文档自动化可以促进您的业务的 4 种方式

处理文档以开发 ML 自动化流程是一项复杂的任务。 不是在电脑上点击几个按钮那么简单！ 它由许多任务组成，每个任务都涉及几个通常需要体力劳动的步骤。 这适用于所有类型的文档，包括订单、销售建议、备忘录和合同。 让我们了解文档自动化需要什么。

什么是文档自动化？

文档自动化是应用工作流和系统来简化与文档相关的任务。 这些任务可能包括生成、发送、保存、归档和注释文档。

文档自动化系统可以有多种形式——手动的，或者在许多情况下带有应用程序、平台或软件。 一方面，某些工具可以具有许多功能来协助完成各种任务，而开发人员设计其他工具来帮助完成与单个文档相关的任务。 例如，文档注释工具将主要包含允许您在注释时轻松插入注释和备注或文档注释的功能。

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文档自动化可以促进您的业务的方式

这些数据标签平台的共同点是，它们都可以帮助促进业务发展，尽管方式不同。 以下是自动化文档管理的四种方式，可以潜在地帮助您的业务：

1.它最大限度地减少人为错误的可能性

“人为错误”是指行为者无意采取的行动。 简而言之，这是由于人的不完美而发生的不良结果或错误，因此得名。

由于错误的普遍性，有些人淡化了错误对企业的影响。 但是，您必须记住，这是公司业绩不佳的原因之一。 事实上，根据 Marketwire 的一份分析报告，2008 年人为错误给英国和美国企业造成的损失总计 370 亿美元。

为了更好地了解人为错误的影响，以下是一些具体涉及文档相关任务的人为错误示例：

• 当员工在文档中输入错误的信息时，可能会导致员工必须清除的误解。 结果，它可能导致更长的交易时间，减少每天的交易数量。
• 当员工将文档发送到错误的电子邮件地址或地点时，可能会导致数据泄露。 数据泄漏将危及您的业务安全。
• 当员工不小心删除了文档时，他们必须再次处理它。 员工不会从事一项新任务，而是将有限的时间花在他们很久以前就可以完成的同一任务上，从而降低了生产力。

尽管情况不同，但所有这些都指向一个事实——人为错误会降低关键绩效指标或 KPI，这可能对业务不利。 不幸的是，不可能完全消除人为错误的可能性。 毕竟，“犯错是人之常情”，但这正是你应该追求的。 您可以依靠系统，而不是依靠人类。

文档自动化系统或工作流程消除了对人工输入的需求，使您能够大幅减少甚至可能消除任何人为错误的可能性。

2. 自动化可以最大限度地提高文档安全性

文档生命周期代表文档从创建到最终处置（或在某些情况下为“归档”）必须经历的不同阶段。 生命周期可能因文件而异，但应包括以下五个阶段：

文档生成

这也称为文档创建，即系统在计算机上创建文件的时间。 该文档通常以模板的副本开始。

文件汇编

这是系统组合必要的数据或输入（如姓名、日期和数字）以将模板副本转换为唯一文档的时候。

文件存储

这是系统将完成的文档传输给收件人（如客户或客户）的时候。 它还将文档移动到安全存储，通常是安全服务器中的云存储或系统本身的存储位置。

文档管理

这涉及组织大量文档以确保用户可以根据需要在系统中轻松找到他们正在寻找的文档。

文件归档

文档归档或处置是您必须决定是完全处置文档还是简单地归档文档的阶段。 此阶段是可选的，并且仅在不再需要文档和/或其存在可能导致问题时才需要。

无论您的工作流程有多高效，每个阶段之间总会存在差距。 例如，在您创建文档的时间和将其传输到安全存储位置的时间之间会有一个差距。 而这个漏洞可以作为黑客进入您的系统并窃取文档，特别是其数据的机会。 专家称这种技术为数据拦截，黑客在传输过程中拦截数据。

这是一种有效的技术，主要是因为数据在传输过程中最容易受到攻击，除非它具有某种数据加密。 这基本上就是文档自动化所提供的。

速度和安全性是文档自动化系统的两​​个主要特征。 他们可以轻而易举地完成文档生命周期的五个阶段，而无需让网络犯罪分子有时间窃取您的数据。 大多数平台还具有加密技术以防数据泄露，基本上可以保证您的文档及其包含的数据安全可靠。

由于一次网络攻击可能使小型企业损失高达 38,000 美元，因此防止它们发生对您的企业有很大帮助，因为它可以最大限度地减少潜在损失。

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3. 提高员工士气、满意度和生产力

文件处理是一项重复且耗时的工作。 您必须填写数十个字段、复制粘贴公司信息、检查错误等等。 尽管不会立即引起注意，但文档处理所需的单调工作流程最终会降低员工的士气、满意度，并最终降低生产力。

你可以将这一事实归因于许多因素，但这主要是因为他们没有从他们的谋生中感受到成就感。 对于办公室工作人员来说尤其如此。 当您开始依赖自动化平台处理与文档相关的任务时，文档自动化允许您消除那些重复性任务。 这可以带来两个主要好处。

首先，它可以让您更好地利用员工的才能和技能，从而提高盈利能力。 其次，他们更有可能获得成就感，因为他们没有参与不只是任何人都可以做的活动，从而最大限度地提高了他们的生产力。

研究还表明，使用软件、系统或任何其他技术进行业务运营可以吸引精通技术的人才，这些人才可以成为贵公司的重要资产。

4. 文档自动化为您节省时间

“时间就是金钱”这句话适用于许多情况，但在经营企业时，它是双重正确的。 时间是影响公司收入的一个因素。

以一家绘画公司为例。 即使您有一千个客户，也不可能一夜之间赚取数百万美元。 这是因为，就像金钱一样，你的时间是有限的。

这就是企业主雇用员工的原因。 这是延长企业创收时间的绝佳方式。 但是，还有其他方法可以延长您的时间。 特别是，您可以找到方法来最大限度地减少完成某些任务所需的时间。

使用上一个绘画公司的例子，业主可以使用报价应用程序，而不是手动编写报价。 可能要花钱，但可以把10分钟的任务变成1分钟的任务，让业主有更多的时间花在其他事情上。 这是文档自动化背后的主要思想之一，将耗时的任务变成快速的任务。

例子：

以下是文档自动化系统可以节省您时间的一些示例：

• 它可以在必要时插入贵公司的信息。
• 它可以将当前日期放在适当的字段中。
• 它可以检查语法和拼写错误（适用于法律文件）。
• 它可以查找不同类型数据之间的不一致（即，在计算报价或估计中提供的产品和服务的总成本时）。

尽管好处显而易见，但人们往往会淡化为企业节省时间的重要性。 但重要的是要记住，自动化工具可以通过节省时间为公司节省数百万美元。 没有理由不相信文档自动化可以做到这一点。 毕竟，它是一种自动化工具，也是最有用的工具之一。

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结束的想法

不可否认，文档自动化对于企业来说是一项非常有用的技术。 但就像大多数系统一样，它也面临着挑战。 对于初学者来说，实施起来并不容易，因为它需要特定的技能和技术才能正确建立。 此外，完全设置可能需要几天甚至几周的时间。 然而，一旦你这样做了，你可以获得的好处是这些挑战无法比拟的。 简而言之，这绝对是一项值得的投资。

参考

1. 国际贸易和可持续发展中心。 “为什么要考虑人为错误的代价。” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/。
2. 杰克逊，南希曼。 “消除重复性工作可以提高生产力。” Automatic Data Processing, Inc.，2018 年 7 月 18 日。https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx。
3. 萨瓦尼，费尼尔。 “数据拦截和盗窃：保护数据的 7 种方法。” 技术仲裁者，2021 年 9 月 7 日。https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/。
4. 顶点。 “仅通过自动化这些流程，美国公司每年就可以节省 1000 万美元以上。” 2021 年 5 月 10 日。 https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/。