Comment envoyer un fax depuis un ordinateur, Gmail et Google Voice à l'aide de CocoFax ?

Le fax est plus que quelque chose dont vous avez besoin occasionnellement. Alors qu'il s'agissait du seul moyen de communication officiel il y a quelques décennies, des milliards de fax sont encore envoyés chaque année. En fait, les avantages du fax s'étendent largement par rapport aux autres alternatives de communication officielle.

Lorsque les gens pensent au matériel dont on a besoin pour télécopier, ils sont dissuadés de le faire. Cependant, savez-vous que vous pouvez télécopier sans télécopieur ni aucun de ces équipements encombrants qui occupent la moitié de l'espace de bureau de votre bureau ?

Non seulement c'est faisable, mais en fait, cela devient de plus en plus courant. Je décrirai ici les moyens par lesquels vous pouvez envoyer un fax à partir d'un ordinateur, de Gmail et de Google Voice.

1. Comment faxer depuis un ordinateur ?

Vous n'avez plus besoin de courir vers quelqu'un d'autre pour envoyer ce fax urgent. Il n'est pas non plus nécessaire d'investir dans un télécopieur. Si vous souhaitez envoyer ou recevoir un fax, votre ordinateur suffit.

En fait, avec la méthode que vous allez apprendre dans les sections à venir, vous pouvez transformer votre ordinateur en un télécopieur doté de nombreuses fonctionnalités. Voici cette solution de fax dont on parle tant que les entreprises adaptent partout dans le monde :

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1.1. CocoFax : la télécopie simplifiée

CocoFax est un fournisseur de services de fax en ligne qui rend la télécopie aussi simple que l'envoi d'e-mails, sans supprimer aucun des avantages de l'envoi ou de la réception de fax.

La télécopie traditionnelle était lourde et nécessitait des investissements dans du matériel supplémentaire. Il fallait acheter un fax, du papier, du toner, et ne pas oublier l'entretien régulier de chacun d'entre eux (rarement bon marché).

De plus, vous deviez disposer d'une connexion téléphonique exclusivement pour la télécopie, avec un câble téléphonique relié à votre télécopieur. Personne ne veut cela à notre époque où tout devient compact et sans fil.

Par conséquent, CocoFax est venu avec un moyen intuitif de télécopier sans télécopieur ni câble téléphonique, prenant le monde des affaires par surprise.

Avantages du service de fax CocoFax

Lorsque vous utilisez CocoFax pour vos besoins de fax, il y a beaucoup d'avantages par rapport à tout autre moyen de fax. Ces avantages s'appliquent que vous soyez indépendant, professionnel ou propriétaire d'entreprise. Voici quelques-uns de ces avantages :

• Vous pouvez télécopier sans avoir besoin d'une connexion fixe ou d'une ligne téléphonique installée dans vos locaux.
• Il n'y a pas besoin de matériel supplémentaire autre qu'un appareil compatible Internet tel que votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone.
• Si vous utilisez CocoFax, vous pouvez choisir votre propre numéro de fax dans une liste d'options disponibles.
• CocoFax fournit des solutions de fax évolutives, adaptées à vos besoins particuliers. Vous pouvez les appliquer à votre entreprise quelle que soit sa taille.
• Les fonctionnalités du service de fax CocoFax sont supérieures et supérieures à celles des télécopieurs les plus haut de gamme que vous trouverez sur le marché.
• Les télécopieurs peuvent représenter un investissement considérable, surtout si vous n'êtes pas sûr de les utiliser. CocoFax vous permet d'utiliser la communication par fax dans son intégralité, sans le risque d'un gros investissement dans un télécopieur.
• CocoFax vous offre une période d'essai gratuite de 30 jours. Vous pouvez utiliser toutes les fonctionnalités de CocoFax pendant cette période d'essai. Si vous n'êtes pas satisfait de CocoFax (ce qui est peu probable), vous pouvez annuler l'essai sans payer un centime.

L'utilisation de CocoFax présente de nombreux autres avantages, que vous découvrirez en lisant cet article.

De quoi ai-je besoin pour faxer via CocoFax ?

Pour envoyer et recevoir des fax via CocoFax, les exigences ne sont pas si difficiles à satisfaire. En fait, vous pouvez le faire dès maintenant même sans bouger de votre chaise. Voici ce dont vous aurez besoin :

• Un ordinateur avec une connexion internet (même un smartphone fera l'affaire).
• Un compte CocoFax (vous pouvez trouver les étapes pour en créer un ci-dessous).
• Votre propre numéro de fax (fourni gratuitement par CocoFax).

Le premier est quelque chose avec lequel vous êtes déjà bon. Répondre au reste des exigences est assez facile, comme vous le verrez dans les étapes ci-dessous.

1.2. Comment envoyer un fax depuis un ordinateur ?

Vous pouvez envoyer directement des télécopies à partir du navigateur Web de votre ordinateur ou même du client de messagerie de votre ordinateur. Cependant, les étapes de ce dernier seront discutées dans la partie 2.

Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer une télécopie à partir de votre ordinateur sans télécopieur :

Étape 1 : Profitez de la période d'essai gratuite de 30 jours de CocoFax. Il est livré avec un numéro de fax gratuit, que vous pouvez choisir vous-même.

Lorsque vous avez un compte CocoFax, vous serez redirigé vers le tableau de bord CocoFax. Alternativement, vous pouvez accéder au tableau de bord en vous connectant à votre compte CocoFax.

Étape 2 : Pour envoyer un fax, cliquez sur le bouton « Nouveau fax » sur le côté gauche. La fenêtre Nouveau fax apparaîtra. Vous pouvez ici rédiger votre fax en remplissant les champs correspondants.

• Saisissez le numéro de fax du destinataire dans le champ "À". Vous pouvez également saisir plusieurs numéros de fax en les séparant par une virgule.
• Si vous souhaitez ajouter une note à votre fax, vous pouvez la saisir dans le champ 'Objet'. Cette note s'affichera en haut du fax du destinataire.
• CocoFax vous offre également la possibilité d'ajouter une page de garde. Il s'agit de la première page de télécopie pour le destinataire.
• Il s'agit maintenant de joindre le document que vous souhaitez faxer. Cliquez sur l'icône « Attacher » et sélectionnez le fichier sur votre ordinateur. Vous pouvez également donner un lien cloud pour le document et CocoFax téléchargera le fichier pour vous. Vous pouvez faxer un large éventail de formats de documents, notamment DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG et PNG. Oui, CocoFax prend également en charge la télécopie d'images.

Étape 3 : Une fois le fax rédigé, vous pouvez cliquer sur l'option "Envoyer". Vous devez revérifier les champs pour vous assurer que tout est correct, en particulier le numéro de fax que vous avez entré.

CocoFax enverra le fax au numéro de fax du destinataire. Après la transmission réussie du fax, vous recevrez une notification de livraison dans votre boîte de réception.

Même si le fax n'est pas transmis pour une raison quelconque, CocoFax vous en informe également.

1.3. Comment recevoir un fax depuis un ordinateur ?

Lorsqu'il s'agit de recevoir des fax sur votre ordinateur, le processus est encore plus simple que d'envoyer des fax. Les exigences pour recevoir des fax sont les mêmes que pour les envoyer.

Comme mentionné précédemment, CocoFax vous permet de choisir votre numéro de fax lorsque vous créez un compte CocoFax. Vous pouvez partager ce numéro de fax avec d'autres personnes et toute personne disposant de ce numéro de fax peut vous envoyer des fax dessus.

Une fois que quelqu'un vous envoie un fax sur ce numéro de fax, CocoFax le reçoit instantanément. Il envoie ensuite une notification dans votre e-mail enregistré, ainsi que le fax que vous avez reçu.

Tous vos fax reçus sont également disponibles dans la boîte de réception de CocoFax dans votre tableau de bord CocoFax. Ces fax sont stockés de manière permanente à moins que vous ne souhaitiez les supprimer.

Votre fax reçu contient les détails de l'expéditeur, ainsi que le journal de transmission. Le choix d'imprimer vos fax ou non dépend entièrement de vous, ce qui ajoute à l'avantage d'utiliser CocoFax par rapport à l'utilisation de l'ancien télécopieur chargé de papier.

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2. Comment faxer depuis Gmail ?

Vous n'êtes peut-être pas toujours à proximité de votre ordinateur. Cependant, vous aurez toujours accès à votre compte de messagerie via votre smartphone, que les gens emportent généralement avec eux.

CocoFax est livré avec une fonction e-mail vers fax, qui vous permet d'envoyer et de recevoir des fax directement depuis votre compte Gmail.

Beaucoup de gens souhaitaient cette fonctionnalité, et CocoFax a réalisé ce souhait. La fonction e-mail vers fax offre la sécurité et la confidentialité de la télécopie, combinées à la portabilité et à la facilité d'utilisation de Gmail.

L'envoi de fax via Gmail garantit que vous ne manquerez jamais vos fax importants, même si vous n'êtes pas dans votre bureau. De plus, une fois que vous recevez un fax, vous pouvez même y répondre via votre compte Gmail.

Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité depuis votre téléphone, votre tablette, votre ordinateur de bureau, votre ordinateur portable ou tout autre appareil prenant en charge la fonctionnalité de messagerie. Voici comment cela fonctionne :

2.1. Comment envoyer un fax depuis Gmail ?

L'envoi d'un fax via votre compte Gmail est similaire à l'envoi depuis votre tableau de bord CocoFax. Tout le monde est familier avec l'envoi et la réception d'e-mails via Gmail, ce qui rend la télécopie Gmail encore plus facile.

Ces étapes vous montreront comment envoyer un fax depuis Gmail avec CocoFax :

Étape 1 : Enregistrez-vous pour un compte CocoFax. Vous bénéficierez d'une période d'essai gratuite de 30 jours. Vous pourrez même choisir votre propre numéro de fax. Il est important d'enregistrer votre adresse Gmail correcte, celle que vous utilisez régulièrement.

Étape 2 : Ouvrez votre compte Gmail via son application ou via le navigateur Web. Sélectionnez le bouton "Composer" qui vous permet de créer un nouvel e-mail. Le nouveau fax sera rédigé ici.

Dans le champ du destinataire où vous entrez l'adresse e-mail du destinataire, entrez plutôt son numéro de fax avec ' @cocofax.net '. Par exemple, si le numéro de fax du destinataire est 123456789, le champ 'À' doit contenir ' [email protected] '.

Dans l'« Objet » de l'e-mail, tout ce que vous entrez s'affichera sous forme de note sur le fax, en haut du document du côté du destinataire.

Dans le corps de l'e-mail où vous saisissez généralement votre e-mail, vous pouvez saisir la page de garde du fax. Il s'agit de la première page qui apparaîtra du côté du destinataire.

Joignez le document qui doit être faxé avec l'option de pièce jointe de Gmail (l'icône de trombone). Vous pouvez également joindre plusieurs documents, CocoFax les fusionnera automatiquement en un seul. Les formats de documents pris en charge par CocoFax sont PDF, DOCX, DOC, XLSX, XLS, JPEG, PNG.

Étape 3 : Vérifiez les détails et cliquez sur le bouton "Envoyer". Ensuite, CocoFax recevra le fax et le transmettra au destinataire. Le destinataire recevra le fax de la même manière que si vous l'envoyiez via un fax.

Votre numéro de fax apparaîtra sur le fax du destinataire, au cas où il souhaite vous répondre.

CocoFax vous enverra le rapport de livraison dans votre boîte de réception Gmail pour le fax que vous venez d'envoyer. Grâce à cela, vous pouvez savoir si votre fax a été transmis ou non.

2.2. Comment recevoir un fax vers Gmail ?

Une fois que vous avez un compte CocoFax avec votre adresse e-mail enregistrée, vous pouvez partager votre numéro de fax avec n'importe qui. Lorsque des personnes vous envoient des fax sur votre numéro de fax attribué par CocoFax, vous pouvez afficher ces fax directement dans votre boîte de réception Gmail.

CocoFax transfère tous vos fax reçus à votre Gmail. Le fax que vous avez reçu sera sous forme de fichier PDF joint dans votre e-mail de notification que CocoFax vous envoie.

Vous pouvez également afficher le numéro de fax de l'expéditeur, la page de garde et les détails de la transmission avec le fax.

3. Comment faxer via Google Voice ?

Google Voice est un service de téléphonie fixe utilisé par de nombreux utilisateurs professionnels et domestiques. Comme traditionnellement un télécopieur est installé sur un numéro de téléphone fixe, les gens se demandent 'est-il possible de faxer via Google Voice ?'

Bien que vous puissiez configurer un télécopieur sur votre numéro Google Voice, ce n'est pas vraiment une option recommandée.

La plate-forme de Google Voice est différente de celle des services de téléphonie fixe traditionnels. Les signaux Google Voice sont transmis numériquement au lieu d'être transmis par voie électronique dans les configurations de téléphonie fixe traditionnelles.

C'est pourquoi la configuration d'un service de fax sur Google Voice peut être très incohérente. De plus, bien que vous puissiez parfois envoyer des télécopies à l'aide de Google Fax, il ne peut pas du tout prendre en charge la réception de télécopies.

Par conséquent, un fournisseur de services de fax en ligne tel que CocoFax est une option bien préférable à l'utilisation du service de fax Google Voice.

4. Comment faxer via Google Drive ?

Les services de documents Google Drive tels que Google docs et Google Sheets peuvent être utilisés pour la télécopie directe via CocoFax.

CocoFax a ajouté la prise en charge de Google Drive pour ses services, ce qui rend la télécopie directe via Google Drive assez facile et pratique pour les clients professionnels.

Afin de faxer un document présent dans votre Google Drive, vous pouvez fournir le lien Google Drive (également appelé lien cloud) du document lors de l'envoi d'un fax via le tableau de bord de CocoFax. Le tableau de bord CocoFax est conçu pour fonctionner très bien avec les liens cloud.

En outre, vous pouvez également télécharger le fichier Google Drive sous forme de document ou de feuille et le télécopier à l'aide des méthodes de télécopie depuis un ordinateur ou de télécopie depuis Gmail décrites ci-dessus.

Pour télécharger un document Google Doc ou Google Sheet, vous pouvez sélectionner le document, cliquer sur l'option "Fichier" dans la barre de menu, puis cliquer sur le bouton de téléchargement.

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Notes de fin

Vous savez maintenant tout sur la télécopie à partir de l'ordinateur, de Gmail, de Google Voice et de Google Drive. Bien que le processus soit assez simple, les étapes peuvent être faciles à oublier plus tard si vous ne les essayez pas maintenant. Par conséquent, essayez d'envoyer immédiatement une télécopie à partir de votre ordinateur.