7 инструментов, без которых я не смог бы вести свой внештатный бизнес

Вести любой бизнес непросто. Это верно даже для бизнеса в стиле шоу одного человека, включая мой собственный.

Я внештатный контент-маркетолог, меня часто заказывают за несколько месяцев вперед. Время — это буквально деньги, и чем быстрее я работаю (при этом получая качественные результаты), тем больше я зарабатываю.

В результате я нашел множество различных инструментов SaaS, которые помогают мне управлять и оптимизировать различные части моего бизнеса. Некоторые из них стали абсолютно необходимыми для моей повседневной работы, будь то улучшение качества моей работы, снижение нагрузки на административные задачи или упрощение сотрудничества с другими клиентами.

В этом посте я расскажу о 7 инструментах, которые мне нужны для моего внештатного писательского бизнеса, и о том, как я их использую.

1. Набор инструментов Google

У Google есть исключительный набор инструментов, которые я использую каждый день для самых разных целей. Инструменты включают в себя:

• Документы Google, которые я использую для составления, обмена и редактирования контента, который я отправляю своим клиентам.
• Таблицы Google, которые я использую для своей собственной CRM-системы отслеживания данных о клиентах.
• Gmail, который я использую для связи с клиентами
• Google Analytics, который делится бесценной информацией о моем собственном сайте и его эффективности (и, когда мне предоставляется доступ, к данным о сайте моих клиентов и их контенте)

Инструменты Google можно использовать бесплатно, они максимально надежны и просты в использовании. И Google Docs, и Google Sheets имеют отличные функции совместной работы, которые делают совместную работу между командами довольно легкой.

Бонус: я использую Wordable (который есть в этом списке!), чтобы быстро загружать контент на сайты моих клиентов, и этот инструмент может принимать контент из Google Docs.

2. Семруш

Существует так много выдающихся инструментов SEO и исследования ключевых слов, но Semrush — мой любимый инструмент здесь.

Я начал использовать этот инструмент в основном потому, что чувствовал, что плотность ключевых слов и данные об уровне конкуренции представлены в ясной и понятной форме. (Это не относится ко всем инструментам). Мне также понравилось, что у них были данные о трендах ключевых слов.

Со временем я начал использовать и другие инструменты. Я следил за позициями сообщений в блоге, которые я писал. Если упадет что-то высокопоставленное, я знаю, что пришло время сообщить клиенту, что мы должны обновить этот пост, чтобы сохранить безопасное положение.

Я также большой поклонник их помощника по написанию SEO, который является простым инструментом оптимизации SEO. Скопируйте и вставьте свой контент в инструмент, задайте основное ключевое слово и получите предложения по второстепенным ключевым словам, тону голоса, удобочитаемости и т. д.

Существует множество других замечательных инструментов, которые вы можете использовать для всего: от исследования конкурентов до оценки технических аспектов вашего сайта.

3. Грамматически

Никто не идеален. Опечатки случаются, особенно при таком объеме работы, который я выполняю. И хотя я просматриваю и корректирую весь свой контент, ваши глаза могут легко пропустить ошибки, даже если вы будете осторожны.

Grammarly вошла в чат.

Ни один грамматический инструмент не идеален — во многих случаях Grammarly может предложить неудобную структуру предложения или сказать мне, что название бренда написано неправильно, потому что они просто не знают этого слова. Но большое количество их предложений хороши, и это может помочь мне обнаружить небольшие ошибки, которые в противном случае так легко пропустить.

Я использую расширение Grammarly, которое сканирует мой контент в большинстве окон онлайн, в том числе когда я ввожу контент в WordPress и когда я печатаю в Google Doc. Вы можете либо принять, либо отклонить предложения, и даже если вы не сделаете предложение напрямую, иногда оно может пометить неловкое предложение, которое вы захотите исправить вручную.

Мое лучшее использование Grammarly прежде всего: это позволяет мне устанавливать различные диалекты для проверки правописания в зависимости от того, где мой клиент публикует контент. Мои клиенты в Австралии, например, используют «британский английский», в то время как мои американские клиенты используют «американский английский». Это имеет большое значение для достижения более качественных результатов, которые делают моих клиентов счастливыми.

Я плачу за подписку Grammarly, а не просто использую бесплатный план, и это стоит каждой копейки.

4. Календарь Apple

У меня нет модного программного обеспечения для планирования, потому что это слишком хлопотно для меня. Вместо этого я предпочитаю использовать простой (и бесплатный) Apple Calendar, чтобы не отставать от своего графика.

Мое расписание имеет цветовую кодировку. Синий — для работы, фиолетовый — для планов, оранжевый — для встреч. Я могу быть уверен, что не буду дважды записываться на прием к врачу одновременно со звонком клиента, имея все в одном месте.

Как только я получаю задание, я делаю две вещи: подключаю его к своему программному обеспечению для выставления счетов (которое мы рассмотрим далее) и помещаю его в свой календарь Apple. Я устанавливаю оповещения за 30 минут до встречи, но отключаю оповещения для всего остального.

Здесь отличный визуальный макет, который позволяет мне легко видеть, что у меня есть в моем расписании, и избегать избыточного бронирования. Это делает мою жизнь проще и гарантирует, что я не буду обещать слишком много того, что могу сделать на самом деле. И даже если я в пути, они синхронизируются с моими Apple Watch, так что я всегда могу проверить, что происходит и когда мне нужно составить план.

5. Фрешбуки

Я довольно часто писал о том, как сильно я люблю Freshbooks, который является моим любимым программным обеспечением для выставления счетов, поэтому он определенно должен был войти в этот список моих обязательных инструментов.

Вот основные причины, по которым я люблю его:

• Это безумно доступно по сравнению с другими альтернативами
• Он имеет невероятные функции отчетности, позволяющие мне просматривать общий годовой, квартальный или ежемесячный доход наряду с регулярными доходами от клиентов и данными о прибылях и убытках.
• Я могу сотрудничать со своим бухгалтером, поэтому им не нужно, чтобы я отправляла объемные файлы или документы; они могут получить доступ только для просмотра, чтобы помочь мне с квартальными оценками и налогами
• Я могу полностью настроить свои счета, и есть гибкие функции, такие как возможность повторять определенные счета, принимать различные типы платежей и использовать шаблоны счетов.

И короткое замечание: для всех, кто платит себе зарплату (что я и делаю как человек, который предпочитает облагаться налогом как S-corp), Gusto — отличный инструмент, помогающий с заработной платой и налогами с сотрудников. Проверьте это тоже.

6. Словарный

Я использую Wordable с февраля 2021 года и на данный момент являюсь постоянным клиентом.

Я отправляю большинству своих клиентов ссылку на документ Google с созданным мной контентом, который они затем загружают сами. Однако в некоторых случаях клиенты хотят, чтобы я загрузил контент.

Раньше я боялся этого. Требуется значительный период времени, чтобы получить контент, точно написанный в Google Docs, а затем загрузить его в систему CMS, но у меня было достаточно времени, чтобы WordPress пожирал сообщения, чтобы знать, что вы никогда не должны писать напрямую в CMS.

Wordable позволяет загружать содержимое из документов Word или Google Docs на определенные платформы CMS, включая WordPress, HubSpot, Shopify, Medium и другие. Контент остается правильно отформатированным, включая изображения, и он даже может регистрировать SEO-информацию, такую ​​​​как метаописания или альтернативный текст.

Одна из моих любимых функций — это опции «преобразования» при загрузке контента. Например, вы можете автоматически открывать все ссылки на новой вкладке вместо того, чтобы вручную настраивать каждую из них; вы можете вставлять замещающий текст, метаописания и многое другое. Вы также можете получить базовую очистку или сжатие изображения.

Это значительно упрощает трудоемкую и утомительную часть моей работы, что всегда является хорошей новостью.

7. ПриветПодписать

HelloSign — это программа для виртуальной подписи документов. Эти подписи имеют юридическую силу.

Инструмент позволяет загружать документы, создавать шаблоны и либо подписывать их, либо отправлять их кому-то еще для подписи (или делать и то, и другое!).

Хотя существует множество инструментов для подписи документов, я выбрал HelloSign из-за его универсальности, доступной стоимости и исключительно простого в использовании интерфейса. Это качества, которыми обладают не все конкурирующие инструменты.

Мой шаг вперед с HelloSign — иметь готовый стандартный шаблон контракта. Я уже подписал его со своей стороны, и у меня есть текстовые поля, куда клиенты могут вводить свою информацию, такую ​​как название компании, имя представителя и подпись. Пока никаких изменений не требуется, я могу закрыть договор в течение нескольких минут после соглашения между мной и новым клиентом.

Последние мысли

Если бы вы сказали мне, что быть писателем-фрилансером означает, что мне понадобятся десятки различных инструментов, которые помогут мне с основными задачами, чтобы работать с клиентами с помощью инструментов, которые они выбрали, и даже для выполнения основных бизнес-функций, таких как получение оплаты. , я бы, наверное, побежал в другую сторону.

Наличие внештатного письменного бизнеса означает, что вам нужно отнестись к нему серьезно и найти инструменты, которые помогут вам поддерживать его бесперебойную работу. Я не могу рекомендовать эти 7 инструментов для фрилансеров в достаточной мере, но помните, что существует множество вариантов, и большинство из них предлагают бесплатные пробные версии — найдите то, что лучше всего подходит для вас и ваших конкретных потребностей. Подробнее: самозанятые рабочие места.

Ищете новые инструменты, которые помогут оптимизировать различные основные задачи вашего бизнеса? Начните с Wordable! Получите первые пять экспортов бесплатно здесь .