反復タスクを最適化する 8 つのタスク自動化ソフトウェア

公開: 2022-11-22

タスク自動化ソフトウェアは、デジタルまたは物理的な形式でテクノロジーを使用するほとんどのビジネスで手作業を減らし、生産性を向上させます!

自動化は、ビジネスオーナーや管理者が、生産性と出力を犠牲にすることなく間接費を削減する必要がある場合に、簡単に達成できる成果です。

家電製品、商品、車両製造からソフトウェアコーディングまで、すべての業界がタスクとプロセスの自動化から恩恵を受けています。

タスクの自動化に慣れていない、または既に自動化を使用しているが、既存の自動化シナリオをより効率的にしたい場合は、適切な場所に到達しました!

この記事では、SMB、新興企業、企業が使用している優れたタスク自動化ツールの概要を説明します。さらに、タスクの自動化の手順と利点について詳しく学びます。それでは、読み始めましょう！

タスクの自動化とは

タスクの自動化とは、ソフトウェアまたはプログラミングアルゴリズムを使用して、コンピューター、スマートフォン、タブレット、または Raspberry Pi などのシングルボードコンピューター (SBC) を使用して、反復的で予測的な手動タスクを完了することです。

ワークフローの一貫性と正確性を高めます。言うまでもなく、タスクの自動化は、最も複雑なタスクに驚異的な効率をもたらします。最も明白なのは、ビジネスまたは商業プロジェクト全体を合理化しながら、特定の結果を生み出すために必要な手作業を最小限に抑えることです。

タスクの自動化は、人間の関与を完全に排除するものではありません。ビジネスの従業員による手作業による介入の必要性を減らすだけでなく、売上の増加、マーケティング指標の改善、最終的にはより多くの収益をもたらすことに時間を投資できます。

ビジネスタスクを自動化する手順

ビジネスタスクの自動化は、 IF Then Else (別名If This Then That ) 問題を解決するコンピュータープログラミングの一部である条件分岐に大きく依存しています。

ただし、タスク自動化用のドラッグアンドドロップツールがあるため、コーディングに入る必要はありません。コードを 1 行も書かずに、非常に複雑な自動化レシピを作成できます。

この記事に記載されているツールや、Web 上の他の場所にあるツールのほとんどについて、次の手順に従います。

＃1。反復タスクのワークフローを作成する

まず、ビジネスプロセスが反復的かどうかを特定する必要があります。 Asana でのプロジェクト管理の次のワークフローをご覧ください。これは、自動化レシピの好例です。

プロジェクトマネージャーが Asana にタスクを追加しました。
また、Asana に担当者を追加しました。
担当者のGoogle カレンダーアプリは、このタスクをタスクスケジュールとして自動的に表示します。

想像力と創造力を駆使して、このようなワークフローを作成できます。

＃2。トリガーアプリを選択し、トリガーイベントを追加する

ほとんどのタスク自動化ソフトウェアでは、自動化されたワークフローを開始するトリガーアプリとトリガーイベントを選択するよう求められます。上記の例では:

トリガーアプリ: Asana

トリガーイベント: 新しいタスクを追加し、チームメンバーを割り当てました

＃3。アクションアプリとアクションイベントを選択

ここで、Google カレンダーをAction Appとして選択し、Add Calendar Event をAction Eventとして選択するだけです。

＃4。自動化を公開する

自動化ツールは、プロセス全体でさまざまなテストとアカウント認証を実行します。テストの自動化が意図したとおりに機能していることを確認したら、レシピを公開します。

今後、新しいタスクを割り当てると、タスク自動化アプリがチームメンバーのカレンダースロットを自動的に予約します。それらを追跡したり、リマインダーメールを送信したりする必要はありません。

タスク自動化の利点

タスクの自動化によってビジネスが得られるメリットは、業界によって異なります。しかし、以下はどの業界にも共通する利点です。

繰り返し作業を高速化します。タスクの正確なステップを予測できれば、ソフトウェアはそれらのステップを再現でき、プログラムがタスクを次々と実行する間、リラックスできます。
アルゴリズムコードを使用して反復タスクを実行することで、従業員を燃え尽き症候群や疲労から救うことができます。
人はタスクの同じ手順を繰り返し行うと、タイプミスなどの小さなエラーを起こしがちです。しかし、そのようなエラーはクライアントにとって致命的なものになる可能性があります。タスク自動化ソフトウェアを使用して、反復的なタスクを実行し、会社の評判の低下を防ぐことができます。
このようなツールを使用すると、従業員を手作業から解放できるため、従業員のスキルを向上させ、営業、マーケティング、アップセル、カスタマーサービスなどの他の収益を生み出す部門に割り当てることができます。
ほとんどの消費財、電化製品、および自動車製造業界では、アルゴリズムとロボットアームを組み合わせて、生産ライン全体を自動化しています。主に生産コストを削減します。
タスクの自動化により、ビジネスドキュメントを作成および承認するためのドキュメントワークフローの自動化など、デジタルビジネスプロセスが企業ポリシーと一致することが保証されます。
ビジネスオペレーションと生産ラインをより詳細に制御できます。緊急時には、クラウドアプリを別のクラウドプロバイダーに転送したり、影響を受けていない工場の製造ニーズに対応したりするなど、ディザスターリカバリーソリューションを簡単に呼び出すことができます。
最後に、最も求められているメリットは、デジタルマーケティング、メールマーケティング、オンラインカスタマーオンボーディング、デジタル KYC 検証などの手動ビジネスプロセスにおける ROI の向上です。

これで、タスク自動化ソフトウェアの定義、その手順、およびその利点を理解できました。ビジネスまたは個人的な使用のための簡単で手頃な価格のタスク自動化のためのいくつかの人気のあるツールを検討する時が来ました:

パイプフィー

タスクやワークフローの自動化に関しては、Pipefy が役に立ちます。自動化に加えて、このプラットフォームではあらゆる種類のワークフローを作成および変更でき、無限かつ簡単にスケーリングできます。直感的なビジュアルインターフェイスにより、自動化のプロセスがシームレスになります。

その結果、チームの効率が向上し、アプリを最大限に活用できます。また、顧客からのフィードバックや新しい内部要件によるワークフローへの迅速な変更を管理するのにも役立ちます。

この自動化ソフトウェアを使用すると、重複したデータ入力を排除してエラーを回避できるため、電子メールの追跡やスプレッドシートに依存する必要がなくなります。

Pipefy を使用すると、ビジュアルエディターを使用してゼロからワークフローを構築したり、必要に応じてカスタマイズするテンプレートを選択したりできます。さらに、このツールのカスタマイズ可能なダッシュボードとレポートは、KPI の追跡、ステータスの監視、および新しい機会の特定に役立ちます。

このアプリケーションを使用すると、送信元に関係なく、受信したリクエスト、インテーク、およびチケットを結合、ソート、およびルーティングできます。すべてのチームメンバーを同じページに配置し、可視性とコラボレーションに対するユーザー権限を決定することで、コラボレーションをサポートします。

Zoho Flow

チームのために複数のアプリを個別に管理するのにうんざりしていませんか? Zoho Flow を使用すると、使用するアプリを接続することで、ビジネスワークフローとタスクを自動化できます。このソフトウェアのスマートな統合機能を使用して、情報のサイロを取り除きます。

アプリはすべてのアプリを接続して、すべての電子メール、記録、およびレポートが途切れることなく流れます。事前に構築されたフローコレクションをカスタマイズして生産性を最大化し、日常的なタスクを実行することで、フローを設計できます。

さらに、動的なビルダーを使用すると、シームレスな統合によってトリガーとアクションを設定できるため、複雑な統合コーディングに労力を費やす必要はありません。チームは、より優れたビジネスオーケストレーションのために部門間で接続するワークフローを作成することもできます。

さらに、組織はこのツールを使用して、さまざまなビジネス機能にわたってカスタム統合を作成できます。サポートされている上位のアプリには、Zoho CRM、Trello、Asana、Slack、Google カレンダー、Zoho Desk、Calendly、Azure DevOps、Confluence、Dropbox、および Salesforce があります。

ライク

チームが生産性に影響を与える退屈なプロセスの実行にうんざりしている場合は、Wrike を選ぶときです。その強力で効率的な Automation Engine は、日常のワークフローを自動化できるため、ビジネスにとって最も重要なアクティビティに取り組むことができます。

企業は、トリガーとアクションを使用して反復タスクのルールを作成し、より迅速でスマートな作業プロセスを実現できます。さらに、ツールは警告を発し、自動的に更新して、スケーリングの高速化、プロセスの合理化、およびエラーの削減を実現します。

Wrikeを使用すると、タスクの優先度、ステータス、およびリスクに応じて、タスクが次のワークフローステージに自動的に移動します。すべてのチームメンバーがワークフローを完全に可視化できるため、透明性が確保されます。

このアプリケーションには、@メンション、通知、リマインダーなどの機能もあり、コラボレーションを改善できます。

クリックアップ

ClickUp Automations 機能を使用すると、日常的なタスクを簡単に自動化し、チームがより重要な作業に集中できるようになります。

このプラットフォームを使用すると、100 以上の方法でタスクを作成できます。カスタマイズされた自動化を作成するだけでなく、担当者、ステータス、優先度、日付、作成、および移動に関連するタスクを自動化できます。

さらに、タスクの割り当て、ステータスの変更、コメントの投稿、その他多数のアクティビティを実行できます。ユーザーは自動化トリガー中に発生するアクションを選択できるため、貴重な時間を節約できます。

ClickUp Automations は、Slack、Google Sheets、Calendly、Dropbox、GitHub、Typeform、Airtable などの複数の外部アプリをサポートしており、単一の共有ワークフローを作成できます。何よりも、安全なプラットフォームでユーザーデータのセキュリティを確保し、高レベルのアップタイムを提供します。

Jira オートメーション

重要なタスクに集中できるタスク自動化ソリューションをお探しですか? Jira Automation を選択して、数回クリックするだけでビジネスのあらゆるタスクまたはワークフローを自動化します。

このプラットフォームの可能性は無限大です。タスクの割り当てを自動化し、部門間でタスクを同期するために使用できます。

また、コードを記述する必要もありません。 100 以上のテンプレート (DevOps、Slack、Business、Global など) のいずれかを選択し、数分で自動化ルールの作成を開始します。また、そのガイドとビデオを使用してプロセスを開始することもできます。

企業は、MS Teams、Slack、GitHub、Bitbucket などの他の一般的なビジネスツールでこのソフトウェアを使用できます。

ザピア

5,000 のアプリと無限の自動化を備えた Zapier は、Salesforce、Microsoft、Google、Typeform、Vocal、Airtable などの有名なブランドのタスク自動化の頼りになるソリューションです。これは、次の注目すべき機能を備えたノーコードタスク自動化ソフトウェアです。

最大 100 個のアプリを含めることができるマルチステップの自動化
ビジュアルワークスペースでの条件付きプログラミングのための単純な if/then ロジック
完全にドラッグアンドドロップで自動化されたレシピ作成
複雑な自動化レシピを作成できる複数のフィルター
Formatter 関数を使用して、自動化式内でデータをフォーマットする

執筆時点では、アプリ統合プラットフォームは、販売、情報技術 (IT)、中小企業の経営者、オンラインマーケティング担当者などのビジネスロールに適しています。

ビジネスワークフローについて言えば、顧客とのコミュニケーション、データ管理、リード管理、およびビジネスプロセスに Zapier のアプリ統合または Zap を使用できます。

集計する

Tallyfy は、他よりも大量のドキュメント、ファイル、およびデータを扱うビジネスに非常に適しています。自動化プラットフォームの開発者自身が、オンラインフォーム、ビジネスワークフロー、プロセス、タスク、ドキュメントの承認などのタスクの自動化を強調してきました。

Google メール (Gmail)、Slack、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、Power BI、Tableau など、さまざまなビジネスアプリやプロフェッショナルアプリの統合と Webhook があります。

また、タスク自動化ソフトウェアは、Zapier Connector や Power Automate などのサードパーティの自動化ツールをサポートしています。したがって、Tallyfy でビジネスアプリの統合が見つからない場合は、アプリを Power Automate または Zapier と統合してから、Tallyfly で操作できます。

ニンテックス

完全な自動化プラットフォームを使用する場合、Nintex は企業にとって理想的な選択肢です。このツールを使用すると、ユーザーは手動および日常のタスクを自動化し、ロボットによるプロセスの自動化を通じてビジネスワークフローを管理できます。

自動化が必要なプロセスを見つけて、数回クリックするだけで自動化を開始するだけで、コードはまったく必要ありません。企業はフォームやスマートフォンからデジタルで情報を収集できるため、紙のフォームを使用する必要はありません。

さらに、Nintex はドキュメントの電子署名を可能にし、必要なときにいつでもドキュメントを自動的に生成できるようにします。自動化を迅速かつ成功させるために、グローバルパートナーネットワークの一員になることもできます。

最後の言葉

タスクの自動化は、ビジネスの生産性、効率、収益性の秘訣です。間違いによるペナルティを回避し、物理的またはデジタルのタスクをより速く完了するのに役立ちます。ただし、自動化の成功は、自動化されたプロセスまたはタスクのレシピを作成するために使用しているソフトウェアにかかっています。

上記のタスク自動化ソフトウェアを試して、ビジネスドメインと自動化スタイルのニーズに合ったものを選択してください。

次に、買掛金自動化ツールを確認できます。