Co to jest system zarządzania zapasami dla małych firm? Pełny przewodnik 2022

System zarządzania zapasami może zaoszczędzić czas, jeśli jesteś właścicielem małej firmy, który stale wprowadza dane produktów do arkusza kalkulacyjnego lub próbuje śledzić sprzedaż na papierze.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest system zarządzania zapasami, czy system zarządzania zapasami jest odpowiedni dla Twojej małej firmy oraz jakie funkcje muszą mieć dobre oprogramowanie do zarządzania zapasami.

Co to jest system zarządzania zapasami?

System zarządzania zapasami pomoże Ci w procesie nadzorowania wszystkich towarów Twojej firmy (surowców, wyrobów gotowych itp.) od momentu ich pierwszego nabycia do sprzedaży. System zarządzania jest dostępny przez cały cykl życia Twoich produktów. Systemy zarządzania zapasami mogą śledzić towary w różnych lokalizacjach i dostarczać wszelkie szczegółowe informacje o tym produkcie, których potrzebujesz, aby skutecznie prowadzić firmę.

Korzyści z systemu zarządzania zapasami dla małych firm

Małe firmy nie mają takiej samej amortyzacji, jaką mają większe firmy, jeśli chodzi o straty produktu/sprzedaży. Gdy firma działa na niewielkich marżach, posiadanie systemu do śledzenia zapasów może znacząco wpłynąć na zyski.

System zarządzania zapasami pozwoli właścicielom małych firm:

• Zawsze utrzymuj produkty w magazynie, aby nigdy nie przegapić wyprzedaży
• Zainwestuj w odpowiednią ilość produktu
• Podaj dokładne informacje o dostawie
• Podaj dokładne ceny
• Wcześnie identyfikuj uszkodzenia, straty i kradzieże produktów
• Śledź, które przedmioty są zwracane i dlaczego
• Przewiduj ruchliwe pory roku i odpowiednio dostosuj swoje nawyki zakupowe
• Zatrudnij więcej pracowników lub zatrudnij pracowników tymczasowych, gdy trzeba odebrać i spakować duże zamówienia
• W razie potrzeby obróć zapasy
• Określ, które produkty się sprzedają, a które należy wycofać

Rodzaje systemów zarządzania zapasami

Istnieje kilka systemów zarządzania zapasami, które różnią się częstotliwością liczenia zapasów i metodą pomiaru poziomu zapasów.

Przyjrzyjmy się dwóm najczęstszym typom systemów zarządzania zapasami: okresowym i wieczystym.

Okresowe zarządzanie zapasami

Okresowe zarządzanie zapasami to system, w którym raz na okres (miesiąc, kwartał, rok itd.) fizycznie zliczasz stany magazynowe i porównujesz je ze sprzedażą. Robiąc to z biegiem czasu, firmy weryfikują, czy brakuje elementów lub czy nie ma ich zbyt wiele.

Ten rodzaj systemu zarządzania zapasami dobrze sprawdza się w małych firmach z ograniczonymi poziomami zapasów i różnorodnością produktów. Wszystko, czego potrzebujesz do okresowego zarządzania zapasami, to osoba, która fizycznie liczy towary i śledzi informacje w arkuszu kalkulacyjnym.

Większe firmy lub firmy oferujące kilka rodzajów produktów mogą mieć trudności z okresowym gromadzeniem zapasów, ponieważ w danym momencie pojawia się i wysyła wiele różnych zamówień.

Przykład okresowego zarządzania zapasami

Załóżmy, że jesteś właścicielem firmy, która sprzedaje blezery. Przedstawiciele obsługi klienta firmy przyjmują zamówienia, wprowadzają je do systemu, a pracownicy magazynu firmy odbierają, pakują i wysyłają te zamówienia. Ponieważ Twoja firma kupuje od hurtownika, posiadasz również zapisy dotyczące ilości zapasów, które powinny zostać przywiezione.

Pod koniec każdego miesiąca zbieracze fizycznie liczą blezery w magazynie. Porównujesz tę liczbę z poziomami zapasów, które masz w rejestrze.

Jeśli jest mniej blezerów niż to, co masz zapisane, ktoś mógł wysłać zastępczą marynarkę, ale jej nie zarejestrował, lub zbieracz mógł przypadkowo zapakować dodatkową marynarkę bez zamiaru lub hurtownik nie wysłał wystarczającej ilości towaru .

Kilka z tych scenariuszy mogło mieć miejsce, ale bez szczegółowych informacji o każdym zamówieniu trudno powiedzieć dokładnie który. Dlatego okresowe zarządzanie zapasami nie działa w przypadku każdego rodzaju działalności.

Zarządzanie wieczystymi zapasami

Ciągłe zarządzanie zapasami to system, w którym stany magazynowe są aktualizowane na zasadzie transakcyjnej. Każdy przedmiot ma identyfikator (UPC, SKU itp.) i można go śledzić. Możesz dokładnie zobaczyć, gdzie znajdują się produkty na dowolnym etapie cyklu życia zamówienia, od zakupu, przez sprzedaż, po zwroty.

Systemy ciągłego zarządzania zapasami zapewniają właścicielom firm najbardziej aktualne informacje o zamówieniach zakupu, zamówieniach sprzedaży, zapasach na półkach, uszkodzonych i zwróconych przedmiotach. Ten rodzaj systemu zapewnia możliwie najjaśniejszy obraz sytuacji, w której znajduje się Twoja firma.

Jednak systemy ciągłego zarządzania zapasami mogą być drogie i czasochłonne w użyciu, jeśli wybierzesz niewłaściwy.

Przykład stałego zarządzania zapasami

Załóżmy, że decydujesz się na wdrożenie systemu stałego zarządzania zapasami w swojej firmie produkującej marynarki. Każda marynarka ma przypisaną etykietę z kodem kreskowym. Każda etykieta jest skanowana przy dostawie hurtowej zamówienia, a każda etykieta jest skanowana po pobraniu, zapakowaniu i wysyłce.

Przedstawiciele obsługi klienta śledzą, które blezery są dołączone do których zamówień, korzystając z numerów kodów kreskowych powiązanych z każdym blezerem.

Dzięki temu systemowi dowiesz się, czy w zamówieniu brakuje elementów, czy konkretna marynarka wraca jako zwrot, gdzie odbywa się opóźniona dostawa klienta itp. Możesz także wysłać klientom powiązany identyfikator śledzenia marynarki, aby mogą zobaczyć, gdzie znajduje się ich paczka w czasie rzeczywistym.

10 funkcji potrzebnych w systemie zarządzania zapasami

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności możesz nie potrzebować wszystkich tych funkcji w swoim systemie zarządzania zapasami. Jeśli jednak coś wysyłasz, sprzedajesz w wielu lokalizacjach lub masz do czynienia z dowolnym rodzajem rotującego towaru, będziesz potrzebować większości z następujących elementów:

1. Drukowanie i skanowanie kodów kreskowych

Kody kreskowe są kluczem do śledzenia i sprzedaży dowolnej formy fizycznego inwentarza. Niezależnie od tego, czy sprzedajesz przedmioty w fizycznej lokalizacji, czy przechowujesz tysiące przedmiotów w różnych magazynach, z każdym elementem powinien być powiązany kod kreskowy.

Dobrzy dostawcy systemów zarządzania zapasami pozwolą Ci drukować i skanować kody kreskowe, integrując oprogramowanie firmy z własnym sprzętem. Wiele firm zarządzających zapasami oferuje również własne drukarki i skanery etykiet z kodami kreskowymi, z których mogą korzystać właściciele firm.

2. Aktualizacje zapasów w czasie rzeczywistym

Gdy tylko zamówienie zostanie pobrane, zapakowane i wysłane do dostawy, a także za każdym razem, gdy towary przyjdą, poziom zapasów powinien automatycznie się zaktualizować, aby to odzwierciedlić. Pozycje należy rezerwować za każdym razem, gdy dokonuje się zakupu.

Twoje zapasy powinny również pokazywać indywidualne zmiany poziomu zapasów, nawet jeśli towary są połączone razem w ramach większego zamówienia sprzedaży.

3. Wsparcie sprzedaży wielokanałowej

Jeśli sprzedajesz przedmioty na rynkach, takich jak Amazon lub Walmart, zdecyduj, czy chcesz, aby Twoje posty na Instagramie można było robić zakupy, zacznij sprzedawać w TikTok z profilem biznesowym TikTok lub sprzedawaj online i osobiście, Twój system zarządzania zapasami musi obsługiwać sprzedaż wielokanałową.

Kiedy sprzedajesz w różnych kanałach, musisz upewnić się, że każdy przedmiot z każdego miejsca jest rozliczany, w przeciwnym razie możesz sprzedać zapasy, których nawet nie masz. Raporty sprzedaży wielokanałowej mogą również dać wgląd w to, gdzie Twoje produkty osiągają dobre wyniki, i skoncentrować się na poprawie sprzedaży na tych platformach.

4. Zarządzanie zapasami w magazynach

Jeśli Twoje towary są przechowywane w różnych magazynach, przeglądanie, przenoszenie i łączenie produktów w różnych lokalizacjach powinno być łatwe. Możesz także wykorzystać raportowanie lokalizacji kupujących, aby określić, które produkty powinny być przechowywane w której lokalizacji.

5. Zintegrowana rachunkowość

Twoje poziomy zapasów są ściśle powiązane z wynikami sprzedaży. Posiadanie obu w jednym oprogramowaniu ułatwi (i tańsze) przeglądanie informacji finansowych związanych z kosztami materiałów, wielkościami sprzedaży w czasie, zwrotami, stratami produktów i innymi.

6. Zamawianie zakupu

Wiele firm polega na zakupach od innych dostawców, takich jak hurtownicy lub dostawcy surowców, aby sprzedawać własne produkty. Dobry system zarządzania zapasami ułatwia zarządzanie różnymi dostawcami, tworzenie zamówień zakupu za pomocą dostosowywalnych szablonów, a nawet automatyczne wysyłanie zamówień zakupu, gdy zapasy są niskie.

7. Śledzenie zapasów

Ty i Twoi klienci potrzebujecie najbardziej aktualnych informacji o tym, gdzie znajdują się produkty i jak długo mogą czekać na dostawę. Dobry system zarządzania zapasami pozwoli Ci generować kody śledzenia zapasów, które możesz wysyłać wraz z paragonami klientów, aby mogli sami śledzić swoje paczki.

Dla właścicieli restauracji i kawiarni śledzenie zapasów żywności jest kluczowym elementem zarządzania zapasami restauracji. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zapasami łatwo psujących się, możesz obniżyć koszty i zmniejszyć ilość odpadów.

8. Alerty i prognozy dotyczące zapasów

Wiele systemów zarządzania zapasami wysyła codzienne alerty o stanie zapasów i automatyczne alerty o niskim stanie zapasów, a także może automatycznie generować nowe zamówienie zakupu, gdy pozycja jest poniżej określonego progu zapasów. Niektóre systemy automatycznie aktualizują katalogi produktów online, aby wyświetlać pozycje o niskim stanie lub niedostępne.

Z biegiem czasu Twój system zarządzania zapasami powinien być w stanie przeanalizować Twoją aktywność sprzedażową, aby powiedzieć Ci, kiedy można spodziewać się napływu zamówień i czy Twoja firma ma „wolny sezon”. Dzięki tym informacjom możesz utrzymać odpowiedni poziom zapasów i uniknąć problemów z przepływem gotówki przez cały rok.

9. Możliwości POS

Jeśli sprzedajesz produkty w sklepie, będziesz potrzebować systemu punktów sprzedaży (POS), aby sprawdzać klientów. Dzięki kompleksowemu zarządzaniu zapasami i rozwiązaniu POS, za każdym razem, gdy sprzedajesz przedmiot w sklepie lub na wydarzeniu, Twój asortyment (i witryna eCommerce, jeśli ją masz) zostaną zaktualizowane. Możesz także pozwolić swoim klientom na zakup przedmiotów, których nie masz pod ręką, z opcją odbioru i dostawy.

Najlepiej byłoby, gdyby Twój system POS był przyjazny dla urządzeń mobilnych, dzięki czemu możesz sprzedawać w sklepach typu pop-up, na targach, na specjalnych wydarzeniach, na rynkach itp. Przeczytaj nasz artykuł na temat najlepszych mobilnych systemów POS dla różnych typów firm, które rozwijają się w podróży .

10. Integracje stron trzecich

Odnoszące sukcesy firmy rzadko radzą sobie bez używania kilku różnych narzędzi do takich rzeczy, jak zarządzanie obecnością online i offline, płacenie pracownikom, inwentaryzacja i oferowanie obsługi klienta.

Dobry system zarządzania zapasami będzie dobrze integrował się z platformą eCommerce, oprogramowaniem księgowym, systemami płacowymi, procesorami płatności, narzędziami do zarządzania wysyłką i wszystkim innym, czego potrzebujesz do efektywnego prowadzenia firmy.

Wybierz oprogramowanie do zarządzania zapasami, jeśli…

Nie każda firma będzie wymagała specjalnego oprogramowania do zarządzania zapasami. Mniejsze firmy mogą sobie poradzić ze starym podejściem do pióra i papieru lub z prostym arkuszem kalkulacyjnym.

Powinieneś jednak otrzymać oprogramowanie do zarządzania zapasami, jeśli:

• Twoja firma sprzedaje więcej niż kilka produktów lub sprzedaje produkty w kilku odmianach.
• Zwroty są częstsze w Twojej branży (odzież, zdrowie i uroda itp.)
• Jesteś właścicielem restauracji lub kawiarni, prowadzisz firmę cateringową lub działalność polegającą na subskrypcji posiłków lub pracujesz z łatwo psującą się żywnością w dowolnym charakterze.
• Więcej niż kilka osób wybiera, pakuje i wysyła przedmioty.
• Wysyłasz z wielu lokalizacji.
• Prowadzisz sprzedaż w wielu kanałach sprzedaży, takich jak własna witryna internetowa, rynek online, media społecznościowe i/lub fizyczna witryna sklepowa.
• Masz wiele fizycznych lokalizacji lub sprzedajesz na imprezach poza siedzibą firmy, takich jak targi, targi i wyskakujące sklepy.
• Twoje aktualne stany magazynowe nie są zgodne.
• Samodzielne prowadzenie ewidencji stanów magazynowych jest zbyt trudne lub czasochłonne (czasami cena wygody jest naprawdę tego warta).

Kolejne kroki, aby znaleźć odpowiedni system zarządzania zapasami

Większość systemów zarządzania zapasami jest dostosowana do konkretnych branż i rozmiarów firmy.

Jeśli jesteś właścicielem restauracji, kawiarni, food trucka, baru lub sprzedajesz jedzenie w jakimkolwiek zakresie, przeczytaj nasze najlepsze oprogramowanie do zarządzania zapasami restauracji. Im szybciej zaczniesz uważnie monitorować swoje zapasy, tym mniej skończysz z psuciem się żywności i utratą dochodów.

Jeśli prowadzisz sprzedaż detaliczną, prowadzisz sprzedaż online i offline lub po prostu potrzebujesz elastycznego systemu zarządzania zapasami, przeczytaj nasz post na temat najlepszych systemów zarządzania zapasami, aby znaleźć oprogramowanie, które spełni wszystkie Twoje potrzeby.

A jeśli naprawdę brakuje Ci czasu, sprawdź naszą tabelę porównawczą oprogramowania do zarządzania zapasami, aby uzyskać ogólny widok opcji.