إدارة المعاملات الرقمية: جميع المستندات التي يمكنك إضفاء الطابع المادي عليها

مصطلح "التحول الرقمي" هو تعبير يسمعه المرء يتكرر في كل مكان ، في أكثر المجالات والسياقات تنوعًا. إنه أيضًا شعار عمليًا بدون أي معنى عملي.

على العكس من ذلك ، فإن أي عمل هو ويجب أن يكون مجال التشغيل . لذلك ، يجب أن تترجم الثورة الرقمية دائمًا إلى تحسين ملموس للعملية ، وتبسيط ، وتوفير ، وتوسيع الفرص ، وتغيير حقيقي في العقلية داخل الشركة ، على جميع المستويات. بعبارة أخرى: "التحول الرقمي" يجب أن يصبح " النضج الرقمي ".

والخطوة الأساسية والملموسة للغاية والتي لا غنى عنها في هذا النضج هي أنظمة إدارة المعاملات الرقمية (DTM).

DTM هي فئة متنوعة جدًا من الخدمات المصممة لإدارة المعاملات المستندة إلى المستندات رقميًا وعبر الحوسبة السحابية .

المجال واسع بالفعل ، كما يمكنك أن تتخيل: من المعاملات الإلكترونية إلى نقل المستندات (داخل الشركة أو خارجها) ؛ من الشهادات والمصادقة والأرشفة غير المادية ؛ من التوقيعات الإلكترونية إلى الجوانب القانونية لـ " عدم التنصل " ، إلى التصفح المشترك بين الشركة والعميل ... وأكثر من ذلك بكثير.

رداً على السؤال ، " ما هي المستندات التي يمكنني رقمنتها بفضل حلول DTM ؟" ، فإن الإجابة واضحة جدًا: " من المحتمل أن تكون جميعها ".

ومع ذلك ، فقد قررنا في هذا المنشور عزل 3 مجالات محددة نشعر أنها أساسية للعمل اليومي للشركة وتدفقاتها التشغيلية ، والتي تغطي أوسع نطاق ممكن. نحن نشير إلى أرشفة المستندات والمصادقة والتوقيعات الإلكترونية ، وأخيراً ، إلى كل ما يتعلق بتدفقات المستندات الداخلية داخل أقسام الموارد البشرية .

دعنا نقول ذلك على الفور: هذه ثلاثة جوانب حاسمة لها العديد من نقاط التداخل والتكامل (وهو مصطلح يجب أن نضعه في الاعتبار دائمًا عندما نتحدث عن الرقمنة!).

قبل أن نحلل هذه النقاط الثلاث ، دعونا نراجع بسرعة الفوائد وعروض إدارة المعاملات الرقمية . هذا ما سنفعله في القسم التالي.

مزايا عروض إدارة المعاملات الرقمية

هناك العديد من الفوائد والفرص التي تنتج عن التنفيذ الأوسع لأنظمة مصفوفة تتبع النزوح. دعنا نجمعها حول بعض النقاط الرئيسية:

1. توفير في التكاليف : بفضل تخفيض تكاليف الطباعة والبريد والأرشفة وإصدار الشهادات (والموظفون المرتبطون بذلك).

2. توفير الوقت : جانب بديهي عندما يتعلق الأمر بالتبديل من التناظرية إلى الرقمية. فكر فقط في الفرق ، على سبيل المثال ، بين إرسال العقد وتوقيعه عبر البريد والقيام بذلك رقميًا عن بُعد بدلاً من ذلك. تنبيه: لا يقتصر توفير الوقت على الشركة وموظفيها فحسب ، بل على العميل أيضًا ، وهذا أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بالسمعة وتجربة العميل والولاء.

3. زيادة الأمان : مع مصفوفة تتبع النزوح ، يتم تقليل المخاطر المتعلقة بتخزين المستندات المادية ، أو الفقد أو التلف أثناء النقل ، أو التلاعب ، أو تسرب البيانات أو فقدها بشكل عام. يظل كل شيء دائمًا قابلاً للتتبع والاسترجاع والتحقق بشكل كامل وسريع وبديهي. بالطبع ، هذا صحيح عندما تكون البنية التحتية قائمة على السحابة.

4. المرونة وقابلية التوسع : سمتان تنبثقان مباشرة من بنية الحوسبة السحابية التي تُبنى عليها أنظمة DTM دائمًا. تعد هذه الميزات ضرورية للتغلب على تحديات النظام البيئي اليوم ، الذي يتسم بالسلاسة والتسارع ، وحيث يكون من الضروري تجنب الفواق والاختناقات.

5. التكامل مع أنظمة CRM و CCM : هذا أمر أساسي تمامًا. الشركة غير الورقية هي شركة أكثر كفاءة ، وتقلل من النفايات ، وتحسن التكاليف ، وتعمل بشكل أسرع ، وتجعل عملياتها الداخلية أكثر ذكاءً. ولكن الأهم من ذلك ، أنها شركة قادرة على تقديم أفضل تجربة للعملاء لعملائها.

ما هي أهمية حلول مصفوفة تتبع النزوح في هذا الصدد؟ تخبرنا نتائج بحث أجرته شركة Forrester بما يلي:

• 32٪ من الأشخاص الذين تخلوا عن إقفال العقود والاتفاقيات والمعاملات فعلوا ذلك لأن الإجراءات الورقية واليدوية تثبطهم (المصدر: docusign.co.uk).

دعنا نغلق هذا القسم برقم آخر يوضح الأهمية المتزايدة لأنظمة DTM في جميع أنظمة الإنتاج:

• في عام 2021 ، بلغت قيمة سوق إدارة المعاملات الرقمية العالمية 8.04 مليار دولار. من 2022 إلى 2030 ، من المتوقع أن ينمو سنويًا بنسبة 25.5٪ (CAGR) ، في المتوسط ​​(المصدر: grandviewresearch.com).

كما وعدنا ، سنتناول الجوانب الثلاثة التي ذكرناها ، بدءًا من موضوع أرشفة المستندات.

1. أرشفة المستندات غير المادية

يمكن أن تكون نقطة البداية لمؤسسة غير ورقية فقط نظام أرشفة رقمي. بدون هذا الأساس ، لا يمكن لبقية العمارة أن تصمد. احذر ، مع ذلك: إن إزالة الطابع المادي هو مفهوم يتجاوز مجرد رقمنة المستندات .

من خلال عمليات إزالة الطابع المادي ، يمكن إزالة المستندات الورقية تمامًا ، حيث يأخذ النظراء الرقميون القيمة القانونية والاستدلالية الكاملة . نحن نتحدث عن اختلاف ذي قيمة قانونية دقيقة وهامة للغاية. ما هي مزايا المستند غير المادي على المستند التمثيلي؟ هنالك الكثير.

مرة أخرى ، إنها مسألة كفاءة وتوفير في الوقت والمال . ثم هناك جانب مهم يتعلق بسهولة البحث ، ليس فقط يتعلق بالمستند بأكمله ، ولكن أيضًا بأجزاء منه (بافتراض إجراء عملية الانتقال إلى المستند غير المادي قدر الإمكان). ثم فكر في كل ما يتعلق بالمشاركة والفورية والقنوات المتعددة والشفافية.

باختصار ، إنها سلسلة كاملة من المزايا الواضحة جدًا والبديهية. ومع ذلك ، نريد التركيز على جانب أقل إلحاحًا ، ولكن ربما يكون الجانب الأكثر حسماً.

يتحول الأرشيف غير المادي إلى منجم من البيانات التي لا تقدر بثمن . البيانات التي ، كما يُقال كثيرًا ، هي أصل حقيقي للشركة الحديثة. هنا ، في الواقع ، تظل المعلومات المتعلقة بسير العمليات الداخلية ، وقبل كل شيء ، حول العلاقات مع الموردين والعملاء ، مخزنة ومتاحة دائمًا بسهولة.

إن الحصول على هذه المعلومات ، ومعرفة كيفية تفسيرها تلقائيًا وذكاء ، واتخاذ القرارات من هذه المعرفة هو سر زيادة الكفاءة وتحسين العلاقات مع العملاء بشكل مستمر .

2. التوثيق والتوقيعات الرقمية

يعد تحديد الهوية والمصادقة شرطًا أساسيًا لكل ما يتعلق بإدارة المستندات الرقمية.

هذا هو المكان الذي يلعب فيه الأمان والامتثال للوائح الحالية وكل ما يتعلق بالامتثال ، بشكل عام ، دورًا مهمًا للغاية. وهنا تبرز أهمية الاعتماد على الشركات المتخصصة لإدارة هذه المجالات من أجل تقليل أي نوع من المخاطر ، وفي نفس الوقت تحسين كفاءة الأنظمة المطبقة. لكن دعونا نشدد الدائرة حول واحدة من أكثر الأدوات انتشارًا والتي لا غنى عنها: التوقيع الإلكتروني .

هو رمز الإدارة الرقمية الذي ينظم أنواع التوقيعات الإلكترونية المختلفة ، وهي كالتالي:

• التوقيع الإلكتروني البسيط (SES) ؛
• التوقيع الإلكتروني المتقدم (AES) وفقًا للقواعد الفنية ذات الصلة بموجب الباب الخامس المواد 55-61 من مرسوم رئيس الوزراء الصادر في 22 فبراير 2013 ؛
• التوقيع مع الهوية الرقمية الآمنة SPID وفقًا لإرشادات AgID ذات الصلة ؛
• التوقيع الرقمي أو التوقيع الإلكتروني المؤهل ؛
• التوقيع الموثق في حضور كاتب العدل أو الموظف العمومي وفقًا للمادة 25 من قانون CAD.

دعونا لا نضيع في التفاصيل الفنية المفرطة. ومع ذلك ، هناك جانب واحد نود التأكيد عليه: إذا كنت تعتمد على خدمات التوقيع الإلكتروني مثل تلك التي تقدمها Doxee ، فإن إحدى المزايا الأكثر وضوحًا هي إمكانية التكامل مع حلول إدارة المعاملات الرقمية الأخرى.

في الواقع ، تتكامل خدمة التوقيع الإلكتروني من Doxee بسهولة مع المنتجات الأخرى مثل الفواتير الإلكترونية والتخزين الرقمي القياسي ، ولكن أيضًا مع أنظمة CRM و CCM.

باختصار ، لا يتعلق الأمر فقط بالامتثال للمتطلبات القانونية ؛ يتعلق الأمر ببناء عملية تأهيل رقمية كاملة تجمع بين الامتثال التنظيمي وتجربة المستخدم والمستخدم عالية المستوى.

3. العمليات الداخلية وادارات الموارد البشرية

نأتي هنا إلى الجانب الأخير المتعلق بحلول إدارة المعاملات الرقمية التي نشعر أنه من الضروري عزلها. بعد الأرشفة غير المادية والمصادقة ذات الصلة للتوقيعات الرقمية ، نريد التركيز على تدفقات المستندات الداخلية داخل الشركة .

في هذا المجال ، الهدف الأساسي لشركة فعالة ومعاصرة هو عدم طباعة عقود العمل ، بجميع أشكالها المختلفة والمتعددة ، على الورق : من التوظيف ، إلى إدارة العلاقة ، إلى إنهائها. لكن هذا ليس كل شيء: هناك أيضًا الجانب البيروقراطي بأكمله الذي يتضمن طلبات الإجازة ، والإجازة ، والإصابات ، والأمراض ، وسداد النفقات ، وما إلى ذلك. نحن نتحدث عن مسألة معقدة وحساسة للغاية ، حيث قد تكون هناك مخاطر كامنة ، بما في ذلك الجرائم الجنائية ، والطوارئ غير المتوقعة ، ولكن أيضًا - من المحتمل - خسائر فادحة للوقت .

لحسن الحظ ، فإن الإدارة غير المادية والمهنية لهذه التدفقات الداخلية تخفف بشكل كبير من هذه المخاطر ، وفي نفس الوقت ، تقلل بشكل كبير من الوقت الذي يقضيه في هذه الأنشطة.

ومع ذلك ، يجب أن يضمن المستند غير المادي بعض المتطلبات التي لا يمكن تجنبها:

• السماح بتحديد مؤكد لمصدر الوثيقة نفسها وتأليفها ؛
• ضمان عدم التعديل والنزاهة ؛
• ربط بشكل فريد مظهرًا محددًا من الإرادة فيما يتعلق بمستند بالشخص الذي أعرب عن ذلك من خلال إجراء كمبيوتر (يشار إليه باسم الموقّع أو صاحب التوقيع) ؛
• تمكين الموقّع من الالتزام بمحتوى المستند الذي يقترن به التوقيع (هنا مرة أخرى تعود الأداة التي لا غنى عنها للتوقيع الإلكتروني).

باختصار: يجب اتباع الالتزامات واللوائح والإجراءات الحساسة بحذر شديد لتجنب أي مشكلة. تساعد حلول إدارة المعاملات الرقمية في إدارة كل هذا بأكثر الطرق أمانًا ورشاقة وشفافية.

ومع ذلك ، دعونا نؤكد ذلك مرة أخرى: إلى جانب كل هذه الالتزامات ، هناك أيضًا فرص يجب اغتنامها . تشمل هذه الفرص توفير (الوقت والمال) وزيادة الكفاءة وتحسين علاقات الشركة مع الموظفين والمتعاونين والعملاء.

إن منتجات Doxee's Paperless Experience التي تلبي احتياجات إزالة الطابع المادي للعمليات الضريبية والمستندات المتعلقة بالامتثال الإيطالي والأوروبي مبنية على هذا الأساس وهم أفضل الحلفاء للوصول بشركتك إلى النضج الرقمي الكامل.