13 Solusi Manajemen Pembelanjaan untuk Bisnis Kecil hingga Besar

Perangkat lunak manajemen pengeluaran menghadirkan kontrol, visibilitas, kepatuhan, dan dokumentasi untuk membantu bisnis mengurangi biaya, menghindari pengeluaran yang tidak perlu, dan membayar vendor atau karyawan tepat waktu.

Bisnis menetapkan anggaran untuk beberapa kegiatan seperti asuransi, peralatan modal, dan persediaan persediaan. Namun, kebocoran anggaran merusak margin keuntungan perusahaan Anda ketika pengeluaran tetap tanpa pengawasan.

Selain itu, ketika bisnis meningkat, masalah seperti itu juga akan tumbuh dalam volume yang menantang profitabilitas bisnis Anda. Oleh karena itu, bisnis dari semua ukuran menggunakan alat manajemen pengeluaran untuk mengawasi uang yang keluar dan menyimpannya dalam anggaran perusahaan.

Apa itu Manajemen Pengeluaran?

Manajemen pengeluaran adalah proses mengelola semua pembelian bisnis dan pembayaran pemasok. Tujuan utamanya adalah untuk memperhitungkan setiap dolar yang keluar dari rekening perusahaan dan mendapatkan nilai terbaik.

Kebijakan manajemen pembelanjaan harus mengotomatisasi dan mengintegrasikan semua aktivitas terkait pembelanjaan dari sumber hingga penyelesaian vendor. Praktik granular semacam itu harus memastikan pengadaan berjalan sesuai rencana oleh pemangku kepentingan bisnis. Selain itu, ini memberlakukan pembayaran kepada vendor, kontraktor, dan pihak ketiga lainnya melalui proses kepatuhan kontrak.

Pentingnya Manajemen Pengeluaran

Aktivitas manajemen pembelanjaan standar menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Efisiensi bisnis dengan mengotomatiskan proses pelacakan pengeluaran dan pengeluaran yang rawan kesalahan dan membosankan jika didelegasikan kepada karyawan.
• Kurangi risiko dan biaya karena alat ini memberi tahu Anda tentang produk yang dibeli, nama vendor, dan biaya yang terkait dengan pengadaan.
• Kolaborasi yang lebih baik antara sumber daya bisnis dan pihak ketiga dapat dicapai jika Anda mengikuti proses manajemen pembelanjaan standar bersama dengan aplikasi digital.
• Peningkatan produktivitas berkelanjutan dengan membebaskan karyawan dari pekerjaan biasa dan membiarkan mereka menyelesaikan tugas yang menghasilkan pendapatan bagi perusahaan Anda.

Berikut ini adalah alat manajemen pengeluaran terbaik yang memungkinkan Anda mengelola semua pengeluaran dan mendapatkan nilai terbaik untuk uang yang Anda belanjakan:

Pangkalan Udara

Airbase adalah alat manajemen pengeluaran yang komprehensif untuk berbagai jenis bisnis, seperti perusahaan tahap awal, usaha kecil, perusahaan pasar menengah, bisnis pra-IPO, dan perusahaan. Ini menawarkan banyak solusi kontrol pengeluaran, audit, dan pengawasan tingkat lanjut.

Misalnya, modul Receipt Management menawarkan penegakan kepatuhan, lampiran tanda terima yang mudah, email khusus, berbagi tanda terima dari perangkat lain, dll. Juga, ada modul Keamanan dan Deteksi Penipuan untuk mengaktifkan kontrol kartu, batas kartu, pemblokiran kartu, deteksi penipuan, pemberitahuan penipuan, pembagian terenkripsi detail kartu virtual, dll.

Spendesk

Spendesk memiliki banyak fitur yang bermanfaat dan intuitif, termasuk integrasi dan Optical Character Recognition (OCR). Dengan alat ini, perusahaan Anda dapat mengotomatiskan semua pengeluaran berulang. Selain itu, cukup kuat untuk mencocokkan klaim pengeluaran dengan faktur masing-masing dan menghemat waktu.

Spendesk juga merupakan alat yang fleksibel sehingga perusahaan dapat menyesuaikannya sesuai dengan pendekatan manajemen pengeluaran mereka. Misalnya, Anda menetapkan kartu debit untuk pengeluaran tertentu kepada staf individu. Selain itu, Anda juga dapat menetapkan kartu kredit virtual untuk tujuan sekali pakai.

Selain itu, ia menawarkan pemberitahuan push untuk validasi pembayaran, integrasi alat akuntansi, ikhtisar pengeluaran tepat waktu, dan dasbor ikhtisar pengeluaran yang komprehensif.

coupa

Coupa adalah alat populer lainnya untuk manajemen pengeluaran bisnis (BSM) dengan akses cloud. Itu dapat mengelola pengeluaran di berbagai vertikal bisnis seperti pembayaran, rantai pasokan, pengadaan, perbendaharaan, dll. Ada tiga tumpukan alat untuk manajemen pengeluaran yang nyaman.

Tumpukan alat pertama adalah Aplikasi. Tumpukan ini mencakup semua modul penting seperti pengadaan, faktur, pengeluaran, pembayaran, manajemen kontrak, sumber strategis, analisis pengeluaran, dll.

Tumpukan ke-2 adalah platform BSM yang berfokus pada privasi pengguna, profil, keamanan data, dan integrasi. Ini termasuk inti yang terhubung, akses cloud, integrasi, antarmuka pengguna grafis (GUI), dll.

Dan terakhir, tumpukan ke-3 adalah komunitas bisnis Coupa. Ini menawarkan fitur seperti jaringan bisnis terbuka, keunggulan Coupa, dan AI komunitas.

biaya

Emburse menawarkan alat lengkap untuk manajemen pengeluaran untuk perusahaan rintisan hingga perusahaan multinasional besar. Solusinya meliputi manajemen pengeluaran, hutang, otomatisasi pembelian, sistem pembayaran yang disederhanakan, audit, manajemen perjalanan, dan dasbor data.

Emburse menawarkan kartu virtual yang dapat dikeluarkan langsung melalui platformnya, menggunakan alat yang disebut Emburse Spend. Kartu virtual Emburse berintegrasi mulus dengan perangkat lunak yang digunakan oleh tim akuntansi dan AP, termasuk Emburse Chrome River, Emburse Certify, atau salah satu produk lain yang ditawarkan. Produk seperti Emburse Go membantu manajer perjalanan mengawasi perjalanan dan pengeluaran mereka.

Hal terbaik adalah pendekatan modular Emburse untuk manajemen pengeluaran bisnis, tergantung pada ukuran perusahaan. Emburse Tallie bekerja dengan baik untuk usaha kecil hingga menengah. Emburse Certify bekerja dengan baik untuk perusahaan yang berbasis di AS. Emburse Chrome River bekerja dengan baik untuk perusahaan besar yang beroperasi, di mana pun kantornya berada. Perusahaan besar seperti Microsoft, Nike, dan Estee Lauder menggunakan perangkat lunak Emburse.”

Pembayaran Mesh

Pembayaran Mesh adalah perangkat lunak lain yang dapat Anda gunakan dan hentikan kebocoran pengeluaran. Pertama, fungsionalitas Spend Insights memberi Anda wawasan data berharga tepat saat Anda membutuhkannya. Setiap kali Anda melihat item pembelanjaan, aplikasi selulernya secara otomatis menunjukkan peluang penghematan di masa mendatang, perkiraan pembelanjaan pada kurs saat ini, dll.

Kedua, modul Kontrol Pengeluaran memberi Anda peringatan permintaan pembayaran waktu nyata, memungkinkan Anda membatasi pengeluaran, membatalkan langganan dari satu antarmuka pusat, dan memblokir pembayaran vendor dengan satu klik. Fitur penting lainnya adalah Pengoptimalan Pengeluaran, Pelaporan Waktu Nyata, dan alur kerja Pembayaran Otomatis.

Lereng

Ramp telah membagi sistem manajemen pengeluaran bisnisnya menjadi 4 mega modul: Start, Scale, Streamline, dan Save. Modul Mulai memberi Anda akses ke alat untuk mengelola beberapa kartu, pembayaran tagihan (ACH/cek/kartu), pelacakan pengeluaran waktu nyata, dan penghitungan pengeluaran yang akurat.

Modul skala memungkinkan Anda menerapkan kebijakan bisnis seputar pengeluaran dan pengeluaran. Misalnya, Anda dapat menggunakan kebijakan pengeluaran untuk menetapkan aturan dan kontrol pengeluaran untuk menegakkan pedoman pengeluaran ini.

Modul Streamline menawarkan beberapa alur kerja (Onboarding, Kolaborasi, dan Akuntansi) untuk mengotomatisasi manajemen pengeluaran dan mengintegrasikan (1000+ integrasi) dengan alat bisnis lainnya. Terakhir, modul Simpan ada untuk memenuhi kebutuhan Anda akan pencocokan tanda terima, kategorisasi pengeluaran, kecerdasan harga, wawasan penghematan, dll.

Brex

Brex adalah tentang mempercepat keuangan operasi bisnis sambil mematuhi kebijakan perusahaan untuk pengeluaran dan pengeluaran. Dengan memungkinkan karyawan untuk mengajukan pengeluaran yang akurat dan tim akuntansi untuk mengaudit pengeluaran dengan mudah, Brex mengembangkan budaya disiplin keuangan di antara perusahaan dan sumber daya manusianya.

Brex saat ini menawarkan berbagai solusi pengelolaan pengeluaran perusahaan seperti kartu kredit, akun bisnis, pelacakan pengeluaran, integrasi, dll. Brex juga menghadirkan fitur manajemen pengeluaran untuk langganan Brex Empower.

Hari kerja

Workday, alat manajemen sumber daya manusia yang terkenal, juga mulai menawarkan cara-cara sederhana dan strategis untuk mengelola pengeluaran bisnis. Muncul dengan antarmuka pengguna grafis yang intuitif, sederhana, dan ringan untuk manajemen pengeluaran dari satu platform terpusat.

UI-nya memiliki 3 tab dasar: Sumber untuk Membayar, Inventaris, dan KPI. Modul Sumber untuk Membayar memberikan wawasan data berharga tentang Pengeluaran Pemasok, Pengeluaran Terkelola vs. Tidak Terkelola, kinerja Pemasok, Pemrosesan Faktur, dll. Selain itu, ini adalah aplikasi berbasis cloud sehingga Anda dan pemangku kepentingan bisnis Anda dapat mengawasi pengeluaran perusahaan dari perangkat apa pun dan di mana pun dengan koneksi internet.

Bayar Em

PayEm adalah tentang otomatisasi tingkat lanjut dalam vertikal manajemen pembelanjaan bisnis Anda. Ini membawa langganan vendor dan langganan SaaS untuk karyawan di satu tempat. Dengan demikian, Anda tidak perlu membeli perangkat lunak terpisah untuk pengeluaran yang berbeda.

Di PayEm, Anda dapat membuat dan menerbitkan kartu kredit virtual untuk vendor pihak ketiga yang berbeda dan menetapkan kontak person untuk pengelolaan pengeluaran. Anda juga dapat menerapkan strategi yang sama untuk langganan perangkat lunak.

Selain itu, Anda mendapatkan otoritas kontrol pengeluaran tertinggi di PayEm. Dengan demikian, Anda dapat menghentikan pengeluaran berlebihan pada langganan perangkat lunak dengan menghapus aplikasi yang tidak perlu atau akun mantan karyawan dari aplikasi yang ada.

pembayaran tim

Aplikasi berbasis cloud Teampay menempatkan tim keuangan di kursi pengemudi sehingga mereka dapat memvisualisasikan semua pengeluaran dari berbagai vertikal bisnis Anda. Pemangku kepentingan perusahaan juga mendapatkan tampilan real-time dari pengeluaran sehari-hari dan dapat membuat batasan pengeluaran dengan cepat jika diperlukan.

Ini juga menawarkan UI percakapan sehingga karyawan bisa mendapatkan bantuan real-time dari tim keuangan untuk mengetahui proses pembelian atau mendapatkan persetujuan transaksi. Selain itu, Anda tidak perlu menunggu tagihan bulan depan untuk memahami bagaimana pengeluaran karyawan Anda. Anda akan mendapatkan data real-time tentang pengeluaran saat ini.

JAGGAER SATU

JAGGAER ONE juga merupakan nama populer untuk aktivitas Source-to-Pay yang membawa semua pengeluaran dari vertikal yang berbeda ke dalam satu tempat untuk memudahkan pengawasan pengeluaran perusahaan. Aplikasi yang dirancang dengan cermat memungkinkan Anda mengelola pengeluaran tidak langsung dan langsung dari satu alat sederhana.

Ini menawarkan analisis dan wawasan data yang sangat canggih dengan menggabungkan AI dan Robotic Process Automation (RPA). Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan data yang dapat ditindaklanjuti untuk merestrukturisasi proses pengelolaan pembelanjaan, seperti membuat katalog pengadaan untuk seluruh bisnis.

Halaman Nyata

RealPage membantu Anda menjadi hemat biaya dan produktif saat Anda mengelola vendor, faktur, dan pembelian di alat ini. Ini bukan hanya alat pelacak pengeluaran belaka.

Ini mengumpulkan data pengeluaran dan pendapatan dari semua portofolio bisnis perusahaan Anda dan menawarkan wawasan data untuk pengadaan cerdas. Selain itu, ini membantu Anda mengotomatiskan semua pesanan pembelian (PO) dan proses persetujuannya dengan umpan data waktu nyata ke dasbor pusat untuk pengawasan dan analisis pengeluaran.

Setuju Biaya

Concur Expense adalah penawaran manajemen pengeluaran dari SAP, pengembang perangkat lunak ERP operasi bisnis terkenal. Produk ini membantu Anda mengintegrasikan dan mengotomatiskan pengelolaan pengeluaran bisnis dengan menautkan beberapa transaksi Sumber-untuk-Bayar.

Alat ini bermanfaat bagi karyawan dan majikan. Misalnya, karyawan lapangan dapat mengirimkan voucher pengeluaran mereka dari ponsel. Program cerdas Concur akan secara otomatis memverifikasi pengeluaran dan mengirimkan pemberitahuan kepada Anda sehingga Anda dapat menyetujui pengeluaran lebih cepat.

Kata-kata Terakhir

Dengan memanfaatkan perangkat lunak manajemen pengeluaran, Anda dapat menutup lubang yang menguras uang tanpa disadari dan melindungi perusahaan Anda untuk margin keuntungan. Anda mungkin juga memerlukan salah satu pelacak pengeluaran terbaik jika bisnis Anda harus mengganti pembayaran berulang yang dilakukan oleh karyawan atau vendor.