디지털 거래 관리: 비물질화할 수 있는 모든 문서

디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation)이라는 용어는 가장 다양한 분야와 맥락에서 어디에서나 반복적으로 듣는 표현입니다. 사실상 아무런 조작적 의미도 없는 슬로건이기도 하다.

반대로 모든 비즈니스는 운영 가능성 의 영역이며 또 그래야 합니다. 따라서 디지털 혁명은 항상 모든 수준에서 구체적인 프로세스 개선, 단순화, 절약, 기회 확대 및 회사 내 사고 방식의 실질적인 변화로 변환되어야 합니다 . 다시 말해서 '디지털 변혁'은 ' 디지털 성숙도 '가 되어야 합니다.

그리고 이러한 성숙에서 기본적이고 매우 구체적이며 필수 불가결한 단계는 DTM( 디지털 거래 관리 ) 시스템입니다.

DTM은 문서 기반 트랜잭션을 디지털 방식으로 클라우드 컴퓨팅 을 통해 관리하도록 구축된 매우 다양한 서비스 범주입니다.

그 분야는 상상할 수 있듯이 정말 방대합니다. 전자 거래 에서 문서 전송 (회사 내부 또는 외부)에 이르기까지; 인증, 인증 및 비물질화 된 보관 ; 전자 서명 에서 " 부인 방지 " 의 법적 측면 , 회사와 고객 간의 공동 검색 ... 그리고 훨씬 더.

" DTM 솔루션 덕분에 어떤 문서를 디지털화할 수 있습니까?"라는 질문에 대한 대답은 "잠재적으로 모든 문서"라는 매우 간단 합니다 .

그러나 이 게시물에서 우리는 회사의 일상적인 기능과 운영 흐름의 중심이라고 생각하는 3가지 특정 영역 을 분리하기로 결정했으며 가능한 한 넓은 범위를 포괄합니다. 문서 보관 , 인증 및 전자 서명 , 그리고 마지막으로 HR 부서 내의 내부 문서 흐름 과 관련된 모든 것을 말합니다 .

바로 말해봅시다. 이것들은 겹치는 부분과 통합 되는 부분이 많은 결정적인 3가지 측면입니다 (디지털화에 대해 이야기할 때 항상 염두에 두어야 하는 용어입니다!).

그러나 이 세 가지 사항을 분석하기 전에 이점과 디지털 트랜잭션 관리가 제공 하는 사항을 빠르게 검토해 보겠습니다. 그것이 우리가 다음 섹션에서 할 일입니다.

디지털 거래 관리가 제공하는 이점

DTM 시스템의 광범위한 구현으로 인해 많은 이점과 기회가 있습니다. 몇 가지 주요 사항을 중심으로 정리해 보겠습니다.

1. 비용 절감 : 인쇄, 우편 발송, 보관 및 인증 비용(및 관련 인력 고용)의 감소로 인한 것입니다.

2. 시간 절약 : 아날로그에서 디지털로 전환할 때 직관적인 측면. 예를 들어 메일을 통해 계약을 보내고 서명하는 것과 디지털 방식으로 원격으로 수행하는 것의 차이점을 생각해 보십시오. 주의: 시간 절약은 회사와 직원뿐 아니라 고객에게도 해당되며 이는 평판, 고객 경험 및 충성도와 관련하여 매우 중요합니다.

3. 보안 강화 : DTM을 사용하면 물리적 문서의 저장, 전송 중 손실 또는 손상, 조작, 데이터 누출 또는 손실과 관련된 일반적인 위험이 낮아집니다. 모든 것이 항상 빠르고 직관적으로 완벽하게 추적 가능하고 검색 가능하며 검증 가능합니다. 물론 이는 인프라가 클라우드 기반일 때 사실입니다.

4. 유연성 및 확장성 : DTM 시스템이 항상 구축되는 클라우드 컴퓨팅 아키텍처에서 직접 파생되는 두 가지 기능. 이러한 기능은 매우 유동적이고 가속화되고 딸꾹질과 병목 현상을 방지하는 것이 중요한 오늘날의 생태계의 과제를 극복하는 데 필수적입니다.

5. CRM 및 CCM 시스템과의 통합 : 이것은 절대적으로 핵심입니다. 종이 없는 회사는 더 효율적이고, 낭비를 줄이며, 비용을 최적화하고, 더 빠르게 운영하고, 내부 프로세스를 더 스마트하게 만드는 회사입니다. 그러나 가장 중요한 것은 고객에게 최고의 고객 경험을 제공할 수 있는 회사입니다.

이와 관련하여 DTM 솔루션이 얼마나 중요합니까? Forrester가 의뢰한 연구 결과는 다음과 같이 알려줍니다.

• 계약, 계약 및 거래 종료를 포기한 사람들의 32%는 종이 및 수동 절차에 의해 낙담했기 때문에 포기했습니다 (출처: docusign.co.uk).

모든 생산 생태계에서 DTM 시스템의 중요성이 커지고 있음을 보여주는 또 다른 그림으로 이 섹션을 마무리하겠습니다.

• 2021년에 전 세계 디지털 거래 관리 시장은 80억 4천만 달러로 평가되었습니다. 2022년부터 2030년까지 연평균 25.5%(CAGR) 성장할 것으로 예상됩니다 (출처: grandviewresearch.com).

약속한 대로 문서 보관이라는 주제부터 시작하여 우리가 언급한 세 가지 측면을 다룰 것입니다.

1. 비물질화된 문서 아카이빙

종이 없는 기업의 출발점 은 디지털 아카이빙 시스템뿐입니다. 이 기초가 없으면 나머지 아키텍처는 서 있을 수 없습니다. 그러나 비물질화는 단순한 문서 디지털화를 넘어선 개념입니다 .

비물질화 프로세스를 통해 디지털 문서가 완전한 법적 및 증거적 가치를 갖게 되므로 종이 문서를 완전히 제거할 수 있습니다. 우리는 섬세하고 매우 중요한 법적 가치가 있는 차이에 대해 이야기하고 있습니다. 아날로그 문서에 비해 비물질화된 문서의 장점은 무엇입니까? 많이있다.

다시 말하지만 효율성 과 시간과 비용 절감 의 문제입니다 . 그리고 검색의 용이성 과 관련된 중요한 측면이 있는데 , 전체 문서뿐만 아니라 문서의 일부와도 관련이 있습니다(비물질화된 문서로 이동하는 과정이 최대한 잘 진행되었다는 가정 하에). 그런 다음 공유 , 즉시성, 다중 채널 및 투명성과 관련된 모든 것을 생각해 보십시오 .

요컨대, 이것은 매우 명백하고 직관적인 이점의 전체 시리즈입니다. 그러나 우리는 덜 즉각적이지만 아마도 가장 결정적인 측면에 초점을 맞추고 싶습니다.

비물질화된 아카이브는 귀중한 데이터의 광산으로 변합니다 . 흔히 말하듯이 현대 기업의 실제 자산인 데이터. 사실 여기에서 내부 프로세스의 기능에 대한 정보, 그리고 무엇보다도 공급업체 및 고객과의 관계에 대한 정보가 저장되어 항상 쉽게 사용할 수 있습니다.

이 정보를 가지고 자동으로 지능적으로 해석하는 방법을 알고 이 지식에서 결정을 내리는 것이 효율성을 높이고 고객과의 관계를 지속적으로 개선 하는 비결입니다.

2. 인증 및 전자 서명

식별 및 인증은 디지털 문서 관리와 관련된 모든 것의 전제 조건입니다.

여기에서 보안, 현재 규정 준수 및 일반적으로 규정 준수 와 관련된 모든 것이 매우 중요하게 작용합니다. 그리고 여기에서 모든 종류의 위험을 줄이는 동시에 배치된 시스템의 효율성을 최적화하기 위해 이러한 영역을 관리하는 전문 회사에 의존하는 것이 중요합니다. 그러나 가장 광범위하고 필수 불가결한 도구 중 하나인 전자 서명 에 대한 원을 더욱 강화해 보겠습니다 .

다음과 같은 다양한 유형의 전자 서명을 규제하는 것은 디지털 관리 코드입니다.

• 단순 전자 서명 ( SES)
• 2013년 2월 22일 총리령 제5조 제55-61조에 따른 관련 기술 규정에 따른 고급 전자 서명 (AES)
• 관련 AgID 지침에 따라 SPID 보안 디지털 ID가 있는 서명
• 디지털 서명 또는 적격 전자 서명
• CAD 제25조에 따라 공증인 또는 공무원의 입회하에 공증된 서명 .

과도한 기술에 길을 잃지 말자. 그러나 강조하고 싶은 한 가지 측면이 있습니다. Doxee 에서 제공하는 것과 같은 전자 서명 서비스에 의존하는 경우 가장 분명한 이점 중 하나는 다른 디지털 거래 관리 솔루션과의 통합 가능성입니다.

실제로 Doxee의 전자 서명 서비스는 전자 송장, 표준 디지털 저장 장치와 같은 다른 제품은 물론 CRM 및 CCM 시스템과도 쉽게 통합됩니다.

요컨대, 법적 요구 사항을 준수하는 것만이 아닙니다. 규정 준수와 높은 수준의 고객 및 사용자 경험을 결합 하는 완전한 디지털 온보딩 프로세스 를 구축 하는 것입니다.

3. 내부 프로세스 및 HR 부서

여기에서 분리해야 한다고 생각하는 디지털 트랜잭션 관리 솔루션과 관련된 마지막 측면에 도달했습니다. 비물질화된 아카이빙 및 디지털 서명에 대한 관련 인증 후에 우리 는 회사 내 내부 문서 흐름 에 집중하고자 합니다 .

이 분야에서 효율적이고 현대적인 회사의 주요 목표는 고용에서 관계 관리, 종료에 이르기까지 더 이상 다양한 형태의 노동 계약을 종이에 인쇄하지 않는 것입니다. 그러나 그것이 전부가 아닙니다. 휴가, 휴가, 부상, 질병, 비용 상환 등의 요청과 관련된 전체 관료적 측면도 있습니다. 우리는 범죄, 예상치 못한 우발 상황, 그리고 잠재적으로 막대한 시간 손실을 포함하여 위험이 도사리고 있을 수 있는 매우 복잡하고 섬세한 문제에 대해 이야기하고 있습니다 .

다행스럽게도 이러한 내부 흐름의 비물질화되고 전문적인 관리는 이러한 위험을 크게 완화하는 동시에 이러한 활동에 소요되는 시간을 크게 줄입니다.

그러나 비물질화된 문서는 다음과 같은 불가피한 요구 사항을 보장해야 합니다.

• 문서 자체의 출처 및 저자에 대한 확실한 식별을 허용합니다 .
• 불변성과 무결성을 보장합니다 .
• 문서와 관련된 특정 의지 표현을 컴퓨터 절차를 통해 의사를 표현한 사람 (서명자 또는 서명 보유자라고 함)과 고유하게 연결 합니다.
• 서명과 관련된 문서의 내용에 대한 서명자의 준수를 가능하게 합니다 (여기서 다시 전자 서명 반환의 필수 도구).

요컨대, 의무, 규정 및 민감한 절차는 문제를 피하기 위해 매우 신중하게 따라야 합니다. 디지털 거래 관리 솔루션은 이 모든 것을 가장 안전하고 민첩하며 투명한 방식으로 관리하는 데 도움이 됩니다.

그러나 다시 강조합시다. 이러한 모든 의무와 함께 압수할 기회 도 옵니다. 이러한 기회에는 (시간과 돈의) 절약, 효율성 향상, 직원, 협력자 및 고객과의 관계 개선이 포함됩니다.

이탈리아 및 유럽 규정 준수와 관련된 세금 및 문서 프로세스의 비물질화 요구를 충족하는 Doxee의 Paperless Experience 제품은 이러한 기반 위에 구축되었으며 회사를 완전한 디지털 성숙도로 이끄는 최고의 동맹국입니다.