Managementul Tranzacțiilor Digitale: toate documentele pe care le puteți dematerializa

Termenul de „Transformare digitală” este o expresie pe care o auzi repetată peste tot, în cele mai diverse domenii și contexte. Este practic și un slogan fără nicio semnificație operațională.

Dimpotrivă, orice afacere este și trebuie să fie tărâmul operabilității . Așadar, revoluția digitală trebuie să se traducă întotdeauna în îmbunătățirea concretă a proceselor, simplificare, economii, extinderea oportunităților și o schimbare reală de mentalitate în cadrul companiei , la toate nivelurile. Altfel spus: „transformarea digitală” trebuie să devină „ maturitate digitală ”.

Iar un pas de bază, foarte concret și indispensabil în această maturitate îl reprezintă sistemele de management al tranzacțiilor digitale (DTM).

DTM este o categorie foarte diversă de servicii, construită pentru a gestiona tranzacțiile bazate pe documente digital și prin cloud computing .

Domeniul este într-adevăr vast, după cum vă puteți imagina: De la tranzacții electronice la transferul de documente (în interiorul sau în afara companiei); din certificări, autentificări și arhivare dematerializată ; de la semnături electronice , la aspectele legale de „ nerepudiere ”, la co-browsing între companie și client... și multe altele.

Ca răspuns la întrebarea „ ce documente pot digitiza datorită soluțiilor DTM ?”, răspunsul este foarte simplu: „ eventual toate ”.

În această postare, însă, am decis să izolăm 3 domenii specifice care considerăm că sunt esențiale pentru funcționarea de zi cu zi a unei companii și fluxurile operaționale ale acesteia și care acoperă un domeniu cât mai larg posibil. Ne referim la arhivarea documentelor , autentificarea și semnăturile electronice și, în sfârșit, la tot ce ține de fluxurile interne de documente din cadrul departamentelor de resurse umane .

Să spunem imediat: acestea sunt trei laturi decisive care au multe puncte de suprapunere și integrare (termen de care trebuie să ținem mereu cont atunci când vorbim de digitalizare!).

Înainte de a diseca aceste trei puncte, totuși, să trecem în revistă rapid beneficiile și ofertele Digital Transaction Management . Asta vom face în secțiunea următoare.

Beneficiile oferite de Digital Transaction Management

Există numeroase beneficii și oportunități care rezultă din implementarea mai largă a sistemelor DTM. Să le adunăm în jurul câtorva puncte principale:

1. Economii de costuri : datorită reducerii costurilor de tipărire, poștă, arhivare și certificare (și personalului asociat angajat).

2. Economie de timp : un aspect intuitiv când vine vorba de trecerea de la analog la digital. Gândiți-vă doar la diferența, de exemplu, dintre trimiterea și semnarea unui contract prin poștă și, în schimb, digital, de la distanță. Atenție: economiile de timp nu sunt doar pentru companie și angajații săi, ci și pentru client, iar acest lucru este crucial atunci când vine vorba de reputație, experiență client și loialitate.

3. Securitate sporită : cu DTM, riscurile legate de stocarea documentelor fizice, de pierdere sau deteriorare în timpul transferurilor, de manipulare și de scurgere sau pierdere de date în general, sunt reduse. Totul rămâne întotdeauna perfect urmăribil, recuperabil și verificabil, rapid și intuitiv. Desigur, acest lucru este adevărat atunci când infrastructura este bazată pe cloud.

4. Flexibilitate și scalabilitate : două caracteristici care derivă direct din arhitectura Cloud Computing pe care sistemele DTM sunt întotdeauna construite. Aceste caracteristici sunt esențiale pentru a depăși provocările ecosistemului de astăzi, care este atât de fluid și accelerat, și unde este esențial să se evite sughițurile și blocajele.

5. Integrarea cu sistemele CRM și CCM : aceasta este absolut centrală. O companie fără hârtie este o companie care este mai eficientă, reduce risipa, optimizează costurile, operează mai rapid și își face procesele interne mai inteligente. Dar, cel mai important, este o companie care este capabilă să ofere clienților săi cea mai bună experiență pentru clienți.

Cât de importante sunt soluțiile DTM în acest sens? Rezultatele unei cercetări comandate de Forrester ne spun:

• 32% dintre persoanele care au renunțat la încheierea contractelor, acordurilor și tranzacțiilor au făcut acest lucru pentru că au fost descurajați de procedurile pe hârtie și manuale (sursa: docusign.co.uk).

Să închidem această secțiune cu o altă figură care demonstrează importanța tot mai mare a sistemelor DTM în toate ecosistemele de producție:

• în 2021, piața globală de management al tranzacțiilor digitale a fost evaluată la 8,04 miliarde USD. Din 2022 până în 2030, este de așteptat să crească anual cu 25,5% (CAGR), în medie (sursa: grandviewresearch.com).

După cum am promis, vom aborda cele trei părți pe care le-am menționat, începând cu tema arhivarii documentelor.

1. Arhivarea documentelor dematerializate

Punctul de plecare pentru o întreprindere fără hârtie nu poate fi decât un sistem de arhivare digitală. Fără această fundație, restul arhitecturii nu poate rezista. Atenție, însă: dematerializarea este un concept care depășește simpla digitalizare a documentelor .

Prin procesele de dematerializare, documentele pe hârtie pot fi complet eliminate, întrucât omologii digitale preiau întreaga valoare juridică și probatorie . Vorbim despre o diferență cu o valoare juridică delicată și foarte importantă. Care sunt avantajele documentului dematerializat față de documentul analogic? Există multe.

Din nou, este o chestiune de eficiență și economii de timp și bani . Apoi, există un aspect important legat de ușurința de căutare , nu doar legat de întregul document, ci și de părți din acesta (presupunând că procesul de trecere la documentul dematerializat a fost efectuat cât mai bine). Apoi gândiți-vă la tot ce ține de partajare , instantaneu, multicanal și transparență.

Pe scurt, este o serie întreagă de avantaje foarte evidente și intuitive. Dorim însă să ne concentrăm pe un aspect mai puțin imediat, dar care este poate cel mai decisiv.

O arhivă dematerializată se transformă într-o mină de date neprețuite . Date care, așa cum se spune adesea, reprezintă atuul real al unei companii moderne. Aici, de fapt, informațiile despre funcționarea proceselor interne și, mai ales, despre relațiile cu furnizorii și clienții, rămân stocate și întotdeauna disponibile.

A avea aceste informații, a ști să le interpreteze automat și inteligent și a lua decizii din aceste cunoștințe este secretul pentru creșterea eficienței și îmbunătățirea continuă a relațiilor cu clienții .

2. Autentificări și semnături digitale

Identificarea și autentificarea sunt condiția prealabilă pentru tot ceea ce ține de managementul documentelor digitale.

Aici intră cu mare importanță securitatea, respectarea reglementărilor actuale și tot ceea ce ține de conformitate , în general. Și aici reiese importanța de a se baza pe firme specializate pentru gestionarea acestor zone pentru a reduce orice fel de risc, optimizând în același timp eficiența sistemelor puse în aplicare. Dar să strângem cercul în jurul unuia dintre cele mai răspândite și indispensabile instrumente: semnătura electronică .

Este Codul de Administrare Digitală care reglementează diferitele tipuri de semnături electronice, care sunt următoarele:

• semnătura electronică simplă (SES);
• Semnătura Electronică Avansată (AES) conform regulilor tehnice relevante din Titlul V Articolele 55-61 din Decretul Primului Ministru din 22 februarie 2013;
• semnătura cu identitatea digitală securizată SPID conform Ghidurilor AgID relevante;
• semnătura digitală sau semnătura electronică calificată ;
• semnătura legalizată în prezența unui notar public sau a unui funcționar public în conformitate cu articolul 25 din CAD.

Să nu ne pierdem în tehnicile excesive. Totuși, există un aspect pe care am dori să-l subliniem: dacă te bazezi pe servicii de semnătură electronică precum cel oferit de Doxee , unul dintre cele mai evidente avantaje este posibilitatea de integrare cu alte soluții de Digital Transaction Management.

Serviciul de semnătură electronică Doxee, de fapt, este ușor de integrat cu alte produse precum facturarea electronică, stocarea digitală standard, dar și cu sistemele CRM și CCM.

Pe scurt, nu este vorba doar de respectarea cerințelor legale; este vorba despre construirea unui proces digital complet de onboarding care combină conformitatea cu reglementările cu o experiență de nivel înalt pentru clienți și utilizator.

3. Procese interne și departamente HR

Aici ajungem la ultima parte legată de soluțiile de management al tranzacțiilor digitale pe care considerăm că este esențial să o izolăm. După arhivarea dematerializată și autentificarea aferentă pentru semnăturile digitale, dorim să ne concentrăm pe fluxurile de documente interne în cadrul companiei .

În acest domeniu, scopul principal pentru o companie eficientă și contemporană este să nu mai tipărească contractele de muncă , în toate formele lor diferite și multiple, pe hârtie : de la angajare, la managementul relației, până la încetarea acesteia. Dar asta nu este tot: există și toată latura birocratică care implică cereri de concediu, concedii, accidentări, boli, rambursări de cheltuieli etc. Vorbim de o chestiune foarte complexă și delicată, în care pot fi pânde riscuri, inclusiv cele penale, neprevăzute , dar și – potențial – pierderi uriașe de timp .

Din fericire, managementul dematerializat și profesionist al acestor fluxuri interne atenuează foarte mult aceste riscuri, și, în același timp, reduce drastic timpul alocat acestor activități.

Un document dematerializat trebuie, totuși, să garanteze anumite cerințe inevitabile:

• să permită identificarea certă a provenienței și a autorului documentului în sine ;
• asigura immodificabilitatea și integritatea ;
• legați în mod unic o anumită manifestare de voință în legătură cu un document de persoana care și-a exprimat această voință printr-o procedură informatică (denumită semnatar sau deținător de semnătură);
• permite aderarea semnatarului la conținutul documentului cu care este asociată semnătura (din nou, instrumentul indispensabil al semnăturii electronice revine).

Pe scurt: obligațiile, reglementările și procedurile sensibile trebuie urmate cu mare atenție pentru a evita orice problemă. Soluțiile de gestionare a tranzacțiilor digitale ajută la gestionarea tuturor acestor lucruri în cel mai sigur, agil și transparent mod.

Cu toate acestea, să subliniem din nou: împreună cu toate aceste obligații vin și oportunități de profitat . Aceste oportunități includ economii (de timp și bani), eficiență sporită și relații îmbunătățite ale companiei cu angajații, colaboratorii și clienții.

Produsele Paperless Experience de la Doxee, care răspund nevoilor de dematerializare a proceselor în domeniul fiscal și documentelor legate de conformitatea italiană și europeană, sunt construite pe această bază și sunt cei mai buni aliați pentru a vă aduce compania la maturitate digitală deplină.