4 วิธีที่ระบบอัตโนมัติของเอกสารสามารถส่งเสริมธุรกิจของคุณได้

การจัดการเอกสารเพื่อพัฒนากระบวนการอัตโนมัติของ ML เป็นงานที่ซับซ้อน มันไม่ง่ายเหมือนการคลิกปุ่มสองสามปุ่มบนคอมพิวเตอร์ของคุณ! ประกอบด้วยงานจำนวนมาก แต่ละขั้นตอนเกี่ยวข้องกับขั้นตอนต่างๆ ที่มักใช้แรงงานคน ที่ใช้กับเอกสารทุกประเภท รวมถึงแบบฟอร์มคำสั่งซื้อ ข้อเสนอการขาย บันทึกช่วยจำ และสัญญา มาทำความเข้าใจว่าระบบอัตโนมัติของเอกสารเกี่ยวข้องกับอะไร

ระบบอัตโนมัติของเอกสารคืออะไร?

เอกสารอัตโนมัติคือการประยุกต์ใช้เวิร์กโฟลว์และระบบเพื่อปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร งานเหล่านี้อาจรวมถึงการสร้าง การส่ง การบันทึก การเก็บถาวร และการทำหมายเหตุประกอบเอกสาร

ระบบเอกสารอัตโนมัติอาจมีหลายรูปแบบ—ด้วยตนเองหรือกับแอปพลิเคชัน แพลตฟอร์ม หรือซอฟต์แวร์ในหลายกรณี ประการหนึ่ง เครื่องมือบางอย่างสามารถมีคุณสมบัติมากมายเพื่อช่วยในงานต่างๆ ในขณะที่นักพัฒนาออกแบบเครื่องมืออื่นๆ เพื่อช่วยในงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารงานเดียว ตัวอย่างเช่น เครื่องมือบันทึกย่อของเอกสารจะประกอบด้วยคุณลักษณะส่วนใหญ่ที่ช่วยให้คุณสามารถแทรกความคิดเห็นและหมายเหตุ หรือบันทึกย่อในเอกสารขณะใส่คำอธิบายประกอบได้อย่างง่ายดาย

แนะนำสำหรับคุณ: เวิร์กโฟลว์กับ BPM: เครื่องมืออัตโนมัติทางธุรกิจที่ดีที่สุดคืออะไร

วิธีที่ระบบเอกสารอัตโนมัติสามารถส่งเสริมธุรกิจของคุณได้

สิ่งหนึ่งที่พบได้ทั่วไปในแพลตฟอร์มการติดฉลากข้อมูลเหล่านี้ก็คือ แพลตฟอร์มทั้งหมดนี้สามารถช่วยส่งเสริมธุรกิจได้ แม้ว่าจะแตกต่างกันออกไป สี่วิธีที่ทำให้การจัดการเอกสารของคุณเป็นแบบอัตโนมัติสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้:

1. ลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์

'ความผิดพลาดของมนุษย์' หมายถึงการกระทำที่นักแสดงทำโดยไม่ได้ตั้งใจ พูดง่ายๆ ก็คือ มันเป็นผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเนื่องจากความไม่สมบูรณ์ของมนุษย์ ดังนั้นชื่อจึงเป็นเช่นนั้น

เนื่องจากข้อผิดพลาดทั่วไป ทำให้บางคนมองข้ามผลกระทบที่มีต่อธุรกิจ อย่างไรก็ตาม คุณต้องจำไว้ว่านี่เป็นสาเหตุหนึ่งที่ทำให้บริษัทมีผลงานที่ไม่ดี ตามรายงานการวิเคราะห์จาก Marketwire ข้อผิดพลาดของมนุษย์ทำให้ธุรกิจในสหราชอาณาจักรและสหรัฐอเมริกามีมูลค่ารวม 37 พันล้านดอลลาร์ในปี 2551

เพื่อให้แนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับผลกระทบของข้อผิดพลาดของมนุษย์ ด้านล่างนี้คือตัวอย่างข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารโดยเฉพาะ:

• เมื่อพนักงานพิมพ์ข้อมูลในเอกสาร ผิด อาจทำให้เข้าใจผิดว่าพนักงานต้องเคลียร์ ส่งผลให้ใช้เวลาทำธุรกรรมนานขึ้น ทำให้จำนวนธุรกรรมต่อวันลดลง
• เมื่อพนักงานส่งเอกสารไปยังที่อยู่อีเมลหรือสถานที่ที่ไม่ถูกต้อง อาจทำให้ข้อมูลรั่วไหลได้ การรั่วไหลของข้อมูลจะทำให้ความปลอดภัยของธุรกิจของคุณลดลง
• เมื่อพนักงานลบเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจ พวกเขาจะต้องดำเนินการกับเอกสารอีกครั้ง แทนที่จะทำงานใหม่ พนักงานจะใช้เวลาจำกัดไปกับงานเดิมที่เคยทำเสร็จเมื่อนานมาแล้ว ส่งผลให้ผลิตภาพลดลง

แม้ว่าสถานการณ์จะแตกต่างกัน แต่ทั้งหมดนี้ชี้ให้เห็นถึงข้อเท็จจริงเดียว — ข้อผิดพลาดของมนุษย์ลดตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักหรือ KPI และอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจ ขออภัย เป็นไปไม่ได้ที่จะขจัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดของมนุษย์โดยสิ้นเชิง ท้ายที่สุดแล้ว 'การทำผิดคือมนุษย์' แต่นั่นคือสิ่งที่คุณควรทำ แทนที่จะพึ่งพามนุษย์ คุณสามารถพึ่งพาระบบได้

ระบบเอกสารอัตโนมัติหรือเวิร์กโฟลว์ช่วยขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลของมนุษย์ ช่วยให้คุณลดหรือกำจัดความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้อย่างมาก

2. ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มความปลอดภัยของเอกสารได้สูงสุด

วัฏจักรชีวิตของเอกสารแสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ที่เอกสารต้องผ่านตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการกำจัดทิ้งในที่สุด หรือในบางกรณี "การเก็บถาวร" วงจรชีวิตอาจแตกต่างกันไปในแต่ละเอกสาร แต่ควรประกอบด้วยห้าขั้นตอนต่อไปนี้:

การสร้างเอกสาร

สิ่งนี้เรียกอีกอย่างว่าการสร้างเอกสาร ซึ่งเป็นเวลาที่ระบบสร้างไฟล์บนคอมพิวเตอร์ โดยทั่วไป เอกสารจะเริ่มต้นเป็นสำเนาของเทมเพลต

ประกอบเอกสาร

นี่คือเวลาที่ระบบรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นหรืออินพุต เช่น ชื่อ วันที่ และตัวเลข เพื่อเปลี่ยนสำเนาเทมเพลตให้เป็นเอกสารเฉพาะ

การจัดเก็บเอกสาร

นี่คือเวลาที่ระบบโอนเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังผู้รับ เช่น ลูกค้าหรือลูกค้า นอกจากนี้ยังย้ายเอกสารไปยังที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัย โดยทั่วไปแล้วที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ในเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยหรือตำแหน่งที่เก็บข้อมูลภายในระบบเอง

การจัดการเอกสาร

ซึ่งเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบเอกสารจำนวนมากเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาเอกสารที่กำลังมองหาภายในระบบได้ตามต้องการ

เอกสารสำคัญ

การเก็บถาวรเอกสารหรือการกำจัดเอกสารเป็นขั้นตอนที่คุณต้องตัดสินใจว่าจะทิ้งเอกสารทั้งหมดหรือเพียงแค่เก็บถาวร ขั้นตอนนี้เป็นทางเลือกและจำเป็นก็ต่อเมื่อไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารอีกต่อไป และ/หรือการมีอยู่ของเอกสารนั้นอาจทำให้เกิดปัญหาได้

ไม่ว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณจะมีประสิทธิภาพเพียงใด ก็มักจะมีช่องว่างระหว่างแต่ละขั้นตอนเหล่านี้ ตัวอย่างเช่น จะมีช่องว่างระหว่างเวลาที่คุณสร้างเอกสารกับเวลาที่คุณถ่ายโอนไปยังที่เก็บที่ปลอดภัย และช่องว่างนั้นสามารถใช้เป็นโอกาสสำหรับแฮกเกอร์ที่จะเข้าสู่ระบบของคุณและขโมยเอกสาร โดยเฉพาะข้อมูลของระบบ ผู้เชี่ยวชาญเรียกเทคนิคนี้ว่า การสกัดกั้นข้อมูล โดยที่แฮ็กเกอร์จะสกัดกั้นข้อมูลระหว่างการส่ง

เป็นเทคนิคที่มีประสิทธิภาพโดยหลักแล้วเนื่องจากข้อมูลมีความเสี่ยงมากที่สุดในระหว่างการส่ง เว้นแต่จะมีการเข้ารหัสข้อมูลบางประเภท นั่นคือสิ่งที่เอกสารอัตโนมัตินำเสนอ

ความเร็วและความปลอดภัยเป็นคุณสมบัติหลักสองประการของระบบเอกสารอัตโนมัติ พวกเขาสามารถผ่านห้าขั้นตอนของวงจรชีวิตของเอกสารโดยไม่ต้องให้เวลาอาชญากรไซเบอร์ขโมยข้อมูลของคุณ แพลตฟอร์มส่วนใหญ่ยังมีเทคโนโลยีการเข้ารหัสในกรณีที่ข้อมูลรั่วไหล โดยทั่วไปจะรับประกันว่าเอกสารของคุณและข้อมูลที่อยู่ในนั้นปลอดภัย

เนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์เพียงครั้งเดียวอาจทำให้ธุรกิจขนาดเล็กมีค่าใช้จ่ายสูงถึง $38,000 การป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นสามารถช่วยธุรกิจของคุณได้มาก เนื่องจากสามารถลดการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้

คุณอาจชอบ: 11 ซอฟต์แวร์แก้ไขเอกสารที่ยอดเยี่ยมที่คุณสามารถใช้ได้ทันที

3. ช่วยเพิ่มขวัญกำลังใจ ความพึงพอใจ และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

การจัดการเอกสารเป็นงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานาน คุณต้องกรอกข้อมูลหลายสิบฟิลด์ คัดลอกและวางข้อมูลบริษัท และตรวจสอบข้อผิดพลาด และอื่นๆ แม้ว่าจะไม่สังเกตเห็นได้ในทันที แต่เวิร์กโฟลว์ที่ซ้ำซากจำเจที่ต้องใช้ในการจัดการเอกสารจะลดขวัญกำลังใจของพนักงาน ความพึงพอใจ และประสิทธิภาพการทำงานในที่สุด

คุณสามารถระบุข้อเท็จจริงนี้ได้จากหลายปัจจัย แต่ส่วนใหญ่เกิดขึ้นเพราะพวกเขาไม่รู้สึกถึงความสำเร็จจากสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อหาเลี้ยงชีพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานออฟฟิศ ระบบอัตโนมัติของเอกสารช่วยให้คุณกำจัดงานที่ซ้ำซากจำเจ เมื่อคุณเริ่มพึ่งพาแพลตฟอร์มอัตโนมัติสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ประโยชน์หลักสองประการ

ในการเริ่มต้น มันช่วยให้คุณใช้ความสามารถและทักษะของพนักงานได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลกำไร ประการที่สอง พวกเขามีแนวโน้มที่จะรู้สึกถึงความสำเร็จมากกว่า เนื่องจากพวกเขาไม่ได้มีส่วนร่วมในกิจกรรมที่ไม่ใช่แค่ใครก็ตามที่สามารถทำได้ เพื่อเพิ่มประสิทธิผลสูงสุด

ผลการศึกษายังแสดงให้เห็นว่าการใช้ซอฟต์แวร์ ระบบ หรือเทคโนโลยีอื่นๆ เพื่อการดำเนินธุรกิจสามารถดึงดูดผู้มีความสามารถพิเศษที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี ซึ่งสามารถใช้เป็นสินทรัพย์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทของคุณ

4. เอกสารอัตโนมัติช่วยคุณประหยัดเวลา

คำว่า 'เวลาคือเงิน' ใช้ได้กับหลายๆ สถานการณ์ แต่จะเป็นจริงเป็นสองเท่าในการดำเนินธุรกิจ เวลาเป็นปัจจัยที่เอื้อต่อรายได้ของบริษัท

ยกตัวอย่างบริษัทจิตรกรรม แม้ว่าคุณจะมีลูกค้าเป็นพันราย แต่ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างรายได้หลายล้านดอลลาร์ในชั่วข้ามคืน เพราะเช่นเดียวกับเงิน เวลาของคุณมีจำกัด

นั่นเป็นเหตุผลที่เจ้าของธุรกิจจ้างพนักงาน เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการยืดเวลาที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อสร้างรายได้ อย่างไรก็ตาม มีวิธีอื่นในการยืดเวลาของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถค้นหาวิธีลดเวลาที่ใช้ในการทำงานบางอย่างให้สำเร็จได้

การใช้ตัวอย่างก่อนหน้าของบริษัทจิตรกรรม แทนที่จะเขียนใบเสนอราคาด้วยตนเอง เจ้าของสามารถใช้แอปใบเสนอราคาแทนได้ อาจต้องใช้เงิน แต่สามารถเปลี่ยนงาน 10 นาทีเป็นงาน 1 นาที ทำให้เจ้าของมีเวลาทำอย่างอื่นมากขึ้น นั่นเป็นหนึ่งในแนวคิดหลักเบื้องหลังการทำงานอัตโนมัติของเอกสาร เพื่อเปลี่ยนงานที่ใช้เวลานานให้กลายเป็นงานด่วน

ตัวอย่าง:

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างวิธีที่ระบบเอกสารอัตโนมัติสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้:

• สามารถแทรกข้อมูลบริษัทของคุณเมื่อจำเป็น
• สามารถใส่วันที่ปัจจุบันในฟิลด์ที่เหมาะสม
• สามารถตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำผิด (เหมาะสำหรับเอกสารทางกฎหมาย)
• สามารถค้นหาความไม่สอดคล้องกันระหว่างข้อมูลประเภทต่างๆ (เช่น เมื่อคำนวณต้นทุนรวมของผลิตภัณฑ์และบริการที่แสดงในใบเสนอราคาหรือประมาณการ)

เห็นได้ชัดว่ามีประโยชน์อย่างที่ควรจะเป็น ผู้คนมักจะมองข้ามความสำคัญของการประหยัดเวลาในธุรกิจ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเครื่องมืออัตโนมัติสามารถช่วยบริษัทประหยัดเงินได้หลายล้านดอลลาร์โดยประหยัดเวลา ไม่มีเหตุผลใดที่จะไม่เชื่อว่าระบบอัตโนมัติของเอกสารสามารถทำได้เช่นเดียวกัน ท้ายที่สุดแล้วมันเป็นเครื่องมืออัตโนมัติและเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่มีประโยชน์ที่สุดในนั้น

คุณอาจชอบ: ธุรกิจของคุณจะเติบโตได้อย่างไรโดยใช้กลยุทธ์การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ทั้ง 9 แบบนี้?

ปิดความคิด

ปฏิเสธไม่ได้ว่าระบบอัตโนมัติของเอกสารเป็นเทคโนโลยีที่มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจ แต่ก็เหมือนกับระบบส่วนใหญ่ มันมาพร้อมกับความท้าทาย สำหรับผู้เริ่มต้น การติดตั้งใช้งานนั้นไม่ง่าย เนื่องจากต้องใช้ทักษะและเทคโนโลยีเฉพาะเพื่อสร้างอย่างเหมาะสม นอกจากนี้ อาจใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ในการตั้งค่าให้เสร็จสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทำเช่นนั้น ผลประโยชน์ที่คุณจะได้รับนั้นเทียบไม่ได้กับความท้าทายเหล่านี้ สรุปคือการลงทุนที่คุ้มค่าแน่นอน

อ้างอิง

1. ศูนย์ระหว่างประเทศเพื่อการค้าและการพัฒนาที่ยั่งยืน. “เหตุใดคุณจึงควรพิจารณาต้นทุนของความผิดพลาดของมนุษย์” https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/
2. แจ็คสัน, แนนซี่ แมน. “การขจัดการทำงานซ้ำซากสามารถเพิ่มผลผลิตได้” Automatic Data Processing, Inc., 18 กรกฎาคม 2018 https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx
3. ซาวานี, เฟนิล. “การสกัดกั้นและขโมยข้อมูล: 7 วิธีในการปกป้องข้อมูลของคุณ” Tech Arbiters, 7 กันยายน 2021 https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/
4. จุดสุดยอด “บริษัทอเมริกันประหยัดเงินได้ $10m+ ต่อปี เพียงแค่ทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ” 10 พฤษภาคม 2564 https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/