คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการย้ายข้อมูลบนคลาวด์สำหรับธุรกิจ

การโยกย้ายข้อมูลบนคลาวด์นั้นครอบคลุมสำหรับธุรกิจซึ่งทำให้มีความซับซ้อนและท้าทายทางเทคนิค แต่ในขณะเดียวกัน ก็เปิดโอกาสมากมายสำหรับธุรกิจในการปรับปรุงกระบวนการภายในในระบบคลาวด์ปลายทางใหม่ ซึ่งช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้ในท้ายที่สุด

หากคุณกำลังวางแผนการย้ายข้อมูลระบบคลาวด์ของบริษัท คู่มือนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อเตรียมแผนงานที่เหมาะสมและจัดโครงสร้างโครงการการย้ายข้อมูลทั้งหมด

1. ดำเนินการประเมินก่อนการย้ายถิ่นฐาน

ทีมไอทีของทุกธุรกิจที่วางแผนการโยกย้ายข้อมูลบนระบบคลาวด์ต้องทำการประเมินก่อนการย้ายข้อมูลในเชิงลึกเพื่อ:

• ค้นหาและสรุปจำนวนผู้ใช้จริงและขนาดของข้อมูลที่จะย้าย
• ทำความเข้าใจโครงสร้างการทำงานร่วมกันของคลาวด์ต้นทางและเก็บไว้ในคลาวด์ปลายทาง
• วางแผน SOW โดยรวม (ขอบเขตงาน)
• รับใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการย้ายข้อมูล
• เตรียมคลาวด์ปลายทาง
• แก้ไขข้อกำหนด นโยบายความปลอดภัย และกฎหมาย (หากจำเป็น)

การดำเนินการวิเคราะห์ก่อนการย้ายข้อมูลในเชิงลึกยังช่วยให้ธุรกิจและทีมไอทีระบุความท้าทายและสำรวจโซลูชันที่จะเอาชนะได้ การระบุความท้าทายก่อนเริ่มการย้ายถิ่นและการแก้ปัญหาจะช่วยลดความเสี่ยงของช่องโหว่ในโครงการย้ายถิ่น

ทุกทีมที่เกี่ยวข้องกับโครงการย้ายข้อมูลต้องเข้าร่วมการสาธิต เซสชัน POC และการประชุมกับผู้ให้บริการย้ายข้อมูลเพื่อให้ทราบความชัดเจนเกี่ยวกับเครื่องมือการย้ายข้อมูลและแผนงานโครงการการย้ายข้อมูล

แนะนำสำหรับคุณ: โบรกเกอร์ความปลอดภัยการเข้าถึงระบบคลาวด์ป้องกันขโมยจากการขโมยข้อมูลได้อย่างไร

2. การวางแผนไทม์ไลน์การโยกย้ายที่เหมาะสม

หนึ่งในตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักของโครงการย้ายข้อมูลบนระบบคลาวด์ที่ประสบความสำเร็จคือการทำให้เสร็จทันเวลา โครงการย้ายข้อมูลให้เสร็จสิ้นตรงเวลาเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีกำหนดเวลาสั้น ๆ ในการออกจากระบบจัดเก็บข้อมูลต้นทาง (ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือที่เก็บข้อมูลในเครื่อง) ก่อนเปิดใช้งานแผนรายปีอีกครั้ง

ดังนั้น ธุรกิจต้องให้ความสำคัญกับไอทีและทีมอื่นๆ ในการทำงานร่วมกันและวางแผนไทม์ไลน์การย้ายข้อมูลที่กำหนดความคาดหวังที่เหมาะสมสำหรับ:

• การเริ่มต้นของชุดการโยกย้ายแต่ละชุดในเวลาที่เหมาะสม
• การตรวจสอบความถูกต้องของชุดการโยกย้ายแต่ละชุดในเวลาที่เหมาะสมเมื่อเสร็จสิ้น
• การเริ่มต้นการโยกย้ายเดลต้าในเวลาที่เหมาะสม
• การตรวจสอบความถูกต้องของการย้ายข้อมูลเดลต้าและเดลต้าการเปรียบเทียบในเวลาที่เหมาะสม
• การเลิกใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลต้นทางอย่างทันท่วงที

นอกจากนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะเว้นที่ว่างไว้สำหรับความยืดหยุ่นในไทม์ไลน์การโยกย้ายเพื่อพิจารณาถึงอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น เช่น การควบคุมปริมาณ API และข้อขัดแย้งของไฟล์ การแก้ไขการควบคุมปริมาณ API และความขัดแย้งของไฟล์อาจใช้เวลาสักครู่ ดังนั้นควรปรับไทม์ไลน์ให้เหมาะสม

3. การเลือกคุณสมบัติที่จะย้ายพร้อมกับข้อมูล

เนื่องจากการย้ายข้อมูลบนระบบคลาวด์สำหรับธุรกิจไม่ใช่กระบวนการถ่ายโอนข้อมูลแบบตรงไปตรงมา จึงจำเป็นต้องเลือกคุณสมบัติที่สำคัญทั้งหมดที่เชื่อมโยงกับข้อมูลและโอนไปยังคลาวด์ปลายทาง คุณสมบัติดังกล่าวรวมถึง:

• สิทธิ์ของโฟลเดอร์รูทและไฟล์
• โฟลเดอร์ภายในและสิทธิ์ของไฟล์
• เวอร์ชันที่เลือกหรือไฟล์ทั้งหมด
• การประทับเวลา
• ลิงก์แบบฝัง
• ลิงก์ที่แชร์
• หุ้นภายนอก
• ความคิดเห็นในไฟล์แบบอินไลน์

การโอนย้ายและคงคุณลักษณะเหล่านี้ไว้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มั่นใจได้ว่าการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ใช้และทีมจะไม่ได้รับผลกระทบ ธุรกิจยังต้องย้ายไฟล์เฉพาะที่จัดเก็บข้อมูลต้นทาง และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือของผู้จำหน่ายการย้ายข้อมูลสามารถแปลงไฟล์เฉพาะดังกล่าวให้อยู่ในรูปแบบที่ระบบคลาวด์ปลายทางรองรับได้

ตัวอย่างเช่น ในการย้ายข้อมูลจาก Google ไดรฟ์ไปยัง OneDrive ธุรกิจจะต้องโอน Google ชีต เอกสาร และสไลด์ และแปลงเป็นรูปแบบไฟล์ที่ OneDrive รองรับ รวมถึง Microsoft Excel, Word และ PowerPoint

4. การเลือกสภาพแวดล้อมการโยกย้ายที่เหมาะสม

การเลือกสภาพแวดล้อมการย้ายข้อมูลบนคลาวด์ที่เหมาะสมช่วยให้ธุรกิจสร้างสมดุลระหว่างการรักษาความปลอดภัยในการย้ายข้อมูลและต้นทุนตามความต้องการ ทีมไอทีมีตัวเลือกสภาพแวดล้อมการย้ายข้อมูลสองแบบให้เลือก:

• สภาพแวดล้อมการย้ายข้อมูลบนคลาวด์
• สภาพแวดล้อมการโยกย้ายภายในองค์กร

สภาพแวดล้อมการย้ายข้อมูลบนคลาวด์เป็นตัวเลือกมาตรฐานสำหรับการย้ายข้อมูลทางธุรกิจจำนวนมาก มีความปลอดภัยเพียงพอและทำให้ง่ายสำหรับธุรกิจในการตรวจสอบต้นทุนโครงการย้ายข้อมูล ผู้ให้บริการย้ายข้อมูลใช้เซิร์ฟเวอร์เฉพาะเพื่อดำเนินการถ่ายโอนข้อมูลอย่างปลอดภัยผ่านการเข้าถึงข้อมูลแบบ API

ในทางกลับกัน สภาพแวดล้อมการโยกย้ายภายในองค์กรไม่ตรงไปตรงมาเหมือนกับสภาพแวดล้อมการโยกย้ายบนคลาวด์ ธุรกิจจำเป็นต้องปรับใช้เครื่องมือ/แพลตฟอร์มการย้ายข้อมูลในเซิร์ฟเวอร์ในพื้นที่ของตนเพื่อดำเนินการย้ายข้อมูลในเครื่อง

ลักษณะเฉพาะของสภาพแวดล้อมภายในองค์กร/ภายในองค์กรทำให้มีความปลอดภัยสูง แต่ในขณะเดียวกันก็มีความซับซ้อนทางเทคนิค นอกจากนี้ การโยกย้ายตามสภาพแวดล้อมภายในองค์กรโดยทั่วไปจะมีราคาแพงกว่าโครงการย้ายข้อมูลบนคลาวด์เนื่องจากความยุ่งยากทางเทคนิคที่เกี่ยวข้อง

5. เริ่มต้นการย้ายถิ่นและตรวจสอบรายงานการย้ายถิ่นเป็นประจำ

การสรุปการกำหนดค่า/พารามิเตอร์การย้ายข้อมูลบนคลาวด์ทั้งหมด และการเริ่มต้นกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลตรงเวลาช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามไทม์ไลน์ของโครงการที่วางแผนไว้ได้ ทีมไอทีที่ดูแลโครงการย้ายต้องตรวจสอบรายงานความคืบหน้ารายวันหลังจากเริ่มกระบวนการย้าย

ทีมไอทีและสมาชิกในทีมผู้บริหารที่ตรวจสอบรายงานการย้ายข้อมูลรายวันจะต้องค้นหาข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญเพื่อติดตามความคืบหน้าในการถ่ายโอนข้อมูล ประเด็นสำคัญบางประการที่ต้องตรวจสอบในรายงานการย้ายข้อมูล ได้แก่:

• จำนวนรายการ (ไฟล์ โฟลเดอร์ และบัญชีผู้ใช้) ที่ย้ายข้อมูล
• รายละเอียดของรายการที่ย้าย
• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดการโอนของรายการที่ย้าย
• คำเตือนไฟล์/โฟลเดอร์และสถานะข้อขัดแย้ง
• ชุดถัดไปของรายการที่ถูกจัดสรรสำหรับชุดการโยกย้ายอื่น

นอกจากนี้ บุคคลสำคัญทั้งหมดในบริษัทต้องได้รับรายงานการย้ายถิ่นรายวันหรือรายสัปดาห์ แนวทางนี้ช่วยให้มั่นใจได้ถึงมุมมอง 360° ของความคืบหน้าในการย้ายข้อมูลภายในบริษัททั้งหมด

คุณอาจชอบ: การใช้ Cloud for Big Data: ความท้าทายและขั้นตอนในการเอาชนะ

6. ตรวจสอบการโยกย้ายเมื่อเสร็จสิ้น

การตรวจสอบความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจใดๆ ที่ย้ายข้อมูลจากต้นทางไปยังปลายทางโดยใช้เครื่องมือของผู้ให้บริการย้ายข้อมูล โดยผ่านการตรวจสอบที่ถูกต้องเท่านั้นจึงจะเป็นไปได้สำหรับทีมไอทีเพื่อให้แน่ใจว่าการย้ายข้อมูลจะประสบความสำเร็จอย่างสมบูรณ์

มีหลายระดับในการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ย้าย ระดับแรกคือการตรวจสอบรายงานความสำเร็จในการโยกย้ายของชุดการย้ายทั้งหมด ซึ่งจะช่วยระบุว่าไฟล์และโฟลเดอร์อย่างน้อยหนึ่งไฟล์มีความขัดแย้งกันหรือไม่ การตรวจสอบรายงานการย้ายข้อมูลยังช่วยให้ธุรกิจเข้าใจเวลาที่ใช้ในการโยกย้ายแต่ละชุดงาน และดูว่าโครงการมีความคืบหน้าตามไทม์ไลน์ที่วางแผนไว้หรือไม่

การตรวจสอบการย้ายข้อมูลระบบคลาวด์ระดับที่สองคือการเปรียบเทียบข้อมูลต้นทางและปลายทางเพื่อระบุไฟล์และโฟลเดอร์ที่ไม่ได้รับ เทคนิคที่เรียกว่าการเปรียบเทียบเดลต้าช่วยให้ทีมไอทีเปรียบเทียบข้อมูลต้นทางและปลายทางได้อย่างง่ายดาย และทราบว่าไฟล์และโฟลเดอร์ใดที่พลาดไประหว่างการย้ายข้อมูล

7. การเริ่มต้นการโยกย้ายเดลต้าเพื่อถ่ายโอนการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น

การโอนย้ายการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นที่ทำกับข้อมูลบนคลาวด์ต้นทางระหว่างการโยกย้ายข้อมูลเป็นหนึ่งในวิธีที่สำคัญที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการย้ายข้อมูลบนระบบคลาวด์จะประสบความสำเร็จอย่างสมบูรณ์ วิธีมาตรฐานอุตสาหกรรมในการถ่ายโอนการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นคือผ่านการย้ายข้อมูลเดลต้า

เทคโนโลยีการโยกย้ายเดลต้าทำงานอย่างชาญฉลาดโดยระบุการเปลี่ยนแปลงในข้อมูลคลาวด์ต้นทางและย้ายเฉพาะไปยังปลายทางโดยไม่ต้องย้ายข้อมูลเดิมซ้ำ วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงการเขียนทับข้อมูล และทำให้แน่ใจว่าเฉพาะการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นเท่านั้นที่ได้รับการอัปเดตบนคลาวด์ปลายทาง

เนื่องจากผู้ให้บริการย้ายข้อมูลหลายรายเสนอการย้ายเดลต้าเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจบริการที่สมบูรณ์ ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการดำเนินการย้ายเดลต้าหลังจากเสร็จสิ้นการโยกย้ายแบบครั้งเดียว

8. การตรวจสอบการโยกย้ายเดลต้า

การตรวจสอบความถูกต้องของการย้ายข้อมูลเดลต้ามีความสำคัญพอๆ กับการตรวจสอบความถูกต้องของการย้ายข้อมูลแบบครั้งเดียว เช่นเดียวกับการตรวจสอบการย้ายถิ่นแบบครั้งเดียว การตรวจสอบรายงานเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการตรวจสอบการย้ายข้อมูลเดลต้าทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นแบบง่ายหรือแบบครอบคลุม

แม้ว่าการตรวจสอบรายงานจะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในกรณีการย้ายข้อมูลบนระบบคลาวด์หลายๆ กรณีสำหรับธุรกิจ แต่ก็อาจไม่เพียงพอสำหรับการตรวจสอบความถูกต้องของการย้ายข้อมูลเดลต้าที่กว้างขวางและซับซ้อน และนั่นคือจุดที่คุณลักษณะเดลต้าเปรียบเทียบเข้ามาในรูปภาพ

ทีมไอทีสามารถใช้เทคนิคการเปรียบเทียบเดลต้าได้ในทำนองเดียวกันเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการย้ายข้อมูลแบบครั้งเดียว เพื่อตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงที่พลาดไปในระหว่างการโยกย้ายเดลต้า ทีมไอทีสามารถโอนย้ายการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้นที่ไม่ได้รับไปยังระบบคลาวด์ปลายทางอีกครั้ง เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่ย้ายทั้งหมดเป็นข้อมูลล่าสุด

ต่างจากการย้ายข้อมูลเดลต้าทั่วไป ฟังก์ชันเดลต้าเปรียบเทียบอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ดังนั้น ธุรกิจจึงต้องเข้าใจการเสนอราคาการย้ายถิ่นกับผู้ขายการย้ายถิ่นและปรับงบประมาณการย้ายถิ่นตามนั้น

9. การปฐมนิเทศผู้ใช้ปลายทางไปยังคลาวด์ปลายทาง

หลังจากเสร็จสิ้นการย้ายข้อมูลบนระบบคลาวด์ งานสำคัญต่อไปคือการเตรียมความพร้อมให้กับผู้ใช้ปลายทาง (พนักงานและทีม) ไปยังระบบคลาวด์ปลายทางใหม่ วิธีที่ดีที่สุดข้างหน้าคือการมีแผนการเริ่มต้นใช้งานที่เหมาะสมซึ่งรวมถึงการฝึกอบรมผู้ใช้ที่มีโครงสร้าง

การฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางให้ใช้คลาวด์ปลายทางมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจที่ย้ายข้อมูลจากแพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลที่เน้นผู้ใช้ (เช่น Box Business) ไปยังคลาวด์ปลายทางด้วยระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ เช่น Microsoft 365

การทำความเข้าใจเลย์เอาต์แบบรวมศูนย์ของชุดคลาวด์ปลายทางใหม่จะช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางจำลองขั้นตอนการทำงานร่วมกันได้ ในทางกลับกัน ช่วยให้มั่นใจได้ว่าประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคล/ทีมและประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานโดยรวมจะไม่ลดลง

10. การเลิกใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลต้นทาง

ธุรกิจที่โยกย้ายผู้ใช้และข้อมูลไปยังระบบคลาวด์ใหม่เพื่อลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำเป็นต้องเลิกใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลต้นทาง (ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือที่เก็บข้อมูลในองค์กร/ในเครื่อง) การเลิกใช้พื้นที่จัดเก็บต้นทางตรงเวลามีความสำคัญต่อการหลีกเลี่ยงการต่ออายุใบอนุญาต

แต่ในขณะเดียวกัน ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องคำนึงถึงการจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญในที่จัดเก็บต้นทาง ตัวอย่างเช่น ธุรกิจต้องหลีกเลี่ยงการถ่ายโอนข้อมูลที่เชื่อมโยงกับแอปพลิเคชันภายในองค์กรเมื่อย้ายจากที่จัดเก็บข้อมูลในเครื่องไปยังระบบคลาวด์

คุณอาจสนใจ: ให้บริการความปลอดภัยของข้อมูลบนระบบคลาวด์เพื่อต่อสู้กับความท้าทายด้านความปลอดภัย

บทสรุป

โดยสรุป ธุรกิจต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมไอทีของพวกเขาเลิกใช้การจัดเก็บข้อมูลต้นทางตรงเวลา (ก่อนการต่ออายุใบอนุญาต) ในขณะที่เก็บข้อมูลสำคัญและต่ออายุ/ซื้อใบอนุญาตสำหรับข้อมูล/ผู้ใช้ที่เก็บถาวรเท่านั้น

 บทความนี้เขียนโดย Pankaj Rai Pankaj ที่ CloudFuze ช่วยผู้นำธุรกิจ ผู้มีอำนาจตัดสินใจ ผู้จัดการไอที และทีมไอทีเข้าถึงการย้ายข้อมูลอย่างมีกลยุทธ์เพื่อปรับปรุงผลลัพธ์ของกระบวนการทางธุรกิจ คุณสามารถติดตามเขาได้ที่ LinkedIn