8 برامج أتمتة المهام لتحسين المهام المتكررة

يقلل برنامج أتمتة المهام من العمل اليدوي ويزيد من الإنتاجية في معظم الشركات التي تستخدم التكنولوجيا في الأشكال الرقمية أو المادية!

الأتمتة هي الحل الأمثل لأصحاب الأعمال والمديرين عندما يحتاجون إلى تقليل التكاليف العامة دون المساس بالإنتاجية والإنتاجية.

من الأجهزة الاستهلاكية والسلع وتصنيع المركبات إلى ترميز البرامج ، تستفيد جميع الصناعات من أتمتة المهام والعمليات.

إذا كنت جديدًا في أتمتة المهام أو كنت تستخدم الأتمتة بالفعل ولكنك ترغب في جعل سيناريوهات الأتمتة الحالية أكثر كفاءة ، فقد وصلت إلى المكان الصحيح!

ستوضح هذه المقالة بعض أدوات أتمتة المهام البارزة التي تقود استخدام الشركات الصغيرة والمتوسطة والشركات الناشئة والمؤسسات. علاوة على ذلك ، سوف تتعلم المزيد حول خطوات أتمتة المهام وفوائدها. لذا ، ابدأ القراءة!

ما هي أتمتة المهام؟

أتمتة المهام هي استخدام البرامج أو خوارزميات البرمجة لإكمال المهام اليدوية المتكررة والتنبؤية باستخدام أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية أو الأجهزة اللوحية أو أجهزة الكمبيوتر أحادية اللوحة (SBCs) مثل Raspberry Pi.

يعزز الاتساق والدقة في سير العمل. ناهيك عن أن أتمتة المهام تجلب كفاءة غير عادية إلى أكثر المهام تعقيدًا. من الواضح أنه يقلل من العمل اليدوي المطلوب لتحقيق نتيجة محددة أثناء تبسيط العمل التجاري أو المشروع التجاري بالكامل.

لا تؤدي أتمتة المهام إلى إزالة مشاركة البشر تمامًا. إنه يقلل فقط من الحاجة إلى التدخل اليدوي من قبل القوى العاملة في عملك بينما يمكنهم استثمار الوقت في زيادة المبيعات ، وتحسين مقاييس التسويق ، وتحقيق المزيد من الإيرادات في نهاية المطاف.

خطوات أتمتة مهمة العمل

تعتمد أتمتة مهام الأعمال بشكل كبير على الشروط ، وهي جزء من برمجة الكمبيوتر الذي يحل مشاكل IF ثم Else (ويعرف أيضًا باسم If This Then That ).

ومع ذلك ، لا تحتاج إلى الدخول في الترميز نظرًا لوجود أدوات السحب والإفلات لأتمتة المهام. يمكنك إنشاء وصفات أتمتة معقدة للغاية دون كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية.

فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها لمعظم الأدوات المذكورة في هذه المقالة أو الموجودة في مكان آخر على الويب:

# 1. قم بإنشاء سير عمل للمهام المتكررة

أولاً ، تحتاج إلى تحديد ما إذا كانت عملية الأعمال متكررة. ألق نظرة على سير العمل التالي لإدارة المشاريع على Asana. إنه مثال رائع لوصفة الأتمتة:

• أضاف مدير المشروع مهمة إلى Asana .
• أضافوا أيضًا محال إليه على Asana .
• سيعرض تطبيق تقويم Google الخاص بالمعين تلقائيًا هذه المهمة كجدول مهام.

يمكنك استخدام خيالك وإبداعك لإنشاء سير عمل مثل هذا.

# 2. اختر تطبيق Trigger وأضف حدث (أحداث) Trigger

ستطلب منك معظم برامج أتمتة المهام تحديد تطبيق Trigger و Trigger Event الذي سيبدأ سير العمل الآلي. في المثال أعلاه:

• تطبيق Trigger: Asana

• حدث التشغيل: تمت إضافة مهمة جديدة وتعيين عضو في الفريق

# 3. اختر تطبيق إجراء وحدث (أحداث) إجراء

الآن ، ما عليك سوى تحديد تقويم Google باعتباره تطبيق الإجراء وإضافة حدث التقويم كحدث الإجراء .

# 4. انشر الأتمتة

ستقوم أداة الأتمتة بإجراء العديد من الاختبارات والمصادقة على الحساب أثناء العملية برمتها. عندما ترى أن أتمتة الاختبار تعمل بالشكل الذي تريده ، انشر الوصفة.

من الآن فصاعدًا ، سيقوم تطبيق أتمتة المهام بحجز خانة التقويم الخاصة بأعضاء فريقك تلقائيًا عند تعيين مهمة جديدة. لا حاجة لمطاردتهم أو إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير!

فوائد أتمتة المهام

تعتمد المزايا التي يتمتع بها عملك من أتمتة المهام من صناعة إلى أخرى. لكن فيما يلي الفوائد الشائعة في أي صناعة:

• يسرع المهام المتكررة. إذا كان بإمكانك التنبؤ بالخطوات الدقيقة لمهمة ما ، فيمكن للبرنامج إعادة إنتاج هذه الخطوات ، ويمكنك الاسترخاء أثناء تنفيذ البرنامج للمهام واحدًا تلو الآخر.
• يمكنك إنقاذ القوى العاملة لديك من الإرهاق والتعب باستخدام رمز خوارزمي لتنفيذ المهام المتكررة.
• يميل الأشخاص إلى ارتكاب أخطاء بسيطة مثل الأخطاء الإملائية عند العمل على نفس خطوات المهمة بشكل متكرر. لكن مثل هذه الأخطاء يمكن أن تكون قاتلة لعملائك. يمكنك استخدام برنامج أتمتة المهام لتنفيذ المهام المتكررة وإنقاذ شركتك من فقدان السمعة.
• تعمل هذه الأدوات على تحرير القوى العاملة لديك من العمل اليدوي حتى تتمكن من صقل مهاراتهم وتعيينهم في أقسام أخرى مدرة للدخل مثل المبيعات والتسويق والبيع وخدمة العملاء.
• تستخدم معظم السلع الاستهلاكية والأجهزة وصناعات تصنيع السيارات مزيجًا من الخوارزميات والأذرع الآلية لأتمتة خط الإنتاج بالكامل. إنه يقلل بشكل أساسي من تكاليف الإنتاج.
• تضمن أتمتة المهام أن تكون عملية الأعمال الرقمية الخاصة بك متوافقة مع سياسات شركتك ، مثل أتمتة سير عمل المستندات لإنشاء مستندات الأعمال والموافقة عليها.
• يمكنك الحصول على مزيد من التحكم في العمليات التجارية وخطوط الإنتاج. أثناء حالات الطوارئ ، يمكنك بسهولة استدعاء حلول التعافي من الكوارث مثل نقل التطبيق السحابي إلى مزود سحابي آخر أو احتياجات التصنيع لمصنع غير متأثر.
• أخيرًا ، تتمثل الميزة الأكثر رواجًا في تحسين عائد الاستثمار في العمليات التجارية اليدوية مثل التسويق الرقمي والتسويق عبر البريد الإلكتروني وإعداد العملاء عبر الإنترنت والتحقق الرقمي من اعرف عميلك والمزيد.

الآن أنت تعرف تعريف برنامج أتمتة المهام وخطواته وفوائده. حان الوقت لاستكشاف بعض الأدوات الشائعة لأتمتة المهام بدون مجهود وبأسعار معقولة لأي عمل أو استخدام شخصي:

بيبفي

عندما يتعلق الأمر بأتمتة مهامك أو سير العمل ، فإن Pipefy هنا من أجلك. إلى جانب الأتمتة ، يمكنك إنشاء أي نوع من سير العمل وتعديله على هذه المنصة مع نطاق التوسع اللامتناهي والجهد. بفضل واجهته المرئية البديهية ، تصبح عملية الأتمتة سلسة.

نتيجة لذلك ، تزداد كفاءة الفريق ، ويمكنهم تحقيق أقصى استفادة من تطبيقاتهم. كما يساعدك أيضًا على إدارة التغييرات السريعة في سير العمل بسبب ملاحظات العملاء أو المتطلبات الداخلية الجديدة.

الآن ، عليك أن تعتمد بدرجة أقل على مسارات البريد الإلكتروني وجداول البيانات لأن برنامج التشغيل الآلي هذا يتيح لك تجنب الأخطاء عن طريق التخلص من إدخالات البيانات المكررة.

يتيح لك Pipefy إنشاء سير عمل من البداية باستخدام محرره المرئي أو اختيار أي من قوالبه لتخصيصه وفقًا لاحتياجاتك. علاوة على ذلك ، تعد لوحات المعلومات والتقارير القابلة للتخصيص لهذه الأداة مفيدة لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية ومراقبة الحالة وتحديد الفرص الجديدة.

يمكّنك هذا التطبيق من دمج الطلبات والمآخذ والتذاكر الواردة وفرزها وتوجيهها ، بغض النظر عن مصادرها. إنه يدعم التعاون من خلال وضع كل عضو في الفريق على نفس الصفحة وتحديد إذن المستخدم للرؤية والتعاون.

زوهو فلو

هل سئمت من إدارة تطبيقات متعددة بشكل فردي لفرقك؟ يتيح لك Zoho Flow أتمتة مهام سير العمل والمهام التجارية عن طريق توصيل التطبيقات التي تستخدمها. الآن ، تخلص من أي مستودعات معلومات باستخدام ميزة التكامل الذكية لهذا البرنامج.

يربط التطبيق جميع التطبيقات بحيث تتحرك جميع رسائل البريد الإلكتروني والسجلات والتقارير في تدفق مستمر. يمكنك تصميم التدفقات من خلال تخصيص مجموعات التدفق سابقة الإنشاء لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية وإنجاز المهام الروتينية.

علاوة على ذلك ، ليست هناك حاجة لبذل جهد في ترميز التكامل المعقد حيث يتيح لك المنشئ الديناميكي تعيين المشغل والإجراءات من خلال التكامل السلس. يمكن للفرق أيضًا إنشاء مهام سير عمل تتصل عبر الأقسام لتحسين تنسيق الأعمال.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمؤسسات إنشاء عمليات تكامل مخصصة مع هذه الأداة عبر وظائف الأعمال المختلفة. بعض التطبيقات المدعومة هي Zoho CRM و Trello و Asana و Slack وتقويم Google و Zoho Desk و Cal Friendly و Azure DevOps و Confluence و Dropbox و Salesforce.

وريك

إذا سئم فريقك من أداء العمليات الشاقة التي تؤثر على الإنتاجية ، فقد حان الوقت لاختيار Wrike. يمكن لمحرك الأتمتة القوي والفعال الخاص به أتمتة تدفقات العمل اليومية بحيث يمكنك التعامل مع الأنشطة الأكثر أهمية لعملك.

يمكن للشركات إنشاء قواعد للمهام المتكررة باستخدام المشغلات والإجراءات لعمليات عمل أسرع وأكثر ذكاءً. إلى جانب ذلك ، تنبهك الأداة وتحدّثك تلقائيًا لتوسيع نطاق العملية وتبسيط العملية وتقليل الأخطاء.

عند استخدام Wrike ، فإنه ينقل المهمة تلقائيًا إلى مرحلة سير العمل التالية ، بناءً على أولوية المهمة والحالة والمخاطرة. نظرًا لأن جميع أعضاء الفريق لديهم رؤية كاملة لسير العمل ، فستكون هناك شفافية.

يحتوي التطبيق أيضًا على ميزات مثل @ الإشارات والإشعارات والتذكيرات لتعاون أفضل.

ClickUp

باستخدام ميزة ClickUp Automations ، يمكنك بسهولة أتمتة مهامك الروتينية ومساعدة فريقك على التركيز على العمل الأكثر أهمية.

باستخدام هذا النظام الأساسي ، يمكن للمرء إنشاء المهام بأكثر من 100 طريقة. إلى جانب إنشاء أتمتة مخصصة ، فإنه يسمح لك بأتمتة المهام المتعلقة بالمعينين ، والحالات ، والأولويات ، والتواريخ ، والإبداع ، والنقل.

علاوة على ذلك ، يسمح لك بتعيين المهام وتغيير الحالة ونشر التعليقات وأداء العديد من الأنشطة الأخرى. يجب على المستخدمين اختيار الإجراء الذي سيحدث أثناء تشغيل الأتمتة ، وبالتالي توفير وقتهم الثمين.

تدعم ClickUp Automations العديد من التطبيقات الخارجية ، بما في ذلك Slack و Google Sheets و Cal Friendly و Dropbox و GitHub و Typeform و Airtable ، لإنشاء سير عمل واحد ولكن مشترك. قبل كل شيء ، يضمن أمان بيانات المستخدم من خلال نظام أساسي آمن ويوفر مستوى عالٍ من الجهوزية.

أتمتة Jira

هل تبحث عن حل لأتمتة المهام يساعدك على التركيز على مهامك المهمة؟ اختر Jira Automation لأتمتة أي مهمة أو سير عمل لعملك بنقرات قليلة.

مع هذا النظام الأساسي ، الاحتمالات لا حصر لها - يمكنك استخدامه لأتمتة تعيينات المهام لمزامنة المهام عبر الأقسام.

كما أنه لا يحتاج منك أن تكتب أكواد. حدد أيًا من أكثر من 100 نموذج (DevOps و Slack و Business و Global وما إلى ذلك) وابدأ في إنشاء قواعد الأتمتة في دقائق. أيضًا ، يمكنك استخدام الأدلة ومقاطع الفيديو الخاصة به لبدء العملية.

يمكن للشركات استخدام هذا البرنامج مع أدوات العمل الشائعة الأخرى مثل MS Teams و Slack و GitHub و Bitbucket وما إلى ذلك.

زابير

مع 5000 تطبيق وأتمتة غير محدودة ، يعد Zapier هو الحل الأمثل لأتمتة المهام للعلامات التجارية الشهيرة مثل Salesforce و Microsoft و Google و Typeform و Vocal و Airtable والمزيد. إنه برنامج أتمتة المهام بدون رمز مع الميزات البارزة التالية:

• أتمتة متعددة الخطوات يمكن أن تتضمن ما يصل إلى 100 تطبيق
• منطق if / then بسيط للبرمجة الشرطية في مساحة العمل المرئية
• بناء وصفة أتمتة السحب والإفلات بالكامل
• فلاتر متعددة حتى تتمكن من عمل وصفات أتمتة معقدة
• قم بتنسيق بياناتك داخل صيغة الأتمتة باستخدام وظيفة Formatter

في وقت كتابة هذا التقرير ، كانت منصة تكامل التطبيقات مناسبة لأدوار الأعمال مثل المبيعات وتكنولوجيا المعلومات (IT) وأصحاب الأعمال الصغيرة والمسوقين عبر الإنترنت.

عند التحدث عن سير عمل الأعمال ، يمكنك استخدام تكامل تطبيقات Zapier أو Zaps لاتصالات العملاء وإدارة البيانات وإدارة العملاء المحتملين والعمليات التجارية.

تاليفي

Tallyfy مناسب جدًا للشركات التي لديها حجم أكبر من المستندات والملفات والبيانات مقارنة بغيرها. أكد مطور النظام الأساسي للأتمتة نفسه على أتمتة المهام للنماذج عبر الإنترنت ، وسير العمل التجاري ، والعمليات ، والمهام ، والموافقات على المستندات ، والمزيد.

يحتوي على تكاملات وخطافات ويب للعديد من التطبيقات التجارية والاحترافية مثل بريد Google الإلكتروني (Gmail) و Slack و Microsoft Outlook و Microsoft Teams و Power BI و Tableau والمزيد.

أيضًا ، يدعم برنامج أتمتة المهام أدوات أتمتة الجهات الخارجية مثل Zapier Connector و Power Automate. وبالتالي ، إذا لم تجد تكاملاً لتطبيق عملك على Tallyfy ، فيمكنك دمج التطبيق مع Power Automate أو Zapier ثم تشغيله على Tallyfly.

نينتكس

عندما يتعلق الأمر باستخدام منصة أتمتة كاملة ، تعد Nintex خيارًا مثاليًا للشركات. تتيح هذه الأداة للمستخدمين أتمتة المهام اليدوية واليومية وإدارة سير العمل من خلال أتمتة العمليات الآلية.

كل ما عليك فعله هو اكتشاف العمليات التي تتطلب التشغيل الآلي والبدء في أتمتة بعض النقرات - وبدون أكواد على الإطلاق. ليست هناك حاجة لاستخدام النماذج الورقية حيث يمكن للشركات جمع المعلومات رقميًا من النماذج والهواتف الذكية.

علاوة على ذلك ، تتيح Nintex إمكانية التوقيع الإلكتروني في مستنداتك وتسمح لك بإنشاء مستندات تلقائيًا عند الحاجة. يمكنك أيضًا أن تصبح جزءًا من شبكة شركائها العالمية من أجل أتمتة سريعة وناجحة.

الكلمات الأخيرة

أتمتة المهام هي سر إنتاجية الأعمال وكفاءتها وربحيتها. يساعدك على تجنب العقوبات على الأخطاء وإكمال المهام المادية أو الرقمية بشكل أسرع. ومع ذلك ، فإن النجاح في الأتمتة يكمن في البرنامج الذي تستخدمه لكتابة العمليات الآلية أو وصفات المهام.

جرب برنامج أتمتة المهام أعلاه واختر واحدًا يناسب مجال عملك واحتياجات أسلوب التشغيل الآلي.

بعد ذلك ، يمكنك التحقق من أدوات أتمتة الحسابات الدائنة.