W-2 vs. W-4: Qual é a diferença?

Arquivar suas declarações de impostos pode ser complicado, especialmente se você estiver fazendo isso pela primeira vez. Existem tantas formas diferentes, e pode ser confuso simplesmente saber quais se aplicam a você. No entanto, não há necessidade de entrar em pânico, pois estamos aqui para ajudar.

Abaixo, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre W-2 vs. W-4 para que você possa entender melhor.

O Objetivo dos Formulários Fiscais W-2 e W-4

Então, vamos começar dando uma olhada em ambos os formulários de impostos e entendendo para que eles foram projetados. Um formulário W-2 é um formulário de final de ano que relata os ganhos de um funcionário individual, incluindo bônus, gorjetas, salário bruto e contribuições para impostos federais, incluindo Medicare e impostos de previdência social.

Quaisquer retenções extras, por exemplo, contribuições para planos de aposentadoria, também apareceriam no formulário W-2.

Por outro lado, o formulário W-4 é usado para que um funcionário possa indicar a quantia de dinheiro que deseja que seja retida de seu salário todos os meses e enviada ao IRS.

aqui estão vários fatores diferentes que determinarão quanto dinheiro deve ser retido, incluindo preferência pessoal de retenção, número de dependentes e estado civil.

Quem preenche os formulários W-2 e W-4?

Então, você preenche os dois formulários? Ou, seu empregador o faz? Bem, é bem simples: o W-4 é preenchido pelo empregado, enquanto o empregador preenche o W-2. Sempre que alguém começa um novo emprego, este formulário deve ser preenchido no primeiro mês.

Em termos do formulário W-2, o empregador precisa enviá-lo ao IRS no final de cada ano, e isso é algo que eles precisam fazer para todos os funcionários de sua equipe. Os empregadores também precisarão fornecer a seus trabalhadores uma cópia deste formulário até o final de janeiro.

Contanto que você tenha pago ao funcionário $ 600 ou mais pelo ano, você precisará preencher este formulário para ele - isso também significa funcionários que receberam menos de $ 600, mas tiveram imposto de segurança social ou Medicare retido.

Quando os relatórios W-4 e W-2 devem ser arquivados?

É vital reservar um tempo para seus compromissos fiscais todos os anos para não acabar ficando para trás. Se o fizer, poderá estar sujeito a uma multa significativa.

Então, vamos começar com o formulário W-2. Isso é algo que todos os empregadores precisarão preencher todos os anos. Tanto o IRS como o trabalhador em causa devem receber uma cópia deste formulário até ao dia 31 de Janeiro.

A forma W-4 funciona um pouco diferente. Você não vai precisar preencher isso todos os anos. Em vez disso, você normalmente precisará enviar este formulário assim que iniciar um novo trabalho.

No entanto, se sua situação financeira mudar, por exemplo, você receber um aumento salarial ou reduzir suas horas e ganhar menos, você precisa preencher o formulário novamente. Afinal, pode ser que você precise ter mais ou menos dinheiro retido do seu salário, então tenha isso em mente.

Arquivos W-4 e W-2

Ao preencher esses dois formulários, você precisa se certificar de que atende aos requisitos em vigor. Então, vamos dar uma olhada em cada um com mais detalhes:

Requisitos de arquivamento do formulário W-4

Como mencionado, você normalmente precisará preencher o formulário W-4 em seu primeiro dia de trabalho. Isso definitivamente precisa ser feito antes de receber seu primeiro salário. Aqui estão algumas coisas que você precisa ter em mente quando se trata de formulários W-4:

• Dependendo de onde você está localizado, você também pode precisar apresentar formulários estaduais de imposto retido na fonte. Este formulário especificará a retenção de imposto de renda em seu estado e também segue o mesmo procedimento do formulário W-4. Você pode acessar o site oficial do departamento de receita e tributação do estado em que mora para determinar os requisitos do formulário de retenção de impostos estaduais.
• Você pode alterar seu formulário W-4 a qualquer momento. Basta atualizar o sistema de preenchimento com os novos dados e alterar as informações da folha de pagamento conforme necessário.
• Depois de preencher seu formulário W4, você deverá entregá-lo ao seu empregador, que deverá garantir que esse arquivo seja mantido para referência. É aconselhável que os empregadores coloquem os dados em seu sistema de folha de pagamento para garantir que eles retenham o valor correto de imposto de cada contracheque.
• Um empregador não pode dizer a um funcionário o que ele deve colocar em seu formulário W-4. No entanto, eles podem fornecer recursos para ajudá-los a descobrir o valor correto da retenção. Algumas soluções de folha de pagamento e RH permitem que os funcionários preencham seus formulários W-4 eletronicamente.

Requisitos de arquivamento do formulário W-2

Em seguida, vamos ver alguns dos detalhes sobre o preenchimento do formulário W2. Quando se trata de diferenças de formulário W-2 vs. W-4, o principal é que o primeiro é de responsabilidade exclusiva do empregador, enquanto o funcionário preenche o último. A SSA informa que esses formulários são preenchidos eletronicamente, mas você tem a opção de preenchê-los fisicamente, se preferir.

Para preencher o formulário W-2 para cada um de seus funcionários, você precisará de algumas informações específicas. Isso inclui o seguinte:

• As retenções de impostos e salários para o empregado
• O nome, endereço e CEP do funcionário
• Seu nome, CEP e endereço
• Seu número de identificação do empregador, também conhecido como EIN
• O número de segurança social do seu funcionário

Você precisa se certificar de que o formulário W-2 do ano anterior foi preenchido, distribuído e arquivado até 31 de janeiro do ano atual. Você pode usar o site do IRS para obter os formulários W-2 em branco que você precisa.

Em muitos casos, as empresas contarão com seu administrador de folha de pagamento ou contador (se houver) para ajudá-los a preencher o formulário W-2. Além disso, muitas das soluções de software fiscal disponíveis hoje permitem que você arquive seus formulários W-2 dessa maneira.

Palavras finais em W-2 vs. W-4

Então aí está: tudo o que você precisa saber sobre as diferenças entre os formulários fiscais W-4 e W-2. Esperamos que isso tenha lhe dado uma melhor compreensão de como esses formulários fiscais funcionam e o que precisa ser considerado ao preenchê-los.

É essencial certificar-se de que você sempre relata suas informações com precisão ao lidar com esses documentos.