Tekrarlayan Görevleri Optimize Etmek için 8 Görev Otomasyon Yazılımı

Görev otomasyon yazılımı, teknolojiyi dijital veya fiziksel formlarda kullanan çoğu işletmede manuel çalışmayı azaltır ve üretkenliği artırır!

Otomasyon, üretkenlik ve çıktıdan ödün vermeden genel giderleri düşürmeleri gerektiğinde işletme sahipleri ve yöneticileri için kolay elde edilen meyvedir.

Tüketici aletleri, mallar ve araç imalatından yazılım kodlamaya kadar tüm endüstri, görev ve süreçlerin otomasyonundan yararlanır.

Görev otomasyonunda yeniyseniz veya zaten otomasyon kullanıyorsanız, ancak mevcut otomasyon senaryolarını daha verimli hale getirmek istiyorsanız doğru yere geldiniz!

Bu makale, önde gelen KOBİ'lerin, yeni başlayanların ve işletmelerin kullandığı bazı olağanüstü görev otomasyon araçlarını özetleyecektir. Ayrıca, görev otomasyonu adımları ve faydaları hakkında daha fazla bilgi edineceksiniz. Öyleyse okumaya başlayın!

Görev Otomasyonu Nedir?

Görev otomasyonu, bilgisayarları, akıllı telefonları, tabletleri veya Raspberry Pi gibi tek kartlı bilgisayarları (SBC'ler) kullanarak tekrarlayan ve tahmine dayalı manuel görevleri tamamlamak için yazılım veya programlama algoritmalarının kullanılmasıdır.

İş akışlarının tutarlılığını ve doğruluğunu artırır. Görev otomasyonunun en karmaşık görevlere olağanüstü verimlilik getirdiğinden bahsetmiyorum bile. En açık şekilde, tüm iş veya ticari projeyi düzene sokarken belirli bir sonucu üretmek için gereken el emeğini en aza indirir.

Görev otomasyonu, insanların katılımını tamamen ortadan kaldırmaz. Satışları artırmaya, pazarlama ölçütlerini iyileştirmeye ve nihayetinde daha fazla gelir elde etmeye zaman ayırırken iş gücünüzün manuel müdahale ihtiyacını azaltır.

Bir İş Görevini Otomatikleştirme Adımları

İş görevi otomasyonu, büyük ölçüde, IF Sonra Else (diğer adıyla If This Then That ) sorunlarını çözen bir bilgisayar programlama bölümü olan koşullu ifadelere dayanır.

Ancak görev otomasyonu için sürükle-bırak araçları olduğu için kodlamaya girmenize gerek yok. Tek bir kod satırı yazmadan oldukça karmaşık otomasyon reçeteleri oluşturabilirsiniz.

Bu makalede bahsedilen veya web'de başka bir yerde bulunan araçların çoğu için izlenecek adımlar şunlardır:

1 numara. Tekrarlanan Görevler için İş Akışı Oluşturma

İlk olarak, iş sürecinin tekrarlı olup olmadığını belirlemeniz gerekir. Asana'da proje yönetimi için aşağıdaki iş akışına göz atın. Bu, bir otomasyon tarifinin harika bir örneğidir:

• Proje yöneticisi Asana'ya bir görev ekledi .
• Ayrıca Asana'ya bir vekil eklediler .
• Atanan kişinin Google Takvim uygulaması, bu görevi otomatik olarak bir görev programı olarak gösterecektir .

Bunun gibi iş akışları oluşturmak için hayal gücünüzü ve yaratıcılığınızı kullanabilirsiniz.

2 numara. Bir Tetikleyici Uygulama Seçin ve Tetikleyici Olay(lar) Ekleyin

Çoğu görev otomasyon yazılımı, otomatik iş akışını başlatacak bir Tetikleme Uygulaması ve Tetikleme Olayı seçmenizi isteyecektir. Yukarıdaki örnekte:

• Tetik Uygulaması: Asana

• Tetikleme Etkinliği: Yeni görev eklendi ve bir ekip üyesi atandı

#3. Bir Eylem Uygulaması ve Eylem Olay(lar)ı seçin

Şimdi, Eylem Uygulaması olarak Google Takvim'i ve Eylem Etkinliği olarak Takvim Etkinliği Ekle'yi seçmeniz yeterlidir.

#4. Otomasyonu Yayınla

Otomasyon aracı, tüm süreç boyunca çeşitli testler ve hesap kimlik doğrulaması gerçekleştirecektir. Test otomasyonunun istediğiniz gibi çalıştığını gördüğünüzde tarifi yayınlayın.

Artık görev otomasyonu uygulaması, yeni bir görev atadığınızda ekip üyelerinizin takvim alanını otomatik olarak ayıracaktır. Onları kovalamaya veya hatırlatma e-postaları göndermeye gerek yok!

Görev Otomasyonunun Faydaları

İşletmenizin görev otomasyonundan yararlandığı avantajlar, sektörden sektöre değişir. Ancak aşağıdakiler, herhangi bir sektördeki ortak faydalardır:

• Tekrarlayan görevleri hızlandırır. Bir görevin adımlarını tam olarak tahmin edebiliyorsanız, yazılım bu adımları yeniden oluşturabilir ve program görevleri birbiri ardına yürütürken siz rahatlayabilirsiniz.
• Tekrarlayan görevleri yürütmek için algoritmik bir kod kullanarak iş gücünüzü tükenmişlik ve yorgunluktan kurtarabilirsiniz.
• İnsanlar, bir görevin aynı adımları üzerinde tekrar tekrar çalışırken yazım hataları gibi küçük hatalar yapma eğilimindedir. Ancak bu tür hatalar müşterileriniz için ölümcül olabilir. Tekrarlayan görevleri yürütmek ve şirketinizi itibar kayıplarından kurtarmak için görev otomasyon yazılımı kullanabilirsiniz.
• Bu tür araçlar, iş gücünüzü manuel işlerden kurtarır, böylece onlara beceri kazandırabilir ve onları satış, pazarlama, ek satış ve müşteri hizmetleri gibi diğer gelir getiren departmanlara atayabilirsiniz.
• Tüketim mallarının, ev aletlerinin ve otomotiv üretim endüstrilerinin çoğu, tüm üretim hattını otomatikleştirmek için algoritmalar ve robotik kolların bir kombinasyonunu kullanır. Esas olarak üretim maliyetlerini düşürür.
• Görev otomasyonu, iş belgeleri oluşturmak ve onaylamak için belge iş akışı otomasyonu gibi, dijital iş sürecinizin kurumsal ilkelerinizle tutarlı olmasını sağlar.
• İş operasyonları ve üretim hatları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olursunuz. Acil durumlarda, bulut uygulamasını başka bir bulut sağlayıcıya aktarma veya etkilenmemiş bir fabrikanın üretim ihtiyaçları gibi olağanüstü durum kurtarma çözümlerini kolayca uygulayabilirsiniz.
• Son olarak, en çok aranan fayda, dijital pazarlama, e-posta pazarlaması, çevrimiçi müşteri katılımı, dijital KYC Doğrulaması ve daha fazlası gibi manuel iş süreçlerinde daha iyi yatırım getirisidir.

Artık görev otomasyon yazılımının tanımını, adımlarını ve faydalarını biliyorsunuz. Herhangi bir iş veya kişisel kullanım için zahmetsiz ve uygun maliyetli görev otomasyonu için bazı popüler araçları keşfetmenin zamanı geldi:

Pipefy

Görevlerinizi veya iş akışınızı otomatikleştirmeye gelince, Pipefy sizin için burada. Otomasyonun yanı sıra, sonsuz ve zahmetsiz ölçeklendirme kapsamı ile bu platformda her türlü iş akışını oluşturabilir ve değiştirebilirsiniz. Sezgisel görsel arayüzü ile otomasyon süreci sorunsuz hale gelir.

Sonuç olarak, ekibin verimliliği artar ve uygulamalarından en iyi şekilde yararlanabilirler. Ayrıca, müşteri geri bildirimleri veya yeni şirket içi gereksinimler nedeniyle iş akışında meydana gelen hızlı değişiklikleri yönetmenize yardımcı olur.

Bu otomasyon yazılımı, yinelenen veri girişlerini ortadan kaldırarak hatalardan kaçınmanıza izin verdiğinden, artık e-posta izlerine ve elektronik tablolara daha az güvenmeniz gerekiyor.

Pipefy, görsel editörünü kullanarak sıfırdan bir iş akışı oluşturmanıza veya ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmek için şablonlarından herhangi birini seçmenize olanak tanır. Ayrıca, bu aracın özelleştirilebilir panoları ve raporları, KPI izleme, durum izleme ve yeni fırsatları belirleme için yararlıdır.

Bu uygulama, kaynakları ne olursa olsun gelen istekleri, girişleri ve biletleri birleştirmenize, sıralamanıza ve yönlendirmenize olanak tanır. Her ekip üyesini aynı sayfaya koyarak ve görünürlük ve işbirliği için kullanıcı izinlerini belirleyerek işbirliğini destekler.

Zoho Akışı

Ekipleriniz için birden çok uygulamayı ayrı ayrı yönetmekten sıkıldınız mı? Zoho Flow, kullandığınız uygulamaları bağlayarak iş akışlarını ve görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Şimdi, bu yazılımın akıllı entegrasyon özelliği ile tüm bilgi silolarından kurtulun.

Uygulama, tüm e-postaların, kayıtların ve raporların kesintisiz bir akış içinde hareket etmesi için tüm uygulamaları birbirine bağlar. Maksimum üretkenlik ve rutin görevleri yerine getirmek için önceden oluşturulmuş akış koleksiyonlarını özelleştirerek akışları tasarlayabilirsiniz.

Ayrıca, dinamik oluşturucusu, sorunsuz entegrasyon yoluyla bir tetikleyici ve eylemler belirlemenize izin verdiği için karmaşık entegrasyon kodlaması için çaba harcamanıza gerek yoktur. Ekipler, daha iyi iş düzenlemesi için departmanlar arasında bağlanan iş akışları bile oluşturabilir.

Ek olarak, kuruluşlar bu araçla farklı iş işlevleri genelinde özel entegrasyonlar oluşturabilir. En çok desteklenen bazı uygulamalar Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox ve Salesforce'tur.

yaz

Ekibiniz üretkenliği etkileyen sıkıcı işlemler yapmaktan yorulduysa, Wrike'ı seçme zamanı gelmiştir. Güçlü ve verimli Otomasyon Motoru, günlük iş akışlarını otomatikleştirebilir, böylece işiniz için en hayati faaliyetlerin üstesinden gelebilirsiniz.

Şirketler, daha hızlı ve daha akıllı çalışma süreçleri için tetikleyiciler ve eylemler kullanarak tekrarlayan görevler için kurallar oluşturabilir. Ayrıca araç, daha hızlı ölçeklendirme, süreç kolaylaştırma ve hata azaltma için sizi uyarır ve otomatik olarak günceller.

Wrike'ı kullandığınızda, görev önceliğine, durumuna ve riskine bağlı olarak görevi otomatik olarak bir sonraki iş akışı aşamasına taşır. Tüm ekip üyeleri iş akışlarını tam olarak görebildikleri için şeffaflık olacaktır.

Uygulama ayrıca daha iyi işbirliği için @bahsetmeler, bildirimler ve hatırlatıcılar gibi özelliklere de sahiptir.

Tıklama

ClickUp Otomasyonları özelliği ile rutin görevlerinizi kolayca otomatik hale getirebilir ve ekibinizin daha önemli işlere odaklanmasına yardımcı olabilirsiniz.

Bu platformu kullanarak, 100'den fazla şekilde görevler oluşturulabilir. Özelleştirilmiş otomasyon oluşturmanın yanı sıra Atananlar, Durumlar, Öncelikler, Tarihler, Oluşturma ve Taşıma ile ilgili görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır.

Dahası, görevler atamanıza, durumu değiştirmenize, yorum göndermenize ve çok sayıda başka etkinlik gerçekleştirmenize olanak tanır. Kullanıcılar, bir otomasyon tetiklemesi sırasında gerçekleşecek eylemi seçebilir ve böylece değerli zamanlarından tasarruf edebilirler.

ClickUp Automations, tek ama paylaşılan bir iş akışı oluşturmak için Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform ve Airtable dahil olmak üzere birçok harici uygulamayı destekler. Her şeyden önce, güvenli bir platform ile kullanıcı veri güvenliğini sağlar ve yüksek düzeyde çalışma süresi sunar.

Jira Otomasyon

Önemli görevlerinize odaklanmanıza yardımcı olacak bir görev otomasyonu çözümü mü arıyorsunuz? İşletmenizin herhangi bir görevini veya iş akışını birkaç tıklama ile otomatikleştirmek için Jira Otomasyonu seçin.

Bu platformla olanaklar sonsuzdur; bunu, görev atamalarını departmanlar arasında görevleri senkronize etmek için otomatikleştirmek için kullanabilirsiniz.

Ayrıca kod yazmanıza gerek yoktur. 100'den fazla şablonundan (DevOps, Slack, Business, Global vb.) birini seçin ve dakikalar içinde otomasyon kuralları oluşturmaya başlayın. Ayrıca, süreci başlatmak için kılavuzlarını ve videolarını kullanabilirsiniz.

Şirketler bu yazılımı MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket gibi diğer popüler iş araçlarıyla birlikte kullanabilir.

Zapier

5.000 uygulama ve sonsuz otomasyonla Zapier, Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable ve daha fazlası gibi ünlü markalar için görev otomasyonu için başvurulacak çözümdür. Aşağıdaki önemli özelliklere sahip kodsuz bir görev otomasyon yazılımıdır:

• 100 adede kadar uygulama içerebilen çok adımlı otomasyon
• Görsel bir çalışma alanında koşullu programlama için basit eğer/o zaman mantığı
• Tamamen sürükle ve bırak otomasyonlu tarif oluşturma
• Karmaşık otomasyon tarifleri yapabilmeniz için çoklu filtreler
• Biçimlendirici işlevini kullanarak verilerinizi otomasyon formülü içinde biçimlendirin

Bu makalenin yazıldığı sırada, uygulama entegrasyon platformu satış, bilgi teknolojisi (BT), küçük işletme sahipleri ve çevrimiçi pazarlamacılar gibi iş rolleri için uygundur.

İş iş akışlarından bahsederken, Zapier'in uygulama entegrasyonlarını veya müşteri iletişimleri, veri yönetimi, müşteri adayı yönetimi ve iş süreçleri için Zap'leri kullanabilirsiniz.

Tallyfy

Tallyfy, diğerlerinden daha fazla belge, dosya ve veri hacmine sahip işletmeler için son derece uygundur. Otomasyon platformu geliştiricisinin kendisi, çevrimiçi formlar, iş akışları, süreçler, görevler, belge onayları ve daha fazlası için görev otomasyonunu vurguladı.

Google e-posta (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau ve daha fazlası gibi çeşitli iş uygulamaları ve profesyonel uygulamalar için entegrasyonlara ve web kancalarına sahiptir.

Ayrıca görev otomasyon yazılımı, Zapier Connector ve Power Automate gibi üçüncü taraf otomasyon araçlarını destekler. Bu nedenle, Tallyfy'de iş uygulamanız için bir entegrasyon bulamazsanız, uygulamayı Power Automate veya Zapier ile entegre edebilir ve ardından Tallyfly'da çalıştırabilirsiniz.

Nintex

Eksiksiz bir otomasyon platformu kullanmak söz konusu olduğunda, Nintex işletmeler için ideal bir seçimdir. Bu araç, kullanıcıların manuel ve günlük görevleri otomatikleştirmesine ve iş akışını robotik süreç otomasyonu aracılığıyla yönetmesine olanak tanır.

Tek yapmanız gereken, otomasyon gerektiren süreçleri bulmak ve bunları birkaç tıklamayla ve kesinlikle kod kullanmadan otomatikleştirmeye başlamak. Şirketler formlardan ve akıllı telefonlardan dijital olarak bilgi toplayabildiğinden, kağıt formları kullanmaya gerek yoktur.

Ayrıca Nintex, belgelerinizde e-imzayı etkinleştirir ve ihtiyaç duyduğunuzda belgeleri otomatik olarak oluşturmanıza olanak tanır. Hızlı ve başarılı otomasyon için küresel iş ortağı ağının bir parçası da olabilirsiniz.

Son sözler

Görev otomasyonu, iş üretkenliğinin, etkinliğinin ve kârlılığının sırrıdır. Hatalar için cezalardan kaçınmanıza ve fiziksel veya dijital görevleri daha hızlı tamamlamanıza yardımcı olur. Ancak otomasyondaki başarı, otomatik süreçler veya görev tarifleri yazmak için kullandığınız yazılımda yatmaktadır.

Yukarıdaki görev otomasyon yazılımını deneyin ve iş alanınıza ve otomasyon stili ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçin.

Ardından, borç hesapları otomasyon araçlarına göz atabilirsiniz.