Apa Itu Sistem Manajemen Inventaris Untuk Usaha Kecil? Panduan Lengkap 2022

Sistem manajemen inventaris dapat menghemat waktu jika Anda adalah pemilik usaha kecil yang terus-menerus memasukkan data produk ke dalam spreadsheet atau mencoba melacak penjualan Anda di atas kertas.

Baca terus untuk mengetahui apa itu sistem manajemen inventaris, apakah sistem manajemen inventaris tepat untuk bisnis kecil Anda dan fitur yang harus dimiliki dari perangkat lunak manajemen inventaris yang baik.

Apa Itu Sistem Manajemen Inventaris?

Sistem manajemen persediaan akan membantu Anda dalam proses mengawasi semua barang bisnis Anda (bahan mentah, barang jadi, dll.) dari saat pertama kali diperoleh hingga saat dijual. Sistem manajemen ada di sini untuk siklus hidup produk Anda. Sistem manajemen inventaris dapat melacak barang di seluruh lokasi dan memberi Anda detail apa pun yang Anda perlukan tentang produk tersebut untuk menjalankan bisnis Anda secara efektif.

Manfaat Sistem Manajemen Inventaris Untuk Usaha Kecil

Bisnis kecil tidak memiliki bantalan yang sama dengan bisnis yang lebih besar dalam hal kerugian produk/penjualan. Ketika bisnis beroperasi dengan margin kecil, memiliki sistem untuk melacak inventaris dapat membuat perbedaan keuntungan yang signifikan.

Sistem manajemen inventaris akan memungkinkan pemilik usaha kecil untuk:

• Selalu simpan produk dalam stok, sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan obral
• Investasikan dalam jumlah produk yang tepat
• Memberikan informasi pengiriman yang akurat
• Berikan harga yang akurat
• Identifikasi kerusakan, kehilangan, dan pencurian produk sejak dini
• Lacak item mana yang dikembalikan dan mengapa
• Antisipasi musim sibuk dan sesuaikan kebiasaan belanja Anda
• Pekerjakan lebih banyak staf, atau pekerjakan staf sementara, ketika pesanan besar perlu diambil dan dikemas
• Putar stok bila perlu
• Identifikasi produk mana yang dijual, dan mana yang harus dihentikan

Jenis Sistem Manajemen Inventaris

Ada beberapa sistem manajemen inventaris yang bervariasi berdasarkan seberapa sering Anda menghitung stok dan metode yang Anda gunakan untuk mengukur tingkat stok.

Mari kita lihat dua jenis sistem manajemen persediaan yang paling umum: periodik dan abadi.

Manajemen Inventaris Berkala

Manajemen persediaan berkala adalah sistem di mana Anda secara fisik menghitung tingkat stok sekali per periode (bulan, kuartal, tahun, dll.) dan membandingkan jumlahnya dengan angka penjualan. Dengan melakukan ini dari waktu ke waktu, perusahaan memverifikasi apakah ada barang yang hilang atau terlalu banyak barang yang ada.

Jenis sistem manajemen inventaris ini bekerja dengan baik untuk usaha kecil dengan tingkat stok dan variasi produk yang terbatas. Yang Anda butuhkan untuk manajemen inventaris berkala adalah seseorang yang menghitung item secara fisik dan melacak informasi dalam spreadsheet.

Bisnis yang lebih besar, atau bisnis dengan beberapa jenis penawaran produk, mungkin kesulitan untuk melakukan inventarisasi secara berkala, karena ada begitu banyak pesanan berbeda yang masuk dan keluar pada waktu tertentu.

Contoh Manajemen Inventaris Berkala

Katakanlah Anda memiliki perusahaan yang menjual blazer. Perwakilan layanan pelanggan perusahaan menerima pesanan, memasukkannya ke dalam sistem, dan karyawan di gudang perusahaan mengambil, mengemas, dan mengirimkan pesanan tersebut. Karena perusahaan Anda membeli dari grosir, Anda juga memiliki catatan tentang berapa banyak persediaan yang harus masuk.

Setiap akhir bulan, pemetik menghitung secara fisik jumlah blazer yang ada di gudang. Anda membandingkan angka itu dengan tingkat stok yang Anda miliki dalam catatan.

Jika ada lebih sedikit blazer daripada yang Anda miliki, maka seseorang mungkin telah mengirim blazer pengganti tetapi tidak mencatatnya, atau pemetik mungkin secara tidak sengaja mengemas blazer tambahan tanpa sengaja, atau pedagang grosir tidak mengirimkan stok yang cukup .

Beberapa dari skenario ini bisa saja terjadi, tetapi sulit untuk mengatakan dengan tepat yang mana tanpa informasi rinci tentang setiap pesanan. Itu sebabnya manajemen persediaan berkala tidak bekerja untuk setiap jenis bisnis.

Manajemen Inventaris Abadi

Manajemen persediaan perpetual adalah sistem di mana tingkat stok diperbarui secara transaksional. Setiap item memiliki pengenal (UPC, SKU, dll.) dan dapat dilacak. Anda dapat melihat dengan tepat lokasi item pada setiap tahap siklus hidup pesanan, mulai dari pembelian, penjualan, hingga pengembalian.

Sistem manajemen persediaan perpetual memberi pemilik bisnis informasi terkini tentang pesanan pembelian, pesanan penjualan, stok di rak, barang rusak, dan barang yang dikembalikan. Jenis sistem ini memberi Anda gambaran paling jelas tentang posisi bisnis Anda.

Namun, sistem manajemen persediaan perpetual bisa mahal dan memakan waktu untuk digunakan, jika Anda memilih yang salah.

Contoh Manajemen Inventaris Abadi

Katakanlah Anda memutuskan untuk menerapkan sistem manajemen persediaan perpetual di perusahaan blazer Anda. Setiap blazer diberi label barcode. Setiap label dipindai pada saat pengiriman pesanan grosir dan setiap label dipindai saat pengambilan, pengepakan, dan pengiriman.

Perwakilan layanan pelanggan melacak blazer mana yang disertakan dengan pesanan mana yang menggunakan nomor barcode yang terkait dengan setiap blazer.

Dengan sistem ini, Anda akan tahu jika pesanan pembelian Anda kehilangan item, apakah blazer tertentu akan dikembalikan sebagai pengembalian, di mana keterlambatan pengiriman pelanggan ditahan, dll. Anda juga dapat mengirim ID pelacakan terkait blazer kepada pelanggan, jadi mereka dapat melihat di mana paket mereka berada secara real-time.

10 Fitur yang Dibutuhkan Dalam Sistem Manajemen Inventaris

Tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan, Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur ini di sistem manajemen inventaris Anda. Namun, jika Anda mengirimkan sesuatu, menjual di beberapa lokasi, atau menangani segala jenis stok berputar, Anda akan memerlukan sebagian besar hal berikut:

1. Pencetakan & Pemindaian Kode Batang

Barcode adalah kunci untuk melacak dan menjual segala bentuk inventaris fisik. Baik Anda menjual barang di lokasi fisik atau menampung ribuan barang di gudang yang berbeda, setiap barang harus memiliki kode batang yang terkait dengannya.

Penyedia sistem manajemen inventaris yang baik akan memungkinkan Anda untuk mencetak dan memindai kode batang dengan mengintegrasikan perangkat lunak perusahaan dengan perangkat keras Anda sendiri. Banyak perusahaan manajemen inventaris juga menawarkan printer dan pemindai label barcode mereka sendiri untuk digunakan pemilik bisnis.

2. Pembaruan Inventaris Waktu Nyata

Segera setelah pesanan diambil, dikemas, dan dikirim untuk pengiriman, dan setiap kali barang masuk, tingkat stok Anda akan secara otomatis diperbarui untuk mencerminkan hal itu. Item harus dipesan setiap kali pembelian dilakukan.

Inventaris Anda juga harus menunjukkan perubahan tingkat stok individual bahkan jika item digabungkan bersama sebagai bagian dari pesanan penjualan yang lebih besar.

3. Dukungan Untuk Penjualan Multichannel

Jika Anda menjual barang di pasar seperti Amazon atau Walmart, memutuskan untuk membuat postingan Instagram Anda dapat dibeli, mulai menjual di TikTok dengan profil bisnis TikTok, atau menjual secara online dan secara langsung, sistem manajemen inventaris Anda harus mendukung penjualan multisaluran.

Ketika Anda menjual di saluran yang berbeda, Anda harus memastikan bahwa setiap item dari setiap tempat diperhitungkan, atau Anda mungkin akan menjual stok yang bahkan tidak Anda miliki. Laporan penjualan multisaluran juga dapat memberi Anda wawasan tentang di mana item Anda berkinerja baik, dan fokus pada peningkatan penjualan di platform tersebut.

4. Manajemen Inventaris di Seluruh Gudang

Jika barang Anda disimpan di gudang yang berbeda, maka barang tersebut harus mudah dilihat, dipindahkan, dan dibundel produk di seluruh lokasi. Anda juga dapat memanfaatkan pelaporan di lokasi pembeli untuk menentukan produk mana yang harus diadakan di lokasi mana.

5. Akuntansi Terintegrasi

Tingkat inventaris Anda terkait erat dengan angka penjualan Anda. Memiliki keduanya dalam satu perangkat lunak akan memudahkan (dan lebih murah) bagi Anda untuk melihat informasi keuangan yang terkait dengan biaya bahan, jumlah penjualan dari waktu ke waktu, pengembalian, kerugian produk, dan banyak lagi.

6. Pemesanan Pembelian

Banyak bisnis mengandalkan pembelian dari vendor lain seperti grosir atau penyedia bahan baku untuk menjual produk mereka sendiri. Sistem manajemen inventaris yang baik memudahkan untuk mengelola vendor yang berbeda, membuat pesanan pembelian menggunakan templat yang dapat disesuaikan, dan bahkan secara otomatis mengirim pesanan pembelian saat stok hampir habis.

7. Pelacakan Inventaris

Anda dan pelanggan Anda menginginkan informasi terbaru tentang di mana produk berada dan berapa lama mereka dapat menunggu untuk pengiriman. Sistem manajemen inventaris yang baik akan memungkinkan Anda membuat kode pelacakan inventaris, yang dapat Anda kirim dengan tanda terima pelanggan sehingga mereka dapat melacak paket mereka sendiri.

Untuk pemilik restoran dan kafe, pelacakan inventaris makanan adalah bagian penting dari manajemen inventaris restoran. Dengan manajemen persediaan yang mudah rusak, Anda dapat memotong biaya dan mengurangi pemborosan.

8. Peringatan & Perkiraan Inventaris

Banyak sistem manajemen inventaris akan mengirimi Anda peringatan stok harian dan peringatan stok rendah otomatis, dan dapat secara otomatis menghasilkan pesanan pembelian baru ketika item di bawah ambang batas stok tertentu. Beberapa sistem akan secara otomatis memperbarui katalog produk online untuk mencantumkan item yang stoknya rendah atau tidak tersedia.

Seiring waktu, sistem manajemen inventaris Anda harus dapat menganalisis aktivitas penjualan Anda untuk memberi tahu Anda kapan harus mengharapkan masuknya pesanan dan apakah bisnis Anda memiliki "musim sepi". Dengan informasi ini, Anda dapat menjaga tingkat stok yang tepat dan menghindari masalah arus kas sepanjang tahun.

9. Kemampuan POS

Jika Anda menjual barang di toko, Anda memerlukan sistem point of sale (POS) untuk memeriksa pelanggan. Dengan manajemen inventaris lengkap dan solusi POS, setiap kali Anda menjual barang di dalam toko atau di suatu acara, inventaris Anda (dan situs web eCommerce Anda, jika ada) akan diperbarui. Anda juga dapat mengizinkan pelanggan untuk membeli barang yang tidak Anda miliki, dengan opsi pengambilan dan pengiriman.

Idealnya, sistem POS Anda ramah seluler, sehingga Anda dapat menjual di toko pop-up, pameran dagang, acara khusus, pasar, dll. Baca artikel kami tentang sistem POS seluler terbaik untuk berbagai jenis bisnis yang dapat berkembang saat bepergian .

10. Integrasi Pihak Ketiga

Bisnis yang sukses jarang bertahan tanpa menggunakan beberapa alat yang berbeda untuk hal-hal seperti mengelola kehadiran online dan offline, membayar karyawan, mengambil inventaris, dan menawarkan layanan pelanggan.

Sistem manajemen inventaris yang baik akan terintegrasi dengan baik dengan platform eCommerce, perangkat lunak akuntansi, sistem penggajian, pemroses pembayaran, alat manajemen pengiriman, dan apa pun yang Anda perlukan untuk menjalankan bisnis Anda secara efisien.

Pilih Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Jika…

Tidak setiap bisnis memerlukan perangkat lunak manajemen inventaris khusus. Bisnis yang lebih kecil mungkin bertahan dengan pendekatan pena-dan-kertas lama, atau dengan spreadsheet sederhana.

Namun, Anda harus mendapatkan perangkat lunak manajemen inventaris jika:

• Bisnis Anda menjual lebih dari beberapa produk atau menjual produk dengan beberapa variasi.
• Pengembalian lebih umum di industri Anda (pakaian, kesehatan dan kecantikan, dll.)
• Anda memiliki restoran atau kafe, menjalankan perusahaan katering atau bisnis berlangganan makanan, atau bekerja dengan makanan yang mudah rusak dalam kapasitas apa pun.
• Lebih dari beberapa orang memilih, mengemas, dan mengirimkan barang.
• Anda mengirim dari beberapa lokasi.
• Anda menjual di beberapa saluran penjualan, seperti situs web Anda sendiri, pasar online, media sosial, dan/atau etalase fisik.
• Anda memiliki beberapa lokasi fisik atau menjual di acara di luar kantor seperti pameran dagang, pasar, dan toko pop-up.
• Jumlah inventaris Anda saat ini tidak cocok.
• Terlalu sulit atau memakan waktu bagi Anda untuk menyimpan catatan inventaris sendiri (terkadang harga kenyamanan sangat berharga.)

Langkah Selanjutnya Untuk Menemukan Sistem Manajemen Inventaris yang Tepat

Sebagian besar sistem manajemen inventaris disesuaikan dengan industri dan ukuran bisnis tertentu.

Jika Anda memiliki restoran, kafe, truk makanan, bar, atau menjual makanan dalam kapasitas apa pun, bacalah perangkat lunak manajemen inventaris restoran terbaik kami. Semakin cepat Anda mulai memantau inventaris Anda, semakin sedikit Anda akan berakhir dengan pembusukan makanan dan kerugian pendapatan.

Jika Anda berada di ritel, menjual online dan offline, atau hanya membutuhkan sistem manajemen inventaris yang fleksibel, baca posting kami di sistem manajemen inventaris teratas untuk menemukan perangkat lunak yang memenuhi semua kebutuhan Anda.

Dan jika Anda benar-benar terdesak waktu, lihat bagan perbandingan perangkat lunak manajemen inventaris kami untuk tampilan opsi tingkat tinggi.