insufficienti e possono generare automaticamente un nuovo ordine di acquisto quando un articolo è al di sotto di una determinata soglia di scorte. Alcuni sistemi aggiorneranno automaticamente i cataloghi di prodotti online per elencare gli articoli con disponibilità o non disponibili.

Nel tempo, il tuo sistema di gestione dell'inventario dovrebbe essere in grado di analizzare la tua attività di vendita per dirti quando aspettarti un afflusso di ordini e se la tua attività ha una "stagione lenta". Con queste informazioni, puoi mantenere i giusti livelli di scorte ed evitare problemi di flusso di cassa tutto l'anno.

9. Funzionalità POS

Se vendi articoli in un negozio, avrai bisogno di un sistema POS per controllare i clienti. Con una soluzione all-in-one di gestione dell'inventario e POS, ogni volta che vendi un articolo in negozio o in occasione di un evento, il tuo inventario (e il tuo sito di e-commerce, se ne hai uno) si aggiorneranno. Puoi anche consentire ai tuoi clienti di acquistare articoli che non hai a portata di mano, con l'opzione di ritiro e consegna.

Idealmente, il tuo sistema POS è ottimizzato per i dispositivi mobili, quindi puoi vendere in negozi pop-up, fiere, eventi speciali, mercati, ecc. Leggi il nostro articolo sui migliori sistemi POS mobili per una varietà di tipi di attività per crescere in movimento .

10. Integrazioni di terze parti

Le aziende di successo raramente riescono a cavarsela senza utilizzare diversi strumenti per cose come la gestione di una presenza online e offline, il pagamento dei dipendenti, l'inventario e l'offerta del servizio clienti.

Un buon sistema di gestione dell'inventario si integrerà bene con una piattaforma di eCommerce, software di contabilità, sistemi di buste paga, processori di pagamento, strumenti di gestione delle spedizioni e qualsiasi altra cosa di cui hai bisogno per gestire in modo efficiente la tua attività.

Scegli il software di gestione dell'inventario se...

Non tutte le aziende richiedono un software specifico per la gestione dell'inventario. Le piccole imprese potrebbero cavarsela con il vecchio approccio carta e penna o con un semplice foglio di calcolo.

Tuttavia, dovresti ottenere un software di gestione dell'inventario se:

• La tua attività vende più di pochi prodotti o vende prodotti con diverse varianti.
• I resi sono più comuni nel tuo settore (abbigliamento, salute e bellezza, ecc.)
• Possiedi un ristorante o un bar, gestisci una società di catering o un'attività di abbonamento ai pasti o lavori con alimenti deperibili a qualsiasi titolo.
• Più di poche persone prelevano, imballano e spediscono gli articoli.
• Spedisci da più località.
• Vendi su più canali di vendita, come il tuo sito web, un mercato online, social media e/o vetrina fisica.
• Hai più sedi fisiche o vendi in occasione di eventi fuori sede come fiere, mercati e negozi pop-up.
• I conteggi dell'inventario attuale non corrispondono.
• È troppo difficile o dispendioso in termini di tempo per te mantenere i record di inventario da solo (a volte il prezzo della convenienza vale davvero la pena).

Passi successivi per trovare il giusto sistema di gestione dell'inventario

La maggior parte dei sistemi di gestione dell'inventario sono personalizzati per settori e dimensioni aziendali specifici.

Se possiedi un ristorante, una caffetteria, un food truck, un bar o vendi cibo a qualsiasi titolo, leggi il nostro miglior software di gestione dell'inventario dei ristoranti. Più velocemente inizi a monitorare da vicino il tuo inventario, meno finirai con il deterioramento del cibo e perdite di entrate.

Se sei nel settore della vendita al dettaglio, vendi online e offline o hai semplicemente bisogno di un sistema di gestione dell'inventario flessibile, leggi il nostro post sui migliori sistemi di gestione dell'inventario per trovare il software che soddisfi tutte le tue esigenze.

E se hai davvero poco tempo, controlla la nostra tabella di confronto del software di gestione dell'inventario per una visione di alto livello delle tue opzioni.