13 soluții de management al cheltuielilor pentru întreprinderile mici și mari

Un software de gestionare a cheltuielilor oferă control, vizibilitate, conformitate și documentație pentru a ajuta companiile să reducă costurile, să evite cheltuielile inutile și să plătească furnizorii sau angajații la timp.

Companiile alocă un buget pentru mai multe activități, cum ar fi asigurarea, echipamentele de capital și aprovizionarea cu stocuri. Cu toate acestea, scurgerile de buget afectează marjele de profit ale companiei dvs. atunci când cheltuielile rămân nesupravegheate.

Mai mult, atunci când afacerea crește, astfel de probleme vor crește și în volum, provocând profitabilitatea afacerii dvs. Prin urmare, întreprinderile de toate dimensiunile folosesc un instrument de gestionare a cheltuielilor pentru a fi cu ochii pe banii care ies și pentru a-i menține în bugetul companiei.

Ce este managementul cheltuielilor?

Managementul cheltuielilor este procesul de gestionare a tuturor achizițiilor comerciale și plăților furnizorilor. Scopul principal este de a contabiliza fiecare dolar care iese din contul companiei și de a obține cea mai bună valoare.

Politicile de gestionare a cheltuielilor ar trebui să automatizeze și să integreze toate activitățile legate de cheltuieli, de la sursă până la decontarea furnizorului. O astfel de practică granulară ar trebui să se asigure că achizițiile decurg conform planificării părților interesate de afaceri. În plus, impune plata către vânzători, antreprenori și alte terțe părți prin procesul de respectare a contractului.

Importanța managementului cheltuielilor

Activitățile standard de gestionare a cheltuielilor oferă următoarele avantaje:

• Eficiența afacerii prin automatizarea proceselor de urmărire a cheltuielilor și a cheltuielilor care sunt predispuse la erori și plictisitoare dacă sunt delegate angajaților.
• Reduceți riscurile și costurile, deoarece instrumentul vă spune despre produsul achiziționat, numele vânzătorului și costul asociat achiziției.
• O mai bună colaborare între resursele de afaceri și terțe părți este realizabilă atunci când urmați un proces standard de gestionare a cheltuielilor împreună cu o aplicație digitală.
• Îmbunătățiri durabile ale productivității prin eliberarea angajaților de munca obișnuită și permițându-le să îndeplinească sarcini care generează venituri pentru compania dvs.

Următoarele sunt cele mai bune instrumente de gestionare a cheltuielilor care vă permit să gestionați toate cheltuielile și să obțineți cea mai bună valoare pentru banii pe care îi cheltuiți:

Baza aeriana

Airbase este un instrument cuprinzător de gestionare a cheltuielilor pentru diferite tipuri de afaceri, cum ar fi companiile aflate în stadiu incipient, întreprinderile mici, companiile mijlocii, întreprinderile pre-IPO și întreprinderile. Oferă o mulțime de soluții avansate de control, audit și supraveghere a cheltuielilor.

De exemplu, modulul de gestionare a chitanțelor oferă aplicarea conformității, atașarea chitanței fără efort, e-mailuri dedicate, partajarea chitanțelor de pe un alt dispozitiv etc. De asemenea, există un modul de securitate și detectare a fraudei pentru a permite controlul cardurilor, limitele cardului, blocarea cardurilor, detectarea fraudei, notificare de fraudă, partajare criptată a detaliilor cardului virtual etc.

Spendesk

Spendesk are multe funcții utile și intuitive, inclusiv integrări și recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Cu acest instrument, compania dumneavoastră poate automatiza toate cheltuielile recurente. În plus, este suficient de puternic pentru a potrivi cererile de cheltuieli cu factura respectivă și pentru a economisi timp.

Spendesk este, de asemenea, un instrument flexibil, astfel încât companiile să îl poată personaliza în funcție de abordările lor de gestionare a cheltuielilor. De exemplu, atribuiți carduri de debit pentru anumite cheltuieli personalului individual. În plus, puteți atribui și carduri de credit virtuale pentru scopuri de unică folosință.

În plus, oferă notificări push pentru validarea plăților, integrarea instrumentelor de contabilitate, o prezentare generală la un moment dat a cheltuielilor și un tablou de bord cuprinzător de prezentare generală a cheltuielilor.

Coupa

Coupa este un alt instrument popular pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri (BSM) cu acces la cloud. Poate gestiona cheltuielile pe diverse verticale de afaceri, cum ar fi plăți, lanțuri de aprovizionare, achiziții, trezorerie etc. Există trei teancuri de instrumente pentru gestionarea convenabilă a cheltuielilor.

Primul teanc de instrumente este Aplicațiile. Această stivă acoperă toate modulele esențiale, cum ar fi achiziționarea, facturarea, cheltuielile, plata, gestionarea contractelor, aprovizionarea strategică, analiza cheltuielilor etc.

A doua stivă este platforma BSM care se concentrează pe confidențialitatea utilizatorului, profil, securitatea datelor și integrări. Include un nucleu conectat, acces la cloud, integrări, interfață grafică cu utilizatorul (GUI) etc.

Și, în sfârșit, a treia stivă este comunitatea de afaceri Coupa. Oferă funcții precum o rețea de afaceri deschisă, avantajul Coupa și IA comunitară.

Rambursează

Emburse oferă instrumente complete de gestionare a cheltuielilor pentru startup-uri marilor companii multinaționale. Soluțiile sale includ gestionarea cheltuielilor, conturile de plătit, automatizarea achizițiilor, sistemul de plată simplificat, audit, managementul călătoriilor și tablouri de bord cu date.

Emburse oferă carduri virtuale care pot fi emise chiar prin intermediul platformei sale, folosind un instrument numit Emburse Spend. Cardurile virtuale Emburse se integrează perfect cu software-ul folosit de echipele de contabilitate și AP, inclusiv Emburse Chrome River, Emburse Certy sau unul dintre celelalte produse oferite. Produse precum Emburse Go îi ajută pe managerii de turism să urmărească îndeaproape călătorii și cheltuielile lor.

Cel mai bun lucru este abordarea modulară a Emburse pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri, în funcție de dimensiunea companiei. Emburse Tallie funcționează bine pentru întreprinderile mici și mijlocii. Emburse Certify funcționează bine pentru întreprinderile din SUA. Emburse Chrome River funcționează bine pentru întreprinderile mari cu operațiuni, indiferent de locul în care se află biroul. Firme importante precum Microsoft, Nike și Estee Lauder folosesc software-ul Emburse.”

Plăți prin plasă

Mesh Payments este încă un alt software pe care îl puteți utiliza și nu mai cheltuiți scurgerile. În primul rând, funcționalitatea Spend Insights vă oferă informații valoroase despre date exact atunci când aveți nevoie de ele. Ori de câte ori vizualizați un articol de cheltuieli, aplicația sa mobilă afișează automat oportunități de economisire în viitor, estimarea cheltuielilor la rata actuală etc.

În al doilea rând, modulul său de control al cheltuielilor vă oferă alerte de solicitare de plată în timp real, vă permite să limitați cheltuielile, să anulați abonamentele de la o interfață centrală și să blocați plățile furnizorilor cu un singur clic. Alte caracteristici notabile sunt optimizarea cheltuielilor, raportarea în timp real și fluxul de lucru cu plăți automate.

Rampă

Ramp și-a împărțit sistemul de management al cheltuielilor de afaceri în 4 mega module: Start, Scale, Streamline și Save. Modulul Start vă oferă acces la instrumente pentru a gestiona mai multe carduri, plăți de facturi (ACH/cecuri/carduri), urmărire în timp real a cheltuielilor și contabilitate exactă a cheltuielilor.

Modulul Scale vă permite să aplicați politicile de afaceri privind cheltuielile și cheltuielile. De exemplu, puteți utiliza politicile de cheltuieli pentru a stabili reguli și controale ale cheltuielilor pentru a aplica aceste reguli de cheltuieli.

Modulul Streamline vă oferă mai multe fluxuri de lucru (Incorporare, Colaborare și Contabilitate) pentru a automatiza gestionarea cheltuielilor și pentru a integra (1000+ integrări) cu alte instrumente de afaceri. În cele din urmă, modulul Salvare este acolo pentru a răspunde nevoilor dvs. de potrivire a chitanțelor, clasificare a cheltuielilor, informații despre prețuri, informații despre economii etc.

Brex

Brex se referă la accelerarea finanțelor operațiunilor comerciale, respectând în același timp politicile companiei privind cheltuielile și cheltuielile. Permițând angajatului să prezinte cheltuieli precise și echipei de contabilitate să auditeze cheltuielile fără efort, Brex dezvoltă o cultură a disciplinei financiare în rândul companiei și al resurselor sale umane.

Brex oferă în prezent diverse soluții de gestionare a cheltuielilor companiei, cum ar fi carduri de credit, conturi de afaceri, urmărirea cheltuielilor, integrări etc. De asemenea, aduce și funcția de gestionare a cheltuielilor pentru abonamentul Brex Empower.

Zi de lucru

Workday, renumitul instrument de management al capitalului uman, a început, de asemenea, să ofere modalități simple și strategice de a gestiona cheltuielile de afaceri. Vine cu o interfață grafică intuitivă, simplă și ușoară pentru gestionarea cheltuielilor de pe o singură platformă centralizată.

Interfața sa de utilizare are 3 file de bază: Sursă de plată, Inventar și KPI. Modulul Source to Pay oferă informații valoroase despre Cheltuielile Furnizorilor, Cheltuielile Gestionate vs. Negestionate, Performanța furnizorului, Procesarea facturilor etc. orice dispozitiv și oriunde cu conexiune la internet.

PayEm

PayEm se referă la automatizarea avansată în sectorul de gestionare a cheltuielilor afacerii dvs. Aduce într-un singur loc abonamentele furnizorilor și abonamentele SaaS pentru angajați. Astfel, nu este nevoie să cumpărați software separat pentru diferite cheltuieli.

Pe PayEm, puteți crea și emite carduri de credit virtuale pentru diferiți furnizori terți și puteți aloca o persoană de contact pentru gestionarea cheltuielilor. Puteți aplica aceeași strategie și pentru abonamentele software.

În plus, obțineți autoritatea supremă de control al cheltuielilor pe PayEm. Astfel, puteți opri cheltuirea excesivă a abonamentelor software eliminând aplicațiile inutile sau conturile de foști angajați din aplicațiile existente.

Teampay

Aplicația bazată pe cloud a Teampay pune echipele financiare pe scaunul șoferului, astfel încât acestea să poată vizualiza toate cheltuielile din diferite verticale ale afacerii dumneavoastră. Părțile interesate ale companiei au, de asemenea, o imagine în timp real a cheltuielilor de zi cu zi și pot limita rapid cheltuielile, dacă este necesar.

De asemenea, oferă o interfață de utilizare conversațională, astfel încât angajații să poată primi asistență în timp real din partea echipei financiare pentru a cunoaște procesul de cumpărare sau pentru a obține aprobări ale tranzacțiilor. Mai mult, nu trebuie să așteptați factura de luna următoare pentru a înțelege cum cheltuiesc angajații dvs. Veți obține date în timp real despre cheltuielile curente.

JAGGAER ONE

JAGGAER ONE este, de asemenea, un nume popular pentru activitățile Source-to-Pay, care reunește toate cheltuielile din diferite verticale într-un singur loc pentru o supraveghere ușoară a cheltuielilor companiei. Aplicația sa concepută atent vă permite să gestionați cheltuielile indirecte și directe dintr-un singur instrument simplu.

Oferă analize de date și perspective foarte avansate, combinând inteligența artificială și automatizarea proceselor robotizate (RPA). Astfel, puteți obține date acționabile pentru a restructura procesul de gestionare a cheltuielilor, cum ar fi crearea unui catalog de achiziții pentru întreaga afacere.

RealPage

RealPage vă ajută să deveniți eficient din punct de vedere al costurilor și productiv atunci când gestionați furnizorii, facturile și achizițiile cu acest instrument. Nu este doar un simplu instrument de urmărire a cheltuielilor.

Acesta adună date privind cheltuielile și câștigurile din toate portofoliile de afaceri ale companiei dvs. și vă oferă informații despre date pentru achiziții inteligente. În plus, vă ajută să automatizați toate comenzile de achiziție (PO) și procesele de aprobare ale acestora cu un flux de date în timp real către un tablou de bord central pentru supravegherea și analiza cheltuielilor.

Concur Cheltuieli

Concur Expense este o ofertă de management al cheltuielilor de la SAP, renumitul dezvoltator de software ERP pentru operațiuni de afaceri. Produsul vă ajută să integrați și să automatizați gestionarea cheltuielilor de afaceri prin conectarea mai multor tranzacții Source-to-Pay.

Instrumentul este benefic atât pentru angajat, cât și pentru angajator. De exemplu, angajații din teren își pot trimite bonurile de cheltuieli de pe un mobil. Programul inteligent al Concur va verifica automat cheltuiala și vă va trimite o notificare, astfel încât să puteți aproba cheltuiala mai rapid.

Cuvinte finale

Folosind un software de gestionare a cheltuielilor, puteți astupa găurile care consumă banii fără să știți și puteți proteja compania pentru marja de profit. De asemenea, puteți solicita unul dintre cele mai bune instrumente de urmărire a cheltuielilor dacă afacerea dvs. trebuie să ramburseze plățile recurente efectuate de angajați sau furnizori.