¿Qué es un sistema de gestión de inventario para pequeñas empresas? Guía completa 2022

Un sistema de gestión de inventario puede ahorrar tiempo si usted es propietario de una pequeña empresa que constantemente ingresa datos de productos en una hoja de cálculo o intenta realizar un seguimiento de sus ventas en papel.

Siga leyendo para saber qué es un sistema de gestión de inventario, si un sistema de gestión de inventario es adecuado para su pequeña empresa y las características imprescindibles de cualquier buen software de gestión de inventario.

¿Qué es un sistema de gestión de inventario?

Un sistema de gestión de inventario le ayudará en el proceso de supervisión de todos los bienes de su negocio (materias primas, artículos terminados, etc.) desde que se adquieren por primera vez hasta que se venden. El sistema de gestión está aquí para el ciclo de vida de sus productos. Los sistemas de gestión de inventario pueden realizar un seguimiento de los productos en todas las ubicaciones y brindarle los detalles que necesita sobre ese producto para administrar su negocio de manera efectiva.

Beneficios de un sistema de gestión de inventario para pequeñas empresas

Las pequeñas empresas no tienen el mismo colchón que las grandes empresas cuando se trata de pérdidas de productos/ventas. Cuando una empresa opera con márgenes pequeños, tener un sistema para rastrear el inventario puede marcar una diferencia significativa en las ganancias.

Un sistema de gestión de inventario permitirá a los propietarios de pequeñas empresas:

• Mantenga siempre los productos en stock, para que nunca se pierda una venta.
• Invierta en la cantidad adecuada de productos
• Proporcionar información de entrega precisa
• Dar precios precisos
• Identifique daños, pérdidas y robos de productos desde el principio
• Lleve un registro de qué artículos se devuelven y por qué
• Anticípese a las temporadas altas y ajuste sus hábitos de compra en consecuencia
• Contrate más personal, o contrate personal temporal, cuando sea necesario recolectar y empacar pedidos grandes
• Rotar stock cuando sea necesario
• Identificar qué productos se están vendiendo y cuáles deberían descontinuarse

Tipos de sistemas de gestión de inventario

Hay varios sistemas de gestión de inventario que varían según la frecuencia con la que cuente las existencias y el método que utilice para medir los niveles de existencias.

Veamos los dos tipos más comunes de sistemas de gestión de inventario: periódicos y perpetuos.

Gestión de inventario periódico

La gestión periódica del inventario es un sistema en el que cuenta físicamente los niveles de existencias una vez por período (mes, trimestre, año, etc.) y compara el número con las cifras de ventas. Al hacer esto con el tiempo, las empresas verifican si faltan artículos o si hay demasiados artículos disponibles.

Este tipo de sistema de gestión de inventario funciona bien para pequeñas empresas con niveles de existencias limitados y variaciones de productos. Todo lo que necesita para la gestión periódica del inventario es alguien que cuente físicamente los artículos y realice un seguimiento de la información en una hoja de cálculo.

Las empresas más grandes, o las empresas con varios tipos de ofertas de productos, pueden tener dificultades para realizar un inventario periódicamente, ya que hay muchos pedidos diferentes que ingresan y se envían en un momento dado.

Ejemplo de gestión periódica de inventario

Digamos que tienes una empresa que vende blazers. Los representantes de servicio al cliente de la empresa toman pedidos, los ingresan en un sistema y los empleados en el almacén de la empresa seleccionan, empacan y envían esos pedidos. Dado que su empresa compra a un mayorista, también tiene registros de la cantidad de inventario que debe ingresar.

Al final de cada mes, los recolectores cuentan físicamente la cantidad de chaquetas en el almacén. Compara ese número con los niveles de existencias que tiene registrados.

Si hay menos blazers de los que tiene registrados, es posible que alguien haya enviado un blazer de reemplazo pero no lo registró, o que un recolector haya empacado accidentalmente un blazer adicional sin querer, o que el mayorista no haya enviado suficientes existencias .

Varios de estos escenarios podrían haber ocurrido, pero es difícil saber exactamente cuál sin información detallada sobre cada pedido. Es por eso que la gestión periódica de inventario no funciona para todos los tipos de negocios.

Gestión de inventario permanente

La gestión de inventario permanente es un sistema en el que los niveles de existencias se actualizan sobre una base transaccional. Cada artículo tiene un identificador (UPC, SKU, etc.) y se puede rastrear. Puede ver exactamente dónde se encuentran los artículos en cualquier etapa del ciclo de vida del pedido, desde la compra hasta las ventas y las devoluciones.

Los sistemas de gestión de inventario perpetuo brindan a los propietarios de negocios la información más actualizada sobre órdenes de compra, órdenes de venta, existencias en los estantes, artículos dañados y artículos devueltos. Este tipo de sistema le brinda la imagen más clara posible de dónde se encuentra su negocio.

Sin embargo, los sistemas de gestión de inventario permanente pueden ser costosos y lentos de usar, si elige el incorrecto.

Ejemplo de gestión de inventario perpetuo

Supongamos que decide implementar un sistema de gestión de inventario perpetuo en su empresa de chaquetas. A cada blazer se le asigna una etiqueta de código de barras. Cada etiqueta se escanea en el momento de la entrega de un pedido al por mayor y cada etiqueta se escanea en el momento de la recolección, el embalaje y el envío.

Los representantes de servicio al cliente realizan un seguimiento de qué chaquetas se incluyen con qué pedidos utilizando los números de código de barras asociados con cada chaqueta.

Con este sistema, sabrá si faltan artículos en su orden de compra, si un blazer específico regresa como una devolución, dónde se retiene la entrega tardía de un cliente, etc. También puede enviar el ID de seguimiento asociado de un blazer a los clientes, para que pueden ver dónde está su paquete en tiempo real.

10 características necesarias en un sistema de gestión de inventario

Dependiendo del tipo de negocio que administre, es posible que no necesite todas estas funciones en su sistema de gestión de inventario. Sin embargo, si envía algo, vende en varias ubicaciones o maneja cualquier tipo de stock rotativo, necesitará la mayoría de los siguientes:

1. Impresión y escaneo de códigos de barras

Los códigos de barras son la clave para rastrear y vender cualquier forma de inventario físico. Ya sea que venda artículos en una ubicación física o almacene miles de artículos en diferentes almacenes, cada artículo debe tener un código de barras asociado.

Los buenos proveedores de sistemas de gestión de inventario le permitirán imprimir y escanear códigos de barras integrando el software de la empresa con su propio hardware. Muchas empresas de gestión de inventario también ofrecen sus propias impresoras y lectores de etiquetas de códigos de barras para que los utilicen los propietarios de empresas.

2. Actualizaciones de inventario en tiempo real

Tan pronto como se selecciona, empaqueta y envía un pedido para su entrega, y cada vez que ingresan artículos, sus niveles de existencias deberían actualizarse automáticamente para reflejar eso. Los artículos deben reservarse cada vez que se realiza una compra.

Su inventario también debe mostrar cambios en el nivel de existencias individuales, incluso si los artículos se agrupan como parte de un pedido de venta más grande.

3. Soporte para Ventas Multicanal

Si vende artículos en mercados como Amazon o Walmart, decide hacer que sus publicaciones de Instagram se puedan comprar, comience a vender en TikTok con un perfil comercial de TikTok o venda en línea y en persona, su sistema de gestión de inventario debe admitir la venta multicanal.

Cuando vende en diferentes canales, debe asegurarse de que se contabilice cada artículo de cada lugar, o podría terminar vendiendo existencias que ni siquiera tiene. Los informes de ventas multicanal también pueden brindarle información sobre dónde se están desempeñando bien sus artículos y enfocarse en mejorar las ventas en esas plataformas.

4. Gestión de inventario entre almacenes

Si sus artículos se mantienen en diferentes almacenes, entonces debería ser fácil ver, transferir y agrupar productos en todas las ubicaciones. También puede aprovechar los informes sobre las ubicaciones de los compradores para determinar qué productos deben almacenarse en qué ubicación.

5. Contabilidad Integrada

Sus niveles de inventario están íntimamente ligados a sus números de ventas. Tener ambos en un software hará que sea más fácil (y menos costoso) ver la información financiera relacionada con los costos de los materiales, las cifras de ventas a lo largo del tiempo, las devoluciones, las pérdidas de productos y más.

6. Orden de compra

Muchas empresas confían en las compras de otros proveedores, como mayoristas o proveedores de materias primas, para vender sus propios productos. Un buen sistema de gestión de inventario facilita la gestión de diferentes proveedores, la creación de pedidos de compra utilizando plantillas personalizables e incluso el envío automático de pedidos de compra cuando el stock es bajo.

7. Seguimiento de inventario

Usted y sus clientes quieren la información más actualizada sobre dónde están los productos y cuánto tiempo deben esperar para recibirlos. Un buen sistema de gestión de inventario le permitirá generar códigos de seguimiento de inventario, que puede enviar con los recibos de los clientes para que puedan rastrear sus paquetes por sí mismos.

Para los propietarios de restaurantes y cafés, el seguimiento del inventario de alimentos es una parte clave de la gestión del inventario del restaurante. Con una gestión adecuada del inventario de productos perecederos, puede reducir los costes y los residuos.

8. Alertas de inventario y previsión

Muchos sistemas de gestión de inventario le enviarán alertas diarias de existencias y alertas automáticas de existencias bajas, y pueden generar automáticamente una nueva orden de compra cuando un artículo está por debajo de un cierto umbral de existencias. Algunos sistemas actualizarán automáticamente los catálogos de productos en línea para indicar que los artículos tienen poco stock o no están disponibles.

Con el tiempo, su sistema de gestión de inventario debería poder analizar su actividad de ventas para decirle cuándo esperar una afluencia de pedidos y si su negocio tiene una "temporada baja". Con esta información, puede mantener los niveles correctos de existencias y evitar problemas de flujo de efectivo durante todo el año.

9. Capacidades de POS

Si vende artículos en una tienda, necesitará un sistema de punto de venta (POS) para verificar a los clientes. Con una solución de POS y administración de inventario todo en uno, siempre que venda un artículo en la tienda o en un evento, su inventario (y su sitio web de comercio electrónico, si tiene uno) se actualizará. También puede permitir que sus clientes compren artículos que no tiene a mano, con la opción de recogida y entrega.

Idealmente, su sistema POS es compatible con dispositivos móviles, por lo que puede vender en tiendas emergentes, ferias comerciales, eventos especiales, mercados, etc. Lea nuestro artículo sobre los mejores sistemas POS móviles para una variedad de tipos de negocios para crecer sobre la marcha .

10. Integraciones de terceros

Las empresas exitosas rara vez se las arreglan sin usar varias herramientas diferentes para cosas como administrar una presencia en línea y fuera de línea, pagar a los empleados, hacer un inventario y ofrecer servicio al cliente.

Un buen sistema de gestión de inventario se integrará bien con una plataforma de comercio electrónico, software de contabilidad, sistemas de nómina, procesadores de pagos, herramientas de gestión de envíos y cualquier otra cosa que necesite para administrar su negocio de manera eficiente.

Elija un software de gestión de inventario si...

No todas las empresas requerirán un software de gestión de inventario específico. Las empresas más pequeñas pueden arreglárselas con el antiguo enfoque de lápiz y papel o con una simple hoja de cálculo.

Sin embargo, debe obtener un software de gestión de inventario si:

• Su negocio vende más de unos pocos productos o vende productos con varias variaciones.
• Las devoluciones son más comunes en tu industria (ropa, salud y belleza, etc.)
• Es propietario de un restaurante o cafetería, dirige una empresa de catering o un negocio de suscripción de comidas, o trabaja con alimentos perecederos en cualquier capacidad.
• No pocas personas recogen, empaquetan y envían artículos.
• Realiza envíos desde varias ubicaciones.
• Vende en múltiples canales de venta, como su propio sitio web, un mercado en línea, redes sociales y/o tienda física.
• Tiene múltiples ubicaciones físicas o vende en eventos externos como ferias comerciales, mercados y tiendas temporales.
• Los recuentos de su inventario actual no coinciden.
• Es demasiado difícil o lleva mucho tiempo mantener registros de inventario por su cuenta (a veces el precio de la conveniencia realmente vale la pena).

Próximos pasos para encontrar el sistema de gestión de inventario adecuado

La mayoría de los sistemas de gestión de inventario se adaptan a industrias específicas y tamaños de empresas.

Si posee un restaurante, una cafetería, un camión de comida, un bar o vende comida en cualquier capacidad, lea sobre nuestro mejor software de gestión de inventario de restaurantes. Cuanto más rápido comience a monitorear de cerca su inventario, menos terminará con el deterioro de los alimentos y las pérdidas de ingresos.

Si está en el comercio minorista, vende en línea y fuera de línea, o simplemente necesita un sistema de gestión de inventario flexible, lea nuestra publicación sobre los principales sistemas de gestión de inventario para encontrar el software que satisfaga todas sus necesidades.

Y si realmente tiene poco tiempo, consulte nuestra tabla de comparación de software de administración de inventario para obtener una vista de alto nivel de sus opciones.