7 największych zalet korzystania z oprogramowania księgowego online

Czy liczysz czas, jaki poświęcasz na prowadzenie działu księgowości swojej firmy? Rachunkowość dla małych firm może ostatecznie stać się procesem złożonym i czasochłonnym. Wraz z rozwojem przedsiębiorstw standardy rachunkowości również stały się trudne i męczące. Podobnie jak inni przedsiębiorcy, musisz mieć arkusz kalkulacyjny, aby śledzić swoje finanse i transakcje księgowe. To dobrze na początek, ale wraz z rozwojem firmy staje się to wyzwaniem, ponieważ ręczne księgowanie może być niedokładne i czasochłonne.

Zrozumienie oprogramowania księgowego

Oprogramowanie księgowe pomaga zautomatyzować etapy cyklu księgowego, a Ty możesz zainwestować swój czas w ważniejsze rzeczy. Oprogramowanie potrafi kategoryzować finalne transakcje i rejestrować je. Pozwala także płacić rachunki, udostępniać faktury klientów, obsługiwać standardowe raporty za pośrednictwem platformy i zarządzać listami płac.

Istnieją różne programy księgowe w zależności od rodzaju prowadzonej działalności. Duże firmy lub firmy korzystają z niestandardowego oprogramowania lub oprogramowania ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa), podczas gdy inne mogą korzystać z nowoczesnych usług finansowych lub integratorów systemów informatycznych. Dzięki nim procedura księgowa przebiega sprawnie. W świecie cyfryzacji tworzenie oprogramowania stało się krytyczną częścią współczesnego biznesu. Firmy te niezmiennie poszukują nowych sposobów nabywania niestandardowych rozwiązań programistycznych.

Polecane dla Ciebie: Jak firmy zajmujące się oprogramowaniem i IT przeżywają pandemię COVID-19?

Najważniejsze zalety korzystania z oprogramowania księgowego online

Oprogramowanie księgowe w chmurze lub niestandardowe oprogramowanie księgowe to narzędzie online, które pomaga księgowym, księgowym lub menedżerom biznesowym w automatyzacji lub zarządzaniu transakcjami księgowymi dla dowolnej firmy. Oprogramowanie księgowe pomaga w automatyzacji zadań w ramach procedury księgowej. Biorąc pod uwagę startupy, cena pakietów oprogramowania księgowego i proces wymagany do ich skonfigurowania mogą być męczące.

Jeśli tworzysz dane lub zapis księgowy, proces można zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Za każdym razem, gdy dokonujesz płatności z konta bankowego swojej firmy, można ją łatwo zautomatyzować za pomocą oprogramowania. Stosując się do nich, musisz wiedzieć, że istnieją pewne zalety związane z oprogramowaniem księgowym. Wśród nich najlepsze są wymienione poniżej.

1. Łatwa współpraca

Dzięki rachunkowości w chmurze Twoja współpraca staje się łatwiejsza. Czy pamiętasz, kiedy częściej musiałeś wprowadzać zmiany w arkuszu kalkulacyjnym, jak trudne było ręczne księgowanie? Następnie trzeba było zapisać to na zewnętrznym dysku USB, a następnie przekazać swoim współpracownikom. Taka czasochłonna, gorączkowa i przestarzała metoda śledzenia transakcji finansowych. Cóż, te czasy już minęły.

Dzięki oprogramowaniu do księgowania w chmurze dostęp do księgowości w czasie rzeczywistym i przetwarzanie danych finansowych stał się dla wszystkich łatwiejszy i wygodniejszy. To po prostu wymaga, aby Twoi pracownicy logowali się do swoich komputerów i wykonywali swoje obowiązki od czasu do czasu. Oszczędza to zarówno czas, jak i wysiłek oraz pozwala wielu użytkownikom operować na podobnych danych księgowych. Ponadto oprogramowanie księgowe online pozwala operować na różnych poziomach dla różnych użytkowników. Możesz w ten sposób dostosować uprawnienia, ustawiając standard księgowy lub funkcje księgowe, które użytkownik musi wykonać.

2. Automatyzacja oszczędza czas

Podobnie jak instalacja każdego innego oprogramowania, konfiguracja oprogramowania księgowego również wymaga czasu i wysiłku. Ale znowu, staje się to jednorazową inwestycją, ponieważ pozwala zaoszczędzić czas na długoterminowym założeniu. Pomyśl o obciążeniu pracą księgowego lub księgowego, czas i energia, które inwestują w ręczną księgowość, są naprawdę gorączkowe i uciążliwe. Niektóre prace stają się nawet powtarzalne. Na przykład wystawianie faktur za sprzedaż, wysyłanie przypomnień o opóźnionych płatnościach i śledzenie transakcji to powtarzalna praca, którą trzeba wykonywać ręcznie.

Cała ta praca może zostać wyeliminowana przez włączenie oprogramowania księgowego. Nie tylko eliminuje pracę ręczną, ale także oszczędza dużo czasu, ponieważ większość etapów cyklu księgowego może być objęta oprogramowaniem.

„Dla początkujących możesz zacząć od tworzenia wpisów do dziennika, a następnie bezpośrednio zintegrować swoje konto bankowe z oprogramowaniem. Pomoże to w prowadzeniu na czas ewidencji każdej dokonanej lub otrzymanej płatności, ponieważ będzie ona automatycznie aktualizowana w dzienniku.” – jak sugeruje Peter Lee w jednym z jego ostatnich komunikatów prasowych. Peter jest obecnym dyrektorem generalnym Info-Tech i ma duże doświadczenie w oprogramowaniu dla przedsiębiorstw.

Możesz także cieszyć się takimi rzeczami, jak automatyczne raportowanie finansowe, niepobieranie plików CSV lub konfigurowanie automatycznych płatności dla traderów. Należy jednak pamiętać, że nie każde oprogramowanie zapewnia ten sam poziom automatyzacji. Przeprowadź odpowiednie badania rynku, a następnie uzyskaj najlepsze oprogramowanie księgowe dla Twojej firmy, które odpowiada Twoim preferencjom.

3. Powszechna dostępność danych

Jest to najbardziej oczywista przewaga korzystania z oprogramowania księgowego online nad tradycyjną lub ręczną metodą księgową. Umożliwia dostęp do danych w dowolnym miejscu i czasie oraz z dowolnego nośnika, na którym chcesz działać. Twoje oprogramowanie księgowe online może być używane z dowolnego urządzenia mobilnego, komputera stacjonarnego, laptopa lub tabletu. Wszystko, czego potrzebujesz, to urządzenie podłączone do Internetu.

Firma ma mnóstwo zalet, niezależnie od wielkości. Na przykład faktury można tworzyć i wysyłać bezpośrednio z urządzenia. Generowanie, przeglądanie lub pobieranie raportów i sprawozdań finansowych jest możliwe za pomocą jednego kliknięcia. Twój księgowy odetchnie z ulgą, ponieważ nie będzie musiał przygotowywać ewidencji na trzy dni przed biurkiem, może to zrobić natychmiast za pomocą systemów komputerowych, wystarczy zalogować się na platformie i przejść do sekcji finansowej i pobrać wyciąg, którego szukasz dla.

Możesz polubić: 10 najważniejszych zalet korzystania z oprogramowania do zarządzania kolejkami w Twojej firmie.

4. Poprawiona dokładność księgowości

Oprogramowanie księgowe pozwala pożegnać się z błędami, które zwykle popełniasz podczas ręcznego księgowania. Rachunkowość online zapewnia, że ​​wszystkie Twoje zapisy są odpowiednio zorganizowane i utrzymywane z dokładnością. Czy pamiętasz, jak traciłeś czas na obliczanie transakcji finansowych i nie rozumiesz, dlaczego bilans się nie zgadza? Tutaj należycie zadbano o dokładność, a Twoje trudne czasy zostały wyeliminowane.

Oprogramowanie księgowe w chmurze równoważy nowe wpisy księgowe, a jeśli coś pójdzie nie tak, podświetli potencjalny błąd i naprawi go. Najlepsze jest to, że otrzymujesz powiadomienia o wszystkich działaniach, które oprogramowanie księgowe wykonuje za Ciebie. Jest to żywy przykład tego, jak oprogramowanie księgowe pomaga w utrzymaniu dokładności danych i prawidłowej aktualizacji dokumentacji finansowej.

Wszelkie błędy związane z aktualnością danych można również uniknąć dzięki oprogramowaniu księgowemu. Jeśli pracujesz nad arkuszem kalkulacyjnym, który został wcześniej zmieniony, ale zaktualizowana wersja nigdy nie pojawiła się w twoim arkuszu, co za strata czasu i energii. Dzięki oprogramowaniu księgowemu zostaje to wyeliminowane. Podsumowując, zapewnia to, że wszystkie Twoje dokumenty finansowe i transakcje są prowadzone dokładnie i odpowiednio zorganizowane.

5. Większe bezpieczeństwo

Platformy internetowe są związane z niepewnością i niechcianymi zagrożeniami cybernetycznymi, ale księgowość w chmurze jest jednym z takich programów, które zapewnia ochronę i zabezpieczenie wszystkich Twoich danych. Twoje informacje są chronione i chronione za pomocą wysokiej klasy szyfrowania i algorytmów, które są prawie niemożliwe do złamania. Przechowywanie danych online za pomocą oprogramowania jest o wiele bezpieczniejsze niż przechowywanie ich na półkach biurowych.

Jedną z najlepszych rzeczy jest to, że dane są nie tylko bezpieczne, ale także regularnie synchronizowane, dzięki czemu nie przegapisz żadnych świeżych danych. Systemy księgowe oparte na komputerach stacjonarnych wymagały regularnych kopii zapasowych, w przeciwieństwie do systemu księgowego w chmurze, który nigdy nie przechowuje danych na dysku twardym. Dyski twarde mogą być delikatne i łatwo ulegają zniszczeniu lub uszkodzeniu, przez co nie nadają się do użytku. Powoduje to, że plany odzyskiwania po awarii są bardzo drogie i czasochłonne.

Internetowy system księgowy przejmuje od Ciebie wszystkie obowiązki i wykonuje je z należytą starannością. Nie musisz tutaj tworzyć kopii zapasowych swoich danych, system robi to za Ciebie.

6. Ekonomiczny i oszczędny

Pierwszym pytaniem, które pojawia się po przeczytaniu nagłówka, jest to, w jaki sposób płatne oprogramowanie jest ekonomiczne i oszczędne? Masz na to odpowiedź. Oprogramowanie księgowe online oszczędza czas i energię, jak wspomniano wcześniej. Oszczędza to średnio 300 godzin pracy Twojej firmy w ciągu roku. Mówiąc dokładniej, marnowanie czasu na rzeczy, w tym powtarzalne prace, ręczne tworzenie dokumentacji i raportów finansowych, naprawianie błędów księgowych i wiele innych.

Jeśli skutecznie przyjrzysz się kosztom, oprogramowanie księgowe kosztuje od 10 do 50 USD miesięcznie, więc opłaca się, oszczędzając jeszcze więcej. Jeśli porównasz oprogramowanie księgowe online do ERP, sam zobaczysz opłacalność. Jest to jeden z najlepszych sposobów na zaoszczędzenie środków Twojej firmy i wykorzystanie ich do lepszych celów.

7. Większy profesjonalizm

Gdy Twoja firma zacznie się rozwijać, zaczniesz otrzymywać prośby o odpowiedzi finansowe z zewnątrz. Aby spełnić te prośby, potrzebujesz profesjonalizmu w swoim podejściu. Handlując z inwestorami, nie możesz zaoferować im nieprofesjonalnego sprawozdania finansowego. Oprogramowanie księgowe robi to za Ciebie, informatyzuje Twoją dokumentację finansową i przygotowuje dla Ciebie dobrze zredagowane, odpowiednio sformatowane i profesjonalne zestawienie. Formaty te są ustandaryzowane i prezentowane w formacie łatwym do pobrania.

Możesz także polubić: Najlepszy wybór oprogramowania dla właścicieli firm.

Wniosek

Podsumowując, aby wyeliminować problemy finansowe i księgowe, firmy wykorzystują oprogramowanie księgowe, aby ich dane były dokładniejsze i łatwiejsze do przekształcenia. W tym miejscu wkracza znaczenie oprogramowania księgowego. W miarę rozwoju firmy pojawia się potrzeba tworzenia większej liczby faktur, tworzenia sprawozdań finansowych i tworzenia nowych zapisów księgowych. Dlatego, aby improwizować i działać, współczesne firmy zaczynają używać oprogramowania księgowego jako środka do zarządzania księgowością. Istnieje wiele zalet związanych z oprogramowaniem księgowym, z których niektóre zostały omówione w artykule.