Belge Otomasyonunun İşinizi Güçlendirmenin 4 Yolu

ML otomasyon süreçlerini geliştirmek için belgeleri işlemek karmaşık bir iştir. Bilgisayarınızdaki birkaç düğmeyi tıklamak kadar basit değil! Her biri genellikle el emeği gerektiren birkaç adımı içeren çok sayıda görevden oluşur. Bu, sipariş formları, satış teklifleri, notlar ve sözleşmeler dahil her türlü belge için geçerlidir. Belge otomasyonunun ne anlama geldiğini anlayalım.

Belge otomasyonu nedir?

Belge otomasyonu, belgeyle ilgili görevleri kolaylaştırmak için iş akışlarının ve sistemlerin uygulanmasıdır. Bu görevler, belgeleri oluşturma, gönderme, kaydetme, arşivleme ve açıklama eklemeyi içerebilir.

Belge otomasyon sistemi, birçok durumda manuel olarak veya bir uygulama, platform veya yazılımla birlikte çeşitli biçimlerde olabilir. Birincisi, belirli araçlar çeşitli görevlere yardımcı olacak çok sayıda özelliğe sahip olabilirken, geliştiriciler belgeyle ilgili tek bir göreve yardımcı olmak için başka araçlar tasarlar. Örneğin, bir belge açıklama aracı, açıklama eklerken belgelere kolayca yorum ve açıklamalar veya notlar eklemenize izin veren özelliklerden oluşacaktır.

Sizin için önerilenler: İş Akışı ve BPM: En İyi İş Otomasyonu Aracı Hangisi?

Belge otomasyonunun işinizi geliştirme yolları

Bu veri etiketleme platformları arasında ortak olan bir şey, farklı şekillerde de olsa hepsinin bir işletmeyi güçlendirmeye yardımcı olabilmesidir. Belge yönetiminizi otomatikleştirmenin işinize potansiyel olarak yardımcı olabileceği dört yol:

1. İnsan hatası olasılığını en aza indirir

'İnsan hatası', bir aktörün niyet etmeden yaptığı bir eylemi ifade eder. Basitçe söylemek gerekirse, bir insanın kusurluluğundan kaynaklanan istenmeyen bir sonuç veya hatadır, bu nedenle adı.

Hataların yaygınlığı nedeniyle, bazı insanlar bunların işletmeler üzerindeki etkisini küçümsüyor. Ancak, bunun bir şirketin düşük performansının bir nedeni olduğunu unutmamalısınız. Aslında, Marketwire'ın bir analiz raporuna göre, insan hataları 2008'de İngiltere ve ABD şirketlerine toplam 37 milyar dolara mal oldu.

İnsan hatalarının etkisi hakkında daha iyi bir fikir vermek için aşağıda, özellikle belgeyle ilgili görevleri içeren bazı insan hataları örnekleri verilmiştir:

• Bir çalışan bir belgeye yanlış bilgi girdiğinde , personelin daha sonra temizlemesi gereken yanlış anlamalara yol açabilir. Sonuç olarak, günlük işlem sayısını azaltarak daha uzun işlem sürelerine yol açabilir.
• Bir çalışan belgeyi yanlış e-posta adresine veya yere gönderdiğinde, veri sızıntılarına neden olabilir. Bir veri sızıntısı daha sonra işinizin güvenliğini tehlikeye atacaktır.
• Bir çalışan yanlışlıkla belgeyi sildiğinde , yeniden işlemesi gerekir. Çalışan, yeni bir görev üzerinde çalışmak yerine, sınırlı saatlerini uzun zaman önce bitirmiş olabilecekleri aynı göreve harcayacak ve üretkenliği azaltacaktır.

Senaryo farklı olsa da, tüm bunlar bir gerçeğe işaret ediyor: insan hataları, temel performans göstergelerini veya KPI'ları azaltır ve bu, iş için kötü olabilir. Ne yazık ki, insan hatası olasılığını tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir. Ne de olsa, 'hata yapmak insandır', ama tam olarak bunun için gitmelisin. İnsanlara güvenmek yerine sistemlere güvenebilirsiniz.

Bir belge otomasyon sistemi veya iş akışı, insan girdisi ihtiyacını ortadan kaldırarak, her türlü insan hatası olasılığını önemli ölçüde azaltmanıza ve hatta muhtemelen ortadan kaldırmanıza olanak tanır.

2. Otomasyon, belge güvenliğini en üst düzeye çıkarabilir

Belge yaşam döngüsü, bir belgenin oluşturulmasından nihai elden çıkarılmasına veya bazı durumlarda "arşivlemeye" kadar geçmesi gereken farklı aşamaları temsil eder. Yaşam döngüsü bir belgeden diğerine değişebilir, ancak aşağıdaki beş aşamadan oluşmalıdır:

Belge Üretimi

Bu aynı zamanda sistemin dosyayı bilgisayarda oluşturduğu belge oluşturma olarak da bilinir. Belge genellikle şablonun bir kopyası olarak başlar.

Belge Montajı

Bu, sistemin şablon kopyasını benzersiz bir belgeye dönüştürmek için gerekli verileri veya adlar, tarihler ve sayılar gibi girdileri bir araya getirdiği zamandır.

Belge saklama

Bu, sistemin tamamlanmış belgeyi bir müşteri veya müşteri gibi bir alıcıya aktarmasıdır. Ayrıca belgeyi güvenli depolamaya, genellikle güvenli bir sunucudaki bulut depolamaya veya sistemin kendi içindeki bir depolama konumuna taşır.

Doküman yönetimi

Bu, kullanıcının aradığı belgeleri gerektiğinde sistem içinde kolayca bulabilmesini sağlamak için çok sayıda belgenin düzenlenmesini içerir.

Belge Arşivi

Belge arşivleme veya elden çıkarma, belgeyi tamamen mi yoksa basitçe arşivleyeceğinize karar vermeniz gereken aşamadır. Bu aşama isteğe bağlıdır ve yalnızca belge artık gerekli değilse ve/veya varlığı sorunlara yol açabiliyorsa gereklidir.

İş akışınız ne kadar verimli olursa olsun, bu aşamaların her biri arasında her zaman bir boşluk olacaktır. Örneğin, belgeyi oluşturduğunuz zaman ile onu güvenli bir saklama konumuna aktardığınız zaman arasında bir boşluk olacaktır. Ve bu boşluk, bilgisayar korsanlarının sisteminize girip belgeyi, özellikle verilerini çalması için bir fırsat olarak hizmet edebilir. Uzmanlar, bilgisayar korsanının iletim sırasında verileri ele geçirdiği bu tekniğe veri müdahalesi diyor.

Etkili bir tekniktir, çünkü bir tür veri şifrelemesi olmadığı sürece, veriler aktarım sırasında en savunmasızdır. Esasen belge otomasyonunun sunduğu şey budur.

Hız ve güvenlik, belge otomasyon sistemlerinin temel özelliklerinden ikisidir. Siber suçlulara verilerinizi çalmaları için zaman vermeden belge yaşam döngüsünün beş aşamasını kolayca geçebilirler. Çoğu platform, veri ihlalleri durumunda temel olarak belgelerinizin ve içerdikleri verilerin güvende ve güvende kalmasını garanti eden şifreleme teknolojisine de sahiptir.

Tek bir siber saldırı, küçük bir işletmeye 38.000 ABD Dolarına kadar mal olabileceğinden, bunların olmasını önlemek, potansiyel kayıpları en aza indirebileceğinden işletmenize yardımcı olmada uzun bir yol kat edebilir.

İlginizi çekebilir: Şimdi Kullanabileceğiniz 11 Mükemmel Belge Düzenleme Yazılımı.

3. Çalışanların moralini, memnuniyetini ve üretkenliğini artırır

Belge işleme, tekrarlayan ve zaman alan bir iştir. Diğer şeylerin yanı sıra düzinelerce alanı doldurmanız, şirket bilgilerini kopyalayıp yapıştırmanız ve hataları kontrol etmeniz gerekiyor. Hemen fark edilmese de, belge işlemenin gerektirdiği monoton iş akışı, sonunda çalışanların moralini, memnuniyetini ve sonunda üretkenliği azaltacaktır.

Bu gerçeği birçok faktöre bağlayabilirsiniz, ancak bu çoğunlukla, geçimlerini sağlamak için yaptıkları işten bir başarı duygusu hissetmedikleri için olur. Bu özellikle ofis çalışanları için geçerlidir. Belge otomasyonu, belgeyle ilgili görevler için otomatik bir platforma güvenmeye başladığınızda bu tekrarlayan görevleri ortadan kaldırmanıza olanak tanır. Bu iki ana faydaya yol açabilir.

Başlangıç ​​olarak, çalışanlarınızın yetenek ve becerilerini daha iyi kullanmanızı sağlar ve bu da karlılığı artırır. İkincisi, üretkenliklerini en üst düzeye çıkarmak için herkesin yapamayacağı faaliyetlerde bulunmadıkları için bir başarı duygusu hissetmeleri daha olasıdır.

Araştırmalar ayrıca, iş operasyonları için yazılım, sistem veya başka herhangi bir teknoloji kullanmanın, şirketinize büyük bir varlık olarak hizmet edebilecek teknoloji konusunda bilgili yetenekleri çekebileceğini gösteriyor.

4. Belge otomasyonu size zaman kazandırır

'Vakit nakittir' ifadesi birçok durum için geçerlidir, ancak iş bir işletmeyi yönetmek söz konusu olduğunda bu iki kat daha doğrudur. Zaman, bir şirketin gelirine katkıda bulunan bir faktördür.

Örneğin bir boyama şirketini ele alalım. Bin müşteriniz olsa bile tek başına bir gecede milyonlarca dolar kazanmanız mümkün değil. Bunun nedeni, tıpkı para gibi, zamanınızın da sınırlı olmasıdır.

Bu nedenle işletme sahipleri çalışanları işe alır. İşletmenin gelir elde etmek için harcayabileceği süreyi uzatmanın mükemmel bir yolu. Ancak, zamanınızı uzatmanın başka yolları da var. Özellikle, belirli görevleri yerine getirmek için gereken süreyi en aza indirmenin yollarını bulabilirsiniz.

Bir resim şirketinin önceki örneğini kullanarak, teklifleri manuel olarak yazmak yerine, sahibi bunun yerine bir teklif uygulaması kullanabilir. Paraya mal olabilir, ancak 10 dakikalık bir görevi 1 dakikalık bir göreve dönüştürebilir ve sahibine diğer konularda harcaması için daha fazla zaman verebilir. Belge otomasyonunun arkasındaki ana fikirlerden biri, zaman alan görevleri hızlı olanlara dönüştürmektir.

Örnekler:

Aşağıda, bir belge otomasyon sisteminin size zaman kazandırabileceği bazı örnekler verilmiştir:

• Gerektiğinde şirketinizin bilgilerini ekleyebilir.
• Güncel tarihi uygun alanlara koyabilir.
• Dilbilgisi ve yazım hatalarını kontrol edebilir (yasal belgeler için idealdir).
• Farklı veri türleri arasındaki tutarsızlıkları arayabilir (yani, tekliflerde veya tahminlerde sunulan ürün ve hizmetlerin toplam maliyetini hesaplarken).

Faydası ne kadar aşikar olursa olsun, insanlar bir işte zaman kazanmanın önemini küçümseme eğilimindedir. Ancak, otomasyon araçlarının zamandan tasarruf ederek bir şirkete milyonlarca dolar kazandırabileceğini unutmamak önemlidir. Belge otomasyonunun da aynı şeyi yapabileceğine inanmamak için hiçbir neden yok. Sonuçta, bir otomasyon aracı ve bu konuda en kullanışlı olanlardan biri.

Şunlar da hoşunuza gidebilir: Bu 9 Ürün Lansman Stratejisini Kullanarak İşletmeniz Nasıl Gelişebilir?

Kapanış düşünceleri

Belge otomasyonunun bir işletme için son derece faydalı bir teknoloji olduğu yadsınamaz. Ancak çoğu sistem gibi, zorluklarıyla birlikte gelir. Yeni başlayanlar için, uygun şekilde kurulması belirli beceriler ve teknoloji gerektirdiğinden uygulanması kolay değildir. Ayrıca, tamamen kurulması birkaç gün hatta haftalar alabilir. Ancak, bunu bir kez yaptığınızda, elde edebileceğiniz faydalar bu zorluklarla kıyaslanamaz. Kısacası, kesinlikle değerli bir yatırımdır.

Referanslar

1. Uluslararası Ticaret ve Sürdürülebilir Kalkınma Merkezi. “Neden İnsan Hatasının Maliyetini Düşünmelisiniz?” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. “Tekrarlayan Çalışmaları Ortadan Kaldırmak Üretkenliği Artırabilir.” Automatic Data Processing, Inc., 18 Temmuz 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/elimining-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. “Veri Müdahalesi ve Hırsızlığı: Verilerinizi Korumanın 7 Yöntemi.” Tech Arbiters, 7 Eylül 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. tepe noktası. "Amerikan Şirketleri Sadece Bu Süreçleri Otomatikleştirerek, Yılda 10 Milyon Dolar'dan Fazla Tasarruf Ediyor." 10 Mayıs 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.