13 حلول إدارة الإنفاق للشركات الصغيرة إلى الكبيرة

يوفر برنامج إدارة الإنفاق التحكم والوضوح والامتثال والتوثيق لمساعدة الشركات على تقليل التكاليف وتجنب الإنفاق غير الضروري ودفع الرواتب للبائعين أو الموظفين في الوقت المحدد.

تخصص الشركات ميزانية للعديد من الأنشطة مثل التأمين والمعدات الرأسمالية وإعادة إمداد المخزون. ومع ذلك ، فإن تسريبات الميزانية تلحق الضرر بهوامش ربح شركتك عندما يظل الإنفاق غير خاضع للرقابة.

علاوة على ذلك ، عندما يرتفع حجم الأعمال التجارية ، ستزداد هذه المشكلات أيضًا في الحجم مما يتحدى ربحية عملك. لذلك ، تستخدم الشركات من جميع الأحجام أداة إدارة الإنفاق لمراقبة الأموال الخارجة وإبقائها ضمن ميزانية الشركة.

ما هي إدارة الإنفاق؟

إدارة الإنفاق هي عملية إدارة جميع المشتريات التجارية ومدفوعات الموردين. الهدف الأساسي هو حساب كل دولار يخرج من حساب الشركة والحصول على أفضل قيمة.

يجب أن تعمل سياسات إدارة الإنفاق على أتمتة وتكامل كافة الأنشطة المرتبطة بالإنفاق من المصدر إلى تسوية البائع. يجب أن تضمن هذه الممارسة الدقيقة عمليات الشراء كما هو مخطط من قبل أصحاب المصلحة التجاريين. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يفرض الدفع للبائعين والمقاولين والأطراف الثالثة الأخرى من خلال عملية الامتثال للعقد.

أهمية إدارة الإنفاق

تقدم أنشطة إدارة الإنفاق القياسية المزايا التالية:

• كفاءة الأعمال من خلال أتمتة عمليات تتبع النفقات والمصروفات المعرضة للخطأ والمملة إذا تم تفويضها للموظفين.
• قلل المخاطر والتكاليف حيث تخبرك الأداة عن المنتج الذي يتم شراؤه واسم البائع والتكلفة المرتبطة بالمشتريات.
• يمكن تحقيق تعاون أفضل بين موارد الأعمال والجهات الخارجية عندما تتبع عملية قياسية لإدارة الإنفاق جنبًا إلى جنب مع تطبيق رقمي.
• تحسينات الإنتاجية المستدامة من خلال تحرير الموظفين من الأعمال العادية والسماح لهم بإكمال المهام التي تدر عائدات لشركتك.

فيما يلي أفضل أدوات إدارة الإنفاق التي تمكنك من جعل كل الإنفاق تحت إدارتك والحصول على أفضل قيمة مقابل المال الذي تنفقه:

قاعدة جوية

Airbase هي أداة شاملة لإدارة الإنفاق لأنواع مختلفة من الأعمال ، مثل شركات المرحلة المبكرة والشركات الصغيرة وشركات السوق المتوسطة وشركات ما قبل الاكتتاب العام والمؤسسات. إنه يوفر مجموعة من حلول التحكم في الإنفاق والتدقيق والرقابة المتقدمة.

على سبيل المثال ، توفر وحدة إدارة الإيصالات إنفاذ الامتثال وإرفاق إيصال سهل ورسائل بريد إلكتروني مخصصة ومشاركة الإيصالات من جهاز آخر وما إلى ذلك أيضًا ، هناك وحدة أمان واكتشاف الاحتيال لتمكين التحكم في البطاقة وحدود البطاقة وحظر البطاقة واكتشاف الاحتيال ، إشعار احتيال ، ومشاركة مشفرة لتفاصيل البطاقة الافتراضية ، وما إلى ذلك.

Spendesk

يحتوي Spendesk على العديد من الميزات المفيدة والبديهية ، بما في ذلك عمليات الدمج والتعرف الضوئي على الأحرف (OCR). باستخدام هذه الأداة ، يمكن لشركتك أتمتة جميع النفقات المتكررة. علاوة على ذلك ، فهي قوية بما يكفي لمطابقة مطالبات النفقات بالفاتورة المعنية وتوفير الوقت.

Spendesk هي أيضًا أداة مرنة بحيث يمكن للشركات تخصيصها وفقًا لأساليب إدارة الإنفاق الخاصة بهم. على سبيل المثال ، تقوم بتعيين بطاقات الخصم لإنفاق معين للموظفين الفرديين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك أيضًا تعيين بطاقات ائتمان افتراضية لأغراض الاستخدام الفردي.

بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر إشعارات فورية للتحقق من صحة الدفع ، وتكامل أداة المحاسبة ، ونظرة عامة على النفقات ، ولوحة معلومات شاملة للإنفاق.

كوبا

Coupa هي أداة شائعة أخرى لإدارة نفقات الأعمال (BSM) مع الوصول إلى السحابة. يمكنه إدارة الإنفاق عبر قطاعات الأعمال المختلفة مثل المدفوعات ، وسلاسل التوريد ، والمشتريات ، والخزانة ، وما إلى ذلك. هناك ثلاث مجموعات من الأدوات لإدارة الإنفاق بشكل مريح.

أول مجموعة من الأدوات هي التطبيقات. تغطي هذه المجموعة جميع الوحدات الأساسية مثل الشراء والفواتير والمصروفات والدفع وإدارة العقود وتحديد المصادر الاستراتيجية وتحليل الإنفاق وما إلى ذلك.

الحزمة الثانية هي نظام BSM الأساسي الذي يركز على خصوصية المستخدم والملف الشخصي وأمن البيانات والتكامل. يتضمن نواة متصلة ، والوصول إلى السحابة ، والتكامل ، وواجهة المستخدم الرسومية (GUI) ، وما إلى ذلك.

وأخيرًا ، المجموعة الثالثة هي مجتمع الأعمال Coupa. يقدم ميزات مثل شبكة الأعمال المفتوحة وميزة Coupa والذكاء الاصطناعي المجتمعي.

Emburse

تقدم Emburse أدوات كاملة لإدارة الإنفاق للشركات الناشئة الكبيرة متعددة الجنسيات. تشمل حلولها إدارة النفقات ، والحسابات الدائنة ، وأتمتة الشراء ، ونظام الدفع المبسط ، والتدقيق ، وإدارة السفر ، ولوحات معلومات البيانات.

تقدم Emburse بطاقات افتراضية يمكن إصدارها مباشرة من خلال نظامها الأساسي ، باستخدام أداة تسمى Emburse Spend. تتكامل بطاقات Emburse الافتراضية بسلاسة مع البرنامج الذي تستخدمه فرق المحاسبة و AP ، بما في ذلك Emburse Chrome River أو Emburse Certify أو أحد المنتجات الأخرى المعروضة. تساعد منتجات مثل Emburse Go مديري السفر في مراقبة المسافرين والنفقات عن كثب.

أفضل شيء هو نهج Emburse المعياري لإدارة الإنفاق التجاري ، اعتمادًا على حجم الشركة. يعمل Emburse Tallie جيدًا للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. تعمل Emburse Certify بشكل جيد للمؤسسات التي تتخذ من الولايات المتحدة مقراً لها. يعمل Emburse Chrome River بشكل جيد للمؤسسات الكبيرة التي لديها عمليات ، بغض النظر عن مكان وجود المكتب. تستخدم الشركات الكبرى مثل Microsoft و Nike و Estee Lauder برامج Emburse ".

المدفوعات الشبكية

يعد Mesh Payments برنامجًا آخر يمكنك استخدامه وإيقاف إنفاق التسريبات. أولاً ، توفر لك وظيفة Spend Insights رؤى بيانات قيّمة عندما تحتاج إليها فقط. عندما تعرض عنصر الإنفاق ، يعرض تطبيق الهاتف المحمول الخاص به تلقائيًا فرص الادخار في المستقبل ، وتوقع الإنفاق بالمعدل الحالي ، وما إلى ذلك.

ثانيًا ، توفر لك وحدة التحكم في الإنفاق تنبيهات طلبات الدفع في الوقت الفعلي ، وتتيح لك الحد من الإنفاق وإلغاء الاشتراكات من واجهة مركزية واحدة ، ومنع مدفوعات البائعين بنقرة واحدة. ومن الميزات البارزة الأخرى تحسين الإنفاق والتقارير في الوقت الفعلي وسير عمل الدفع الآلي.

المنحدر

قسمت Ramp نظام إدارة إنفاق الأعمال الخاص بها إلى 4 وحدات ضخمة: Start ، Scale ، Streamline ، Save. تمنحك وحدة Start (ابدأ) الوصول إلى أدوات لإدارة العديد من البطاقات ، ودفع الفواتير (ACH / الشيكات / البطاقات) ، وتتبع النفقات في الوقت الفعلي ، ومحاسبة الإنفاق الدقيقة.

تمكّنك وحدة المقياس من فرض سياسات الأعمال حول الإنفاق والنفقات. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام سياسات المصروفات لتعيين القواعد وضوابط الإنفاق لفرض إرشادات الإنفاق هذه.

توفر لك وحدة التبسيط العديد من مهام سير العمل (الإعداد والتعاون والمحاسبة) لأتمتة إدارة الإنفاق ودمج (أكثر من 1000 تكامل) مع أدوات العمل الأخرى. أخيرًا ، توجد وحدة Save لتلبية احتياجاتك لمطابقة الإيصالات ، وتصنيف المصروفات ، ومعلومات الأسعار ، ورؤى التوفير ، وما إلى ذلك.

بريكس

يدور Brex حول تسريع الشؤون المالية للعمليات التجارية مع الالتزام بسياسات الشركة للإنفاق والنفقات. من خلال تمكين الموظف من تقديم نفقات دقيقة وفريق المحاسبة لتدقيق النفقات دون عناء ، يطور Brex ثقافة الانضباط المالي بين الشركة ومواردها البشرية.

تقدم Brex حاليًا العديد من حلول إدارة نفقات الشركة مثل بطاقات الائتمان وحسابات الأعمال وتتبع النفقات والتكامل وما إلى ذلك ، كما أنها توفر ميزة إدارة الإنفاق لاشتراك Brex Empower.

يوم عمل

Workday ، أداة إدارة رأس المال البشري الشهيرة ، بدأت أيضًا في تقديم طرق بسيطة واستراتيجية لإدارة نفقات الأعمال. يأتي مزودًا بواجهة مستخدم رسومية سهلة الاستخدام وبسيطة وخفيفة الوزن لإدارة الإنفاق من منصة مركزية واحدة.

تحتوي واجهة المستخدم الخاصة به على 3 علامات تبويب أساسية: المصدر للدفع والمخزون ومؤشرات الأداء الرئيسية. توفر الوحدة النمطية من المصدر إلى الدفع رؤى بيانات قيّمة حول إنفاق الموردين ، والإنفاق المُدار مقابل الإنفاق غير المُدار ، وأداء الموردين ، ومعالجة الفواتير ، وما إلى ذلك. علاوة على ذلك ، فهو تطبيق قائم على السحابة بحيث يمكنك أنت وأصحاب المصلحة في عملك مراقبة إنفاق الشركة من أي جهاز وفي أي مكان به اتصال بالإنترنت.

PayEm

PayEm هو كل شيء عن الأتمتة المتقدمة في قطاع إدارة الإنفاق في عملك. إنه يجلب اشتراكات البائعين واشتراكات SaaS للموظفين في مكان واحد. وبالتالي ، لا تحتاج إلى شراء برامج منفصلة لرؤوس الإنفاق المختلفة.

في PayEm ، يمكنك إنشاء وإصدار بطاقات ائتمان افتراضية لبائعي الطرف الثالث المختلفين وتعيين نقطة اتصال لإدارة الإنفاق. يمكنك أيضًا تطبيق نفس الإستراتيجية على اشتراكات البرامج.

علاوة على ذلك ، يمكنك الحصول على سلطة التحكم في الإنفاق النهائي على PayEm. وبالتالي ، يمكنك التوقف عن الإنفاق الزائد على اشتراكات البرامج عن طريق إزالة التطبيقات غير الضرورية أو حسابات الموظفين السابقين من التطبيقات الحالية.

دفع الفريق

يضع التطبيق المستند إلى السحابة من Teampay الفرق المالية في مقعد السائق حتى يتمكنوا من تصور جميع النفقات من قطاعات مختلفة من عملك. يحصل أصحاب المصلحة في الشركة أيضًا على عرض في الوقت الفعلي للإنفاق اليومي ويمكنهم وضع قيود سريعة على الإنفاق إذا لزم الأمر.

كما يوفر واجهة مستخدم للمحادثة بحيث يمكن للموظفين الحصول على مساعدة في الوقت الفعلي من الفريق المالي لمعرفة عملية الشراء أو الحصول على الموافقات على المعاملات. علاوة على ذلك ، لا تحتاج إلى انتظار فاتورة الشهر المقبل لفهم كيفية إنفاق موظفيك. ستحصل على بيانات في الوقت الفعلي عن الإنفاق الحالي.

جاغر ون

JAGGAER ONE هو أيضًا اسم شائع لأنشطة المصدر إلى الدفع التي تجمع جميع النفقات من قطاعات مختلفة في مكان واحد لسهولة الإشراف على نفقات الشركة. يمكّنك التطبيق المصمم بعناية من إدارة النفقات غير المباشرة والمباشرة باستخدام أداة واحدة بسيطة.

يوفر تحليلات بيانات متقدمة للغاية وإحصاءات من خلال الجمع بين الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات الروبوتية (RPA). وبالتالي ، يمكنك الحصول على بيانات قابلة للتنفيذ لإعادة هيكلة عملية إدارة الإنفاق ، مثل إنشاء كتالوج مشتريات للنشاط التجاري بأكمله.

RealPage

يساعدك RealPage على أن تصبح فعالًا من حيث التكلفة ومنتجًا عند إدارة البائعين والفواتير والمشتريات باستخدام هذه الأداة. إنها ليست مجرد أداة لتتبع الإنفاق.

إنه يجمع بيانات الإنفاق وكسب جميع محافظ الأعمال الخاصة بشركتك ويقدم لك رؤى بيانات للمشتريات الذكية. علاوة على ذلك ، يساعدك على أتمتة جميع أوامر الشراء (POs) وعمليات الموافقة الخاصة بها مع تغذية البيانات في الوقت الفعلي إلى لوحة معلومات مركزية لمراقبة الإنفاق وتحليله.

مصاريف كونكور

Concur Expense هو عرض لإدارة الإنفاق من SAP ، مطور برامج تخطيط موارد المؤسسات لعمليات الأعمال الشهير. يساعدك المنتج على دمج إدارة نفقات الأعمال وأتمتتها عن طريق ربط العديد من معاملات المصدر إلى الدفع.

الأداة مفيدة لكل من الموظف وصاحب العمل. على سبيل المثال ، يمكن للموظفين الميدانيين إرسال قسائم النفقات الخاصة بهم من هاتف محمول. سيقوم برنامج Concur الذكي بالتحقق من النفقات تلقائيًا وإرسال إشعار إليك حتى تتمكن من الموافقة على الإنفاق بشكل أسرع.

الكلمات الأخيرة

من خلال استخدام برنامج إدارة الإنفاق ، يمكنك سد الثغرات التي تستنزف الأموال عن غير قصد وتساعد على تحقيق هامش ربح لشركتك. قد تحتاج أيضًا إلى واحد من أفضل أدوات تعقب النفقات إذا كان على عملك سداد المدفوعات المتكررة التي قام بها الموظفون أو البائعون.