Digital Transaction Management : tous les documents que vous pouvez dématérialiser

Le terme « Transformation Digitale » est une expression que l'on entend répéter partout, dans les domaines et les contextes les plus divers. C'est aussi pratiquement un slogan sans aucun sens opérationnel.

Au contraire, toute entreprise est et doit être le domaine de l' opérabilité . Ainsi, la révolution numérique doit toujours se traduire par une amélioration concrète des processus, une simplification, des économies, un élargissement des opportunités, et un véritable changement de mentalité au sein de l'entreprise , à tous les niveaux. Autrement dit : la « transformation numérique » doit devenir « la maturité numérique ».

Et une étape fondamentale, très concrète et indispensable dans cette maturité, ce sont les systèmes de Digital Transaction Management (DTM).

DTM est une catégorie très diversifiée de services conçus pour gérer les transactions basées sur des documents numériquement et via le cloud computing .

Le champ est en effet vaste, vous vous en doutez : Des transactions électroniques au transfert de documents (internes ou externes à l'entreprise) ; des certifications, authentifications et archivage dématérialisé ; des signatures électroniques , aux aspects juridiques de la « non-répudiation », à la co-navigation entre l'entreprise et le client… et bien plus encore.

A la question « quels documents puis-je numériser grâce aux solutions DTM ? », la réponse est très simple : « potentiellement tous ».

Dans ce post, nous avons cependant décidé d'isoler 3 domaines spécifiques qui nous semblent centraux dans le fonctionnement quotidien d'une entreprise et de ses flux opérationnels, et qui couvrent un périmètre aussi large que possible. On parle d' archivage de documents , d'authentification, de signature électronique et enfin de tout ce qui concerne les flux documentaires internes au sein des services RH .

Disons-le tout de suite : ce sont trois versants décisifs qui ont de nombreux points de recouvrement et d' intégration (un terme qu'il faut toujours garder à l'esprit quand on parle de digitalisation !).

Avant de décortiquer ces trois points, passons cependant rapidement en revue les avantages et les offres de Digital Transaction Management . C'est ce que nous ferons dans la section suivante.

Les avantages des offres de Digital Transaction Management

Il existe de nombreux avantages et opportunités qui résultent de la mise en œuvre plus large des systèmes DTM. Rassemblons-les autour de quelques points principaux :

1. Économies de coûts : grâce à une réduction des coûts d'impression, d'envoi, d'archivage et de certification (et du personnel associé employé).

2. Gain de temps : un aspect intuitif pour passer de l'analogique au numérique. Pensez à la différence, par exemple, entre envoyer et signer un contrat par courrier et le faire numériquement, à distance, à la place. Attention : le gain de temps n'est pas seulement pour l'entreprise et ses collaborateurs, mais aussi pour le client, et c'est crucial en termes de réputation, d'expérience client et de fidélisation.

3. Une sécurité accrue : avec le DTM, les risques liés au stockage des documents physiques, à la perte ou à la détérioration lors des transferts, à la manipulation, à la fuite ou à la perte de données en général, sont réduits. Tout reste toujours parfaitement traçable, récupérable et vérifiable, rapidement et intuitivement. Bien sûr, cela est vrai lorsque l'infrastructure est basée sur le cloud.

4. Flexibilité et évolutivité : deux caractéristiques qui dérivent directement de l'architecture Cloud Computing sur laquelle les systèmes DTM sont toujours construits. Ces fonctionnalités sont essentielles pour surmonter les défis de l'écosystème d'aujourd'hui, qui est si fluide et accéléré, et où il est essentiel d'éviter les ratés et les goulots d'étranglement.

5. Intégration avec les systèmes CRM et CCM : c'est absolument central. Une entreprise sans papier est une entreprise plus efficace, qui réduit les déchets, optimise les coûts, fonctionne plus rapidement et rend ses processus internes plus intelligents. Mais surtout, c'est une entreprise capable d'offrir à ses clients la meilleure expérience client.

Quelle est l'importance des solutions DTM à cet égard ? Les résultats d'une étude commandée par Forrester nous disent :

• 32 % des personnes qui ont abandonné la conclusion de contrats, d'accords et de transactions l'ont fait parce qu'elles étaient découragées par les procédures papier et manuelles (source : docusign.co.uk).

Terminons cette section par un autre chiffre qui démontre l'importance croissante des systèmes DTM dans tous les écosystèmes de production :

• en 2021, le marché mondial de la gestion des transactions numériques était évalué à 8,04 milliards de dollars. De 2022 à 2030, il devrait croître annuellement de 25,5 % (TCAC), en moyenne (source : grandviewresearch.com).

Comme promis, nous aborderons les trois volets que nous avons évoqués, en commençant par le sujet de l'archivage des documents.

1. Archivage dématérialisé des documents

Le point de départ d'une entreprise sans papier ne peut être qu'un système d'archivage numérique. Sans cette fondation, le reste de l'architecture ne peut pas tenir. Attention cependant : la dématérialisation est un concept qui va au-delà de la simple numérisation de documents .

Grâce aux processus de dématérialisation, les documents papier peuvent être complètement éliminés, car leurs homologues numériques prennent toute leur valeur juridique et probante . Il s'agit d'une différence avec une valeur juridique délicate et très importante. Quels sont les avantages du document dématérialisé par rapport au document analogique ? Il y a beaucoup de.

Encore une fois, c'est une question d' efficacité et d'économie de temps et d'argent . Ensuite, il y a un aspect important lié à la facilité de recherche , non seulement lié à l'ensemble du document, mais également à des parties de celui-ci (en supposant que le processus de passage au document dématérialisé a été mené au mieux). Pensez ensuite à tout ce qui touche au partage , à l'immédiateté, au multicanal et à la transparence.

Bref, c'est toute une série d'avantages très évidents et intuitifs. Cependant, nous voulons nous concentrer sur un aspect moins immédiat, mais qui est peut-être le plus décisif.

Une archive dématérialisée se transforme en une mine de données précieuses . Des données qui, comme on le dit souvent, sont le véritable atout d'une entreprise moderne. Ici, en effet, les informations sur le fonctionnement des processus internes et, surtout, sur les relations avec les fournisseurs et les clients, restent stockées et toujours facilement disponibles.

Disposer de ces informations, savoir les interpréter automatiquement et intelligemment et prendre des décisions à partir de ces connaissances est le secret pour gagner en efficacité et améliorer continuellement les relations avec ses clients .

2. Authentifications et signatures numériques

L'identification et les authentifications sont le pré-requis pour tout ce qui touche à la gestion numérique des documents.

C'est là que la sécurité, le respect des réglementations en vigueur , et tout ce qui touche à la conformité , en général, entrent en jeu avec une grande importance. Et c'est là qu'émerge l'importance de s'appuyer sur des sociétés spécialisées pour la gestion de ces espaces afin de réduire tout type de risque, tout en optimisant l'efficacité des systèmes mis en place. Mais resserrons le cercle autour d'un des outils les plus répandus et indispensables : la signature électronique .

C'est le Code d'administration numérique qui réglemente les différents types de signatures électroniques, qui sont les suivants :

• la Signature Electronique Simple (SES) ;
• la Signature Electronique Avancée (AES) selon les règles techniques applicables au titre V des articles 55 à 61 de l'arrêté du Premier ministre du 22 février 2013 ;
• la signature avec l'identité numérique sécurisée SPID conformément aux directives AgID pertinentes ;
• la signature numérique ou signature électronique qualifiée ;
• la signature notariée en présence d'un notaire public ou d'un officier public conformément à l'article 25 de la CAD.

Ne nous perdons pas dans des technicités excessives. Cependant, il y a un aspect que nous voudrions souligner : si vous comptez sur des services de signature électronique tels que celui proposé par Doxee , l'un des avantages les plus évidents est la possibilité d'intégration avec d'autres solutions de gestion des transactions numériques.

Le service de signature électronique de Doxee s'intègre en effet facilement à d'autres produits tels que la facturation électronique, le stockage numérique standard, mais aussi aux systèmes CRM et CCM.

En bref, il ne s'agit pas seulement de se conformer aux exigences légales ; il s'agit de construire un processus d'intégration numérique complet qui combine la conformité réglementaire avec une expérience client et utilisateur de haut niveau.

3. Processus internes et services RH

Nous arrivons ici au dernier volet lié aux solutions de Digital Transaction Management qu'il nous semble essentiel d'isoler. Après l'archivage dématérialisé et l'authentification associée pour les signatures numériques, nous souhaitons nous concentrer sur les flux documentaires internes à l'entreprise .

Dans ce domaine, l'objectif premier pour une entreprise performante et contemporaine est de ne plus imprimer sur papier les contrats de travail , sous toutes leurs formes différentes et multiples : de l'embauche, à la gestion de la relation, jusqu'à sa rupture. Mais ce n'est pas tout : il y a aussi tout le côté bureaucratique des demandes de vacances, congés, blessures, maladies, remboursements de frais, etc. Nous parlons d'un sujet très complexe et délicat, où des risques peuvent rôder, notamment criminels, des imprévus, mais aussi – potentiellement – ​​d'énormes pertes de temps .

Heureusement, une gestion dématérialisée et professionnelle de ces flux internes atténue fortement ces risques, et, en même temps, réduit drastiquement le temps consacré à ces activités.

Un document dématérialisé doit cependant garantir certaines exigences incontournables :

• permettre l'identification certaine de la provenance et de l'auteur du document lui-même ;
• assurer l'inaltérabilité et l'intégrité ;
• lier de manière unique une manifestation spécifique de volonté en relation avec un document à la personne qui a exprimé cette volonté par le biais d'une procédure informatique (appelée signataire ou détenteur de la signature) ;
• permettre l'adhésion du signataire au contenu du document auquel la signature est associée (là encore l'outil indispensable des retours de signature électronique).

En bref : les obligations, les réglementations et les procédures sensibles doivent être suivies très attentivement afin d'éviter tout problème. Les solutions de gestion des transactions numériques aident à gérer tout cela de la manière la plus sécurisée, la plus agile et la plus transparente.

Mais soulignons-le encore : à toutes ces obligations s'ajoutent des opportunités à saisir . Ces opportunités comprennent des économies (de temps et d'argent), une efficacité accrue et de meilleures relations de l'entreprise avec les employés, les collaborateurs et les clients.

Les produits Paperless Experience de Doxee, qui répondent aux besoins de dématérialisation des processus fiscaux et des documents liés à la conformité italienne et européenne, sont construits sur cette base et sont les meilleurs alliés pour amener votre entreprise à la pleine maturité numérique.