문서 자동화로 비즈니스를 향상할 수 있는 4가지 방법

ML 자동화 프로세스를 개발하기 위해 문서를 처리하는 것은 복잡한 작업입니다. 컴퓨터에서 몇 개의 버튼을 클릭하는 것만큼 간단하지 않습니다! 그것은 수많은 작업으로 구성되며, 각각은 종종 수작업을 필요로 하는 여러 단계를 포함합니다. 이는 주문서, 판매 제안서, 메모, 계약서를 포함한 모든 종류의 문서에 적용됩니다. 문서 자동화가 무엇을 수반하는지 이해합시다.

문서 자동화란 무엇입니까?

문서 자동화는 문서 관련 작업을 간소화하기 위한 워크플로 및 시스템의 응용 프로그램입니다. 이러한 작업에는 문서 생성, 전송, 저장, 보관 및 주석 달기가 포함될 수 있습니다.

문서 자동화 시스템은 수동으로 또는 많은 경우 애플리케이션, 플랫폼 또는 소프트웨어와 함께 다양한 형태로 제공될 수 있습니다. 첫째, 특정 도구는 다양한 작업을 지원하는 수많은 기능을 가질 수 있지만 개발자는 단일 문서 관련 작업을 돕기 위해 다른 도구를 설계합니다. 예를 들어 문서 주석 도구는 주석을 달면서 문서에 주석과 주석 또는 메모를 쉽게 삽입할 수 있는 기능으로 대부분 구성됩니다.

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문서 자동화가 비즈니스를 향상시키는 방법

이러한 데이터 레이블링 플랫폼 사이에서 공통적인 한 가지는 서로 다른 방식이지만 모두 비즈니스를 향상시키는 데 도움이 될 수 있다는 것입니다. 다음은 문서 관리 자동화가 비즈니스에 잠재적으로 도움이 될 수 있는 네 가지 방법입니다.

1. 인적 오류 가능성을 최소화합니다.

'휴먼 에러'는 배우가 의도하지 않은 행동을 의미한다. 간단히 말해서 인간의 불완전함으로 인해 발생하는 바람직하지 않은 결과 또는 오류이므로 이름이 붙습니다.

오류가 흔하기 때문에 일부 사람들은 오류가 비즈니스에 미치는 영향을 경시합니다. 그러나 이것이 회사의 실적이 저조한 이유 중 하나라는 점을 명심해야 합니다. 실제로 Marketwire의 분석 보고서에 따르면 2008년 영국과 미국 기업은 인적 오류로 인해 총 370억 달러의 손실을 입었습니다.

인적 오류의 영향에 대한 더 나은 아이디어를 제공하기 위해 다음은 문서 관련 작업과 관련된 인적 오류의 몇 가지 예입니다.

• 직원이 문서에 잘못된 정보를 입력하면 직원이 지워야 하는 오해가 생길 수 있습니다. 결과적으로 트랜잭션 시간이 길어지고 하루에 트랜잭션 수가 줄어들 수 있습니다.
• 직원이 잘못된 이메일 주소나 장소로 문서를 보내면 데이터 유출이 발생할 수 있습니다. 데이터 유출은 비즈니스의 안전을 위협합니다.
• 직원이 실수로 문서를 삭제하면 다시 처리해야 합니다. 직원은 새로운 작업을 수행하는 대신 오래 전에 완료할 수 있었던 동일한 작업에 제한된 시간을 사용하여 생산성을 저하시킵니다.

시나리오는 다르지만 이 모든 것은 인적 오류가 핵심 성과 지표 또는 KPI를 감소시키고 비즈니스에 좋지 않을 수 있다는 사실을 지적합니다. 불행히도 인적 오류의 가능성을 완전히 제거하는 것은 불가능합니다. 결국, '오류하는 것은 인간'이지만, 그것이 바로 당신이 가야 할 것입니다. 사람에 의존하는 대신 시스템에 의존할 수 있습니다.

문서 자동화 시스템 또는 워크플로는 사람이 입력할 필요가 없으므로 모든 종류의 사람이 실수할 가능성을 크게 줄이거나 없앨 수도 있습니다.

2. 자동화로 문서 보안 극대화

문서 수명 주기는 문서 작성에서 최종 폐기 또는 경우에 따라 "보관"까지 거쳐야 하는 여러 단계를 나타냅니다. 라이프 사이클은 문서마다 다를 수 있지만 다음 5단계로 구성되어야 합니다.

문서 생성

이것은 시스템이 컴퓨터에 파일을 생성하는 문서 생성이라고도 합니다. 문서는 일반적으로 템플릿의 복사본으로 시작합니다.

문서 어셈블리

이것은 시스템이 템플릿 사본을 고유한 문서로 바꾸기 위해 이름, 날짜 및 숫자와 같은 필요한 데이터 또는 입력을 조합할 때입니다.

문서 보관

시스템이 완성된 문서를 클라이언트나 고객과 같은 수신자에게 전송할 때입니다. 또한 문서를 보안 저장소, 일반적으로 보안 서버의 클라우드 저장소 또는 시스템 자체 내의 저장소 위치로 이동합니다.

문서 관리

여기에는 사용자가 필요에 따라 시스템 내에서 원하는 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 많은 문서를 구성하는 작업이 포함됩니다.

문서 보관

문서 보관 또는 폐기는 문서를 완전히 폐기할지 아니면 단순히 보관할지를 결정해야 하는 단계입니다. 이 단계는 선택 사항이며 문서가 더 이상 필요하지 않거나 문서의 존재로 인해 문제가 발생할 수 있는 경우에만 필요합니다.

워크플로가 아무리 효율적이더라도 이러한 각 단계 사이에는 항상 간격이 있습니다. 예를 들어 문서를 만든 시간과 문서를 안전한 저장 위치로 전송하는 시간 사이에 간격이 있습니다. 그리고 그 틈은 해커가 시스템에 침입하여 문서, 특히 데이터를 훔칠 수 있는 기회로 작용할 수 있습니다. 전문가들은 이 기술을 데이터 가로채기라고 부르며, 여기서 해커는 전송 중에 데이터를 가로챕니다.

일종의 데이터 암호화가 없는 한 데이터는 전송 중에 가장 취약하기 때문에 주로 효과적인 기술입니다. 이것이 본질적으로 문서 자동화가 제공하는 것입니다.

속도와 보안은 문서 자동화 시스템의 두 가지 주요 특징입니다. 사이버 범죄자에게 데이터를 훔칠 시간을 주지 않고 문서 수명 주기의 5단계를 순조롭게 진행할 수 있습니다. 또한 대부분의 플랫폼에는 데이터 침해 시 암호화 기술이 있어 기본적으로 문서와 문서에 포함된 데이터가 안전하고 안전하게 유지되도록 보장합니다.

소규모 기업은 단일 사이버 공격으로 인해 최대 USD$38,000의 비용이 발생할 수 있으므로 이러한 공격을 방지하면 잠재적 손실을 최소화할 수 있으므로 비즈니스에 큰 도움이 됩니다.

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3. 직원의 사기, 만족도 및 생산성을 향상시킵니다.

문서 처리는 반복적이고 시간이 많이 걸리는 작업입니다. 수십 개의 필드를 채우고, 회사 정보를 복사하여 붙여넣고, 무엇보다도 실수를 확인해야 합니다. 당장 눈에 띄지는 않지만 문서 처리에 필요한 단조로운 워크플로는 결국 직원의 사기, 만족도, 생산성을 저하시킵니다.

이 사실을 여러 요인으로 돌릴 수 있지만 대부분 생계를 위해 하는 일에서 성취감을 느끼지 못하기 때문에 발생합니다. 특히 사무직 종사자에게는 더욱 그렇습니다. 문서 자동화를 사용하면 문서 관련 작업을 자동화된 플랫폼에 의존하기 시작할 때 이러한 반복적인 작업을 제거할 수 있습니다. 이것은 두 가지 주요 이점으로 이어질 수 있습니다.

우선 직원의 재능과 기술을 더 잘 활용하여 수익성을 높일 수 있습니다. 둘째, 아무나 할 수 없는 활동에 참여하지 않고 생산성을 극대화하기 때문에 성취감을 느낄 가능성이 더 큽니다.

연구에 따르면 비즈니스 운영에 소프트웨어, 시스템 또는 기타 기술을 사용하면 회사에 큰 자산이 될 수 있는 기술에 정통한 인재를 유치할 수 있습니다.

4. 문서 자동화로 시간 절약

'시간은 돈이다'라는 말은 많은 상황에 적용되지만 사업을 운영할 때는 두 배로 사실입니다. 시간은 회사 수익에 기여하는 요소입니다.

그림 회사를 예로 들어 보겠습니다. 수천 명의 고객이 있어도 하룻밤 사이에 수백만 달러를 벌 수는 없습니다. 돈과 마찬가지로 시간도 한정되어 있기 때문입니다.

그것이 사업주가 직원을 고용하는 이유입니다. 비즈니스가 수익을 창출하는 데 사용할 수 있는 시간을 늘릴 수 있는 훌륭한 방법입니다. 그러나 시간을 연장하는 다른 방법이 있습니다. 특히 특정 작업을 수행하는 데 걸리는 시간을 최소화하는 방법을 찾을 수 있습니다.

도색업체의 이전 예를 사용하면 수동으로 견적을 작성하는 대신 소유자가 견적 앱을 사용할 수 있습니다. 비용이 많이 들지만 10분 작업을 1분 작업으로 바꿔 소유자에게 다른 문제에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 시간 소모적인 작업을 빠른 작업으로 바꾸는 문서 자동화의 주요 아이디어 중 하나입니다.

예:

다음은 문서 자동화 시스템이 시간을 절약할 수 있는 몇 가지 예입니다.

• 필요한 경우 회사 정보를 삽입할 수 있습니다.
• 현재 날짜를 해당 필드에 넣을 수 있습니다.
• 문법 및 철자 오류를 검사할 수 있습니다(법률 문서에 이상적).
• 다른 유형의 데이터 간의 불일치를 찾을 수 있습니다(예: 견적 또는 견적으로 제공되는 제품 및 서비스의 총 비용을 계산할 때).

이점이 분명하지만 사람들은 비즈니스에서 시간을 절약하는 것의 중요성을 과소평가하는 경향이 있습니다. 그러나 자동화 도구는 시간을 절약함으로써 회사에서 수백만 달러를 절약할 수 있음을 기억하는 것이 중요합니다. 문서 자동화가 동일한 작업을 수행할 수 있다고 믿지 않을 이유가 없습니다. 결국, 그것은 자동화 도구이며 가장 유용한 도구 중 하나입니다.

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마무리 생각

문서 자동화가 비즈니스에 매우 유용한 기술이라는 것은 부인할 수 없습니다. 그러나 대부분의 시스템과 마찬가지로 문제가 있습니다. 우선, 제대로 구축하려면 특정 기술과 기술이 필요하기 때문에 구현하기가 쉽지 않습니다. 또한 완전히 설정하는 데 며칠 또는 몇 주가 걸릴 수 있습니다. 그러나 일단 그렇게 하면 얻을 수 있는 이점은 이러한 과제와 비교할 수 없습니다. 요컨대, 확실히 가치 있는 투자입니다.

참고문헌

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2. 잭슨, 낸시 만. "반복적인 작업을 제거하면 생산성을 높일 수 있습니다." Automatic Data Processing, Inc., 2018년 7월 18일. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. 사바니, 페닐. "데이터 가로채기 및 절도: 데이터를 보호하는 7가지 방법." Tech Arbiters, 2021년 9월 7일. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. 꼭지점. "미국 기업들은 이러한 프로세스를 자동화함으로써 연간 천만 달러 이상을 절약하고 있습니다." 2021년 5월 10일. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.