4 sposoby, w jakie automatyzacja dokumentów może wzmocnić Twój biznes

Obsługa dokumentów w celu opracowania procesów automatyzacji ML to złożone zadanie. To nie jest tak proste, jak kliknięcie kilku przycisków na komputerze! Składa się z wielu zadań, z których każde składa się z kilku kroków, które często wymagają ręcznej pracy. Dotyczy to wszelkiego rodzaju dokumentów, w tym formularzy zamówień, ofert sprzedaży, notatek i umów. Rozumiemy, na czym polega automatyzacja dokumentów.

Czym jest automatyzacja dokumentów?

Automatyzacja dokumentów to zastosowanie przepływów pracy i systemów w celu usprawnienia zadań związanych z dokumentami. Zadania te mogą obejmować generowanie, wysyłanie, zapisywanie, archiwizowanie i opisywanie dokumentów.

System automatyzacji dokumentów może przybierać różne formy — ręcznie lub w wielu przypadkach z aplikacją, platformą lub oprogramowaniem. Po pierwsze, niektóre narzędzia mogą mieć wiele funkcji, które pomagają w różnych zadaniach, podczas gdy programiści projektują inne narzędzia, aby pomóc w pojedynczym zadaniu związanym z dokumentem. Na przykład narzędzie do adnotacji dokumentów będzie składało się głównie z funkcji, które umożliwiają łatwe wstawianie komentarzy i uwag lub notatek do dokumentów podczas dodawania adnotacji.

Polecane dla Ciebie: Workflow vs BPM: Jakie jest najlepsze narzędzie do automatyzacji biznesu?

Jak automatyzacja dokumentów może usprawnić Twój biznes

Jedną wspólną cechą tych platform oznaczania danych jest to, że wszystkie mogą pomóc w rozwoju firmy, choć na różne sposoby. Oto cztery sposoby automatyzacji zarządzania dokumentami, które mogą potencjalnie pomóc Twojej firmie:

1. Minimalizuje prawdopodobieństwo błędów ludzkich

„Ludzki błąd” odnosi się do działania, które aktor podjął bez zamiaru. Mówiąc prościej, jest to niepożądany wynik lub błąd, który pojawia się z powodu ludzkiej niedoskonałości, stąd nazwa.

Ze względu na powszechność błędów niektórzy ludzie bagatelizują ich wpływ na biznes. Należy jednak pamiętać, że jest to jeden z powodów słabych wyników firmy. W rzeczywistości, według raportu analitycznego Marketwire, błędy ludzkie kosztowały firmy w Wielkiej Brytanii i Stanach Zjednoczonych łącznie 37 miliardów dolarów w 2008 roku.

Aby lepiej zrozumieć wpływ błędów ludzkich, poniżej przedstawiamy kilka przykładów błędów ludzkich, które dotyczą konkretnie zadań związanych z dokumentami:

• Gdy pracownik wpisuje nieprawidłowe informacje w dokumencie , może to prowadzić do nieporozumień, które personel musi następnie wyjaśnić. W rezultacie może to prowadzić do wydłużenia czasu transakcji, zmniejszając liczbę transakcji dziennie.
• Gdy pracownik wyśle ​​dokument na niewłaściwy adres e-mail lub miejsce , może to spowodować wyciek danych. Wyciek danych zagraża wówczas bezpieczeństwu Twojej firmy.
• Gdy pracownik przypadkowo usunie dokument , będzie musiał przetworzyć go ponownie. Zamiast pracować nad nowym zadaniem, pracownik spędzi swoje ograniczone godziny na tym samym zadaniu, które mógł zakończyć dawno temu, zmniejszając wydajność.

Chociaż scenariusz jest inny, wszystko to wskazuje na jeden fakt — błędy ludzkie zmniejszają kluczowe wskaźniki wydajności lub KPI, a to może być szkodliwe dla biznesu. Niestety nie da się całkowicie wyeliminować prawdopodobieństwa błędów ludzkich. W końcu „błądzić jest rzeczą ludzką”, ale to jest dokładnie to, do czego powinieneś dążyć. Zamiast polegać na ludziach, możesz polegać na systemach.

System automatyzacji dokumentów lub obieg dokumentów eliminuje potrzebę udziału człowieka, pozwalając drastycznie zmniejszyć lub nawet wyeliminować prawdopodobieństwo wystąpienia wszelkiego rodzaju błędu ludzkiego.

2. Automatyzacja może zmaksymalizować bezpieczeństwo dokumentów

Cykl życia dokumentu reprezentuje różne etapy, przez które musi przejść dokument, od jego utworzenia do ostatecznego usunięcia lub w niektórych przypadkach „archiwizacji”. Cykl życia może się różnić w zależności od dokumentu, ale powinien składać się z następujących pięciu etapów:

Generowanie dokumentów

Nazywa się to również tworzeniem dokumentów, kiedy system tworzy plik na komputerze. Dokument zazwyczaj zaczyna się jako kopia szablonu.

Montaż dokumentów

To wtedy system gromadzi niezbędne dane lub dane wejściowe, takie jak nazwiska, daty i liczby, aby przekształcić kopię szablonu w unikalny dokument.

Przechowywanie dokumentów

To wtedy system przekazuje wypełniony dokument odbiorcy, np. klientowi lub klientowi. Przenosi również dokument do bezpiecznej pamięci masowej, zwykle do przechowywania w chmurze na bezpiecznym serwerze lub do miejsca przechowywania w samym systemie.

Zarządzanie dokumentami

Wiąże się to z organizowaniem dużej liczby dokumentów, aby zapewnić, że użytkownik może w razie potrzeby łatwo znaleźć dokumenty, których szuka w systemie.

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja lub likwidacja dokumentu to etap, na którym musisz zdecydować, czy całkowicie pozbędziesz się dokumentu, czy po prostu go zarchiwizujesz. Ten etap jest opcjonalny i jest konieczny tylko wtedy, gdy dokument nie jest już potrzebny i/lub jego istnienie może prowadzić do problemów.

Bez względu na to, jak wydajny jest Twój przepływ pracy, zawsze będzie luka między każdym z tych etapów. Na przykład wystąpi przerwa między utworzeniem dokumentu a przeniesieniem go do bezpiecznego miejsca przechowywania. A ta luka może być okazją dla hakerów do dostania się do twojego systemu i kradzieży dokumentu, a konkretnie jego danych. Eksperci nazywają tę technikę przechwytywaniem danych, w której haker przechwytuje dane podczas transmisji.

Jest to skuteczna technika głównie dlatego, że dane są najbardziej narażone podczas transmisji, chyba że mają jakieś szyfrowanie danych. To właśnie oferuje automatyzacja dokumentów.

Szybkość i bezpieczeństwo to dwie główne cechy systemów automatyzacji dokumentów. Mogą błyskawicznie przejść przez pięć etapów cyklu życia dokumentu, nie dając cyberprzestępcom czasu na kradzież danych. Większość platform ma również technologię szyfrowania w przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych, co zasadniczo gwarantuje, że Twoje dokumenty i zawarte w nich dane pozostaną bezpieczne.

Ponieważ pojedynczy cyberatak może kosztować małą firmę nawet 38 000 USD, zapobieganie im może znacznie pomóc Twojej firmie, ponieważ może zminimalizować potencjalne straty.

Może ci się spodobać: 11 doskonałych programów do edycji dokumentów, których możesz teraz używać.

3. Zwiększa morale pracowników, satysfakcję i produktywność

Obsługa dokumentów to powtarzalna i czasochłonna praca. Musisz między innymi wypełnić dziesiątki pól, skopiować i wkleić informacje o firmie oraz sprawdzić, czy nie ma błędów. Chociaż nie jest to od razu zauważalne, monotonny przepływ pracy, którego wymaga obsługa dokumentów, ostatecznie obniży morale pracowników, satysfakcję, a ostatecznie wydajność.

Możesz przypisać ten fakt wielu czynnikom, ale dzieje się tak głównie dlatego, że nie mają poczucia spełnienia z tego, co robią na życie. Dotyczy to zwłaszcza pracowników biurowych. Automatyzacja dokumentów pozwala wyeliminować te powtarzające się zadania, gdy zaczniesz polegać na zautomatyzowanej platformie do zadań związanych z dokumentami. Może to prowadzić do dwóch głównych korzyści.

Po pierwsze, pozwala lepiej wykorzystać talenty i umiejętności pracowników, co z kolei zwiększa rentowność. Po drugie, są bardziej skłonni do poczucia spełnienia, ponieważ nie angażują się w czynności, których nie każdy może wykonać, maksymalizując swoją produktywność.

Badania pokazują również, że korzystanie z oprogramowania, systemów lub dowolnej innej technologii w działalności biznesowej może przyciągnąć utalentowane technologicznie talenty, które mogą stanowić wielki atut Twojej firmy.

4. Automatyzacja dokumentów oszczędza czas

Zwrot „czas to pieniądz” odnosi się do wielu sytuacji, ale jest podwójnie prawdziwy, jeśli chodzi o prowadzenie firmy. Czas jest czynnikiem wpływającym na przychody firmy.

Weźmy na przykład firmę malarską. Nawet jeśli masz tysiąc klientów, nie da się zarobić milionów dolarów samotnie z dnia na dzień. Dzieje się tak, ponieważ podobnie jak pieniądze, twój czas jest ograniczony.

Dlatego właściciele firm zatrudniają pracowników. To doskonały sposób na wydłużenie czasu, jaki firma może poświęcić na generowanie przychodów. Istnieją jednak inne sposoby na wydłużenie czasu. W szczególności możesz znaleźć sposoby na zminimalizowanie czasu potrzebnego na wykonanie niektórych zadań.

Korzystając z poprzedniego przykładu firmy malarskiej, zamiast ręcznie pisać wyceny, właściciel może zamiast tego użyć aplikacji do wyceny. Może to kosztować, ale może zmienić 10-minutowe zadanie w 1-minutowe, dając właścicielowi więcej czasu na inne sprawy. To jedna z głównych idei automatyzacji dokumentów, aby zamienić czasochłonne zadania w szybkie.

Przykłady:

Poniżej znajduje się kilka przykładów sposobów, w jakie system automatyzacji dokumentów może zaoszczędzić Twój czas:

• W razie potrzeby może wstawić informacje o Twojej firmie.
• Może umieścić aktualną datę w odpowiednich polach.
• Może sprawdzać błędy gramatyczne i ortograficzne (idealne w przypadku dokumentów prawnych).
• Może szukać niespójności między różnymi typami danych (np. przy obliczaniu całkowitego kosztu produktów i usług świadczonych w wycenach lub szacunkach).

Jakkolwiek oczywista korzyść może być, ludzie mają tendencję do bagatelizowania znaczenia oszczędzania czasu w firmie. Należy jednak pamiętać, że narzędzia do automatyzacji mogą zaoszczędzić firmie miliony dolarów, oszczędzając czas. Nie ma powodu, by nie wierzyć, że automatyzacja dokumentów może zrobić to samo. W końcu jest to narzędzie do automatyzacji i jedno z najbardziej użytecznych.

Możesz także chcieć: Jak Twoja firma może prosperować, korzystając z tych 9 strategii wprowadzania produktów?

Końcowe myśli

Nie można zaprzeczyć, że automatyzacja dokumentów jest niezwykle przydatną technologią dla biznesu. Ale tak jak większość systemów, wiąże się to z wyzwaniami. Po pierwsze, nie jest to łatwe do wdrożenia, ponieważ wymaga określonych umiejętności i technologii, aby właściwie się ugruntować. Co więcej, kompletna konfiguracja może potrwać kilka dni lub nawet tygodni. Jednak gdy to zrobisz, korzyści, jakie możesz osiągnąć, są nieporównywalne z tymi wyzwaniami. Krótko mówiąc, jest to zdecydowanie opłacalna inwestycja.

Bibliografia

1. Międzynarodowe Centrum Handlu i Zrównoważonego Rozwoju. „Dlaczego powinieneś brać pod uwagę koszty ludzkiego błędu”. https://www.ictsd.org/business/how-much-do-human-error-cost-us-business/.
2. Jackson, Nancy Mann. „Wyeliminowanie powtarzalnej pracy może zwiększyć produktywność”. Automatic Data Processing, Inc., 18 lipca 2018 r. https://www.adp.com/spark/articles/2016/10/eliminating-repetitive-work-can-boost-productivity.aspx.
3. Savani, Fenil. „Przechwytywanie i kradzież danych: 7 metod ochrony danych”. Arbitrzy techniczni, 7 września 2021 r. https://techarbiters.com/data-interception-and-theft/.
4. Wierzchołek. „Amerykańskie firmy oszczędzają ponad 10 milionów dolarów rocznie, tylko dzięki automatyzacji tych procesów”. 10 maja 2021. https://www.vertex.com/american-companies-saving-10m-annually-process-automation/.