4 Möglichkeiten, wie die Dokumentenautomatisierung Ihr Geschäft ankurbeln kann

Der Umgang mit Dokumenten zur Entwicklung von ML-Automatisierungsprozessen ist eine komplexe Aufgabe. Es ist nicht so einfach, auf ein paar Schaltflächen auf Ihrem Computer zu klicken! Es besteht aus zahlreichen Aufgaben, die jeweils mehrere Schritte umfassen, die oft manuelle Arbeit erfordern. Das gilt für alle Arten von Dokumenten, einschließlich Bestellformularen, Verkaufsangeboten, Memos und Verträgen. Lassen Sie uns verstehen, was die Dokumentenautomatisierung mit sich bringt.

Was ist Dokumentenautomatisierung?

Dokumentenautomatisierung ist die Anwendung von Workflows und Systemen zur Optimierung dokumentenbezogener Aufgaben. Diese Aufgaben können das Erstellen, Senden, Speichern, Archivieren und Kommentieren von Dokumenten umfassen.

Das Dokumentenautomatisierungssystem kann in verschiedenen Formen vorliegen – in vielen Fällen manuell oder mit einer Anwendung, Plattform oder Software. Zum einen können bestimmte Tools über zahlreiche Funktionen verfügen, die bei verschiedenen Aufgaben helfen, während Entwickler andere Tools entwickeln, um bei einer einzelnen dokumentbezogenen Aufgabe zu helfen. Ein Tool zum Kommentieren von Dokumenten besteht beispielsweise hauptsächlich aus Funktionen, mit denen Sie während des Kommentierens auf einfache Weise Kommentare und Anmerkungen oder Notizen zu Dokumenten einfügen können.

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Die Möglichkeiten, wie die Dokumentenautomatisierung Ihr Geschäft ankurbeln kann

Eine Gemeinsamkeit dieser Datenkennzeichnungsplattformen ist, dass sie alle dazu beitragen können, ein Geschäft anzukurbeln, wenn auch auf unterschiedliche Weise. Hier sind vier Möglichkeiten, wie die Automatisierung Ihres Dokumentenmanagements Ihrem Unternehmen potenziell helfen kann:

1. Es minimiert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler

„Menschliches Versagen“ bezieht sich auf eine Handlung, die ein Akteur ohne Absicht vorgenommen hat. Einfach ausgedrückt handelt es sich um ein unerwünschtes Ergebnis oder einen Fehler, der aufgrund der Unvollkommenheit eines Menschen auftritt, daher der Name.

Aufgrund der Häufigkeit von Fehlern spielen einige Leute ihre Auswirkungen auf Unternehmen herunter. Sie müssen jedoch bedenken, dass dies ein Grund für die schlechte Leistung eines Unternehmens ist. Laut einem Analysebericht von Marketwire kosteten menschliche Fehler Unternehmen in Großbritannien und den USA im Jahr 2008 insgesamt 37 Milliarden Dollar.

Um eine bessere Vorstellung von den Auswirkungen menschlicher Fehler zu vermitteln, finden Sie im Folgenden einige Beispiele für menschliche Fehler, die speziell dokumentbezogene Aufgaben betreffen:

• Wenn ein Mitarbeiter falsche Informationen in ein Dokument einträgt , kann es zu Missverständnissen kommen, die der Mitarbeiter dann klären muss. Infolgedessen kann es zu längeren Transaktionszeiten kommen, wodurch die Anzahl der Transaktionen pro Tag reduziert wird.
• Wenn ein Mitarbeiter das Dokument an die falsche E-Mail-Adresse oder den falschen Ort sendet , kann dies zu Datenlecks führen. Ein Datenleck gefährdet dann die Sicherheit Ihres Unternehmens.
• Wenn ein Mitarbeiter das Dokument versehentlich löscht , muss er es erneut bearbeiten. Anstatt an einer neuen Aufgabe zu arbeiten, verbringt der Mitarbeiter seine begrenzten Stunden mit derselben Aufgabe, die er schon vor langer Zeit hätte erledigen können, was die Produktivität verringert.

Obwohl das Szenario anders ist, weist all dies auf eine Tatsache hin – menschliche Fehler reduzieren die Leistungskennzahlen oder KPIs, und das kann schlecht für das Geschäft sein. Leider ist es nicht möglich, die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler vollständig auszuschließen. Schließlich gilt: „Irren ist menschlich“, aber genau das sollten Sie anstreben. Anstatt sich auf Menschen zu verlassen, können Sie sich auf Systeme verlassen.

Ein Dokumentenautomatisierungssystem oder -workflow eliminiert die Notwendigkeit menschlicher Eingaben, sodass Sie die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler drastisch reduzieren oder sogar beseitigen können.

2. Automatisierung kann die Dokumentensicherheit maximieren

Der Dokumentenlebenszyklus stellt die verschiedenen Phasen dar, die ein Dokument von seiner Erstellung bis zur endgültigen Entsorgung oder in einigen Fällen bis zur „Archivierung“ durchlaufen muss. Der Lebenszyklus kann von einem Dokument zum anderen variieren, sollte aber aus den folgenden fünf Phasen bestehen:

Dokumenterstellung

Dies wird auch als Dokumenterstellung bezeichnet, bei der das System die Datei auf dem Computer erstellt. Das Dokument beginnt normalerweise als Kopie der Vorlage.

Dokumentzusammenstellung

Zu diesem Zeitpunkt stellt das System die erforderlichen Daten oder Eingaben wie Namen, Daten und Nummern zusammen, um die Vorlagenkopie in ein einzigartiges Dokument zu verwandeln.

Dokumentenspeicher

In diesem Fall überträgt das System das fertige Dokument an einen Empfänger, z. B. einen Auftraggeber oder einen Kunden. Es verschiebt das Dokument auch in einen sicheren Speicher, typischerweise einen Cloud-Speicher auf einem sicheren Server oder einen Speicherort innerhalb des Systems selbst.

Dokumenten-Management

Dazu gehört die Organisation einer großen Anzahl von Dokumenten, um sicherzustellen, dass der Benutzer die gesuchten Dokumente im System bei Bedarf leicht finden kann.

Dokumentenarchivierung

Bei der Archivierung oder Entsorgung von Dokumenten müssen Sie entscheiden, ob Sie das Dokument vollständig entsorgen oder einfach archivieren möchten. Dieser Schritt ist optional und wird nur dann benötigt, wenn das Dokument nicht mehr benötigt wird und/oder seine Existenz zu Problemen führen kann.

Egal wie effizient Ihr Workflow ist, es wird immer eine Lücke zwischen diesen Phasen geben. Zwischen dem Zeitpunkt, zu dem Sie das Dokument erstellen, und dem Zeitpunkt, zu dem Sie es an einen sicheren Speicherort übertragen, wird es beispielsweise eine Lücke geben. Und diese Lücke kann Hackern als Gelegenheit dienen, in Ihr System einzudringen und das Dokument, insbesondere seine Daten, zu stehlen. Experten nennen diese Technik Data Interception, bei der der Hacker Daten während der Übertragung abfängt.

Dies ist eine effektive Technik, hauptsächlich weil Daten während der Übertragung am anfälligsten sind, es sei denn, sie verfügen über eine Art Datenverschlüsselung. Das ist im Wesentlichen das, was die Dokumentenautomatisierung bietet.

Geschwindigkeit und Sicherheit sind zwei der Hauptmerkmale von Dokumentenautomatisierungssystemen. Sie können die fünf Phasen des Lebenszyklus von Dokumenten im Handumdrehen durchlaufen, ohne Cyberkriminellen die Zeit zu geben, Ihre Daten zu stehlen. Die meisten Plattformen verfügen auch über Verschlüsselungstechnologien für den Fall von Datenschutzverletzungen, die im Grunde garantieren, dass Ihre Dokumente und die darin enthaltenen Daten sicher und geschützt bleiben.

Da ein einziger Cyberangriff ein kleines Unternehmen bis zu 38.000 US-Dollar kosten kann, kann die Verhinderung eines solchen Angriffs Ihrem Unternehmen sehr helfen, da potenzielle Verluste minimiert werden können.

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3. Es steigert die Moral, Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter

Die Dokumentenbearbeitung ist eine sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgabe. Sie müssen unter anderem Dutzende von Feldern ausfüllen, Unternehmensinformationen kopieren und auf Fehler überprüfen. Obwohl es nicht sofort auffällt, wird der monotone Arbeitsablauf, den die Dokumentenbearbeitung erfordert, letztendlich die Moral, Zufriedenheit und letztendlich die Produktivität der Mitarbeiter senken.

Sie können diese Tatsache auf viele Faktoren zurückführen, aber es passiert meistens, weil sie kein Gefühl der Erfüllung von dem haben, was sie für ihren Lebensunterhalt tun. Das gilt besonders für Büroangestellte. Mit der Dokumentenautomatisierung können Sie diese sich wiederholenden Aufgaben eliminieren, indem Sie sich auf eine automatisierte Plattform für dokumentenbezogene Aufgaben verlassen. Dies kann zu zwei Hauptvorteilen führen.

Zunächst einmal ermöglicht es Ihnen, die Talente und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter besser zu nutzen, was wiederum die Rentabilität steigert. Zweitens haben sie eher das Gefühl, etwas erreicht zu haben, da sie sich nicht an Aktivitäten beteiligen, die nicht jeder tun kann, um ihre Produktivität zu maximieren.

Studien zeigen auch, dass der Einsatz von Software, Systemen oder anderen Technologien für den Geschäftsbetrieb technisch versierte Talente anziehen kann, die für Ihr Unternehmen von großem Vorteil sein können.

4. Dokumentenautomatisierung spart Ihnen Zeit

Der Satz „Zeit ist Geld“ gilt für viele Situationen, aber er gilt doppelt, wenn es darum geht, ein Unternehmen zu führen. Zeit ist ein Faktor, der zum Umsatz eines Unternehmens beiträgt.

Nehmen Sie zum Beispiel einen Malerbetrieb. Selbst wenn Sie tausend Kunden haben, ist es nicht möglich, Millionen von Dollar allein über Nacht zu verdienen. Das liegt daran, dass Ihre Zeit genau wie Geld begrenzt ist.

Deshalb stellen Unternehmer Mitarbeiter ein. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Zeit zu verlängern, die das Unternehmen für die Generierung von Einnahmen aufwenden kann. Es gibt jedoch andere Möglichkeiten, Ihre Zeit zu verlängern. Insbesondere können Sie Möglichkeiten finden, die Zeit zu minimieren, die zum Ausführen bestimmter Aufgaben benötigt wird.

Unter Verwendung des vorherigen Beispiels eines Malerunternehmens kann der Eigentümer, anstatt Angebote manuell zu schreiben, stattdessen eine Angebots-App verwenden. Es kann Geld kosten, aber es kann eine 10-Minuten-Aufgabe in eine 1-Minuten-Aufgabe verwandeln, wodurch der Besitzer mehr Zeit für andere Dinge hat. Das ist eine der Hauptideen hinter der Dokumentenautomatisierung, um zeitaufwändige Aufgaben in schnelle Aufgaben zu verwandeln.

Beispiele:

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Sie mit einem Dokumentenautomatisierungssystem Zeit sparen können:

• Es kann bei Bedarf die Informationen Ihres Unternehmens einfügen.
• Es kann das aktuelle Datum in die entsprechenden Felder eingeben.
• Es kann auf Grammatik- und Rechtschreibfehler prüfen (ideal für juristische Dokumente).
• Es kann nach Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Datentypen suchen (z. B. bei der Berechnung der Gesamtkosten von Produkten und Dienstleistungen, die in Angeboten oder Schätzungen erbracht werden).

So offensichtlich ein Vorteil auch sein mag, Menschen neigen dazu, die Bedeutung der Zeitersparnis für ein Unternehmen herunterzuspielen. Aber es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass Automatisierungstools einem Unternehmen Millionen von Dollar sparen können, indem sie Zeit sparen. Es gibt keinen Grund, nicht zu glauben, dass die Dokumentenautomatisierung dasselbe leisten kann. Schließlich ist es ein Automatisierungstool und eines der nützlichsten noch dazu.

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Abschließende Gedanken

Es ist unbestreitbar, dass die Dokumentenautomatisierung eine äußerst nützliche Technologie für ein Unternehmen ist. Aber genau wie die meisten Systeme bringt es seine Herausforderungen mit sich. Für den Anfang ist es nicht einfach zu implementieren, da es spezifische Fähigkeiten und Technologien erfordert, um es richtig einzurichten. Darüber hinaus kann die vollständige Einrichtung mehrere Tage oder sogar Wochen dauern. Sobald Sie dies jedoch getan haben, sind die Vorteile, die Sie daraus ziehen können, mit diesen Herausforderungen unvergleichbar. Kurz gesagt, es ist definitiv eine lohnende Investition.

Verweise

1. Internationales Zentrum für Handel und nachhaltige Entwicklung. „Warum Sie die Kosten menschlicher Fehler berücksichtigen sollten.“ https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. „Die Eliminierung sich wiederholender Arbeiten kann die Produktivität steigern.“ Automatic Data Processing, Inc., 18. Juli 2018. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. „Datenabfang und -diebstahl: 7 Methoden zum Schutz Ihrer Daten.“ Tech Arbiters, 7. September 2021. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Scheitel. „Amerikanische Unternehmen sparen jährlich mehr als 10 Millionen US-Dollar ein, allein durch die Automatisierung dieser Prozesse.“ 10. Mai 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.