ما هو نظام إدارة المخزون للأعمال الصغيرة؟ دليل عام 2022 الكامل

يمكن لنظام إدارة المخزون توفير الوقت إذا كنت صاحب شركة صغيرة تقوم بإدخال بيانات المنتج باستمرار في جدول بيانات أو تحاول تتبع مبيعاتك على الورق.

تابع القراءة لمعرفة ماهية نظام إدارة المخزون ، وما إذا كان نظام إدارة المخزون مناسبًا لشركتك الصغيرة والميزات التي يجب توفرها في أي برنامج جيد لإدارة المخزون.

ما هو نظام إدارة المخزون؟

سيساعدك نظام إدارة المخزون في عملية الإشراف على جميع سلع عملك (المواد الخام والعناصر النهائية وما إلى ذلك) من وقت الحصول عليها لأول مرة حتى بيعها. نظام الإدارة موجود هنا لدورة حياة منتجاتك. يمكن لأنظمة إدارة المخزون تتبع البضائع عبر المواقع وتزويدك بأي تفاصيل تحتاجها حول هذا المنتج لإدارة عملك بشكل فعال.

فوائد نظام إدارة المخزون للأعمال الصغيرة

لا تتمتع الشركات الصغيرة بنفس الحماية التي تتمتع بها الشركات الكبيرة عندما يتعلق الأمر بخسائر المنتجات / المبيعات. عندما تعمل شركة ما على هوامش صغيرة ، فإن وجود نظام لتتبع المخزون يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في الأرباح.

سيسمح نظام إدارة المخزون لأصحاب الأعمال الصغيرة بما يلي:

• احتفظ دائمًا بالمنتجات في المخزون ، حتى لا تفوتك أي تخفيضات
• استثمر في كمية المنتج المناسبة
• تقديم معلومات تسليم دقيقة
• إعطاء أسعار دقيقة
• تحديد الأضرار والخسائر والسرقة المنتج في وقت مبكر
• تتبع العناصر التي يتم إرجاعها ولماذا
• توقع المواسم المزدحمة واضبط عاداتك الشرائية وفقًا لذلك
• قم بتعيين المزيد من الموظفين ، أو تعيين موظفين مؤقتين ، عندما تكون هناك حاجة إلى انتقاء وتعبئة الطلبات الكبيرة
• قم بتدوير المخزون عند الضرورة
• حدد المنتجات التي يتم بيعها وأي المنتجات يجب إيقافها

أنواع أنظمة إدارة المخزون

هناك العديد من أنظمة إدارة المخزون التي تختلف حسب عدد مرات عد المخزون والطريقة التي تستخدمها لقياس مستويات المخزون.

لنلقِ نظرة على النوعين الأكثر شيوعًا من أنظمة إدارة المخزون: الدورية والدائمة.

إدارة المخزون الدوري

إدارة المخزون الدورية هي نظام تقوم فيه فعليًا بحساب مستويات المخزون مرة واحدة في كل فترة (شهر ، ربع سنة ، سنة ، إلخ) ومقارنة الرقم بأرقام المبيعات. من خلال القيام بذلك بمرور الوقت ، تتحقق الشركات مما إذا كانت هناك عناصر مفقودة أو الكثير من العناصر في متناول اليد.

يعمل هذا النوع من نظام إدارة المخزون بشكل جيد للشركات الصغيرة ذات مستويات المخزون المحدودة وتنوعات المنتجات. كل ما تحتاجه لإدارة المخزون بشكل دوري هو شخص ما لعد العناصر فعليًا وتتبع المعلومات في جدول بيانات.

قد تكافح الشركات الكبيرة ، أو الشركات التي لديها عدة أنواع من عروض المنتجات ، من أجل الجرد بشكل دوري ، نظرًا لوجود العديد من الطلبات المختلفة الواردة والشحن في أي وقت.

مثال على إدارة المخزون الدوري

لنفترض أنك تمتلك شركة تبيع السترات. يأخذ ممثلو خدمة العملاء في الشركة الطلبات ، ويدخلونها في نظام ، ويقوم الموظفون في مستودع الشركة باختيار هذه الطلبات وتغليفها وشحنها. نظرًا لأن شركتك تشتري من تاجر جملة ، فلديك أيضًا سجلات لمقدار المخزون الذي يجب أن يأتي.

في نهاية كل شهر ، يقوم الملتقطون بحساب عدد السترات في المستودع فعليًا. يمكنك مقارنة هذا الرقم بمستويات المخزون التي لديك في السجل.

إذا كان عدد السترات أقل مما لديك في السجل ، فربما أرسل شخص ما سترة بديلة ولكن لم يسجلها ، أو ربما قام المنتقي بحزم سترة إضافية عن طريق الخطأ دون قصد ، أو أن تاجر الجملة لم يرسل مخزونًا كافيًا .

كان من الممكن حدوث العديد من هذه السيناريوهات ، لكن من الصعب تحديد أي منها دون معلومات مفصلة عن كل طلب. هذا هو السبب في أن إدارة المخزون الدورية لا تعمل مع كل نوع من أنواع الأعمال.

إدارة المخزون الدائم

إدارة المخزون الدائم هي نظام يتم فيه تحديث مستويات المخزون على أساس المعاملات. يحتوي كل عنصر على معرف (UPC ، SKU ، إلخ) ويمكن تتبعه. يمكنك معرفة مكان العناصر بالضبط في أي مرحلة من مراحل دورة حياة الطلب ، من الشراء إلى المبيعات إلى المرتجعات.

توفر أنظمة إدارة المخزون الدائم لأصحاب الأعمال أحدث المعلومات حول أوامر الشراء وأوامر المبيعات والمخزون على الرفوف والعناصر التالفة والعناصر المرتجعة. يمنحك هذا النوع من الأنظمة أوضح صورة ممكنة لمكان عملك.

ومع ذلك ، يمكن أن تكون أنظمة إدارة المخزون الدائم باهظة الثمن وتستغرق وقتًا طويلاً في الاستخدام ، إذا اخترت النظام الخاطئ.

مثال على إدارة المخزون الدائم

لنفترض أنك قررت تنفيذ نظام إدارة مخزون دائم في شركة بليزر الخاصة بك. يتم تعيين ملصق رمز شريطي لكل سترة. يتم مسح كل ملصق ضوئيًا عند تسليم أمر البيع بالجملة ويتم مسح كل ملصق ضوئيًا عند الانتقاء والتعبئة والشحن.

يتتبع ممثلو خدمة العملاء السترات التي يتم تضمينها مع الطلبات التي تستخدم أرقام الباركود المرتبطة بكل سترة.

باستخدام هذا النظام ، ستعرف ما إذا كان طلب الشراء الخاص بك يفتقد إلى بعض العناصر ، وما إذا كانت سترة معينة ستعود كعائد ، ومكان التسليم المتأخر للعميل ، وما إلى ذلك. يمكنك أيضًا إرسال معرف التتبع المرتبط بالسترة إلى العملاء ، لذلك يمكنهم معرفة مكان الحزمة الخاصة بهم في الوقت الفعلي.

10 ميزات مطلوبة في نظام إدارة المخزون

اعتمادًا على نوع العمل الذي تديره ، قد لا تحتاج إلى كل هذه الميزات في نظام إدارة المخزون الخاص بك. ومع ذلك ، إذا قمت بشحن أي شيء ، أو البيع في مواقع متعددة ، أو التعامل مع أي نوع من المخزون المتداول ، فستحتاج إلى معظم ما يلي:

1. طباعة ومسح الباركود

الرموز الشريطية هي المفتاح لتتبع وبيع أي شكل من أشكال المخزون المادي. سواء كنت تبيع سلعًا في موقع مادي أو تحتوي على آلاف العناصر في مستودعات مختلفة ، يجب أن يكون لكل عنصر رمز شريطي مرتبط به.

سيسمح لك موفرو نظام إدارة المخزون الجيد بطباعة الرموز الشريطية ومسحها ضوئيًا من خلال دمج برنامج الشركة مع أجهزتك الخاصة. تقدم العديد من شركات إدارة المخزون طابعات وماسحات ضوئية لملصقات الباركود الخاصة بها لأصحاب الأعمال لاستخدامها.

2. تحديثات المخزون في الوقت الحقيقي

بمجرد أن يتم اختيار الطلب وتعبئته وإرساله للتسليم ، وعندما تأتي العناصر ، يجب تحديث مستويات مخزونك تلقائيًا لتعكس ذلك. يجب حجز العناصر عند إجراء عملية شراء.

يجب أن يُظهر مخزونك أيضًا تغييرات مستوى المخزون الفردي حتى إذا تم تجميع العناصر معًا كجزء من أمر مبيعات أكبر.

3. دعم البيع متعدد القنوات

إذا كنت تبيع عناصر في أسواق مثل Amazon أو Walmart ، فقرر جعل منشوراتك على Instagram قابلة للتسوق ، أو ابدأ البيع على TikTok من خلال ملف تعريف أعمال TikTok ، أو البيع عبر الإنترنت وشخصيًا ، يجب أن يدعم نظام إدارة المخزون الخاص بك البيع متعدد القنوات.

عندما تبيع على قنوات مختلفة ، عليك التأكد من أن كل عنصر من كل مكان محسوب ، أو قد ينتهي بك الأمر ببيع مخزون ليس لديك حتى. يمكن أن تمنحك تقارير البيع متعدد القنوات أيضًا نظرة ثاقبة حول أداء العناصر الخاصة بك بشكل جيد ، والتركيز على تحسين المبيعات على تلك المنصات.

4. إدارة المخزون عبر المستودعات

إذا كانت أغراضك محفوظة في مستودعات مختلفة ، فيجب أن يكون من السهل عرض المنتجات ونقلها وتجميعها عبر المواقع. يمكنك أيضًا الاستفادة من التقارير حول مواقع المشترين لتحديد المنتجات التي يجب الاحتفاظ بها في أي موقع.

5. المحاسبة المتكاملة

ترتبط مستويات مخزونك ارتباطًا وثيقًا بأرقام مبيعاتك. إن وجود كلا البرنامجين في برنامج واحد سيجعل من الأسهل (والأقل تكلفة) بالنسبة لك عرض المعلومات المالية المتعلقة بتكاليف المواد وأرقام المبيعات بمرور الوقت والمرتجعات وخسائر المنتج والمزيد.

6. طلب ​​الشراء

تعتمد العديد من الشركات على المشتريات من البائعين الآخرين مثل تجار الجملة أو مزودي المواد الخام لبيع منتجاتهم الخاصة. يسهل نظام إدارة المخزون الجيد إدارة البائعين المختلفين ، وإنشاء أوامر الشراء باستخدام قوالب قابلة للتخصيص ، وحتى إرسال أوامر الشراء تلقائيًا عندما يكون المخزون منخفضًا.

7. تتبع المخزون

ترغب أنت وعملائك في الحصول على أحدث المعلومات حول مكان وجود المنتجات والمدة المتوقعة لانتظار التسليم. سيسمح لك نظام إدارة المخزون الجيد بإنشاء أكواد تتبع المخزون ، والتي يمكنك إرسالها مع إيصالات العملاء حتى يتمكنوا من تتبع حزمهم بأنفسهم.

بالنسبة لأصحاب المطاعم والمقاهي ، يعد تتبع مخزون الطعام جزءًا أساسيًا من إدارة مخزون المطاعم. من خلال الإدارة السليمة للمخزون القابل للتلف ، يمكنك خفض التكاليف وتقليل الفاقد.

8. تنبيهات المخزون والتنبؤ

سترسل لك العديد من أنظمة إدارة المخزون تنبيهات يومية بالمخزون وتنبيهات آلية للمخزون المنخفض ، ويمكنها تلقائيًا إنشاء أمر شراء جديد عندما يكون العنصر أقل من عتبة مخزون معينة. تقوم بعض الأنظمة تلقائيًا بتحديث كتالوجات المنتجات عبر الإنترنت لإدراج عناصر منخفضة في المخزون أو غير متوفرة.

بمرور الوقت ، يجب أن يكون نظام إدارة المخزون لديك قادرًا على تحليل نشاط مبيعاتك ليخبرك متى تتوقع تدفق الطلبات وما إذا كان عملك به "موسم بطيء". باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك الحفاظ على مستويات المخزون الصحيحة وتجنب أي مشاكل في التدفق النقدي طوال العام.

9. قدرات نقاط البيع

إذا كنت تبيع سلعًا في متجر ، فستحتاج إلى نظام نقاط البيع (POS) للتحقق من العملاء. مع إدارة المخزون المتكامل وحل نقاط البيع ، كلما قمت ببيع عنصر في المتجر أو في حدث ما ، سيتم تحديث مخزونك (وموقع التجارة الإلكترونية الخاص بك ، إذا كان لديك واحد). يمكنك أيضًا السماح لعملائك بشراء العناصر التي ليس لديك في متناول اليد ، مع خيار الاستلام والتسليم.

من الناحية المثالية ، يكون نظام نقاط البيع الخاص بك متوافقًا مع الأجهزة المحمولة ، لذا يمكنك البيع في المتاجر المنبثقة ، والمعارض التجارية ، والمناسبات الخاصة ، والأسواق ، وما إلى ذلك. اقرأ مقالتنا حول أفضل أنظمة نقاط البيع المحمولة لمجموعة متنوعة من أنواع الأعمال لتنمو أثناء التنقل .

10. تكامل الطرف الثالث

نادرًا ما تنجح الأعمال الناجحة دون استخدام العديد من الأدوات المختلفة لأشياء مثل إدارة التواجد عبر الإنترنت وغير المتصل ، ودفع رواتب الموظفين ، وجرد المخزون ، وتقديم خدمة العملاء.

سوف يتكامل نظام إدارة المخزون الجيد بشكل جيد مع منصة التجارة الإلكترونية ، وبرامج المحاسبة ، وأنظمة الرواتب ، ومعالجات الدفع ، وأدوات إدارة الشحن ، وأي شيء آخر تحتاجه لإدارة عملك بكفاءة.

اختر برنامج إدارة المخزون إذا ...

لن تتطلب كل الأعمال برامج محددة لإدارة المخزون. قد تتغلب الشركات الصغيرة على نهج القلم والورقة القديم ، أو باستخدام جدول بيانات بسيط.

ومع ذلك ، يجب أن تحصل على برنامج إدارة المخزون إذا:

• تبيع شركتك أكثر من عدد قليل من المنتجات أو تبيع منتجات بأشكال مختلفة.
• العوائد أكثر شيوعًا في مجال عملك (الملابس ، الصحة والجمال ، إلخ.)
• أنت تمتلك مطعمًا أو مقهى ، أو تدير شركة تموين ، أو تعمل في خدمة الاشتراك في الوجبات ، أو تعمل مع الأطعمة القابلة للتلف بأي صفة.
• يقوم أكثر من عدد قليل من الأشخاص باختيار العناصر وحزمها وشحنها.
• أنت تشحن من مواقع متعددة.
• أنت تبيع على قنوات مبيعات متعددة ، مثل موقع الويب الخاص بك و / أو سوق عبر الإنترنت و / أو وسائل التواصل الاجتماعي و / أو واجهة محل فعلية.
• لديك مواقع مادية متعددة أو تبيع في أحداث خارج الموقع مثل المعارض التجارية والأسواق والمتاجر المنبثقة.
• جرد المخزون الحالي الخاص بك لا تتطابق.
• من الصعب جدًا أو يستغرق وقتًا طويلاً بالنسبة لك الاحتفاظ بسجلات المخزون بنفسك (أحيانًا يكون سعر الراحة يستحق ذلك حقًا).

الخطوات التالية للعثور على نظام إدارة المخزون الصحيح

تم تصميم معظم أنظمة إدارة المخزون لتناسب صناعات وأحجام أعمال محددة.

إذا كنت تمتلك مطعمًا أو مقهى أو شاحنة طعام أو بارًا أو تبيع طعامًا بأي صفة ، فاقرأ على أفضل برامج إدارة مخزون المطاعم لدينا. كلما بدأت في مراقبة مخزونك عن كثب بشكل أسرع ، قل فساد الطعام وخسائر الإيرادات.

إذا كنت تعمل في مجال البيع بالتجزئة ، أو تبيع عبر الإنترنت وغير متصل بالإنترنت ، أو تحتاج فقط إلى نظام إدارة مخزون مرن ، فاقرأ منشورنا حول أفضل أنظمة إدارة المخزون للعثور على برنامج يلبي جميع احتياجاتك.

وإذا كنت مضغوطًا حقًا للوقت ، فراجع مخطط مقارنة برامج إدارة المخزون للحصول على عرض عالي المستوى لخياراتك.