8 Perangkat Lunak Otomasi Tugas untuk Mengoptimalkan Tugas Berulang

Perangkat lunak otomatisasi tugas mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan produktivitas di sebagian besar bisnis yang menggunakan teknologi dalam bentuk digital atau fisik!

Otomasi adalah buah yang mudah digantung bagi pemilik bisnis dan manajer ketika mereka perlu mengurangi biaya overhead tanpa mengorbankan produktivitas dan hasil.

Dari peralatan konsumen, barang, dan pembuatan kendaraan hingga pengkodean perangkat lunak, semua industri mendapat manfaat dari otomatisasi tugas dan proses.

Jika Anda baru mengenal otomatisasi tugas atau sudah menggunakan otomatisasi tetapi ingin membuat skenario otomatisasi yang ada menjadi lebih efisien, Anda telah mencapai tempat yang tepat!

Artikel ini akan menguraikan beberapa alat otomatisasi tugas luar biasa yang digunakan oleh UKM, startup, dan perusahaan terkemuka. Selanjutnya, Anda akan mempelajari lebih lanjut tentang langkah-langkah dan manfaat otomatisasi tugas. Jadi, mulailah membaca!

Apa itu Otomasi Tugas?

Otomatisasi tugas adalah penggunaan algoritme perangkat lunak atau pemrograman untuk menyelesaikan tugas manual berulang dan prediktif menggunakan komputer, ponsel cerdas, tablet, atau komputer papan tunggal (SBC) seperti Raspberry Pi.

Ini meningkatkan konsistensi dan akurasi alur kerja. Belum lagi, otomatisasi tugas memberikan efisiensi luar biasa pada tugas yang paling kompleks. Paling jelas, ini meminimalkan tenaga kerja manual yang diperlukan untuk menghasilkan hasil tertentu sambil merampingkan seluruh bisnis atau proyek komersial.

Otomatisasi tugas tidak sepenuhnya menghilangkan keterlibatan manusia. Ini hanya mengurangi kebutuhan akan intervensi manual oleh tenaga kerja bisnis Anda sementara mereka dapat menginvestasikan waktu untuk meningkatkan penjualan, meningkatkan metrik pemasaran, dan pada akhirnya menghasilkan lebih banyak pendapatan.

Langkah-langkah untuk Mengotomatiskan Tugas Bisnis

Otomatisasi tugas bisnis sangat bergantung pada persyaratan, segmen pemrograman komputer yang menyelesaikan masalah IF Then Else (alias If This Then That ).

Namun, Anda tidak perlu masuk ke pengkodean karena ada alat seret dan lepas untuk otomatisasi tugas. Anda dapat membuat resep otomasi yang sangat rumit tanpa menulis satu baris kode pun.

Berikut langkah-langkah yang harus diikuti untuk sebagian besar alat yang disebutkan dalam artikel ini atau ditemukan di tempat lain di web:

#1. Buat Alur Kerja untuk Tugas Berulang

Pertama, Anda perlu mengidentifikasi apakah proses bisnisnya berulang. Lihatlah alur kerja berikut untuk manajemen proyek di Asana. Ini adalah contoh yang bagus dari resep otomasi:

• Manajer proyek menambahkan tugas di Asana .
• Mereka juga menambahkan penerima tugas di Asana .
• Aplikasi Google Kalender penerima tugas akan secara otomatis menampilkan tugas ini sebagai jadwal tugas.

Anda dapat menggunakan imajinasi dan kreativitas Anda untuk membuat alur kerja seperti ini.

#2. Pilih Aplikasi Pemicu dan Tambahkan Peristiwa Pemicu

Sebagian besar perangkat lunak otomatisasi tugas akan meminta Anda untuk memilih Aplikasi Pemicu dan Peristiwa Pemicu yang akan memulai alur kerja otomatis. Dalam contoh di atas:

• Aplikasi Pemicu: Asana

• Peristiwa Pemicu: Menambahkan tugas baru dan menugaskan anggota tim

#3. Pilih Aplikasi Tindakan dan Acara Tindakan

Sekarang, Anda tinggal memilih Kalender Google sebagai Aplikasi Aksi dan Tambahkan Acara Kalender sebagai Acara Aksi .

#4. Publikasikan Otomasi

Alat otomasi akan melakukan berbagai pengujian dan autentikasi akun selama keseluruhan proses. Saat Anda melihat bahwa otomatisasi pengujian berfungsi seperti yang Anda inginkan, Publikasikan resepnya.

Mulai sekarang, aplikasi otomatisasi tugas akan memesan slot kalender anggota tim Anda secara otomatis saat Anda menetapkan tugas baru. Tidak perlu mengejar mereka atau mengirim email pengingat!

Manfaat Otomasi Tugas

Keuntungan yang dinikmati bisnis Anda dari otomatisasi tugas bergantung dari satu industri ke industri lainnya. Tetapi berikut ini adalah manfaat umum dalam industri apa pun:

• Ini mempercepat tugas yang berulang. Jika Anda dapat memprediksi langkah yang tepat dari suatu tugas, perangkat lunak dapat mereproduksi langkah tersebut, dan Anda dapat bersantai sementara program menjalankan tugas satu per satu.
• Anda dapat menyelamatkan tenaga kerja Anda dari kejenuhan dan kelelahan dengan menggunakan kode algoritmik untuk menjalankan tugas berulang.
• Orang cenderung membuat kesalahan kecil seperti kesalahan ketik saat mengerjakan langkah tugas yang sama secara berulang. Tapi kesalahan seperti itu bisa berakibat fatal bagi klien Anda. Anda dapat menggunakan perangkat lunak otomatisasi tugas untuk menjalankan tugas berulang dan menyelamatkan perusahaan Anda dari kerugian reputasi.
• Alat semacam itu membebaskan tenaga kerja Anda dari pekerjaan manual sehingga Anda dapat meningkatkan keterampilan mereka dan menunjuk mereka di departemen lain yang menghasilkan pendapatan seperti penjualan, pemasaran, peningkatan penjualan, dan layanan pelanggan.
• Sebagian besar barang konsumsi, peralatan, dan industri manufaktur otomotif menggunakan kombinasi algoritme dan lengan robot untuk mengotomatiskan seluruh lini produksi. Ini terutama mengurangi biaya produksi.
• Otomatisasi tugas memastikan bahwa proses bisnis digital Anda konsisten dengan kebijakan perusahaan Anda, seperti otomatisasi alur kerja dokumen untuk membuat dan menyetujui dokumen bisnis.
• Anda mendapatkan kontrol lebih besar atas operasi bisnis dan jalur produksi. Selama keadaan darurat, Anda dapat dengan mudah meminta solusi pemulihan bencana seperti mentransfer aplikasi cloud ke penyedia cloud lain atau kebutuhan produksi dari pabrik yang tidak terpengaruh.
• Terakhir, manfaat yang paling dicari adalah ROI yang lebih baik dalam proses bisnis manual seperti pemasaran digital, pemasaran email, onboarding pelanggan online, Verifikasi KYC digital, dan banyak lagi.

Sekarang Anda sudah mengetahui pengertian software otomatisasi tugas, langkah-langkahnya, dan manfaatnya. Saatnya menjelajahi beberapa alat populer untuk otomatisasi tugas yang mudah dan terjangkau untuk penggunaan bisnis atau pribadi apa pun:

Pipefy

Dalam hal mengotomatiskan tugas atau alur kerja Anda, Pipefy siap membantu Anda. Selain otomatisasi, Anda dapat membuat dan memodifikasi segala jenis alur kerja pada platform ini dengan ruang lingkup untuk penskalaan tanpa akhir dan mudah. Dengan antarmuka visual yang intuitif, proses otomatisasi menjadi mulus.

Hasilnya, efisiensi tim meningkat, dan mereka bisa mendapatkan hasil maksimal dari aplikasi mereka. Ini juga membantu Anda mengelola perubahan cepat pada alur kerja karena umpan balik pelanggan atau persyaratan internal baru.

Sekarang, Anda harus mengurangi ketergantungan pada jalur email dan spreadsheet karena perangkat lunak otomasi ini memungkinkan Anda menghindari kesalahan dengan menghapus entri data duplikat.

Pipefy memungkinkan Anda membangun alur kerja dari awal menggunakan editor visualnya atau memilih salah satu templatnya untuk disesuaikan sesuai kebutuhan Anda. Selain itu, dasbor dan laporan yang dapat disesuaikan dari alat ini berguna untuk pelacakan KPI, pemantauan status, dan mengidentifikasi peluang baru.

Aplikasi ini memungkinkan Anda menggabungkan, menyortir, dan merutekan permintaan masuk, asupan, dan tiket, terlepas dari sumbernya. Mendukung kolaborasi dengan menempatkan setiap anggota tim pada halaman yang sama dan menentukan izin pengguna untuk visibilitas dan kolaborasi.

Aliran Zoho

Apakah Anda lelah mengelola banyak aplikasi satu per satu untuk tim Anda? Zoho Flow memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja dan tugas bisnis dengan menghubungkan aplikasi yang Anda gunakan. Sekarang, singkirkan silo informasi apa pun dengan fitur integrasi cerdas dari perangkat lunak ini.

Aplikasi ini menghubungkan semua aplikasi sehingga semua email, catatan, dan laporan bergerak tanpa gangguan. Anda dapat mendesain alur dengan mengkustomisasi kumpulan alur yang dibuat sebelumnya untuk produktivitas maksimum dan menyelesaikan tugas rutin.

Selain itu, tidak perlu melakukan pengkodean integrasi yang kompleks karena pembuat dinamisnya memungkinkan Anda mengatur pemicu dan tindakan melalui integrasi tanpa batas. Tim bahkan dapat membuat alur kerja yang menghubungkan seluruh departemen untuk orkestrasi bisnis yang lebih baik.

Selain itu, organisasi dapat membuat integrasi khusus dengan alat ini di berbagai fungsi bisnis. Beberapa aplikasi teratas yang didukung adalah Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Kalender Google, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox, dan Salesforce.

Menulis

Jika tim Anda lelah melakukan proses membosankan yang memengaruhi produktivitas, inilah saatnya untuk memilih Wrike. Mesin Otomasinya yang kuat dan efisien dapat mengotomatiskan alur kerja sehari-hari sehingga Anda dapat menangani aktivitas yang paling penting untuk bisnis Anda.

Perusahaan dapat membuat aturan untuk tugas berulang menggunakan pemicu dan tindakan untuk proses kerja yang lebih cepat dan cerdas. Selain itu, alat ini memperingatkan dan memperbarui Anda secara otomatis untuk penskalaan yang lebih cepat, penyederhanaan proses, dan pengurangan kesalahan.

Saat Anda menggunakan Wrike, secara otomatis memindahkan tugas ke tahap alur kerja berikutnya, bergantung pada prioritas, status, dan risiko tugas. Karena semua anggota tim memiliki visibilitas penuh atas alur kerja, akan ada transparansi.

Aplikasi ini juga memiliki fitur seperti @sebutan, notifikasi, dan pengingat untuk kolaborasi yang lebih baik.

Klik Naik

Dengan fitur Otomatisasi ClickUp, Anda dapat dengan mudah mengotomatiskan tugas rutin dan membantu tim Anda fokus pada pekerjaan yang lebih penting.

Dengan menggunakan platform ini, seseorang dapat membuat tugas dengan lebih dari 100 cara. Selain membuat otomatisasi yang disesuaikan, ini memungkinkan Anda mengotomatiskan tugas yang terkait dengan Penerima Tugas, Status, Prioritas, Tanggal, Pembuatan, dan Pemindahan.

Terlebih lagi, ini memungkinkan Anda untuk menetapkan tugas, mengubah status, mengirim komentar, dan melakukan banyak aktivitas lainnya. Pengguna dapat memilih tindakan yang akan terjadi selama pemicu otomasi dan, dengan demikian, menghemat waktu mereka yang berharga.

ClickUp Automations mendukung beberapa aplikasi eksternal, termasuk Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform, dan Airtable, untuk membuat alur kerja tunggal namun bersama. Yang terpenting, ini memastikan keamanan data pengguna dengan platform yang aman dan menawarkan waktu aktif tingkat tinggi.

Otomasi Jira

Apakah Anda mencari solusi otomatisasi tugas yang membantu Anda fokus pada tugas-tugas penting Anda? Pilih Jira Automation untuk mengotomatiskan setiap tugas atau alur kerja bisnis Anda dengan beberapa klik.

Dengan platform ini, kemungkinannya tidak terbatas—Anda dapat menggunakannya untuk mengotomatiskan penetapan tugas hingga menyinkronkan tugas lintas departemen.

Anda juga tidak perlu menulis kode. Pilih salah satu dari 100+ templatnya (DevOps, Slack, Business, Global, dll.) dan mulailah membuat aturan otomasi dalam hitungan menit. Selain itu, Anda dapat menggunakan panduan dan videonya untuk memulai proses.

Perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak ini dengan alat bisnis populer lainnya seperti MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, dll.

Zapier

Dengan 5.000 aplikasi dan otomatisasi tak terbatas, Zapier adalah solusi masuk untuk otomatisasi tugas untuk merek terkenal seperti Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable, dan banyak lagi. Ini adalah perangkat lunak otomatisasi tugas tanpa kode dengan fitur penting berikut:

• Otomatisasi multi-langkah yang dapat mencakup hingga 100 aplikasi
• Logika if/then sederhana untuk pemrograman bersyarat di ruang kerja visual
• Pembuatan resep otomasi seret-dan-lepas sepenuhnya
• Banyak filter sehingga Anda dapat membuat resep otomasi yang rumit
• Format data Anda dalam rumus otomasi menggunakan fungsi Formatter

Pada saat penulisan, platform integrasi aplikasi cocok untuk peran bisnis seperti penjualan, teknologi informasi (TI), pemilik usaha kecil, dan pemasar online.

Saat berbicara tentang alur kerja bisnis, Anda dapat menggunakan integrasi aplikasi Zapier atau Zaps untuk komunikasi pelanggan, manajemen data, manajemen prospek, dan proses bisnis.

Menghitung

Tallyfy sangat cocok untuk bisnis dengan volume dokumen, file, dan data yang lebih banyak daripada yang lain. Pengembang platform otomatisasi itu sendiri telah menekankan otomatisasi tugas untuk formulir online, alur kerja bisnis, proses, tugas, persetujuan dokumen, dan banyak lagi.

Ini memiliki integrasi dan webhook untuk berbagai aplikasi bisnis dan profesional seperti Google email (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau, dan banyak lagi.

Selain itu, perangkat lunak otomatisasi tugas mendukung alat otomatisasi pihak ketiga seperti Zapier Connector dan Power Automate. Oleh karena itu, jika Anda tidak menemukan integrasi untuk aplikasi bisnis Anda di Tallyfy, Anda dapat mengintegrasikan aplikasi tersebut dengan Power Automate atau Zapier, lalu mengoperasikannya di Tallyfly.

Nintex

Ketika menggunakan platform otomasi lengkap, Nintex adalah pilihan ideal untuk bisnis. Alat ini memungkinkan pengguna untuk mengotomatiskan tugas manual dan harian serta mengelola alur kerja bisnis melalui otomatisasi proses robotik.

Yang harus Anda lakukan adalah menemukan proses yang memerlukan otomatisasi dan mulai mengotomatiskannya dengan beberapa klik—dan tanpa kode sama sekali. Tidak perlu menggunakan formulir kertas karena perusahaan dapat mengumpulkan informasi secara digital dari formulir dan smartphone.

Selain itu, Nintex mengaktifkan tanda tangan elektronik di dokumen Anda dan memungkinkan Anda membuat dokumen kapan pun diperlukan secara otomatis. Anda juga dapat menjadi bagian dari jaringan mitra globalnya untuk otomatisasi yang cepat dan sukses.

Kata Akhir

Otomatisasi tugas adalah rahasia produktivitas, efisiensi, dan profitabilitas bisnis. Ini membantu Anda menghindari hukuman atas kesalahan dan menyelesaikan tugas fisik atau digital lebih cepat. Namun, kesuksesan dalam otomatisasi terletak pada perangkat lunak yang Anda gunakan untuk menulis proses otomatis atau resep tugas.

Cobalah perangkat lunak otomatisasi tugas di atas dan pilih salah satu yang sesuai dengan domain bisnis dan kebutuhan gaya otomatisasi Anda.

Selanjutnya, Anda dapat memeriksa alat otomatisasi hutang dagang.