Cum se trimite faxuri de pe computer, Gmail și Google Voice folosind CocoFax?

Faxul este mai mult decât ceva de care aveți nevoie ocazional. Deși a fost singura metodă de comunicare oficială cu câteva decenii în urmă, miliarde de faxuri sunt încă trimise în fiecare an. De fapt, avantajele faxului ajung mult și larg față de alte alternative de comunicare oficială.

Când oamenii se gândesc la hardware-ul pe care trebuie să îl obțineți pentru a trimite faxuri, ei sunt descurajați să o facă. Cu toate acestea, știți că puteți trimite fax fără un aparat de fax sau oricare dintre acele echipamente voluminoase care ocupă jumătate din spațiul biroului dvs.?

Nu numai că este realizabil, ci, de fapt, devine din ce în ce mai comun. Voi descrie aici modalitățile prin care puteți trimite fax de pe un computer, Gmail și Google Voice.

1. Cum trimiteți fax de pe un computer?

Nu mai trebuie să alergi la altcineva pentru a trimite acel fax urgent. Nu este nevoie să investești și într-un aparat de fax. Dacă doriți să trimiteți sau să primiți un fax, computerul dvs. este suficient.

De fapt, cu metoda pe care o veți învăța în secțiunile următoare, vă puteți transforma computerul într-un fax încărcat cu funcții. Iată această soluție de fax despre care se vorbește mult pe care companiile o adaptează din întreaga lume:

Recomandat pentru dvs.: trecerea la faxul online pentru întreprinderile mici.

1.1. CocoFax: trimiterea de faxuri simplă

CocoFax este un furnizor de servicii de fax online care face trimiterea de faxuri la fel de ușor ca și trimiterea de e-mailuri, fără a elimina niciunul dintre avantajele trimiterii sau primirii de faxuri.

Faxurile tradiționale erau greoaie și necesitau investiții în hardware adăugat. A fost nevoia de a cumpăra un fax, hârtie, toner și să nu uităm de întreținerea regulată pentru fiecare dintre acestea (care sunt rareori ieftine).

Mai mult, trebuia să aveți o conexiune telefonică exclusiv pentru fax, cu un cablu telefonic conectat la aparatul dvs. de fax. Nimeni nu își dorește asta în zilele noastre în care totul devine compact și wireless.

Prin urmare, CocoFax a venit cu o modalitate intuitivă de a trimite fax fără un aparat de fax sau un cablu telefonic, luând lumea afacerilor prin surprindere.

Beneficiile serviciului de fax CocoFax

Când utilizați CocoFax pentru cerințele dvs. de fax, există o mulțime de beneficii în comparație cu orice alt mediu de fax. Aceste beneficii se aplică indiferent dacă sunteți un freelancer, un profesionist în afaceri sau un proprietar de afaceri. Iată câteva dintre aceste beneficii:

• Puteți trimite fax fără a fi nevoie de o conexiune fixă ​​sau de o linie telefonică configurată la sediul dumneavoastră.
• Nu există nicio cerință pentru niciun hardware suplimentar în afară de un dispozitiv compatibil cu internet, cum ar fi computerul, tableta sau smartphone-ul.
• Dacă utilizați CocoFax, puteți alege propriul număr de fax dintr-o listă de opțiuni disponibile.
• CocoFax oferă soluții de fax scalabile, adaptate nevoilor dumneavoastră particulare. Le poți aplica afacerii tale, indiferent de dimensiunea acesteia.
• Caracteristicile serviciului de fax CocoFax sunt mai mari și mai bune decât cele mai avansate aparate de fax pe care le veți găsi pe piață.
• Faxurile pot fi o investiție importantă, mai ales dacă nu sunteți sigur că le utilizați. CocoFax vă permite să utilizați comunicarea prin fax în întregime, fără riscul unei investiții mari într-un aparat de fax.
• CocoFax vă oferă o perioadă de probă gratuită de 30 de zile. Puteți utiliza toate funcțiile CocoFax în această perioadă de probă. Dacă sunteți nemulțumit de CocoFax (ceea ce este puțin probabil), puteți anula perioada de încercare fără să plătiți un ban.

Există multe alte beneficii ale utilizării CocoFax, pe care le veți descoperi pe măsură ce citiți acest articol.

De ce am nevoie pentru a trimite fax prin CocoFax?

Pentru a trimite și primi faxuri prin CocoFax, cerințele nu sunt atât de greu de îndeplinit. De fapt, o poți face chiar acum, chiar și fără să te miști de pe scaun. Iată ce veți avea nevoie:

• Un computer cu conexiune la internet (chiar și un smartphone va face).
• Un cont CocoFax (găsiți pașii pentru a face unul mai jos).
• Numărul dvs. de fax propriu (furnizat de CocoFax gratuit).

Primul este ceva cu care ești deja bun. Îndeplinirea celorlalte cerințe este destul de ușoară, așa cum veți vedea în pașii de mai jos.

1.2. Cum se trimite fax de pe un computer?

Puteți trimite direct faxuri din browserul web al computerului sau chiar din clientul de e-mail al computerului. Cu toate acestea, pașii către acesta din urmă vor fi discutați în partea 2.

Urmați pașii de mai jos pentru a trimite un fax de pe computer fără un aparat de fax:

Pasul 1: profitați de perioada de probă gratuită de 30 de zile a CocoFax. Vine cu un număr de fax gratuit, pe care îl poți alege singur.

Când aveți un cont CocoFax, veți fi dus la tabloul de bord CocoFax. Alternativ, puteți accesa tabloul de bord conectându-vă la contul dvs. CocoFax.

Pasul 2: Pentru a trimite un fax, faceți clic pe butonul „Fax nou” din partea stângă. Va apărea fereastra Fax nou. Vă puteți redacta faxul aici completând câmpurile relevante.

• Introduceți numărul de fax al destinatarului în câmpul „Către”. De asemenea, puteți introduce mai mult de un număr de fax, separându-le cu o virgulă.
• În cazul în care doriți să adăugați o notă la fax, o puteți introduce în câmpul „Subiect”. Această notă va apărea deasupra documentului de fax al destinatarului.
• CocoFax vă oferă opțiunea de a adăuga și o pagină de copertă. Aceasta este prima pagină de fax pentru receptor.
• Acum este vorba de atașarea documentului pe care doriți să-l trimiteți prin fax. Faceți clic pe pictograma „atașați” și selectați fișierul de pe computer. De asemenea, puteți oferi un link cloud pentru document, iar CocoFax va descărca fișierul pentru dvs. Puteți trimite prin fax o gamă largă de formate de documente, inclusiv DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG și PNG. Da, CocoFax acceptă și trimiterea de imagini prin fax.

Pasul 3: Odată ce faxul este redactat, puteți face clic pe opțiunea „Trimite”. Ar trebui să verificați din nou câmpurile pentru a vă asigura că totul este corect, în special numărul de fax pe care l-ați introdus.

CocoFax va trimite faxul la numărul de fax al destinatarului. După transmiterea cu succes a faxului, veți primi o notificare de livrare în căsuța dvs. de e-mail.

Chiar dacă faxul nu este transmis dintr-un motiv oarecare, CocoFax vă informează și despre același lucru.

1.3. Cum se primesc faxuri de la un computer?

Când vine vorba de primirea de faxuri pe computer, procesul este chiar mai simplu decât trimiterea de faxuri. Cerințele pentru primirea faxurilor sunt aceleași cu cele pentru trimiterea acestora.

După cum sa menționat mai devreme, CocoFax vă permite să alegeți numărul dvs. de fax atunci când creați un cont CocoFax. Puteți partaja acest număr de fax cu persoane și oricine are acest număr de fax vă poate trimite faxuri pe el.

Odată ce cineva vă trimite fax pe acest număr de fax, CocoFax îl primește instantaneu. Apoi trimite o notificare în e-mailul înregistrat, împreună cu faxul pe care l-ați primit.

Toate faxurile primite sunt disponibile și în căsuța de e-mail CocoFax din tabloul de bord CocoFax. Aceste faxuri sunt stocate permanent, cu excepția cazului în care doriți să le ștergeți.

Faxul primit conține detaliile expeditorului, precum și jurnalul de transmisie. Alegerea de a imprima faxurile sau nu depinde în întregime de dvs., ceea ce se adaugă la avantajul utilizării CocoFax în comparație cu utilizarea vechiului aparat de fax încărcat cu hârtie.

S-ar putea să vă placă: Cum să creați un șablon de e-mail cu HTML și CSS?

2. Cum trimiteți faxuri din Gmail?

Este posibil să nu fiți întotdeauna aproape de computer. Cu toate acestea, veți avea întotdeauna acces la contul dvs. de e-mail prin intermediul smartphone-ului, pe care oamenii îl poartă în general cu ei.

CocoFax vine cu o funcție de e-mail la fax, care vă permite să trimiteți și să primiți faxuri direct din contul dvs. Gmail.

Mulți oameni și-au dorit această funcție, iar CocoFax a făcut dorința să devină realitate. Funcția de e-mail la fax oferă securitatea și confidențialitatea faxurilor, combinate cu portabilitatea și ușurința de utilizare a Gmail.

Trimiterea de faxuri prin Gmail vă asigură că nu pierdeți niciodată faxurile importante, chiar dacă nu vă aflați la birou. În plus, odată ce primiți un fax, puteți chiar să răspundeți la acesta prin contul dvs. Gmail.

Puteți utiliza această funcție de pe telefon, tabletă, desktop, laptop sau orice alt dispozitiv care acceptă funcția de e-mail. Iată cum funcționează:

2.1. Cum se trimite un fax din Gmail?

Trimiterea unui fax prin contul dvs. Gmail este similară cu trimiterea acestuia din tabloul de bord CocoFax. Toată lumea este familiarizată cu trimiterea și primirea de e-mailuri prin Gmail, ceea ce face trimiterea prin fax din Gmail și mai ușoară.

Acești pași vă vor arăta cum să trimiteți un fax din Gmail cu CocoFax:

Pasul 1: Înregistrați-vă pentru un cont CocoFax. Veți primi o perioadă de probă gratuită de 30 de zile. Veți putea chiar să vă alegeți propriul număr de fax. Este important să vă înregistrați adresa Gmail corectă, una pe care o utilizați în mod regulat.

Pasul 2: deschideți Gmail prin aplicația sa sau prin browserul web. Selectați butonul „Scrieți” care vă permite să creați un e-mail nou. Noul fax va fi redactat aici.

În câmpul destinatar în care introduceți adresa de e-mail a destinatarului, introduceți numărul de fax al acestuia împreună cu „ @cocofax.net ”. De exemplu, dacă numărul de fax al destinatarului este 123456789, câmpul „Către” ar trebui să conțină „ [email protected] ”.

În e-mailul „Subiect”, orice introduceți va apărea ca o notă pe documentul de fax, deasupra documentului de la capătul destinatarului.

În corpul e-mailului în care introduceți în general e-mailul, puteți introduce pagina de copertă a faxului. Aceasta este prima pagină care va apărea la capătul receptorului.

Atașați documentul care trebuie trimis prin fax cu opțiunea de atașare a Gmail (pictograma agrafă). De asemenea, puteți atașa mai multe documente, CocoFax le va îmbina automat ca unul singur. Formatele de document pe care CocoFax le acceptă sunt PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, PNG.

Pasul 3: Verificați de două ori detaliile și faceți clic pe butonul „Trimite”. Apoi CocoFax va primi faxul și îl va transmite la receptor. Destinatarul va primi documentul fax în același mod ca și când l-ați trimite printr-un aparat de fax.

Numărul dvs. de fax va apărea pe documentul de fax al destinatarului, în cazul în care acesta dorește să vă răspundă.

CocoFax vă va trimite raportul de livrare în căsuța de e-mail Gmail pentru faxul pe care tocmai l-ați trimis. Prin aceasta, puteți ști dacă faxul dvs. a fost transmis sau nu.

2.2. Cum să primiți faxuri pe Gmail?

Odată ce aveți un cont CocoFax cu adresa de e-mail înregistrată, puteți partaja oricui numărul dvs. de fax. Când oamenii vă trimit faxuri pe numărul dvs. de fax atribuit de CocoFax, puteți vizualiza aceste faxuri direct în căsuța dvs. de e-mail Gmail.

CocoFax redirecționează fiecare fax primit către Gmail. Faxul pe care l-ați primit va fi un PDF atașat în e-mailul de notificare pe care vi-l trimite CocoFax.

De asemenea, puteți vizualiza numărul de fax al expeditorului, pagina de copertă și detaliile transmisiei împreună cu faxul.

3. Cum trimiteți fax prin Google Voice?

Google Voice este un serviciu fix pe care îl folosesc mulți utilizatori de afaceri și casnici. Deoarece, în mod convențional, un fax este configurat pe un număr fix, oamenii se întreabă „este posibil să trimiteți fax prin Google Voice?”

Deși puteți configura un fax pe numărul dvs. Google Voice, nu este cu adevărat o opțiune recomandată.

Platforma Google Voice este diferită de cea a serviciilor tradiționale de telefonie fixă. Semnalele Google Voice transmit digital în loc de transmisie electronică în configurațiile tradiționale de telefonie fixă.

Acesta este motivul pentru care configurarea unui serviciu de fax prin Google Voice poate fi foarte inconsecventă. În plus, deși este posibil să puteți trimite faxuri utilizând fax Google uneori, acesta nu poate accepta deloc primirea de faxuri.

Prin urmare, un furnizor de servicii de fax online, cum ar fi CocoFax, este o opțiune mult de preferat decât utilizarea serviciului de fax Google Voice.

4. Cum trimiteți fax prin Google Drive?

Serviciile de documente Google Drive, cum ar fi Google Docs și Google Sheets, pot fi utilizate pentru trimiterea de fax direct prin CocoFax.

CocoFax a adăugat suport Google Drive pentru serviciile sale, ceea ce face trimiterea directă de fax prin Google Drive destul de ușoară și convenabilă pentru clienții de afaceri.

Pentru a trimite prin fax un document prezent în Google Drive, puteți furniza linkul Google Drive (numit și link cloud) al documentului în timp ce trimiteți fax prin tabloul de bord CocoFax. Tabloul de bord CocoFax este proiectat să funcționeze bine cu legăturile cloud foarte bine.

Mai mult, puteți descărca fișierul Google Drive ca document sau foaie și îl puteți trimite prin fax utilizând faxul de pe computer sau faxul din metodele Gmail discutate mai sus.

Pentru a descărca un document Google sau un document Google Sheet, puteți alege documentul, faceți clic pe opțiunea „Fișier” din bara de meniu și faceți clic pe butonul de descărcare.

S-ar putea să vă placă și: Top 10 cele mai vândute aparate fax pentru biroul/afacerea dvs.

Note de final

Acum știți totul despre trimiterea de fax de pe computer, Gmail, Google Voice și Google Drive. Deși procesul este destul de ușor, pașii pot fi ușor de uitat mai târziu dacă nu îi încercați acum. Prin urmare, continuați și încercați să trimiteți imediat un fax de pe computer.