Digital Transaction Management: todos os documentos que pode desmaterializar

O termo “Transformação Digital” é uma expressão que se ouve repetida em todos os lugares, nos mais diversos campos e contextos. É também praticamente um slogan sem qualquer significado operacional.

Pelo contrário, qualquer negócio é e deve ser o domínio da operacionalidade . Assim, a revolução digital deve sempre se traduzir em melhoria concreta de processos, simplificação, economia, ampliação de oportunidades e uma mudança real de mentalidade dentro da empresa , em todos os níveis. Dito de outra forma: “transformação digital” deve se tornar “ maturidade digital ”.

E um passo básico, muito concreto e indispensável nessa maturidade são os sistemas de Digital Transaction Management (DTM).

O DTM é uma categoria muito diversificada de serviços criada para gerenciar transações baseadas em documentos digitalmente e por meio de computação em nuvem .

O campo é realmente vasto, como você pode imaginar: Das transações eletrônicas à transferência de documentos (dentro ou fora da empresa); desde certificações, autenticações e arquivamento desmaterializado ; desde assinaturas eletrônicas , até os aspectos legais de “ não repúdio ”, a co-navegação entre empresa e cliente… e muito mais.

Em resposta à pergunta “ que documentos posso digitalizar graças às soluções DTM ?”, a resposta é muito direta: “ potencialmente todos eles ”.

Neste post, no entanto, decidimos isolar 3 áreas específicas que consideramos centrais para o funcionamento do dia-a-dia de uma empresa e dos seus fluxos operacionais, e que abrangem um âmbito o mais amplo possível. Estamos nos referindo ao arquivamento de documentos , autenticação e assinaturas eletrônicas e, finalmente, a tudo relacionado aos fluxos internos de documentos nos departamentos de RH .

Digamos logo: estes são três lados decisivos que têm muitos pontos de sobreposição e integração (um termo que devemos sempre ter em mente quando falamos de digitalização!).

Antes de dissecar esses três pontos, no entanto, vamos revisar rapidamente os benefícios e as ofertas do Digital Transaction Management . É o que faremos na próxima seção.

Os benefícios das ofertas de gerenciamento de transações digitais

Existem inúmeros benefícios e oportunidades que resultam da implementação mais ampla de sistemas DTM. Vamos reuni-los em torno de alguns pontos principais:

1. Economia de custos : graças a uma redução nos custos de impressão, envio, arquivamento e certificação (e pessoal relacionado empregado).

2. Economia de tempo : um aspecto intuitivo quando se trata de mudar de analógico para digital. Basta pensar na diferença, por exemplo, entre enviar e assinar um contrato por correio e fazê-lo digitalmente, remotamente. Atenção: a economia de tempo não é apenas para a empresa e seus funcionários, mas também para o cliente, e isso é crucial quando se trata de reputação, experiência do cliente e fidelização.

3. Maior segurança : com o DTM, são reduzidos os riscos relacionados ao armazenamento de documentos físicos, à perda ou dano durante as transferências, à manipulação e ao vazamento ou perda de dados em geral. Tudo sempre permanece perfeitamente rastreável, recuperável e verificável, de forma rápida e intuitiva. Claro, isso é verdade quando a infraestrutura é baseada em nuvem.

4. Flexibilidade e escalabilidade : duas características que derivam diretamente da arquitetura Cloud Computing sobre a qual os sistemas DTM são sempre construídos. Esses recursos são essenciais para superar os desafios do ecossistema atual, tão fluido e acelerado, onde é fundamental evitar soluços e gargalos.

5. Integração com sistemas CRM e CCM : isto é absolutamente central. Uma empresa sem papel é uma empresa que é mais eficiente, reduz desperdícios, otimiza custos, opera mais rapidamente e torna seus processos internos mais inteligentes. Mas o mais importante, é uma empresa capaz de oferecer aos seus clientes a melhor Experiência do Cliente.

Qual a importância das soluções DTM nesse sentido? Os resultados de uma pesquisa encomendada pela Forrester nos dizem:

• 32% das pessoas que abandonaram o fechamento de contratos, acordos e transações o fizeram porque foram desencorajadas pelo papel e procedimentos manuais (fonte: docusign.co.uk).

Vamos fechar esta seção com outra figura que demonstra a crescente importância dos sistemas DTM em todos os ecossistemas de produção:

• em 2021, o mercado global de gerenciamento de transações digitais foi avaliado em US$ 8,04 bilhões. De 2022 a 2030, espera-se um crescimento anual de 25,5% (CAGR), em média (fonte: grandviewresearch.com).

Conforme prometido, abordaremos os três lados que mencionamos, começando pelo tópico de arquivamento de documentos.

1. Arquivamento de documentos desmaterializados

O ponto de partida para uma empresa sem papel só pode ser um sistema de arquivamento digital. Sem esta base, o resto da arquitetura não pode subsistir. Cuidado, porém: a desmaterialização é um conceito que vai além da simples digitalização de documentos .

Por meio de processos de desmaterialização, os documentos em papel podem ser totalmente eliminados, pois as contrapartes digitais assumem pleno valor jurídico e probatório . Estamos falando de uma diferença com um valor jurídico delicado e muito importante. Quais as vantagens do documento desmaterializado sobre o documento analógico? Existem muitos.

Novamente, é uma questão de eficiência e economia de tempo e dinheiro . Depois, há um aspecto importante relacionado à facilidade de pesquisa , não apenas relacionado ao documento inteiro, mas também a partes dele (supondo que o processo de mudança para o documento desmaterializado tenha sido conduzido da melhor maneira possível). Em seguida, pense em tudo relacionado a compartilhamento , imediatismo, multicanal e transparência.

Em suma, é toda uma série de vantagens muito óbvias e intuíveis. No entanto, queremos nos concentrar em um aspecto menos imediato, mas que talvez seja o mais decisivo.

Um arquivo desmaterializado se transforma em uma mina de dados inestimáveis . Dados que, como se costuma dizer, são o verdadeiro patrimônio de uma empresa moderna. Aqui, de facto, as informações sobre o funcionamento dos processos internos e, sobretudo, sobre as relações com fornecedores e clientes, permanecem armazenadas e sempre prontamente disponíveis.

Ter essas informações, saber interpretá-las de forma automática e inteligente e tomar decisões a partir desse conhecimento é o segredo para aumentar a eficiência e melhorar continuamente as relações com os clientes .

2. Autenticações e assinaturas digitais

A identificação e as autenticações são o pré-requisito para tudo relacionado à gestão de documentos digitais.

É aqui que a segurança, a conformidade com as normas vigentes e tudo relacionado à conformidade , em geral, entram em cena com grande importância. E aqui emerge a importância de contar com empresas especializadas para a gestão destas áreas de forma a reduzir qualquer tipo de risco, ao mesmo tempo que optimiza a eficiência dos sistemas implementados. Mas vamos apertar o círculo em torno de uma das ferramentas mais difundidas e indispensáveis: a assinatura eletrônica .

É o Código de Administração Digital que regulamenta os diferentes tipos de assinaturas eletrônicas, que são:

• a Assinatura Eletrônica Simples (SES);
• a Assinatura Eletrônica Avançada (AES) de acordo com as regras técnicas relevantes nos termos do Título V Artigos 55-61 do Decreto do Primeiro Ministro de 22 de fevereiro de 2013;
• a assinatura com a identidade digital segura SPID de acordo com as Diretrizes AgID relevantes;
• a assinatura digital ou assinatura eletrônica qualificada ;
• a assinatura autenticada na presença de um notário ou funcionário público nos termos do artigo 25.º do CAD.

Não vamos nos perder em tecnicismos excessivos. No entanto, há um aspecto que gostaríamos de destacar: se você contar com serviços de assinatura eletrônica como o oferecido pela Doxee , uma das vantagens mais óbvias é a possibilidade de integração com outras soluções de Gerenciamento de Transações Digitais.

O serviço de assinatura eletrônica da Doxee, de fato, é facilmente integrado com outros produtos, como faturamento eletrônico, armazenamento digital padrão, mas também com sistemas CRM e CCM.

Em suma, não se trata apenas do cumprimento de requisitos legais; trata-se de construir um processo de integração digital completo que combine conformidade regulatória com uma experiência de alto nível para o cliente e o usuário.

3. Processos internos e departamentos de RH

Aqui chegamos ao último lado relacionado às soluções de Digital Transaction Management que consideramos essencial isolar. Após o arquivamento desmaterializado e a autenticação relacionada para assinaturas digitais, queremos nos concentrar nos fluxos de documentos internos da empresa .

Neste campo, o objetivo primordial de uma empresa eficiente e contemporânea é deixar de imprimir os contratos de trabalho , em todas as suas diferentes e múltiplas formas, em papel : desde a contratação, passando pela gestão da relação, até à sua rescisão. Mas não é só isso: há também toda a parte burocrática envolvendo pedidos de férias, licenças, lesões, doenças, reembolsos de despesas, etc. Estamos falando de um assunto muito complexo e delicado, onde podem estar à espreita riscos, incluindo criminosos, imprevistos , mas também – potencialmente – enormes perdas de tempo .

Felizmente, a gestão desmaterializada e profissional destes fluxos internos mitiga muito estes riscos e, ao mesmo tempo, reduz drasticamente o tempo despendido nestas atividades.

Um documento desmaterializado deve, no entanto, garantir alguns requisitos incontornáveis:

• permitir a identificação segura da proveniência e autoria do próprio documento ;
• assegurar a imodibilidade e integridade ;
• vincular de forma exclusiva uma manifestação específica de vontade em relação a um documento à pessoa que a manifestou por meio de um procedimento informatizado (denominado signatário ou titular da assinatura);
• possibilitar a adesão do signatário ao conteúdo do documento ao qual a assinatura está associada (aqui novamente a ferramenta indispensável dos retornos de assinatura eletrônica).

Resumindo: obrigações, regulamentos e procedimentos sensíveis devem ser seguidos com muito cuidado para evitar qualquer problema. As soluções de Digital Transaction Management ajudam a gerenciar tudo isso da forma mais segura, ágil e transparente.

No entanto, vamos enfatizar novamente: junto com todas essas obrigações também vêm oportunidades a serem aproveitadas . Essas oportunidades incluem economia (de tempo e dinheiro), aumento da eficiência e melhoria das relações da empresa com funcionários, colaboradores e clientes.

Os produtos Paperless Experience da Doxee, que atendem às necessidades de desmaterialização de processos em impostos e documentos relacionados ao compliance italiano e europeu, são construídos sobre essa base e são os melhores aliados para levar sua empresa à plena maturidade digital.